منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى تقنية المعلومات » شروط تثبيت أنظمة الأرشفة الإلكترونية والوورك فلو

منتدى تقنية المعلومات هذا المنتدى مخصص للموضوعات الخاصة بتقنية المعلومات التي تتعلق بالمكتبات ومراكز مصادر المعلومات ومراكز مصادر التعلم.

إضافة رد
قديم Nov-13-2007, 05:16 PM   المشاركة1
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي شروط تثبيت أنظمة الأرشفة الإلكترونية والوورك فلو

نموذج لكراس شروط تطبيق أنظمة التصرف الإلكتروني في
الوثائق والمعلومات / الأرشفة الإلكترونية / الوورك فلو

---------------------------------------

بقلم الأستاذ الموثق / المبروك التبيــني ( رئيس مصلحة التوثيق والأرشيف والنشر بمؤسسة مالية ومدرس جامعي ومكون عرضي في علوم التوثيق والأرشيف )- تونس

نتناول بالدرس اليوم موضوع في غاية الأهمية بالنسبة للمختصين في مجال التوثيق والأرشيف ، وهو نظام الأرشفة الإلكترونية والوورك فلو، هذا المجال الذي تسعى عديد المؤسسات اليوم لتطوير خدماتها تثبيته، ذلك ان هذا العصر يتميز عن غيره من العصور السالفة بالتطور الكبير في مجال التوثيق وبلغ الحد إلى المعالجة الإلكترونية بعد ان كانت المعالجة اليدوية هي التي تتحكم وتسود المجال منذ نشأته إلى وقت ليس ببعيد...
وقد حاولنا ان تكون المحاولة باللغتين العربية والفرنسية، ذلك ان الفرنسية هي اللغة الثانية بالنسبة لنا سكان المغرب العربي، ودراستنا لهذا المجال أيضا كانت بهاته اللغة، وتبقى اللغة الإنقليزية اللغة الثالثة بالنسبة لنا، فكانت المحاولة على هاته الشاكلة ويشترك الجميع في الفهم باللغة الأم اللغة العربية، لعل الإفادة تعم الجميع والله نسأل أن نكون قد وفقنا ولو بجزء، كما اننا نامل من الإخوة المختصين الرد على ما يكتب بالنقد خاصة وهو الأسلوب الذي يطور ويضيف ويحدد موقع كل عمل في الأهمية...

1- التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات: GEID
gestion Electronique d’ informations et des documents
Electronic management of documents and Information
- تعريفه وتاريخيته ؟ Définition et historique
- مكوناته وأسسه ؟ constitutifs d un système GEID- Eléments
- أهدافه ؟ Objectifs
- دوافعه ؟ : مبرراته النظرية ؟ Aspects théoriques
- مرتكزا ته القانونية ؟ Aspects juridiques
- مراحل إعداد وتطبيق نظام التصرف الإلكتروني في المعلومات والوثائق
- Etapes de la mise en place d un système GEID

2- WORKFLOW
- تعرفه ؟ Définition
- دوافعه ؟ Aspects théoriques
- أهدافه ؟ Objectifs

3- نظام الأرشفة الإلكترونية / / Système d 'Archivage électronique Electronic Management of Documents System of
- تعريفه ؟ Définition
- أهدافه ؟ Objectifs
- مكوناته ؟ constitutifs d un SAE Eléments

• المعالجة المادية للوثائق:
Material treatment of documents / Traitement matériel des documents
- رقمنة الوثائق ؟ Digitalisation / Numérisation des documents
- : الخصائص ؟ Caractéristiques
- الإشكاليات التقنية ؟ Problématiques
- تعديل الوثائق ( تجذيب / تغيير وضع / ..الخ ) ؟
- Modification des pages / Extraction / Rotation /..et
- إنشاء أزراء وأوامر إبحار / إسنادات ترافقية / ..الخ
- Création des commandes / etc.
- ربط و إدراج وثائق ونصوص خارجية ( مقروءة / مسموعة / مرئية / صور ..الخ
- Insertion des documents divers
- تصنيف الوثائق المرقمنة Classification des documents numériques
- ارتباطات النص الواحد / النصوص المختلفة ( ارتباطات تشعبية )
- Liaison des documents communs ou divers
- الخ

* المعالجة الفكرية للوثائق:
Intellectual Treatment of documents / Traitement intellectuel des documents
- التعرف الضوئي على الحروف: من الصورة إلى الحروف
Reconnaissance Optique des Caractères OCR
- تحديد و إصلاح الأخطاء / تغيير محتوى / ...الخ ؟ Capture suspects
- نقل الملفات الإعلامية ؟ SPOOL
- التكشيف اليدوي ؟ Indexation manuel
- التكشيف الآلي ؟ Indexation automatique
- إعداد الفهارس ؟ et des catalogues Création des indexes
- البحث في الوثيقة الظاهرة والوثائق المتعددة الغائبة ؟
- Recherche des documents multicritères
- الخ

************************************************** ****
************************************************** ****

Historique du système GEID: 1- تاريخية التصرف الإلكتروني في الوثائق

1.1 - الأرشفة الإلكترونية: بدأت تقنية "الأرشفة الإلكترونية" لغاية حفظ الأرشيف الوسيط والنهائي العسكري.
- SAE : Système d’archivage électronique pour le but de conserver et sauvegarder les archives intermédiaires ( semi actives ) et inactives ou historiques militaires.

2.1- التصرف الإلكتروني في الوثائق: تحولت التسمية من "الأرشفة الإلكترونية" إلى "التصرف الإلكتروني في الوثائق" منذ منتصف الثمانينات من القرن العشرين، والغاية هي المعالجة الإلكترونية للأرشيف الجاري والوسيط والنهائي ، وانبنت التقنية على نظام مستخدم وعميل عبر نظام إستغلال "إينيكس" و نظام تصرف لقاعدة بيانات ترابطية أو علائقية "أوراكل" وشبكة محلية.
-GED : gestion électronique des documents: apparu depuis 1985 pour le but de gérer les arch. Actives / semi actives et inactives. Basée sur une architecture client/serveur avec un système d’exploitation UNIX , un SGBDR ( oracle ) et un réseau local.

3.1- التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات:
خلال العقد الأخير من القرن العشرين، تحولت التسمية ثانية من "التصرف الإلكتروني في الوثائق" إلى "التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات" وذلك بتطور التقنيات الحديثة أكثر فاكثر وظهور الطابعة الافتراضية التي تمكن من تحويل التطبيقات الإلكترونية أو الإعلامية كوورد وإكسال ..الخ إلى النظام الإلكتروني وتقنية "سبول" التي تمكن من تحويل النص الإلكتروني كالذي ذكر عبر الطابعة الإفتراضية ( بوست سكريبت ' إلى وثيقة إلكترونية كالتي تمت رقمنتها عبر الماسح الضوئي، وكذلك أسهمت تقنية التعرف الضوئي على الوثيقة ( آو سي أر ) التي تمكن من معالجة الوثيقة الإلكترونية المرقمنة المحولة من نص إلى صورة وذلك بتحوير محتواها بالإضافة أو بالنقصان، وهذا يعني معالجة المعلومات، لذلك أضيف إلى تسمية "المعالجة الإلكترونية للوثائق" كلمة "المعلومات".
- GEID : gestion électronique des information et des documents : apparu avec l’apparition des imprimantes virtuelles ( distiller / writer / … ) qui peuvent transférer les dossiers informatiques ( DOC. / XLS / doc. électroniques / …etc) aux système électronique ( SPOOL ) qui permet le transfert des dossiers informatiques a travers les imprimantes virtuelles ( post script ) pour être traiter comme tout autre document ( GED COLD : computer output on laser disk ) d’une part,
d’autre part, l’apparition de technique de l’OCR qui peut ajouter et modifier des informations d’un document scanné.

