[anameri]

م. وليد الجاسم الجاسم

يقترح إدارة القطاع الخاص لأرشيف مركزي متطور لحفظ ملفات البلدية إلكترونيا

عبدالله الجاسم

s.a.m2@hotmail.com

لقد ظهرت بالبلدية في الآونة الأخيرة، مشكلة لم يتم تقدير حجمها من قبل وتم التعامل معها باعتبارها مشكلة صغيرة لا ترقى الى مستوى المشاكل الأخرى التي تواجهها القطاعات والادارات المختلفة بالبلدية بصفة يومية.
تلك هي مشكلة الملفات القديمة والمتداولة، التي تنطوي في واقع الحال على أكثر من وجه.
فمن ناحية، فهناك مشكلة تكدس تلك الملفات، حيث ان الوصول الى المعلومة المطلوبة بالدقة وفي الوقت المحدد يعتبر من المستحيل.

ومن ناحية أخرى، فان مشكلة تلف تلك الملفات أو جزء منها او بعض البيانات التي تحتوي عليها يجعل استخدام تلك الملفات أمرا يشوبه كثيرا من الشك، وفقدان المصداقية في الاجراءات المتخذة.
ومن ناحية ثالثة، فان احتمالات ضياع تلك الملفات أو جزء منها قد اصبح واردا وبقوة سواء كان هذا الضياع بسبب او التقصير او الاهمال والتلف.

وفي كل الأحوال فهي مشكلة حقيقية وواقعية وجديرة بالاهتمام والنظر لجميع جوانبها، ومن ذلك المنطق تقدم نائب المدير العام لقطاع التطوير والمعلومات م. وليد الجاسم باقتراح تفصيلي الى وزير البلدية بهذا الشأن وأوضح فيه قائلا انه بناء على المعطيات المتوفرة كان من الأهمية البحث في البدائل الممكنة لحل هذه المشكلة بالتدريج على مراحل منهجية لتلافي كل تلك السلبيات في مسألة الملفات، بحيث يتم حفظ وصيانة ومعالجة الملفات القديمة، وتأسيس الأرشيف الالكتروني للملفات الجديدة، وذلك بقيام البلدية باتباع السبيل نفسه الذي انتهجته بعض الجهات الحكومية الأخرى بالدولة.

مؤكدا على ضرورة انشاء مستودع ملفات عن طريق البلدية مجهز بأحدث الوسائل لحفظ الملفات ليكون أرشيف مركزي للملفات، ومن ثم تكليف واسناد مهام ادارية وتشغيلية لاحدى الشركات المتميزة، عن طريق طرح مناقصة عامة بين الشركات المتخصصة، وذلك تحقيقا للصالح العام وتطبيقا لأحد المحاور المهمة في استراتيجية البلدية المتعلقة بمشاركة القطاع الخاص في العمل البلدي لاسيما التطويري والتنموي.

أولا: فكرة النظام المقترح

وأوضح الجاسم ان النظام المقترح يستند الى فكرة انشاء وحدة مركزية (أرشيف مركزي) لادارة وميكنة وتسجيل وحفظ الوثائق على ان يتم انشاء وانجاز المستودع الجديد عن طريق البلدية وتقوم بادارته احدى الشركات الخاصة، وذلك بعد طرحه في مناقصة عامة بين الشركات المتخصصة بحيث تتولى الشركة مسؤولية ادارة نظام لحفظ وتداول الملفات بمختلف انواعها بين جميع الادارات مع ربط قاعدة صور الملفات المميكنة بقاعدة البيانات التي يتولى ادارتها مركز نظم معلومات بلدية الكويت ويتم تزويد وحدات ادارة الوثائق بجميع ما تحتاجه من معدات وأفراد فنيين لأداء المهام المختلفة لها وذلك بعد اعتماد ادارة بلدية الكويت لنظام العمل.

وتابع الجاسم ان البلدية في هذه الحالة تتولى الاشراف على مواقع العمل التي ستمارس فيه الشركة التي سيتم تكليفها بالانجاز وتزويدها بالخدمات والامكانيات اللازمة.

كما يستند النظام المقترح في تحويل الملفات الورقية الى ملفات الكترونية على تطوير اجراءات العمل الحالية والتي مع فترة زمنية يمكن الاستغناء عن الملف الورقي حيث ان جميع رخص البناء ترسل الكترونيا فيمكن اسناد ادخال جميع المستندات في الملف الى المكاتب الهندسية او الدور الاستشارية عند اجراء المعاملة.

ثانيا: أهداف ومزايا النظام

وأشار الجاسم الى ان النظام الجديد يهدف الى تحقيق اهداف عدة ابرزها:

1 - تنفيذ الأعمال والأنشطة من خلال خبراء وفنيين متخصصين في هذا المجال.

2 - التأكد من تنظيف وترتيب وحماية الملفات وما بها من مستندات ووثائق.

