[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبد المالك بن ستيتي

شكرا أستاذي الكريم على كل ما تقدمه، فبعد إذنك سيدي أصبح لدي مرجع كامل في الأرشيف بفضلك حيث نسخت كل ما تكتبه ونظمته في مصنف، خاصة من ركن سؤال جواب، والذي أفادنا كثيرا ولدي سؤال في قسمين:
-ما المقصود بفهرسة الأرشيف-معلومات أكثر-؟
-ما الفرق بين فهرسة الوثائق وفهرسة الكتب والدورياتسواء كانت موضوعية أو وصفية أو إلكترونية؟
تقبل إحتراماتي وصح فطوركم.

تحية طيبة و بعد؛
طبعًا، كل مجموعة توثيقية مهما كان شكلها – أرشيف ورقي أو إلكتروني، كتب، دوريات- تحتاج إلى تنظيم و فهرسة للاستفادة منها. و توجد مقاييس دولية لتقنين هذا العمل بنفس المناهج، و كل اختصاص على حدة: الأرشيف من جهة (مقاييس ICA)، و المطبوعات من كتب و دوريات(مقاييس IFLA) من جهة أخرى.
فيما يتعلق بالأرشيف، يبدأ عمل الفهرسة منذ البداية، أي مع تراكم الوثائق في المكاتب، ليتمكن الموظف بالحصول على أي ملف في أسرع وقت. في هذه المرحلة الأولى التي تسمى مرحلة "الأرشيف الجاري" أو "أرشيف العمر الأول" حيث الملفات لا تزال مفتوحة إلى غاية انتهاء المعاملات – أقل من خمس سنوات عادة- ننصح بترتيب الملفات حسب النظام الذي يناسبها أكثر و يسمح البحث بسهولة: نظام الحروف الأبجدية بالنسبة لملفات الموظفين، و التسلسل الزمني للملفات المالية سنة بعد سنة، و النظام الرقمي لملفات بطاقات السيارات مثلاً، و النظام الجغرافي لإدارة شؤون البلديات مثلاً، أو نظام تركيبي يجمع بين منهجين: الأبجدي و الزمني مثلاً، إلى آخره.
ثم، لما تغلق الملفات سوف تنتقل إلى العمر الثاني للأرشيف "أي الأرشيف الوسيط"، حيث تحول إلى قسم الأرشيف بالمؤسسة لحفظها كمرجع قانوني و إداري يمكن اللجوء إليه عند الحاجة؛ و يحفظ نفس الترتيب، علمًا أن التحويل يكون منظمًا في علب مرقمة و مرفقة بجدول تحويل الأرشيف الذي قدمنا تفاصيله في دراساتنا السابقة.
بعدها يأتي العمر الثالث للأرشيف، حيث تصنف جزء من الوثائق "أرشيف تاريخي"، و في هذه الحالة يحول الأرشيف إلى مركز الأرشيف التاريخي مرفق بنفس جداول التحويل. و لكن، هنا تأتي عملية فرز و تنظيم، و ترتيب الأرشيف لغاية البحث التاريخي، حيث يُؤخذ بعين الاعتبار حاجيات الباحثين. و ينتج عن هذا الترتيب الجديد و النهائي- دون تكسير النظام الإداري- أدوات البحث تختلف في الشكل و المضمون عن جداول التحويل: تستخدم لغة تفهم من طرف الباحثين بدلاً من اللغة التي كانت تفهم من طرف الإدارة المنتجة فقط.
مثلاً؛ ما معنى بالنسبة للباحث الرموز التالية: م 08 – ف م- ش 01...لا معنى لها للقارئ الخارج عن الإدارة؛ بينما تعني بالنسبة للإدارة: ميزانية 2008- فصل الموظفين- شهر يناير...
لذا يجب تحرير أدوات البحث بطرق تختلف عن سبل الإدارة المنتجة، كما يجب إنجاز فهارس تتناسب مع أهمية الأرشيف و طبيعته، مثل الفهرس البسيط (علبة/علبة)، و الفهرس المفصل (ملف/ملف)، و الفهرس التحليلي (وثيقة/وثيقة)، و الدليل الموضوعي الذي يجمع في قائمة واحدة عناوين ملفات موزعة عبر الأرصدة المختلفة....
إذا لم يستخدم الأرشيفي طريقة عمل المكتبي حيث لا يوجد في الأرشيف مؤلف معين، و لا عنوان كتاب، و لا ناشر، و لا رقم "ISBN" إلى آخره. نستخدم مصطلحات أخرى يجب توفيرها في جميع الفهارس مهما كان نوعها كما أسلفنا: رقم العلبة (1)، رقم الملف (4 مثلاً)، الموضوع الأساسي للملف (ملخص عنه، مثلاً: "التقارير السنوية لدائرة الزراعة")، المنطقة الجغرافية المعنية إذ وجدت (مثلاً: بلدية العين)، التاريخ الأدنى و الأقصى للملف (مثلاً 1970-1995). و سوف تكون المعلومات أكثر دقة بالنسبة للملفات الحساسة حيث تعد كل وثيقة ذات أهمية، و تقدم كل واحدة على حدة بتفاصيلها.
و للحديث بقية في يوم آخر، وشكرًا على الاهتمام بالموضوع.