2- أهداف التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات:

- Coût d’espace de stockage, ربح في فضاءات حفظ وتخزين الوثائق
- Coût de classement, ربح في عمليات تصنيف وترتيب الوثائق
- Coût de recherche, ربح في عمليات البحث وإسترجاع الوثائق
- Coût d’accès, ربح في عمليات مناولة الوثائق
- Coût de diffusion, ربح في عمليات بث ونشر أو توزيع الوثائق
- Sûreté et sécurité, ضمان حماية الوثائق
- Confidentialité, ضمان سرية الوثائق
- Maîtrise de qualité, ضمان جودة الوثائق
- Productivité, ضمان الإنتاجية

3- مراحل تركيز نظام المعالجة الإلكترونية للوثائق والمعلومات ونظام الورك فلوو:

4- Les étapes de la mise en place d’un système GEID / WORKFLOW sont :

- Etude des besoins et d’environnement , دراسة الحاجيات ومحيط المؤسسة
- Sensibilisation, التحسيس بأهمية المشروع
- Analyse d’opportunité, التحليل
- Plan directeur, المخطط الإداري
- Projet pilote. المشروع القيادي

6- Aspects juridiques : المستندات القانونية

- Norme Z 42-013
المواصفة المتعلقة بتصميم واستغلال الأنظمة الإعلامية لغاية حفظ الوثائق ودمجها في النظم الإلكترونية Norme relative à la conception et l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ses systèmes ;

- Norme ISO 15489
المواصفة المتعلقة بوضع نظم معلوماتية توثيقية
Norme relative à la mise en place de systèmes d’information documentaire ),

- Norme ISO 15445
المواصفة المتعلق بالوثائق الإلكترونية
Norme relative à la document électronique

- Norme OAIS ( Open Archival Information System / )
وهي مواصفة تتعلبق بنظام معلومات الأرشيفات المفتوحة، وهي مثال مرجعي لوضع واستغلال نظام تصرف لمدى طويل الوثائق الأرشيفية بمختلف أشكالها وأنواعها، ويحدد هذا النظام الهيكلة والإجراءات المتعلقة بالأرشفة
Norme émise par le committee for DATA system. C’est un modèle de référence pour l’implantation de systèmes de gestion à long terme de documents d’archives de toute nature. Il décrit l’architecture et les procédures principales d’un archives ;

- MOREQ ( Model Requirements for the Management of Electronic Records )
"موراك" هو بمثابة كراس الشروط لوضع نظام للأرشفة الإلكترونية، قابل للتصرف في الوثائق بكل سرية ودمج في النظام الإلكتروني. هذا النظام تم وضعه منذ سمة 1996 من قبل مختصين يتبعون لجنة" كورنوال" التابعة للاتحاد الأوروبي، وتم تحيينه مرارا، ويذكر المتطلبات التي يجب ان تتوفر لتطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية.
Vise à mettre en place un système capable de gérer les documents électroniques aux degrés de confidentialité et d’intégrités souhaités.

- مختلف التشريعات والقوانين المتعلقة بالأرشيف والأرشفة ونظم المعلومات الإلكترونية والتوقيع الإلكتروني ..الخ.

5- إقتناء المعدات: Acquisition des matériels / Materials
هي مختلف المعدات التابعة للنظام من اجهزرة كومبيوتر وآلات طباعة وسرفر وشبكات ونظم قواعد بيانات وفاكس ونظم مختصة في التصرف الإلكتروني للوثائق ...الخ
( matériels informatique / serveurs / imprimantes / fax / logiciels GEID et WORKFLOW / …etc. )

6- خصائص نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق و"الوورك فلوو"
-Caractéristiques du système GEID:

• Au niveau de l’architecture de système : بخصوص هندسة النظام*

- يجب أن يتضمن النظام هندسة أو هيكلة السرفر /الخادم والمستخدم
- Le système doit avoir une architecture de serveur / client
- يجب أن يتضمن النظام أدوات متعددة التصرف والنشاط
- Le système doit utiliser des équipements multi gestion
- يجب أن يتضمن النظام شكل الباقات المتفرعة Modules وسهلة الدمج في النظام
- Le système doit avoir une solution modulaire et facilement extensible
- يجب أن يكون النظام قادرا على تحمل التخاطب والاتصال عن بعد أي الربط مع المواقع و الأرشيفات البعيدة بمؤسسات أخرى
- Le système doit supporter la communication LAN/WAN. Permet aux utilisateurs d’avoir accès aux sites et aux archives éloignés
- يجب أن يكون النظام مفتوحا و لا قيود تحكمه سواء في المعدات أو الأنظمة
- Le système doit être un système ouvert, aucune restriction du matériel ou des systèmes d’exploitation
- يجب أن بنبنى النظام على محرك قواعد بيانات قوي مثل أوراكل / سيس باز / ماي أس كي آل /..الخ
- Le système doit être basé sur un fort moteur de base de données ( ORACLE / SYBASE / MS-SQL …)
- يجب أن يتمتع النظام بقوة الموصلية أو المنالية أو إمكانية الوصول والمنال، وكذلك قوة المرونة في التواصل مع تطبيقات أخرى لمؤسسات أخرى عن بعد.
- Le système doit rencontrer des exigences d’entreprise en terme de haute accessibilité de données, la haute flexibilité de communication, l’extensible facile et peut être intégré avec les applications d’autre organisation.
- يجب أن يوفر النظام واجهة الاستعمال متعددة اللغات ( عربي / لاتيني ) وخاصة بالنسبة للاستعلامات و رسائل التوجيه والإعانة، وحقول قواعد البيانات، والبيانات المكشفة /، وتشخيص الواجهة،..الخ
- Le système doit fournir une interface utilisateur bilingue( arabe / latin ) pour menus, articles d’aide, messages, noms de champ de base de données, données indexées ), de personnaliser les articles d’interface, des menus, des barres d’outils,..etc.

*Au niveau d’importation des documents : بخصوص استيراد الوثائق*

- يجب أن يكون النظام قادرا على استيراد الوثائق من مصادر مختلفة ( وثائق مرقمنة عبر الماسح الضوئي / من مختلف الوسائط كالأقراص الممغنطة والليزرية / الميكروفورمات /...الخ
- le système doit fournir le document important des sources scanners / disques / microfilm / microfiche /..etc.

