[fet2000]

مساهمة منا في تنمية القدرات المعرفية للطلبة والتلامبذ ندرج هذا المقال البسيط حول المراسلات الإدارية

تقنيات تحرير المراسلات الإدارية

المراسلة تعني الإنشاء والكتابة، ويمكن تعريفها بمجموع الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها، وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، فالمراسلات الإدارية كونها من وسائل الاتصال المباشر لا يمكن الاستغناء عنها نظرا لأهميتها في الحياة اليومية والعصرية، ولقد استخدم الأولون الرسالة فكانت هي الأداة الوحيدة التي تنقل الخبر وتُعلم أو تُبلغ المخاطب بها عن الأوضاع أو المواقف، بل وقبل ظهور الرسالة المكتوبة كانت هناك أنواع جمّة من التراسل والتواصل.ولكن بتطور وسائل الاتصال والإعلام ظهرت أنواع جديدة من الاتصالات.

للمراسلات الإدارية المكتوبة أهمية كبيرة، نظرا لدورها في الحياة العملية واليومية فهي من الوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها، والتي يمكن حصرها في ما يلي :

نقل المعلومات : للمراسلات الإدارية مكانة هامة في النشاط الإداري فهي من أهم وسائل نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بالأمر.

دلالة مادية في الإثبات : وذلك على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات.

تخضع المراسلة الإدارية عند تحريرها إلى جملة من القواعد يجب على العون الإداري التقيد بها وهي :

احترام التسلسل الإداري : التدرج أو السلم الإداري، ويتخذ شكل هرم يتجزّأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل. مثال مراسلة موجهة إلى رئيس الإدارة من طرف رئيس مصلحة الموظفين :

إلى عناية السيد الوزير
تحت إشراف السيد : المدير العام للشؤون الإدارية والمالية
عن طريق : السيد مدير الشؤون الإدارية

المسؤولية : المقصود سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه، وعليه يجب مراعاة مبدأ المسؤولية عند التحرير ومن التوجيهات المقدمة في هذا الإطار عدم استعمال ضمير الجمع "نحن" بل نستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير ( على سبيل الذكر لا الحصر يشرفني ...، بدلا من : يشرفنا ...، إلخ.)

الحذر : الحيطة والتحفظ فحتى لا يتحمل المرؤوس المسؤولية يجب عليه أن يكون حذرا وبصيرا، وعليه أن يترك الكلمة الأخيرة لسلطة اتخاذ القرار باختيار العبارات المناسبة بشيء من التحفظ بدلا من إثباتات صريحة ( مثال ذلك : يبدو لي....، يظهر مما سبق، ... الخ.)

واجب المحافظة على سر المهنة : عدم توزيع أو إطلاع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه، كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيس الإدارة ووفق الشروط القانونية.

ولحسن صياغة المراسلات الإدارية لا بد من التقيد ببعض الشروط الشكلية والموضوعية والتي اتفق عليها أهل الإختصاص ونذكر من الناحية الشكلية :

الورق الذي يجب أن يكون ملائما من حيث اللون ويفضل الأبيض، كما يجب أن تكون نوعيته مناسبة أي ليس سميكا لكي لا تتضخم الملفات في الأرشيف وليس خفيفا جدا كي لا يكون عرضة للتمزق بعد سنوات قليلة.

الهوامش : والمقصود بها الفراغات المتروكة من الجهات الأربعة للورقة وبداية ونهاية السطر. إذ أنه هناك أربعة هوامش يفضل أن تكون مساحتها ملائمة،

المسافات : وهي المساحات الفارغة من الكتابة (مسافة بين الكلمة والكلمة، مسافة بين السطر والسطر، مسافة بين الفقرة والفقرة) ولمحرر الرسالة أن يقدرها بشكل يضفي على الوثيقة أو المراسلة شيئا من الجمالية والوضوح.

الفقرات : تتكون المراسلة من مجموعة من الفقرات حسب الأفكار الواردة بها حيث تمثل كل فكرة فقرة جديدة يجب أن تبدأ بسطر جديد.

أما من الناحية الموضوعية فإن كتابة المراسلات الإدارية فنّ له قواعده وأصوله ويتميز بـ :

الوضوح : من شروط كتابة المراسلة الجيدة وضوح الفكرة وفهم الموضوع فهما تاما حتى يتسنى للقارئ فهم محتوى المراسلة.

الإيجاز : عدم الإطناب والإطالة المملة التي تشعر قارئ الرسالة بالملل.

الفعالية : أسلوب صريح وصادق وينمّ عن الإهتمام بمصالح الآخرين ومراعاة مشاعرهم وأفكارهم.

القوة : استعمال الكلمات الشائعة الاستخدام والابتعاد عن الكلمات الفنية أو الصعبة التي قد لا يفهمها القارئ واستعمال لغة صحيحة تنم عن تمكن الكاتب من أصول اللغة.

إعداد
فتحي الغرّاد
متصرف مستشار في الوثائق الإدارية والأرشيف