[hatemtn]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

...مع التحية الطيبة للجميع و أحر التمنيات بمناسبة بداية شهر رمضان الكريم، شهر العبادة و الرحمة و الغفران و التسامح...شكرا لكم جميعا على ملاحظاتكم، و أتقبل كل ما كتبتموه كدرسا إضافيا و أنا متعطش ليس للعلم فقط، و في طريقة المعاملة من الناس أيضا، و أعترف صراحة بأن أكبر عيوب لدي هو عدم التحكم في أعصابي في علاقاتي مع الناس، حتى مع العائلة !
لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكتونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف.
و أرسل إلى المنتدى "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"، و كما سوف أرسل إلى المنتدى في المستقبل القريب الصيغة العربية لآخر دليل خاص بإدارة الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف:
"Electronic records:Workbook for Archivists"
لقد قمت بتعريب هذا الدليل (111 صفحة) و انتهيت من العمل الأسبوع الماضي فقط؛ نحن ننتظر موافقة د.عبداله محمد عبدالكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، قبل إرساله للمجلس الدولي للأرشيف، ثم لكل المؤسسات العربية المهتمة بالموضوع، و معذرة للجميع مرة أخرى. أخوكم، عبدالكريم بجاجة.

قرأت دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة الذي أعده الأستاذ الخبير عبد الكريم بجاجة ولمست فيه جهدا كبيرا، ويذكرني بالسياسة الوطنية التونسية للتطهير والتصرف في الأرشيف العمومي التابع للوزارات و مؤسسات الدولة وإنشاء السياسة الوطنية للتصرف في الأرشيف. وانطلاقا من البرنامج التونسي للتصرف في الأرشيف حبذا لو الاستاذ عبد الكريم تطرق الى أداة مهمة وركيزة من ركائز برنامج التصرف في الأرشيف وهي جدول مدد إستبقاء الوثائق. فقد لاحظت في تقرير الأستاذ عبد الكريم بجاجة أنه قام بتوزيع مدد الحفظ كالتالي:
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه
المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء؛
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط؛
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

والأجدى حسب معلوماتي المتواضعة لو تم اعتماد جدول مدد استبقاء الوثائق، وهي أداة أرشيفية تجمع قواعد الحفظ الخاصة بكل نوع من أنواع الوثائق المستقاة من القائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق وتحدد مدة الحفظ بالأرشيف الجاري، ثم مدة الحفظ بالأرشيف الوسيط، فالمصير النهائي يعني الاتلاف أو الحفظ الدائم بالارشيف الوطني.
وهذه الاداة تبنى على القيمة: قيمة الوثيقة.
الوثيقة الأرشيفية لها قيمتين: قيمة أولية (قيمة ادارية، قانونية، مالية) وقيمة ثانوية (قيمة تاريخية، تساعد في حفظ ذاكرة الامة وتكون مصدر للبحوث التاريخية في شتى المجالات).
إذن وفق القيمة الاولية والقيمة الثانوية يحدد عمر الوثيقة ومدد حفظها حسب المسار العمري للوثيقة الارشيفية.
تبنى قواعد الحفظ أيضا بالتوافق، وهو التوافق الذي يحصل من خلال الاجتماعات بين المكلف بالتصرف في الأرشيف والإدارات المنتجة للوثائق. وهذه الاجتماعات مهمة للوصول الى قاعدة حفظ بالنسبة الى كل نوع من انواع الملفات والوثائق وتراعى فيها القوانين المتعلقة بالوثائق، حاجة الادارات المنتجة لهذه الوثائق، مقتضيات السياسة الارشيفية. وفق هذه الاجتماعات يتم تحديد عمر الوثيقة (مدد حفظها ومصيرها النهائي).
بطبيعة الحال حتى تضمن تطبيق هذه الاداة يجب ان تكون في شكل قانون، فالمرحلة المهمة هي مصادقة الارشيف الوطني او الجهة المكلفة بالسياسة الوطنية للتصرف في الارشيف. عند المصادقة عليها تأخد منحى القانون وتصبح الادارات مجبورة على تطبيقها.
وتبلغ أهمية هذه الأداة في أنها الدافع والمقنن لكل العمليات الأرشيفية بدءا بالتحويل، ووصولا الى الترحيل والاتلاف.
وإن وجود هده الأداوات "جدول مدد استبقاء الوثائق" وجدول التصنيف والقائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق هو الكفيل وحده بارساء نظام عقلاني للتصرف في الارشيف وبالتالي المرور بعدها الى مرحلة الحوسبة وانشاء النظم القادرة على التصرف في الارشيف حسب المسار العمري للوثيقة.
وشكرا