* Au niveau de gestion des Archives :*بخصوص التصرف في الوثائق والأرشيف

- يجب أن يكون النظام قادرا على معالجة الوثائق والأرشيف معالجة مادية من رقمنة وقراءة ضوئية وتحوير وإضافات وترميز ..الخ، ومعالجة فكرية من فهرسة وتكشيف ..الخ
- Le système doit être capable de gérer les documents archivés une gestion matérielle ( numérisation / OCR / modification / codification /…etc. ) ,et une gestion intellectuelle ( indexation / catalogage /..etc. )

Mise en place du Système: - وضع النظام حيز التنفيذ7-

- إعداد قاعدة بيانات مركزية / Création d’une base de données centrale,-
- إعداد قواعد بيانات فرعية إذ تحتم التعامل عن بعد
- Création des bases régionales ( s’il y a des utilisateurs a distance ),
- إعداد موقع واب وواجهة للمؤسسة / Création d’un site et interface WEB,
- وضع السرفرز أو الخوادم في أماكنها / Mise en place des serveurs,
- تثبيت أدوات العمل والآلات الإعلامية ( طابعة / جهاز الكومبيوتر / الفاكس / الماسح الضوئي / الخ,,,) في أماكنها
- Mise en place des matériels informatiques ( imprimantes / scanner /…),
- etc.

8- مراحل التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات: Etapes de GEID
Stapes of Electronic management of documents and Information

يتولى نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات القيام بالمهام التالية
Le système GEID permet d’effectuer les taches suivantes:

1/ اقتناء الوثائق والمعلومات ( المدخلات ): Acquisition des documents

- استيراد الوثائق "سبول" أي الوثائق الإلكترونية والتطبيقات الإعلامية / الوثائق المرقونة ( وورد / إكسال / الصوت / الصورة / ..الخ ) فعلى النظام أن يكون قادرا على استيراد كل أنواع وأشكال الوثائق التي ذكرت وغيرها مهما كان شكلها وحجمها ومكان تواجدها بنظام افعلامية المثبت.
- Importation des documents spool ( doc. électroniques / document native : produit par autre application logicielle, document saisie : documents bureautiques / doc. XML / fax / son / vidéo / photo / …etc. ) : le système doit être capable d’importer n’importe quel document quelque soit sa forme / sa taille et son emplacement au système informatique installé.

- رقمنة الوثائق الورقية عبر الماسح الضوئي مهما كان حجمها ولونها ويكون ذلك بالوثيقة أو بالرصيد أي مجموعة وثائق وبالصفحة الواحدة أو بواجهتي الورقة، كما تتضمن عملية الرقمنة عدة خاصيات تقنية تخص الجودة واللون والضوء ...الخ.
- Numérisation des documents papiers ( scannarisation / digitalisation des documents : quelques soit leurs taille / le volume / le couleur / par pièce / par lots des documents / par page / recto-verso / des caractéristiques de numérisation diverses : vitesse / résolution /..etc )


2- المعالجة المادية للوثائق المرقمنة : Material treatment of documents

- القراءة الضوئية للصورة ( الوثيقة المرقمنة ) والتعرف على حروفها: يجب أن يتضمن النظام تقنية تفكيك وقراءة حروف الصورة أي الوثيقة المرقمنة وإمكانية تحويلها من صورة إلى نص
- Reconnaissance Optique des caractères ( OCR ) / Optical Character Recognition : le système doit avoir les techniques de lire les images ( texte numériser ) , et de le convertir en texte.



- يجب أن يكون النظام قادرا على تحوير محتوى الوثيقة بعد أن تم تحويلها من صورة إلى نص، وذلك بإصلاح أو إضافة أو حذف كلمات منها، وكذلك تحوير حجم وشكل الصفحة، وتبقى المشكلة في هذه التقنية في ما يخص النصوص باللغة العربية.
- Modification :
( correction / ajout des mots / optimisation des page / …etc.) : après convertie en texte, le système doit avoir les techniques de modifier les texte ( le problème actuelle est pour les documents a la langue arabe ) .

- الجذب / الاستخراج: يجب ان يكون النظام قادرا على جذب الوثائق المعالجة إلكترونيا بالشكل المطلوب ( الصفحة / مجموع الصفحات / الملف / الرصيد / ..الخ
- Extraction:
le système doit être capable d’extraire les documents traités ( par ensemble / sous ensemble / lots / dossiers / document /..etc)


- يجب ان يكون النظام قادرا على دمج الوثائق المرقمن ة بمختلف أشكالها في النظام عبر الطرق المختلفة ( الإبحار / الربط الفائق /..الخ ) أينما كانت الوثيقة.
- Intégration :
des documents. de formats divers ( navigation / liens logiques /..etc) : le système doit être capable d’intégrer n’importe quel type des document et n’importe ou il existe.

- يجب ان يكون النظام قادرا على فسخ او حذف الوثائق او إضافة إلى الرصيد ما تطلب من وثائق
- Suppression :
ajout / chargement / etc. ) : le système doit être capable de charger les documents par ajout ou suppression )

3- المعالجة الفكرية للوثائق المرقمنة : - Intellectual treatment of documents
- التصنيف الوثائقي:
يجب أن يتضمن النظام تقنية لتصنيف الوثائق والمعلومات المعالجة حسب نظام تصنيف محدد ومعد من قبل النظام نفسه أو مدمج من نظام آخر
- Classification:
le système doit avoir des techniques de classification des documents selon un système de classification crée ou intégré ( intègre du plan de classification des documents et des informations ) .

- الترتيب الوثائقي:
يجب أن يتضمن النظام تقنية لترتيب وترفيف الوثائق والمعلومات المعالجة داخل نظام ترتيبي محدد مسبقا مهيكل حسب الملفات، والترتيب الآلي يجب أن يأخذ بعين الإعتبار الورقة ذات الصفحتين وليس الصفحة الواحدة فقط
- Classement:
le système doit être capable de classer / ranger les documents et les données dans un système hiérarchique bien construis et bien identifié : ( armoires / dossiers / classeurs / chemises /etc., tout en tenu compte aux documents en recto-verso.

- التكشيف الوثائقي:
يجب أن يتضمن النظام تقنية لتكشيف الوثائق والمعلومات المعالجة وتكون التكشيف مختلف إما يدوي أو آلي، مطلق أو مراقب، ويكون التكشيف الآلي عبر لغة برمجية محددة تمكن من تكوين كشافات وفهارس محلية ( خاصة بالنظام )، ودمج كشافات وفهارس خارجة عن النظام عند طلبها.
- Indexation:
( manuelle ou automatique, libre ou contrôlée: thesaurus / lexique / liste d’autorités ): un système d’auto indexation doit permet d’automatiser a travers un langage de programmation l’indexation des documents, de créer des indexes locales, et d’intégrer des indexes externes a la demande.


- إعداد أدوات بحث:
يجب أن يتضمن النظام تقنية تمكن من إعداد أدوات بحث وثائقي مثل الفهارس والكشافات والأدلة، وهذه الأدوات تمكن من استرجاع الوثائق والمعلومات المعالجة.
- Construire des outils de recherche / Search Tools ( indexes / catalogues ): le système doit être capable de créer des outils de recherche permettant de consulter les documents et les informations traitées.

- 4/ البحث عن الوثائق والمعلومات الإلكترونية: - Recherche et Accès / Search:
يقع البحث ومناولة الوثائق والمعلومات الإلكترونية عبر طرق عدة، وتجسد تبادل المعلومات . إذ يجب أن يتضمن النظام تقنية تمكن من تبادل المعلومات المعالجة وذلك بتوريد وتصدير المعلومات والوثائق بمختلف أشكالها وأنواعها، ويكون عبر خصوصيات مختلفة ( البحث السريع / البحث البوليني أي عبر شروط محددو والتي هي: أو / و / ما عدى /..الخ )، وكذلك عبر تقنية الربط الفائق المنطقي، أو الإبحار للنص الكامل أو الجزء منه، ويكون الاتصال عبر نظام الجهاز الواحد أو المتعدد.
la recherche des documents et des informations se fait par plusieurs critères aussi. c’est l’ échange des documents et des informations. le système doit assurer un système d’échange des documents et des données : importation / exportation des documents divers ( rapide / simple / multicritères : booléennes / par plein texte ou texte intégral / recherche par navigation ou liens logiques de type hypertextes /etc...) . l’accès se fait par système monoposte ou multipostes.

