[انا العلم]

انا حضرت مؤتمر في الكويت واريد بعض النماذج لتقارير حضور المؤتمرات حيث انني اريد كتابة تقرير ...أرجو منكم وضع أي نموذج لأي مؤتمر لأي تقرير .. لانني فقط أريد أن اعرف طريقة كتابة التقرير وشكرا

[عبد المالك بن ستيتي]

السلام عليكم
بالنسبة لتقرير حضور مؤتمر ليس متوفر لدي ، لكن لدي طريقة اعداد التقارير بصفة عامة حيث انه هنك اوجه تشابه

الأسس العلمية في إعداد وكتابة التقارير

المفهوم العام لإعداد وكتابة التقارير

إن الهدف من عملية الكتابة هو تحقيق الوظيفة الإعلامية والتأثيرية في نفس الوقت وكذلك إن اكتساب جودة الكتابة ووضوحها يتطلب عدد من الأدوات والأسس والأساليب .. وفيما يلي أهم الأسس العلمية في إعداد وكتابة التقارير بشكلها العام :-

1- الدراسة والتحليل :

- كيف تتأثر التقارير بالغرض منها .
- تقييم التقارير وفقاً للغرض .
- وعموماً التقارير تكتب بغرض :
- الأعلام .
- الاستخدام كسجل للنشاط .
- التحضير لاتخاذ تصرف ما .
- التنسيق بين المشروعات .
- التوصية .

2- خطة البحث وتجميع المعلومات عند إعداد التقارير .

ويتكون البحث في المشكلة من ثلاث أجزاء :
أ‌- وضع الخطة لمواجهة المشكلة .
ب‌- تنفيذ الخطة حتى يتمكن تجميع كل العناصر اللازمة للحل .
ج- تقييم العناصر التي تم الحصول عليها .

- تعريف المشكلة : بهدف تحديد طبيعة المشكلة .
- تحليل المشكلة : بهدف تحديد العناصر الأساسية التي تتكون منه المشكلة .
- وضع خطه لمعالجة المشكلة : يهدف تحديد المدخل الذي سيتبع لمعالجة المشكلة وتحديد الخطوات الرئيسية .
- وضع معايير للحكم على الحلول المطروحة للمشكلة .
- اقتراح الحلول البديلة : بهدف تحديد الحلول الافتراضية .
- عرض الحلول المختارة على المجموعة .
- تقييم الحلول: لتحديد أي الحلول تعطى اكبر فائدة أو عائد من المعايير الموضوعية (في غياب التخطيط وظهور البيانات الزائفة وعدم ولاء الأفراد للعمل سوياً فإن الفشل هو النتيجة الحتمية التي يمكن الوصول إليها) .
- على معد التقرير الكفء أن لا تفوته فرصة الحصول على المعلومات من المصادر الهامة (ملفات الشركة والإدارات داخل الشركة) بل عليه أن يعمل جاهداً لاستبيان المصادر المتوافرة لديه والتي يمكن أن يحصل عليها لذلك لابد على الشركة بصورة منتظمة معرفة كيف يتم تنظيم وتقسيم تلك الملفات .

خصائص ومقومات الكتابة الفعالية .

1- الدقة والصدق :يمكن للتقرير أن يكون صادقاً ولا يكون دقيقاً .

- لذا يجب علينا أن ندرك السبب والنتيجة (Cause and effect) والعلاقة بينهما .
- حينما نحرص على أن تكون تقاريرنا دقيقة وصادقة (قل ما تعرفه لتكون صادقاً وكن مستعداً لإثبات صحة ما تقول – ولا تخجل أن تقول لا أعرف حينما لا تعرف) .

2- الإيجاز والبساطة : يجب مراعاة الآتي عند الكتابة :

- تجنب الكلمات الزائدة أو غير الضرورية (عدم الإسراف في استخدام اللغة) .
- كتابة عبارات بسيطة .

3- الموضوعية .

- لا تترك مشاعر الحب والكراهية تتسلل إلى تقريرك .

4- مراعاة شكل التقرير (البداية – الوسط – النهاية) .

- البداية (المقدمة) : تشمل تقديماً لموضوع التقرير في إطار الزمن والمكان والتنظيم والناس الذين يرتبط بهم التقرير .
- الوسط (صلب التقرير) : ينبغي عرض التقرير في صورة منطقية مع تقسيمه وترقيمه في إطار منهجي مترابط .

5- خصائص الكتابة الفعالة .