3 - الارتقاء بدرجة الحفظ عن طريق تصنيف الملفات الكترونيا بحيث يتم استرجاع الملفات عن طريق تقنية RFID.

4 - ربط مركز تجميع الملفات الكترونيا بشبكة المعلومات الخاصة بالبلدية لامكان استرجاع البيانات في أسرع وقت ممكن.

5 - القضاء على الروتين والبيروقراطية، وتبسيط الاجراءات وتداول الملفات بسرعة وسهولة ويسر.

6 - اكتساب الفنيين الكويتيين لمزيد من الخبرة في تحمل مجال نظام ادارة الوثائق من خلال تعاونهم مع الشركة المنفدة دون تحمل أية أعباء اضافية على البلدية.

7 - توفير استدعاء جميع الملفات لكي تكون في متناول الادارات بصورة منظمة وسهلة التداول في أي وقت.

8 - ضمان تأمين الملفات ضد جميع الاحتمالات (حريق، سرقة، تلف).

9 - توفير المساحات التي تشغلها الملفات في الوقت الحالي، واستخدامها لأغراض أخرى بالبلدية.

10 - توفير تكلفة الحصول على المستندات سواء بالنقل او التصوير.

ثالثا: ركائز ومتطلبات النظام

وقال الجاسم تتعدد حالات طلب الملف والتي تحكم تداول الملفات ان كانت طلب رخصة او اضافة او استفسار فني او كشف حيث تكمن أهمية الملف في محتوياته سواء مخططات او رخصا او اعتمادات والتي معظمها مكررا او منتهية وقديمة، ومع ذلك وبالنظر الى حالات طلب الملف نجد انه ممكن الاستغناء عن طلب الملف من خلال الملف الالكتروني والمتوفر في الوقت الحالي لجميع الرخص الجديدة التي تصدر من النظام الحالي لتراخيص البناء والتي يتم حاليا ادخالها إلكترونياً وبالأخص السكن الخاص والتي تمثل الكمية الغالبة من الملفات المخزنة وبالتالي يقتصر التعامل مع الملفات الاستثماري والتجاري اللذين يحتويان على الرخص التي يتطلب الرجوع لها، بالإضافة الى الاستفسار الفني من قبل وزارة التجارة، ومع ذلك يمكن الاستغناء أيضاً عن تلك الملفات عن طريق الخطوات التالية:

(1) تحديد بيانات نوع العقار (تجاري / استثماري) عن طريق ادارة التنظيم واستخدام برنامج نظام الرأي التنظيمي بحيث يتم الاستفسار عن نوع العقار عن طريق الحاسب الآلي وليس عن طريق طلب الملف وهذا الأمر يقضي على التلاعب في نوع العقار.

(2) أن يتم ادخال بيانات المحلات على الحاسب الآلي (مساحة المحل / الدور / الرقم المدني للمحل / النشاط المستعمل) ويمكن توفير هذه المعلومات إما عن طريق تكوين فرق عمل في كل محافظة للكشف على المحلات وتعبئة النموذج المعد لذلك أو طلب البيانات من أصحاب المجمعات ليتم توفيرها للبلدية لادخالها على الحاسب الآلي، لما في ذلك من تبسيط وتوفير للوقت في انجاز معاملتهم.

(3) مراجعة لائحة المحلات التي تحدد المساحة المطلوبة لكل نشاط ونوع العقار والدور حيث ان اللائحة المعمول بها صدرت منذ فترة طويلة ويجب مراجعتها مع اللائحة المدخلة على الحاسب الآلي للمطابقة واعتمادها.

ولفت الجاسم إلى أنه في المستقبل حال توافر البيانات السابقة يمكن الاستغناء عن مراجعة البلدية من قبل المواطنين، وتستطيع أن تقوم وزارة التجارة والصناعة باستخدام الحاسب الآلي لمعرفة الرأي الفني من قبل البلدية دون الرجوع إلى البلدية.

مشيراً إلى أنه في الوقت نفسه يتم عمل تصوير ضوئي لمستندات المعاملات التي ترد إلى البلدية، وحفظها إلكترونيا PDF وبالتالي مع الوقت يمكن الاستفسار عنها عن طريق الحاسب الآلي والاطلاع عليها وبالتالي عدم الرجوع للملف.

وأفاد الجاسم أنه يهدف بشكل عام من المقترح أن يتم التركيز بالتعامل مع الملفات الاستثماري والتجاري وأن يتم الاستغناء عن ملفات السكن الخاص والتي تمثل النسبة الغالبة من اجمالي عدد الملفات في البلدية، موضحاً أنها ملفات خاملة لا يتم الرجوع إليها كثيراً، حيث انه عادة ما يقوم ملاك السكن الخاص باستغلال النسب الممنوحة لهم كافة وبالتالي الاعتماد على المكاتب الهندسية والدور الاستشارية في توفير البيانات وادخالها في الحاسب الآلي الاستشارية بحيث يقوم المكتب برفع البناء القائم وعمل المخططات اللازمة وعمل التصوير الضوئي لجميع الملف وتقديمها للبلدية لدراستها وبحث الطلب سواءكان جديداً أو اضافة.