5- مناولة وإعارة الوثائق والمعلومات: Consultation of documents -

تكون مناولة الوثائق والمعلومات الإلكترونية عبر طرق عدة: تصفح / طباعة / تحويل عبر الوسائط من أقراص متعددة الأشكال والأنواع الممغنطة أو الليزرية، الفاكس، الإيميل أو البريد الإلكتروني، ...الخ، وهي الآتي:
la consultation des documents doit être selon plusieurs critères: affichage et feuillage/ impression / restitution sur support / restitution électronique: fax / Email / etc…

- التصفح: Affichage / Display
ويعني تصفح الوثائق والمعلومات الإلكترونية المعالجة عبر جهاز الكومبيوتر أو الطباعة، للنص الكامل أو جزء منه.
- ( différente types d’affichage: sur écran / impression et affichage partielle ou totale ).

- البث: Diffusion /
وذلك ببث الوثائق والمعلومات الإلكترونية عبر الجهاز الواحد أو الأجهزة المتعددة المترابطة ، وكذلك للمواقع المتعددة عبر الشبكة.
- Deux types de diffusion( multipostes et multisites ), c’est le fait de diffuser les documents et les informations gérées électroniquement.

- الترخيص: Licence / Authorisation
يجب أن يتضمن النظام تقنية الترخيص للمستفيد الذي يراد له، وذلك بالسماح له بتصفح أو مناولة المعلومات المعالجة، والرفض للآخر، وهي طريقة لحماية الوثائق.
le système GEID doit offrir un système de licence au nombre des postes de consultation supportées / nombre de postes d’acquisition supportés / etc... ) .

- السرية: / Confidentialité Confidentiality
يجب أن يتضمن النظام تقنية تمكنه من تفادي كل ما يسببه التكشيف اليدوي والتعريف الوثائقي، وكل عمليات المراقبة الوثائقية، حيث لا يمكن أي مستفيد أن يتناول أي معلومة أو وثيقة إلا بعد موافقة النظام كإجراء حماية وضمان للسرية.
le système doit être capable d’éviter toutes contraintes d’indexation manuelle, d’identification, et toute opération de contrôle des documents. et aucun ne peut atteindre des documents et des informations que par autorisation bien établie de l’avance par le système.

- الحماية: Sécurité / Security
يجب ان يحترم النظام ويطبق مواصفات الحماية ( مثل المواصفة Z 42013 المتعلقة بوضع واستغلال النظم الإعلامية وذلك لضمان حفظ ودمج الوثائق المخزنة داخل النظام، وكذلك المواصفة ISO 15489 المتعلقة بوضع نظام معلوماتي توثيقي حيز التنفيذ )، وكذلك توفير الحماية والمعلومات خلال تداولها بالنظام وبين المستفيدين ، والتحويل اليدوي والآلي للوثائق والمعلومات، ومن جهة اخرى يجب على النظام القيام بعمليات مراقبة خلال دمج الوثائق والمعلومات المستوردة بالنظام ومعرفة تاريخيتها وخصوصياتها التوثيقية والتقنية من بيانات وبيانات البيانات او ما يسمى بالميتاداتا،
le système doit respecter les normes de sécurité suivantes : ( norme Z 42013 relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ses systèmes, et la Norme ISO 15489 relative à la mise en place de systèmes d’information documentaire ) , et offrir la sécurité des documents et des informations lors de leurs circulation, et transfert manuel ou automatique, et exécuter des contrôles de cohérence lors de l’intégrité des documents et des données acquises.( toute accès aux documents doit être contrôlé: historique des événements

-الحفظ : Sauvegarde / Save
يجب أن يكون النظام قادرا على حفظ الوثائق والمعلومات المعالجة إلكترونيا بقاعدة البيانات المركزية المعدة أو بأي وسيط من الوسائط المستخدمة كالأقراص المدمجة و الليزرية، ...الخ.، وذلك للأرشفة أو للتبادل.
le système doit être capable de sauvegarder les documents et les informations traitées sur la Base de données centrale ou autre support : CD / VIDEODISK / DVD /…etc. pour le but d’archivage ou d’échange.


/ IIنظام الورك فلو SYSTEME WORKFLOW

نظام "الورك فلو" هو أداة لمجموعة يتولى مهام مجموعة أنشطة بالمؤسسة الواحدة أو المجموعات بالتخاطب عن بعد عبر الشبكة . ويهتم هذا النظام خاصة بالمسارات الإدارية التي تعالج حدث خارجي منذ نشأته أو خلقه حتى معالجته النهائية والكاملة.
وهو أيضا نظام يعرف مختلف الأنشطة و الإجراءات التي وجب تطبيقها بالمؤسسة، ويعرف أيضا كيف يهيكل الإجراءات إلى أنشطة، ويوجهه كل نشاط إلى المستفيد أو الإداري اللازم حسب التصرف المحدد
Le système workflow est un outil de groupe qui fait appel à un groupe d’actions de l’entreprise. Il s’intéresse surtout aux processus administratifs qui traitent un événement extérieur depuis apparition jusqu’à son traitement complet.
Le système workflow est une application qui connaît les taches et la procédure à appliquer pour les cas qu’elle sait traiter. Elle sait décomposer les cas en taches, affecter chaque tache à un acteur selon les règles de gestion en vigueur.

• Les Apports de Workflow : إضافات نظام الوورك فلو-

- الحماية Sécurité :

لكل مشارك في النظام الحق في الدخول وبعدد محدد لمجموع الإجراءات المطبقة والأنشطة مثلا: مراقبة الدفوعات لا يمكن أن تكون إلا من طرف المحاسب.، وهو وحده القادر على للدخول إلى هذا الإجراء بالنظام.
pour chaque participant l’accès limite à un ensemble des procédures et d’activités .
Exp.: le contrôle des commandes ne peut être fait que par le comptable.

- Rapidité : السرعة
يتميز نظام الوورك فلو بسرعة الإجابة
Temps de réponse est très rapide

- Etat d’avancement: حالة التقدم -
يمكن نظام الوورك فلو من الدخول المباشر في أي مرحلة من مراحل العمل.
Accès immédiat à l’état d’un cas: ou en est la dernière révision ?

- Productivité: الإنتاجية-
يحقق نظام الوورك فلو إنتاجية كبيرة بخصوص:
- التخطيط وتوزيع المهام،
- بخصوص الإجابة عن الحالات الوظيفية لأي نشاط، -
- بخصوص الدخول المباشر للمعلومات والمعطيات.
Il y a une grande productivité au niveau de :
. planification et affectation des taches,
. réponses sur l’état des cas,
. l’accès immédiate aux données.
-
- Maîtrise des coûts : - التحكم في الأسعار

يمكن نظام الوورك فلو من حفظ الوقت لأي نشاط وظيفي، أي ما تطلب من وقت لإعداده، وثمن أي مقدار النشاط، وهو ما يعطي ويمكن من تحسين الجودة
Le système workfiow permet d’enregistrer le temps : durée / coûts de chaque tache qui donne une réussite de la qualité.