- إدراك الغرض من الكتابة : هدف واحد – فكرة رئيسية – أفكار عربية .
- الكتابة من وجهة نظر القارئ : وجهة نظر القارئ الألفاظ والتعبيرات التي يفضلها .
- أن يراد توصيل رسالة ذات معنى : رسالة صحيحة وكاملة ومترابطة ومقتضبه وواضحة .
- أن تعكس الكتابة نبرة إيجابية : (يؤسفنا/ نأمل/ لا شك/ نود/ ليس/ لا يمكن – يجب/ رجاء).


3- تنظيم عرض المعلومات : يتضمن ثلاث خطوات :

أ‌- يجب أن يحدد كاتب التقرير محتويات تقريره وقدر المعلومات التي يتضمنها .
ب‌- يحب أن يحدد كاتب التقرير ماهية المواد التوضيحية التي تلزمه حتى تكون مادته واضحة ومفهومة.
ج‌- يجب أن يحدد كاتب التقرير شكل التقرير الذي سيقوم بإعداد .


الإخراج : بالتأكيد على الأفكار الرئيسية والتركيب الديناميكي المترابط لشكل التقرير .


العناصر الأساسية في الكتابة :

- وظائف وعلامات الترقيم ( . ، ؛ - " " ( ) ؟ ! ( ........) .
- كتابة الأرقام بحروف هجائية .
- الأخطاء الشائعة وكيفية تجنبها .

الخطأ الصواب
مدراء مديرون
أن هناك تحد أن هناك تحدياً
هل أنه من المناسب هل من المناسب
تصنت تنصت
مدير عام المؤسسة المدير العام للمؤسسة
بلفت للنظر لافت للنظر
فعل مشين فعل شائن
اعتذر عن الحضور اعتذر عن عدم الحضور/ اعتذر عن الغياب
أحدى المستشفيات احد المستشفيات
مرفقات مرافقات
أخصائي اختصاصي/ متخصص

التقرير : عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة عرضاً تحليلياً بطريقة مسلسلة مبسطة مع ذكر الاقتراحات التي تتماشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل .

التقرير الجيد : هو أداة إدارية فعالة تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات الصحيحة التي تسهم في تحقيق أهداف المؤسسة وتقييم نشاطها .

أقسام التقرير : صفحة العنوان – قائمة المحتويات – ملخص التقرير – الغرض من التقرير – النتائج – الخلاصة – التوصيات .

فوائد التقارير :
- تزودنا بالحقائق والمعلومات .
- تعمل على زيادة كفاءة العمليات .
- تسهل في عملية التنسيق بين الإدارات .
- تيسر عملية المتابعة والمراقبة .
- تساعد في التعرف على وجهات النظر المختلفة بالنسبة للمشكلات الموجودة داخل الإدارات ومن ثم العمل على حلها والنهوض بالمؤسسة وتحقيق أهدافها .

أنواع التقارير : ( النماذج ، المذكرات الداخلية ، الرسائل ، الفاكس ، والتعاميم ، النشرات الدورية ، التقارير القصيرة ، التقارير المطولة ) .

الخطوات المنطقية لإعداد التقرير :
- تحديد المشكلة.
- تصميم جداول العمل.
- البحث عن المعلومات .
- تنظيم عرض المعلومات.
- تفسير الحقائق.
- كتابة التقرير.

الاتصال وعلاقته بالتقارير .
الاتصال الفعال وأهمية التقرير كوسيلة فعالة .
الاتصال : هو عملية نقل واستقبال المعلومات والفهم من شخص إلى أخر والاتصال يتم : شفاهة – كتابة / عن طريق التقارير .

- تستغرق عملية الاتصال نسبة تتراوح من 75% إلى 90% من وقت العمل ومقسمة على :
- 5 % منه في الكتابة .
- 10% منه في القراءة .
- 35% منه في التحدث .
- 50% في الاتصالات .

وينبغي التأكيد على التفرقة بين نقل المعلومات ونقل الفهم لأن الاتصال عملية معقدة ولها أبعاد متعددة منها : نقل المادة من المرسل إلى المرسل إليه - استقبال الرسالة واستيعابها - قبول الرسالة أو رفضها .

(أنا اعرف أنك تعتقد أنك قد فهمت ما تظن أنني قد قلته ، لكني لست واثقاً أنك تدرك أن ما سمعته أنت ليس هو ما عنيته أنا) .

إعداد التقارير الرقابية

يعتبر التقرير وسيلة اتصال يغطي الاتي :

أهداف المراجعة – نطاق الفحص – حدود الفحص – النتائج والتوصيات التي توصل إليها المراجع.

