[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة مصطفى براهيمي

هل يحق لمصلحة الأرشيف البلدي في طلب ختم خاص بمكتب الأرشيف للمعاملات الأدارية بين مختلف المصالح أم لا أفيدنا جزاك اللخ كل خير

قبل طلب ختم إداري خاص بالأرشيف، يجب عليك تقديم طلب التفويض بالإمضاء يؤهلك على إصدار رسائل رسمية وإمضائها في حدود التفويض الذي تحصل عليه.

[سيد أحمد الجزائري]

رمضانكم مبارك اعاده الله علينا و عليكم بالخير و اليمن و البركات ...

رمضانك مبارك أستاذنا الفاضل "عبدالكريم بجاجة" ، غسل الله قلبك بماء اليقين وأثلج صدرك بسكينه المؤمنين وبلغك شهر الصائمين.

صح فطوركم
إحترامتنا أستاذ

[بلحاج سيد أحمد]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أرغب في طرح موضوع له أهمية بالغة في حركية وصيرورة المحفوظات على مستوى الحفظ الوسيط أو العمر الثاني للوثائق والمحفوظات طبعا بعدما كانت تكتسب أهميتها الإدارية وهي موجهة للحفظ الوسيط المؤقت بعدما اتمت مدد استبقائها في المرحلة الإدارية الجارية، وحينما تنتهي مدد حفظها القانونية في المرحلة الوسيطة يتم دفعها طبعا إلى مؤسسة الأرشيف الوطني، المشكل هنا أن معظم الإدارات والمؤسسات العمومية لا تبادر إلى هذه العملية مما ينتج عنه تراكم المحفوظات بشكل كبير وظهور مشكل المكان واللجوء إلى إتلاف هذا الأرشيف بطريقة عبثية. إن الإجراء الوحيد لإنقاذ المعلومات التي لها أهمية علمية تاريخية إذا وجدت النية لتوجيه الأرشيف الوسيط للحفظ النهائي هو عمبية تقييم المعلومات في المحفوظات الوسيطة وهو الإجراء الغائب في الممارسة العلمية الأرشيفية.

[قواسمية عبد الغني]

شكرا لكم على الموضوع الجميل والذي استفدت منه حقا خاصة .. انه اتانا مدير جديد مهتم بالارشيف وقال لي بالحرف الواحد اطلب كل الوسائل واختر المكان الذي تريد ليكون مكتب للارشيف ... لهذا اتمني منكم ان ترشدوني اكثر وان تساعدوني في اختيار اهم الوسائل والعتاد ... من نوعية الرفوف والمقاييس والطاولات .. الى واهل الخبرة اعلم مني

وعندي سؤال آخر : هل يمكن ان نقسم مكتب الارشيف الي قسمين قسم للادارة ولحفظ الارشيف الجاري .. ومكان آخر لحفظ الارشيف الوسيط ... خاصة ان كل مكان بعيد عن الآخر والمكاتب صغيرة يعني لا يمكن ان نقوم بالعمل الاداري والفني والحفظ في مكان واحد
اتمني توجيهاتكم وارشاداتكم

شكرا لكم

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة بلحاج سيد أحمد

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أرغب في طرح موضوع له أهمية بالغة في حركية وصيرورة المحفوظات على مستوى الحفظ الوسيط أو العمر الثاني للوثائق والمحفوظات طبعا بعدما كانت تكتسب أهميتها الإدارية وهي موجهة للحفظ الوسيط المؤقت بعدما اتمت مدد استبقائها في المرحلة الإدارية الجارية، وحينما تنتهي مدد حفظها القانونية في المرحلة الوسيطة يتم دفعها طبعا إلى مؤسسة الأرشيف الوطني، المشكل هنا أن معظم الإدارات والمؤسسات العمومية لا تبادر إلى هذه العملية مما ينتج عنه تراكم المحفوظات بشكل كبير وظهور مشكل المكان واللجوء إلى إتلاف هذا الأرشيف بطريقة عبثية. إن الإجراء الوحيد لإنقاذ المعلومات التي لها أهمية علمية تاريخية إذا وجدت النية لتوجيه الأرشيف الوسيط للحفظ النهائي هو عمبية تقييم المعلومات في المحفوظات الوسيطة وهو الإجراء الغائب في الممارسة العلمية الأرشيفية.