- Stockage : التخزين-
يمكن نظام الوورك فلو من:
- - دمج مختلف أنواع الوثائق،
- التصرف في مختلف أنواع المعلومات المخزنة،
- يتلاءم مع مختلف أنواع أوعية الحفظ من أقراص وغيرها،-
- يقع التخزين مهيكل وهرمي حسب أنواع المعلومات وأشكال الأوعية المخزنة،-
- التحيين،-
- مدة الحفظ، وتكون حسب-
- تحديد الأهمية الإستراتيجية للمعلومة،-
- المعلومة الهادفة
( intégration des différents types des documents / gestion de données des documents conservés / adaptables aux différents supports de stockage: DON / DM / DVD /..etc ) / stockage hiérarchisée en type des documents / fréquence des leurs utilisation / fréquence de mise à jour / durée de conservation / de l’intérêt stratégique de l’information / de la pertinalité des informations / ..etc )

- Suivi et contrôle : المتابعة والمراقبة-
يمكن نظام الوورك فلو من متابعة ومراقبة المعلومات والوثائق المعالجة بالنظام خلال الدورة العمرية لها، وذلك بالدمج مع جدول مدد حفظها المحدد مسبقا
Permet de contrôler les documents dans leur cycle de vie ( intègre une calendrier de conservation des documents ),

- Extraction des documents, استخراج وجذب الوثائق-
يمكن النظام من إستخراج الوثائق المعالجة

- Intégration avec les serveurs, - الدمج مع مختلف الخادمات ( الخوادم ) الأخرى

- Supports .. الأوعية ومختلف التطبيقات الإعلامية كوورد / إكسال / ب د ف
- les différents formats des documents. ( XML / DOC/PDF/…etc ),

- Mode Intranet et Internet, التعامل والاندماج مع الشبكات الأنترنات والأنترانات-

- يمكن نظام الوورك فلو من تقسيم إجراءات معالجة الوثائق إلى أقسام ومكننتها
- Modélisation et automatisation des processus de traitement des documents.
- تقسيم الأنشطة والإجراءات واستعمال مكونات النظام حسب الأولوية
- Partage les taches et processus et l’utilisation des composants avec priorité,

- Administration distante, - يمكن النظام من الإدارة عن بعد

- - يمكن النظام من التصرف في الإجراءات الوظيفية من حذف وإضافة وسحب دراسات وحالات
- Gestion des procédures ( suppression / ajout / états / ..etc.),

- يمكن نظام الوورك فلو من تحويل الوثائق المعالجة إلى نظام للأرشفة الإلكترونية
- Transfert des doc. vers un système d’archivage électronique,


III- -نظام الأرشفة الإلكترونية: Système d’Archivage Electronique

- حسب مواصفات وترتيبات وتشريعات محددة ومخصصة مثل "موراك" الذي يحدد مقاييس الأرشفة الإلكترونية، يتم إعداد نظام الأرشفة الإلكترونية بالمؤسسة المندمج بنظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات،
- Selon des spécifications et des exigences les normes spécialisées ( exp. MOREQ ( model requirements for the management of electronic records ), un SAE est un système électronique qui gère des documents archivés électroniquement après avoir gérer par les système GEID ( c.a.d . doc. divers géré par GEID pour arrivé au archivage électronique ).
- بعد معالجتها من طرف نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات، تمر الوثائق إلى نظام الأرشفة الإلكترونية حسب إجراءات محددة آليا تعتمد على جدول مدد حفظ الوثائق، ويكون هذا المرور غما عبر نظام التصرف الإلكتروني أو نظام الوورك فلو، أو حسب طلب شخصي من المستعمل.
- Après avoir gérer par les système GEID, les document passe a un SAE que se soit automatiquement ( selon des procédures prédéfinie ( calendrier de conservation des document ) par le système GEID et WORKFLOW, ou sur commande par personnalisée ).

- يحدد نظام الأرشفة الإلكترونية نظام تصنيف للوثائق يتم بموجبه تصنيف الوثائق إلكترونيا إلى فروع وأقسام وملفات وجذاذات وتكون هناك علاقة ترابطية بين هذه الفروع والملفات. Il y a un plan de classification prédéfinie et pré élaboré par le système SAE qui se situe au cœur de tout SAE. Par ce plan, les documents électroniques s’organise dans des dossiers électronique / sous dossiers ayant des relations entre eux.

- يمكن نظام الأرشفة الإلكترونية من انتقاء الوثائق ووضعها في أماكنها حسب نظام التصنيف المعتمد ويحدد تواجدها حسب جدول مدد حفظها.
- Le SAE capture ( sélectionne ) chaque document et le mettre dans sa place aux dossiers / sous dossiers /..etc. selon un calendrier d’age des documents.

- يحدد نظام الأرشفة الإلكترونية مقاييس للدخول إلى الوثائق والمعلومات ومقاييس لحفظها ومراقبتها وحمايتها ...الخ
- Le SAE doit permettre des exigences d’accès a ces documents / de leur conservation / leur contrôle / leur sécurité /…etc

- يجب أن يضمن نظام الوورك فلو ما يلي:
+ إنشاء وخلق نظام تصنيف الوثائق وتفريع الوثائق إلى ملفات وملفات فرعية /..الخ )،
+ اختيار الوثائق حسب خاصيات مختلفة لتصنيفها،
+ تصنيف الوثائق والمعلومات داخل نظام التصنيف المحدد،
+ صيانة نظام تصنيف الوثائق ( تغيير / حذف / إضافة /..الخ )
+ مراقبة مناولة إلى الوثائق المؤرشفة ( كل مناولة للوثائق يجب أن يتبعها تاريخية مفصلة لها: توقيت المناولة / مدة المناولة / اسم المستفيد / عنوانه / ...الخ ).
+ حماية الوثائق بالمعلومات المؤرخة لها التي تضمن أرشفة الوثائق،
+ حفظ الوثائق والمعلومات المؤرشفة في أماكن أخرى غير الأساسية لها كالوسائط أو الخادم ليتم استرجاعها في حالة ضياعها من مصدرها الرسمي،
+ مصداقية أرشفة الوثائق والمعلومات بأن لا يحدث تغييرات فيها دون طلب في شكلها ولا في مضمونها طوال مدة حفظها وأرشفتها،
+ حفظ الوثائق والمعلومات حسب جداول مدد للحفظ و الاستبقاء الوثائق والمعلومات المؤرشفة،
+ مراجعة وتحيين لمدد حفظ الوثائق، ويوجه إشارات للمسؤولين حول الوثائق التي انتهت مدة حفظها،
+ تحويل الوثائق المعدة للأرشفة من أماكنها الأصلية إلى أماكن أخرى وذلك للحفظ النهائي أو تحديد مصير آخر لها،
+ استيراد الوثائق المؤرشفة في أماكن أخرى،
+ تصدير الوثائق المعدة للأرشفة إلى أماكن أخرى في شكل نسخ مع ترك الأصول منها في النظام،
+ إتلاف الوثائق المعدة لذلك والتي افتقدت قيمتها،
+ البحث عن الوثائق المؤرشفة داخل النظام أو خارجه
+ مناولة واسترجاع الوثائق المؤرشفة داخل النظام أو خارجه،

