[عبدالكريم بجاجة]

النقاط الأساسية لإدارة الأرشيف الإلكتروني
وحفظه في المدى الطويل

إعداد: عبدالكريم بجاجة

 يجب أن يُنظر إلى الأرشيف الإلكتروني باعتباره وثائق كاملة كما هو الشأن بالنسبة للوثائق الورقية، وبالتالي سوف تطبق على الأرشيف الإلكتروني جميع التدابير القانونية التي تخص الفئات الأخرى من الأرشيف. وينبغي أن يضاف إلى هذه التدابير القانونية الأحكام التقنية الخاصة بشكله الرقمي.

 يجب وضع سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني تهدف إلى ضمان المحافظة عليه في المدى الطويل. ويجب أن ترتكز هذه السياسة على المعايير والتوصيات في هذا المجال الذي يحددها المجلس الدولي للأرشيف.

 ينبغي أن تحدد سياسة تطوير الأرشيف الإلكتروني في كل مؤسسة و دائرة حكومية: الوثائق الإستراتيجية التي تستحق الحفظ في المدى الطويل، سواء في شكلها الأصلي أو أشكالها البديلة، الورقية والإلكترونية، والميكروفيلم.

 يتكون الأرشيف الإلكتروني من نوعين من الوثائق: الوثائق الصادرة مباشرة في الشكل الرقمي مثل البريد الإلكتروني، والوثائق المنتجة ورقيًا التي يتم مسحها ضوئيا.

 يجب أن تكون الوثائق الصادرة مباشرة في الشكل الرقمي خاضعة لإجراءات الحماية إذا كانت جزءا من الملفات و الأعمال قيد التنفيذ؛ خاصة بنسخها على الورق.

 يجب أن تستند عملية المسح الضوئي للأرشيف الورقي إلى المبادئ ذات الصلة الأرشيفية. و بالتالي، لا يمكن بأي حال من الأحوال أن تستند فهرسة الأرشيف الإلكتروني على مكان حفظ الأرشيف الأصلي. كما يجب أن ترتكز عملية المسح الضوئي على برامج مفتوحة قابلة للتوافق المحتمل، والهجرة بالسهر التكنولوجي، وتقديم ضمانات للحفظ في المدى الطويل.
 يجب على كل مؤسسة و دائرة حكومية أن تتكفل في حد ذاتها بعمليات المسح الضوئي. و في حالة اللجوء إلى أطراف خارجية، يجب على كل مؤسسة و دائرة حكومية أن تفرض مشاركة قسمها لتقنية المعلومات في عمليات المسح الضوئي لضمان الصيانة والتحديث في المستقبل. لا يجوز إتلاف الأرشيف الورقي المصور ضوئيًا بحجة وجود البديل الرقمي عنه.

 لا يخضع الأرشيف في شكله الإلكتروني إلى الأحكام المطبقة على نقل و تحويل الأرشيف الورقي من فترة إلى أخرى. يمكن تحويل الأرشيف الإلكتروني مباشرة بعد انتهاء المعاملات و إغلاق الملفات.

 سوف تودع نسخ مصدقة من الأرشيف الإلكتروني دون تأخير إلى الهيكل المكلف بحفظ الأرشيف الوسيط، ويجب على هذا الهيكل أن يسهر على سلامة البيانات الإلكترونية.

 سوف ترسل إلى مؤسسة الأرشيف الوطني على الفور نسخا من الأرشيف الإلكتروني المصدق عليه والمتعلق بالوثائق المصنفة ذات القيمة الدائمة أو التاريخية في القائمة الشاملة للوثائق التي تنتجها كل مؤسسة و دائرة حكومية.

 ستتخذ مؤسسة الأرشيف الوطني كافة الإجراءات الفنية والقانونية اللازمة لحماية الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.

 يجب على مؤسسة الأرشيف الوطني أن تبادر في وضع إجراءات المصادقة على التوقيع الالكتروني عن طريق الوسائل القانونية والتقنية، وذلك بالتنسيق مع الوزارات المعنية.

 يجب على مؤسسة الأرشيف الوطني أن تنشأ قاعدة بيانات إلكترونية استنادًا على الأرشيف المحفوظ في مراكزها و على الوثائق التي لا تزال في حوزة المؤسسات و الدوائر الحكومية. سوف تكون قاعدة البيانات الإلكترونية متاحة للمؤسسات المعنية وفقًا لقواعد الإطلاع على الأرشيف، لكي يلعب الأرشيف دوره الكامل.


 يجب على مؤسسة الأرشيف الوطني أن تساهم تلقائيًا في تطوير الحكومة الالكترونية، من خلال قاعدة البيانات الإلكترونية.

 تلتزم مؤسسة الأرشيف الوطني وجميع المؤسسات والدوائر الحكومية بحماية المعلومات الشخصية المحفوظة في قاعدة البيانات الإلكترونية، وحظر إتاحتها.