يمر الأرشيف عبر ثلاث مراحل: الأرشيف الجاري، ثم الوسيط، ثم التاريخي. يُعدُّ الأرشيف في المرحلة الأولى من حياته الإدارية وسيلة عمل لأنه يتشكل من ملفات مفتوحة لمعالجة القضايا الجارية. لذا تشعر الإدارة المنتجة بفائدته، وتحفظه عادة في أحسن الظروف في المكاتب الإدارية. ثم ينتقل الأرشيف إلى المرحلة الثانية – الأرشيف الوسيط- بعد الانتهاء من القضايا الجارية وغلق الملفات. وقليل من المؤسسات التي تعطي أهمية للأرشيف في هذه المرحلة الحساسة؛ بل تعتقد الكثير من الدوائر الحكومية أن الأرشيف يفقد أي أهمية بعد المرحلة الأولى. ومن ثم يأتي الإهمال وإتلاف الأرشيف للتخلص منه. ويُحول القليل من الأرشيف الذي ينجو من الإهمال والإتلاف إلى الأرشيف الوطني أين يصبح محمي مادياً وقانونياً. إذاً: يصبح الأرشيف في خطر عند مروره إلى المرحلة الثانية فقط- الأرشيف الوسيط- لأنه لم تعطى له أهميته كذاكرة تُفيد الإدارة عند الحاجة. كم من مؤسسات فقدت جهدها وأموالها بسبب فقدان الأرشيف الوسيط. تصب أغلب دراساتي على حماية الأرشيف في مرحلته الوسيطة.

[عبدالكريم بجاجة]

أسئلة قواسمية عبد الغني:
السؤال الأول: "اتمني منكم ان ترشدوني في اختيار اهم الوسائل والعتاد، من نوعية الرفوف والمقاييس والطاولات".
الجواب الأول: سوف تجد كل هذه المعلومات في دراستنا حول مراكز الأرشيف والتجهيزات الخاصة بها: "دراسة أرشيفية 7: برنامج بناء مركز أرشيف و تجهيزه"
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9550


السؤال الثاني: "هل يمكن ان نقسم مكتب الارشيف الي قسمين قسم للإدارة ولحفظ الارشيف الجاري، ومكان آخر لحفظ الارشيف الوسيط".
الجواب الثاني: في الواقع، يتكفل قسم الأرشيف بحفظ الأرشيف الوسيط فقط، ويرجع حفظ الأرشيف الجاري إلى الإدارات المنتجة. للقيام بمهمة حفظ الأرشيف الوسيط في أحسن الظروف، يمكن أن تطلب مكتب للأعمال الأرشيفية، وقاعة لحفظ الأرشيف الوسيط.

[سيد أحمد الجزائري]

بمناسبة عيد الفطر المبارك أتمني لكم عيد سعيد وكل عام وانت بالف خيرأعاده الله علينا وعليكم بالخير واليمن والبركات، وتقبل الله منا ومنكم صالح الأعمال ومزيد من النجاح والتطور للامة الاسلامية وجميع المسلمين في جميع انحاء العالم

[عبدالكريم بجاجة]

شكراً جزيلاً، عيد مبارك، اللهم اغفر للجميع.

[مصطفى براهيمي]

هل ممكن طريقة لتنسيق بين رصيد البلديات مع ارشيف الولائي للمديرية العامةللأرشيف الوطني وخاصة في عمليات الإقصاء لبعض الرصيد . وكذلك الارشيف التاريخي للحفاظ عليه وتنظيمه

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة مصطفى براهيمي

هل ممكن طريقة لتنسيق بين رصيد البلديات مع ارشيف الولائي للمديرية العامةللأرشيف الوطني وخاصة في عمليات الإقصاء لبعض الرصيد . وكذلك الارشيف التاريخي للحفاظ عليه وتنظيمه

السؤال غير واضح: يمكن - بل يجب - التنسيق بين أقسام الأرشيف على المستوى المحلي والجهوي والوطني، ولكن لا يمكن القيام بالتنسيق بين الأرصدة الأرشيفية!
ترسل المديرية العامة للأرشيف الوطني التعليمات المناسبة لإدارة الأرشيف في جميع الدوائر الحكومية، وعلى كل الإدارات تطبيق هذه التعليمات. كما يجب على مصالح الأرشيف الولائية مساعدة أقسام الأرشيف في البلديات في تنظيم أرشيفاتها.
أما فيما يتعلق بإقصاء بعض أنواع الأرشيف، يجب توجيه الطلب إلى المديرية العامة للأرشيف الوطني عبر مصلحة الأرشيف الولائي.