• Création / intégration d’un plan de classement (dossiers / sous dossiers / …etc ),
• Capture: sélection les documents par caractéristiques diverses pour classement,
• Classement des documents archivés dans le plan de classement
• Maintenance du plan de classement ( modification / suppression / ajout / …etc)
• Contrôle d’accès aux documents archivés ( tout accès doit être signé par historique de tracibilité )
• Sécurité: Le SAE doit fournir des indices de sécurité aux documents. la tracibilité garantir la sécurité des documents archivés
• Sauvegarde et restauration: le système SAE doit garantir le sauvegarde des documents archivés dans des autres lieux autre que le système permettant de leurs restituer en cas de perte,
* Conservation et sort final: le SAE doit permettre d’élaborer des tableaux de conservation ,
• Révision: le SAE doit avoir un système de révision de délais de conservation des documents ( la révision est le processus de contrôle des documents archivés qui ont atteint la date de conservation ) pour signaler une remarque à l’administrateur.
• Transfert: le SAE doit avoir un système de déplacer les documents archivés du système à un autre lieu pour conservation définitive ou autre disposition finale,
• Import: Le SAE doit être capable d’importer des documents à archiver des autres lieux
• Export: consiste à déplacer les documents archivés ailleurs sous forme des copies, tout en gardant les originaux dans le système,
• Destruction: le SAE doit avoir un système de détruire les documents archivés n’ayant plus des valeurs
• Recherche
• Repérage
• Restitution












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Nov-13-2007, 05:52 PM   المشاركة2
المعلومات

أبـوفـيـصـل
إدارة المنتدى

أبـوفـيـصـل غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 391
تاريخ التسجيل: Aug 2002
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 2,367
بمعدل : 0.53 يومياً


تعجب مفارقات

الأستاذ الموثق التبيني
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،

جزاك الله خيراً على هذه المعلومات القيمة والتي تنير الطريق أمام طالبي أنظمة الأرشفة .
في اعتقادي المتواضع أن كل الشركات العاملة بهذا المجال يدّعي وصلاً "بليلى" وأن النظام الذي لديهم هو الأشمل والأنجع والأفضل والأجود ، بل يذهب البعض الآخر منهم إلى تحقير الأنظمة الأخرى وازدرائها .
هناك أخي الكريم نُظم شاملة تبدأ من الأرشفة ثم نظام إدارة الوثائق ثم الووركفلو وصولاً للبورتال.
بمعنى
Archiving >>DMS>>Workflow>>Portal

هناك أنظمة بنيت أساساً على ما نسميه "الصورة الكبيرة" بمعني نظام جاهز للتطوير والتعديل والمرحلية وهناك نظم أجزائها مفككة يصعب أحياناً الربط بينها.
هناك من يعمل والهدف الأساسي تجاري وهناك من يعمل وهدفه الاحترافية والتجارة معاً .

شكراً على الموضوع وحبذا لو عرضت تجربة نظام استخدمته أنت بالذات وبيان ما له وما عليه .

أخوك / أبوفيصل












  رد مع اقتباس
قديم Nov-14-2007, 01:51 PM   المشاركة3
المعلومات

hatemtn
مكتبي فعّال

hatemtn غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19521
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: تونــس
المشاركات: 193
بمعدل : 0.07 يومياً


افتراضي

الأخ الفاضل،
شكرا على المعلومات القيمة التي احتوتها مداخلتك المتعلقة بشروط تثبيت أنظمة الأرشفة الإلكترونية والوورك فلو,
عندي بعض الأسئلة:
الى اي مدى يتم التعامل مع مبادئ علم الأرشيف في نظام الأرشفة الالكترونية، ومنها مبدأ احترام النشأة؟
شيئ آخر تحدثت عن الحذف والتعديل آلا يتعارض هذا مع خصوصية الوثائق الأرشيفية, - يجب أن يكون النظام قادرا على تحوير محتوى الوثيقة بعد أن تم تحويلها من صورة إلى نص، وذلك بإصلاح أو إضافة أو حذف كلمات منها، وكذلك تحوير حجم وشكل الصفحة، وتبقى المشكلة في هذه التقنية في ما يخص النصوص باللغة العربية
إضافة أشياء للوثيقة الأرشيفية خاصة وأنها يمكن أن تكون رقمية ولايوجد لها نظير ورقي ألا يتعارض هذا مع خصوصية الوثيقة الأرشيفية؟
أهملت عنصر مهم وهم الميتادا Meta Data? التي تعتبر ركن أساسي من ركائز نظام الأرشفة الالكترونية، خاصة مع التطور السريع للتكنولوجيا؟ ليس المجال هنا للحديث عنها لكن أردت التوضيح فقط.
لم تتحدث عن ضرورة الحفاظ عن هيكل ومحتوى الوثيقة الالكترونية في نفس الوقت.
في كل الحالات موضوع شيق للنقاش أتمنى إثرائه من طرف الأعضاء وخاصة الخبير عبد الكريم بجاجة لدرايته الكبيرة بهذا المجال والأخ مبروك التبيني,
السلام












التوقيع
JLASSI HATEM
  رد مع اقتباس
قديم Nov-22-2007, 06:21 PM   المشاركة4
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي

بسم الله الرحمان الرحيم
الأخ الفاضل، أستاذنا الجليل ابو الفيصل
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
بارك الله فيكم على كلامكم اللطيف، ورسالتكم النبيلة، إنني أعرف مدى قدرتكم ودرايتكم بالموضوع وكما قلت كل يدعي الأفضلية لبرنامجه، غير أنه توجد من النظمة التي فرضت نفسها في السوق وأفضلها طبعا ساب آر ثري الذي يلاقي شهادة كل مستعمليه والخبراء في الميدان...
بالنسبة لي في الواقع أستعد لتثبيت نظام متكامل مندمج يحتوي التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات والأرشفة الإلكترونية والوورك فلو، وقد وصلتني وهي الآن بصدد الفرز والدراسة، العديد من الأنظمة تمنيت أن يكون أفضلها عربي ولكن ؟؟؟

حافظ ودكم
أخوك الأستاذ الموثق المبروك التبيني تونس












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Nov-22-2007, 06:51 PM   المشاركة5
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي

بسم الله الرحمان الرحيم

الأخ الفاضل حاتم الجلاصي المحترم

السلام عليكمورحمة الله وبركاته

شكرا لكم على اهتمامكم بما تم عرضه وعلى ردكم اللطيف ...