رابعاً: آلية عمل النظام

وحول آلية عمل النظام الجديد قال الجاسم انه يجب على المراجع المرور بخطوات عدة أولها أن يتوجه المواطن إلي مقر وحدة خدمة الوثائق أرشيف الملفات بالمحافظة التي تتبع للفرع الذي يتعامل معه حيث يتم تحديد متطلباته بالضبط (فتح ملف بناء، طلب ملف ترخيص، محلات).

وبعد ذلك يتولى مسؤولو تلك الوحدة تحديد احتياجات المواطن من الملف واسترجاع البيانات المطلوبة عن طريق الحاسب الآلي أو طلب نسخة من الملف من الأرشيف المركزي عند الحاجة وطباعة ايصال مراجعة للمواطن يحتوي على رقم المعاملة وتاريخ المراجعة وكذلك بيانات أو مستندات مطلوبة من المراجع.

ثم تتولى وحدات خدمة الوثائق استدعاء الملف الخاص بالمعاملة (أو انشاء ملف جديد) وادخال البيانات على البرنامج المعد لذلك ثم توجيهه إلى الإدارة المختصة لأداء العمليات اللازمة والتي يمكن أن تكون: اما تعديل في مبنى معين أو تجديد تراخيص محلات. بعدها يتم الانتهاء من المعاملة ويتم اعادة الملف الى وحدة ادارة الوثائق المركزية لتتولى الآتي: تسجيل وثائق الملف على الوسيط المناسب الإلكتروني ويتم تحديث (أو إنشاء) بيانات خاصة بهذه المعاملة على قاعدة بيانات البلدية، من خلال الكمبيوتر أو النهايات الطرفية المتصلة بشبكة المعلومات في البلدية. بعدها يمكن لأي من المتعاملين مع وحدة ادارة الوثائق الحصول على نسخة من الوثائق التي حفظت في ملفاتهم على الوسائط المختارة (وسائط ورقية، إلكترونية مسجلة على الكمبيوتر).

خامساً: مكونات النظام المقترح

أ) تنظيم الملفات: وبشأن تنظيم الملفات ومكونات النظام أوضح الجاسم أنها تمر بمرحلتين أولها ادارياً: إنشاء وحدة تنظيمية للأرشيف تتولى الاشراف على هذا النظام عن طريق البلدية، في حين يتم ادارة وتشغيل هذه الوحدة عن طريق إحدى الشركات المتخصصة. وثانيها فنياً: دراسة المشروع المقترح من قبل الإدارات المعنية وأفرع المحافظات وابداء الرأي تمهيداً لاتخاذ الخطوات اللازمة لوضع الاقتراح موضع التنفيذ وإعداد كراسة الشروط والمواصفات الفنية اللازمة للطرح في مناقصة عامة.

ب) حفظ الملفات القديمة: وبخصوص الملفات اقترح الجاسم طرح مناقصة عامة بين الشركات المتخصصة بتنفيذ المشروع على مرحلتين، المرحلة الأولى تتضمن القيام بمهام التنظيف وترتيب وتصنيف وفهرسة الملفات القديمة وحفظها في أرفف وصناديق حتى يمكن استرجاعها بسهولة.

جـ) تحويل ملفات القديمة إلى ملفات إلكترونية: وحول الموضوع قال الجاسم يجب ان تقوم شركة متخصصة أو مكاتب هندسية لتحويل الملفات الورقية الى الملفات الكترونية مع ادخال بيانات الملفات ونسب البناء على نظام التراخيص ونقل الملفات بعد الانتهاء منها للحفظ بالارشيف المركزي.

د) إدخال بيانات المحلات والربط مع المعلومات المدنية: وتابع الجاسم متطرقاً لادخال البيانات وربط المعلومات قائلاً: يتم تشكيل فرق عمل من الإدارات الهندسية المعنية لادخال بيانات نوع العقار وبيانات المحلات (المساحة / الدور / النشاط) بعد القيام بالكشف على الطبيعة وتعبئة النموذج المعد لذلك وبعد الانتهاء من ادخال البيانات يتم الاستفسار عن الرأي الفني عن طريق الحاسب الآلي ومن قبل وزارة التجارة دون الرجوع للبلدية إلا في حال وجود اختلاف يحتاج إلى التدقيق على المعاملة.

وختم الجاسم اقتراحه قائلاً: في كل الأحوال ان مشكلة الملفات تتطلب تضافر جهود ادارات البلدية المختلفة للقضاء على الأساليب اليدوية والاجراءات التقليدية المتبعة في نقل وتبادل الملفات والمعلومات والتطبيق الكامل للحكومة الإلكترونية.


الوضع الحالي لأرشيف البلدية في بعض الإدارات


المصدر:

http://www.annaharkw.com/annahar/Art...aspx?id=121388