[عبدالكريم بجاجة]

السؤال:
اريد ان اسال حول الملومات المقننة التي يجب ان تكتب في علبة الارشيف و الرزم . ماهي الحقول او المعلمات التي تكون في سجل الجرد الخاص بالأرشيف. ام ذلك عائد لكل ارشيفي. افيدنا وشكرا.

الجواب:
لا يجب كتابة أي عبارة تعريفية على ظهر علبة أو حزمة أرشيف، ما عدا اسم الجهة الدافعة ورقم الدفعة والعلبة. مثلاً:
(اسم الجهة الدافعة): إدارة شؤون الموظفين
(رقم العلبة/ رقم الدفعة): 1/ 5

أما التفاصيل حول محتوى العلبة أو الحزمة، سوف تُكتب في جدول الدفع أو التحويل. مثلاً:
إدارة شؤون الموظفين: الدفعة 5
1- تعاميم إدارية – من 2000 إلى 2005.
2- قرارات إدارية – من 2003 إلى 2005.
3- التقارير السنوية – من 2000 إلى 2005.
4- ملفات الموظفين الذين غادروا المؤسسة: من الحرف "أ" إلى الحرف "ب".
5- من الحرف "ت" إلى الحرف "خ".
6- من الحرف "د" إلى الحرف "ي".
7- إلى آخره من محتويات الدفعة.

[عبدالكريم بجاجة]

السؤال:
من خلال عملنا والمساعدة يتم عمل توثيقات وارشفة يدوية وهي تحمل معلومات خاصة عن الفئة التي توجهت لطلب المساعدة، وبالتالي يجب الحفاظ على سرية المعلومات.
غير اني اسعى الان كرئيسة دائرة لإتلاف وثائق مضى عليها 20 عاما وتحتوي على معلومات خاصة اجد انه لم يعد لها قيمة على مستوى الاوراق بعد تفريغها على بيانات احصائية لما بها من معلومات خاصة بأشخاص .
ولم يلفت نظري أثناء البحث حول هذا الموضوع مع العلم اني اليوم قمت بمراسلة الادارة وطلب تشكيل لجنة ، الذين بدورهم طلبوا مني اعداد تصور حول ذلك على اعتبار ان الموضوع جديد و بدأت بدوري بالبحث، الا ان وجدت نفسي بحاجة لمراسلتك واستشارتك حول :
- من اين ابدا بفهمي حول الموضوع .
- ايجابيات ذلك وسلبياته .
- كيف يكون الزامي داخل المؤسسة .
- ما هي الابعاد القانوني لذلك
- ما هي الاجراءات والسياسات المتبعة
ملاحظة : من المهم الاخذ بعين الاعتبار ان الخدمة هي قانونية واجتماعية لنساء. اعلم ان أسئلتي كثيرة ولكن" انت وقعت لي من السماء" استاذي وانا بحاجة لمساعدة.


الجواب:
شكراً على الاتصال وعلى ثقتكم. سوف أحاول إبداء رأيي حول الموضوع على سبيل تقديم استشارة غير رسمية وغير إلزامية:
1- الملفات التي تتكلمين عليها هي فريدة الوجود، ولا يمكن الحصول عليها من أي مؤسسة أخرى حكومية كانت أو خاصة.
2- من هذا المنطلق، لم أنصح بإتلافها ولو مرت عليها 20 سنة.
3- يُمكن تسليمها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني، مع عدم الاطلاع عليها قبل المدة القانونية وهي 100 سنة اعتباراً من تاريخ ولادة الشخص المعني.
4- إن عملية التصوير الضوئي لم تُؤدي إلى إتلاف الأرشيف بعد التصوير، لأن حفظ البيانات الإلكترونية غير مضمون مع مرور السنين نظراً للبرامج (Software) التي تتغير كل ثلاث سنوات، والأجهزة (Hardware) التي تزول بعد عشر سنوات أو أقل.
5- لا أضن أنه وصل حجم ملفاتكم إلى مستوى عالي يتطلب طرح احتمال التخلص منه.
6- و إذا تعتقدون أن إمكانية الحفظ في المدى الطويل لم تتوفر لديكم، من الأفضل تسليم الملفات إلى الأرشيف الوطني أو إحدى مصالح الأرشيف الولائية الأقرب لكم، مع شرط عدم إتاحتها للباحثين قبل اتمام المدة القانونية المفروضة من قانون الأرشيف الوطني بالنسبة للملفات المتعلقة بالأشخاص.
7- و في نهاية هذه النصائح، أكرر لكم: لا إتلاف، لا إتلاف، لا إتلاف.
بالتوفيق إن شاء الله.