في الواقع انت تعرف كمختص ان علم الأرشيف هو علم شاسع له أسسه ومبادئه كغيره من العلوم، وان تحوله من المعالجة الكلاسيكية التقليدية التي انبنى عليهافي البداية، إلى الطريقة الحديثة اليوم التي تحكمها أسس التقنية الحديثة بايجابياتها وسلبياتها، وطالما ان الأمر في بدايته وحداثته فعلينا ان نقبل النقائص وهذا امر طبيعي لكل علم بادئ...
بالنسبة لمبدأ احترام النشاة أنت تعرف انه مبدأ نظري يتم تفعيله وتطبيقه عند الممارسة، وعليها فإن الأرشيفي مطالب باخذ ذلك بعين الإعتبار عند الممارسة وتطبيق النقنية الحديثة في المجال
بالنسبة لتحوير الوثائق إثر الرقمنة هذه مسألة تفرضهاالتقنية الحديثة، وقد أعدت للغاية السلمية/الإيجابية وعند الحاجة، فطالما تكون الوثيقة الورقية الأصلية قديمة إلى حد الغموض في بعض جوانبها او محتواها، وهذا يتطلب معالجة مادية تقنية باصلاح الكلمة الغامضة او كتابتها ان تلاشت وان تعارض ذلك مع خصوصية الوثيقة الأرشيفية، فعلينا ان نقبل الأمر على انه لغاية الإفادة لا النظر إليه فقط على انه طريقة يمكن ان تدلس الوثيقة او تغير محتواها... الأمر في عاية الحساسية انا أشاطرك الرأي لكن القائمين على خلق هاته التقنية بحثوا عن الإجابة لبعض التساؤلات وان أدركوا انها تثير تساؤلات أخرى وتلك هي مساوي التقنية الحديثة اليوم تجيب عن أسئلة وتهمل أخرى ربما لحداثتها، وربما مع الزمن وتطورها يتم تلافي هذه النقائص كما تم تلافي عدة نقائص كانت مطروحة مع ظهور التكنولوجيا وتمت معالجتها اليوم بالممارسة
بالنسبة بالميتاداتا او وصف البيانات هي لا مجال للشك أنها في غاية الأهمية للتكشيف الوثائقي حيث يتم الإعتماد عليها كبيانات تكشيفية...
بالنسبة لأرشفة الهيكل او المصدر إن كنت تقصد ذلك فهذا الأمر مطروح بلا نقاش، حيث يتم أرشفة المصدر من الوثيقة إن كانت ورقية قبل الإلكترونية، لكن بالنسبة للحالة الأولى مطروحة لفترة معينة فقط ذلك ان المعالجة الإلكترونية للوثائق هي في طريقها للقضاء على الوثيقة الورقية من الأساس وهي من الأهداف الكبرى لهذا المجال ببلوغ محيط بلا ورق، إذن الحديث عن المصدر الورقي هو حديث آني فقط اي تطبيق المجال على ما يتوفر اليوم من رصيد وثائقي أرشيفي وليس في الغد ربما...
أأمل أن أكون قد وفقت في بعض الإجابات المطلوبة وأملنا من الإخوة المختصين الدخول على الخط معنا لاثراء الحديث وتعميم الأهمية...

أخوكم الأستاذ الموثق المبروك التبيني تونس












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Nov-28-2007, 12:09 PM   المشاركة6
المعلومات

اسل صهيب
مكتبي جديد

اسل صهيب غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 38354
تاريخ التسجيل: Nov 2007
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 9
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

السلام عليكم اشكرك اخي العزيز على هذه المشاركة
واعتقد بانه يوجد مواقع اخرى مفيدة في مجال المواضيع العامة التي تهم الشارع العربي.












  رد مع اقتباس
قديم Nov-30-2007, 10:23 PM   المشاركة7
المعلومات

* هدى *
مكتبي متميز

* هدى * غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18137
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: اليمــن
المشاركات: 495
بمعدل : 0.16 يومياً


افتراضي

بسم الله الرحمن الرحيم
الاستاذ الفاضل المبروك
بارك الله فيك على هذاالموضوع
والذي يحتاج مني الى قراءة اكثر من مرة ثم مناقشتكم اذا كان فيه ضرورة لذلك
شكرا مرة اخرى












  رد مع اقتباس
قديم Jan-04-2012, 01:12 PM   المشاركة8
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي مرفق / مثال لنظام إدارة المحتوى المتكامل والأرشفة الإلكترونية في مجال المستشفيات

مشروع نظام الأرشفة إلكترونية المندمج باستخدام أنظمة :
إدارة المحتوى المتكامل والوورك فلو
Project of Integrated system of Electronic Archiving :
Eenterprise Content Management and WORKFLOW

الفهرس
1- تقديم
2- دراسة واقع السجلات بالمستشفى
3- النواقص / المشاكل
4- المقترحات / الحلول
• الجانب النظري
• الجانب التطبيقي
• الأهداف
5- خاتمة

1- تقديم :
تشرفنا بدعوة لزيارة مستشفى ما والوقوف على واقع السجلات والأرشيف عندهم واقتراح حلول لتطويره من الشكل التقليدي الورقي إلى الطور الإلكتروني ، وقد تخللت الزيارة جلسات مع مختلف المسؤولين عن مجال السجلات والأرشفة ، مقترحين علينا دراسة واقع المجال بالمستشفى لغاية تطويره والتحول به من المجال الورقي التقليدي إلى المجال الإلكتروني الحديث ، وذلك في إطار مواكبة عصر التقنية الحديثة من جهة ومسايرة توجهات الحكومة الرامية إلى إرساء مشروع الحكومة الإلكترونيةE-GOVERNMENT الذي يهدف بالأساس إلى رسم محيط بلا ورق UNLESS PAPER ENVIRONMENT .
وكما كان متوقعا بالنسبة حيث تتشابه أوضاع السجلات في طورها التقليدي الورقي ، كان وضع السجلات بالمستشفى يعاني من نواقص عدة أهمها فضاءات الحفظ / وتكدس الملفات بترتيبها العشوائي / وافتقار العامل البشري المختص ، إضافة إلى ما يترتب عنه المعالجة اليدوية للأرصدة الأرشيفية من بطء عمل وإهدار للوقت والمجهودات ، وضياع المعلومة والوثائق أحيانا ، وكذلك انعدام المقاييس والمواصفات العلمية STANDARDS المعمول بها حسب المواصفات ISO 15489 المتعلقة بالأرشفة بكامل مراحلها ) .


2- واقع السجلات بالمستشفى :
يتخلل واقع السجلات والأرشيف بمستشفى الأطفال بالأحساء عدة نقائص
- مشاكل فضاءات الحفظ (غير مهيئة من ناحية التهوية / المساحة / الخ )
- مشاكل تجهيزات الحفظ ( رفوف غير مقننة
- مشاكل ظروف الحفظ : ( غبار / رطوبة / تهوية / ..الخ. )
- افتقار للعنصر البشري المختص
- افتقار لأدوات العمل الأرشيفي Archival Tools ( 4 أدوات أساسية : دليل القائمة الاسمية للوثائق والملفات / نظام تصنيف الوثائق / جدول لوائح حفظ الوثائق / دليل الإجراءات الأرشيفية من يفعل ماذا ؟ ) .


3- النواقص / المشاكل :
- تكدس السجلات / الملفات واختلاطها
- حفظ عشوائي
- ضياع محتمل للوثائق
- إهدار وقت العمل للبحث عن الوثائق والمعلومة
- انعدام حماية وأمن وسرية الوثائق
- تأخر عن مواكبة ركب التقنية الحديثة : الحكومة الإلكترونية E-government

4- المقترحات / الحلول:
- توفير العنصر البشري المختص
- تطبيق سياسة توثيق وأرشفة علمية ( تطبيق المقاييس والمواصفات العالمية المعمول بها ( ISO 15489 ) المتعلقة بإدارة السجلات خلال مختلف مراحل أعمارها الثلاثة : النشطة / الشبه نشطة / المصير النهائي ) .
- توفير فضاءات الحفظ الملائمة على أسس علمية وصحية سليمة.
- توفير التجهيزات اللازمة لحفظ الملفات والسجلات ( رفوف عادية أو متحركة أو كردكس إلكتروني Cardex/ صناديق الحفظ / تجهيزات إعلامية وإلكترونية / ...الخ ) .