معايير إعداد التقرير :

1-يجب أن يبين التقرير ما إذا كانت القوائم المالية قد أعدت طبقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها والتي وضعها المعهد الامريكي (PICPA) .
2-يجب أن يبُين التقرير ما إذا كانت هذه المبادئ قد طبقت في الفترة المحاسبية بنفس الطريقة المتبعة في الفترة السابقة .
3-يجب أن تعبر البيانات الواردة في القوائم المالية تعبيراً كافياً كما تضمنته هذه القوائم من معلومات مالم يرد في التقرير ما يشير إلا خلاف ذلك .
4-يجب أن يتضمن التقرير رأي المراجع عن القوائم المالية كوحدة أو امتناعه عن إبداء الرأي في الحالات التي تعذر فيها ذلك .

تخطيط التقرير وإعداده :

1-جمع الأفكار وترتيبها .
2-مناقشة بعض الأمور التي روجعت مع المختصين .
3-كتابة مسودة التقرير .
4-كتابة التقرير النهائي .

مقومات تقرير التدقيق :

1- الوضوح .

استعمال اللغة الفنية المتداولة وعدم الإسهاب في التفاصيل وعدم ألاقتضاب في الاختصار ، استخدام الأسلوب المباشر في الكتابة .

2- التوازن والحيادية .

استخدام كلمات وتعبيرات تجنب حدوث انفعالات غير ضرورية لدى قارئ التقرير .

3- الإيجابية والموضوعية.

يحب أن يعكس التقرير في كلماته درجة استقلالية المراجع ووجهة نظره المهنية .

4- اللباقة.

يحب أن تكون لغة التقرير منمية لروح التعاون وعدم خلق الصعاب.

5- الاختصار.

قارئ التقارير يرعب في معرفة كل شئ وفي اقصر وقت ممكن وعليه يجب أن يكون التقرير بشكل ملخص وله ملحق تفصيلي .

6- الإقناع .

ذكر الحقائق والقرائن هو الطريق الأفضل لتحقيق الاقتناع .

7- حسن ترتيب الجمل والفقرات .

يجب تقسيم التقرير إلى عدة فقرات .

الجمل : يحب أن توضع في صيغ وأن تبدأ بالسبب ثم النتيجة ويفضل استخدام الجمل الفعلية من الاسمية وصيغة المبين للمعلوم بدلاً من المبني على المجهول .
الفقرة: يجب أن لا تطول بحيث يصعب متابعة ما بها .

8- حسن تبويب التقرير .

يجب تبويب التقرير بطريقة منطقية تحقق الاستمرارية في تدفق المعلومات بشكل سلس .

ويمكن الاستفادة من الكتابة التي تتناول عرض التقارير .

أشكال التقارير :

- رسمي وغير رسمي .
- نهائي أو غير نهائي .
- مكتوب أو شفوي .
- مالي أو تشغيلي .


مكونات التقارير الرسمية.

1- التمهيد والمقدمة : وتحدد فيه (طبيعة المراجعة – طبيعة الحالات التي تم فحصها والاختبارات السابقة – تقديم معلومات توضيحية لموضوع قيد الفحص – التعليق على الاستنتاجات والتوصيات المثارة في التقرير السابقة ووضعها الحالي .

2- الملخص .

3- بيان العرض : يصف أهداف التدقيق .

4- بيان النطاق : يبين تلك المجالات التي تغطي بالفحص والقيود على عملية الفحص .

5- بيان الرأي : هو عبارة عن حكم أو تقدير للمدقق (المراجع) عن الأنشطة التي فحصها وهدف والحصول على خدمة جوهرية .
(يحب على المراجع أن لا يتردد في صياغة رأيه عن الإطراء والمديح كلما كان ذلك مستحقاً - ويجب أن يكون الرأي محصوراً في أغراض الفحص المحدده) .

6- الاستنتاجات : (مرضية / غير مرضية) .

7- المعايير المستخدمة .

8- الحقائق .

9- الآثار : (تقدير الآثار الفعلية أو المحتملة ) .

10- السبب : (كيف يحدث هذا – وسبب ذلك) .

11- التوصيات : يجب على المراجع أن يكون على دراية بكل التساؤلات التي سوف تثار في ذهن الهيئة الإدارية(أوقارى التقارير المهني) ذات الإطلاع الواسع عند قراءة تقرر خاص بعرض أوجه أو عدم كفاءة .

12- اتخاذ الإجراء التصحيحي ومتابعة تنفيذه .

13- تقرير التدقيق النهائي.

للأمانة: منقول