5- الأهداف :
• المرحلة الأولى : تكوين أرشيف تقليدي ورقي منظم ( ضروري )
• المرحلة الثانية : أرشيف مرجعي آلي محوسب ( ضروري )
• المرحلة الثالثة : أرشفة إلكترونية للوثائق والمعلومات ( إختياري )Elec. management of documents and information
• المرحلة الرابعة : إدارة محتوى متكامل وأرشفة إلكترونية ECM ( اختياري مرحلة متقدمة
• جدا ) Enterprise content management and electronic archiving

مثال مجسد للأرشفة الإلكترونية الخاص بالمستشفى:

نظام الإدارة الشاملة للمحتويات او إدارة المحتوى المتكامل (ECM): وهو نظام يقوم بإدارة البيانات والملفات واحتوائها بشكل كامل حيث يمكن تحليلها واسترجاعها بشكل سريع ، وهو أيضا بيئة كاملة يمكن تعدليها لكي تقوم بعمل أي مهمة ترغب بها المؤسسة وتكون مندمجة في ما بينها : Integrated system مثل الأرشفة الإلكترونية و إدارة نظام شؤون الموظفين و الحجوزات الخاصة بالمرضى ، الخ .وتستخدم تقنيات عالية لإدارة المحتويات مثل OCR وقواعد البيانات المتقدمة مثل ORACLE .


• مثال لهيكلة نظام إدارة المحتوى المتكامل
* خطوات التحول للوثائق الإلكترونية:
* أولاً: تحويل الملفات القديمة الى صيغة إلكترونية (رقمنة الموروث Backlog phase) :
وهي مرحلة طويلة نسبياً وتأخذ معظم الوقت والجهد اعتماداً على حجم الملفات والسجلات التي يتم معالجتها وتحويلها للصيغة الإلكترونية.

• ثانياً: تشغيل النظام والعمل بشكل إلكتروني متكامل.
وهي مرحلة تتم بعد المرور بعملية تحليل متطلبات المشروع حسب رغبة الإدارة وتوفير التجهيزات اللازمة ومن ثم تصميمه وتشغيله بشكل تجريبي انتهاءً إلى تشغيله بشكل نهائي ورسمي.

• بعض الأمثلة للتجهيزات اللازمة:


تطبيقات الأرشفة (Archieve apps) الخادمات (Servers) ers) طابعة الباركود (Barcode Printers) / الماسحات الضوئية scanners قارئة الباركود (Barcode Readers)


وبافتراض أن رغبة القائمين على المشروع أن يتم التعامل بشكل إلكتروني شامل.

• مثال لرقمنة ملفات المستشفى :
1- فتح ملف جديد للمريض :
عند تحديد موعد للمريض :
تقارير وإحصائيات : Output
تفسير عملي للمقترحات

1 - المرحلة الأولى : أرشيف تقليدي ورقي منظم ( ضروري )

• إعداد النماذج الأرشيفية الموحدة حسب المقاييس المعمول بها بلوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات :
- نموذج ترتيب وحفظ الوثائق Classification
- نموذج الفهرسة ( تحديد محتوى الملف ) Indexing
- نموذج تحويل الوثائق ( من العمر النشط إلى العمر الشبه نشط ) Transfer
- نموذج إعارة الوثائق Communication
- نموذج إيداع الوثائق للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات Deposit of documents to national center of records
- نموذج جرد وفرز الوثائق Inventory and sorting
- نموذج إتلاف الوثائق Destruction
- نموذج تقويم الوثائق ( تحديد أعمارها الثلاثة ) Evaluation / Conservation
• إعداد أدوات العمل الأرشيفي Archival Tools ( 4 أدوات أساسية : دليل القائمة الإسمية للوثائق والملفات / نظام تصنيف الوثائق / جدول لوائح حفظ الوثائق / دليل الإجراءات الأرشيفية : من يفعل ماذا ؟ ) .
• تطبيق السلسلة الوثائقية الأرشيفية :
- إجراءات التصنيف والترتيب Procedures of classification
- إجراءات تحويل الملفات من العمر النشط إلى العمر الشبه نشط Procedures of transfer
- إجراءات الترفيف و الحفظ Procedures of conservation
- إجراءات الإعارة والمناولة Procedures of communication
- إجراءات الفرز والإتلاف Procedures of sorting and destruction

2- المرحلة الثانية : أرشيف مرجعي آلي محوسب ( ضروري ) Computring process management

• تطبيق إجراءات السلسلة الوثائقية ا لأرشيفية عبر تطبيقات الحاسب الآلي ( تحويل / حفظ / إعارة / ..الخ ) عبر تطبيقات إعلامية غير مخصصة من ذلك برنامج أكسس للقاعد البيانات / وين إيزيس WINISIS /إكسل / ..الخ عبر العناصر الثلاثة الأساسية :مدخلات INPUT / معالجة TREATMENT / مخرجات OUTPUT
والهدف هو سرعة بعض الإجراءات المذكورة ويتطلب لذلك تجهيزات إعلامية.

3- المرحلة الثالثة : أرشفة إلكترونية / نظام إدارة المحتوى المتكامل ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT ( مرحلة متقدمة )
• إعدادد قاعدة بيانات أرشيفية تتعلق بالإجراءات الأرشيفيةINPUT ( تحويل/ إعارة / تقارير / ..الخ )
• رقمنة الوثائق عبر جهاز الماسح الضوئي ( تصوير ضوئي ) SCANNING
• قراءة ضوئية للحروف ICR OCR/= OPTICAL CHARACTER ECOGNITION
• تخزين إلكتروني ELECTRONIC STORAGE
• اعتماد تقنية البار كود BAR CODE
• بث إلكتروني ELECTRONIC DIFFUSION
• الحصول على مخرجاتOUTPUT حسب الرغبة ( تقارير / إحصائيات / أدوات بحث / الخ )

• فتح ملف جديد للمريض :New file
1- فتح ملف جديد ( ورقي ) لمريض بمكتب الاستقبال بالمستشفي
2- تسجيل الملف بقاعدة البيات المخصصة : ملف جديد
3- إعطاء رمز بار كود للملف


4- تحويل الملف للطبيب
5- دخول الطبيب للملف عبر الرمز البار كود ) barcodeشاشة الطبيب )
6- معالجة الطبيب للمريض وتدعيم الملف بوثائق فنية: ( كشوفات / فحوصات / موعد طبي / ..الخ )
7- تحويل الطبيب للمريض للمختبر او الصيدلة او إعطاء موعد لاحق


• حفظ إلكتروني للملف Electronic Storage
8- غلق الملف وتحويله إلى مركز حفظ الملفات Records
9- اعتماد نظام التصنيف المعتمد لترفيف الملف وحفظه ( ورقيا )


• رقمنة الوثائق : Scanning
10- اعتماد قواعد البيانات المستخدمة لرقمنة الوثائق المكونة للملف
11- تسجيل الموعد القادم لإعارة الملف وتحديد رمزا له
12- ترفيف و حفظ الملف الورقي
13- اندماج المعطيات بين مكتب الاستقبال والطبيب ومركز حفظ الوثائق


• إعارة الملف : Communication

14- حسب شاشة الطبيب ، ترسل إشارات إلكترونية من مكتب الاستقبال إلى مركز حفظ الوثائق حول الملفات المزمع إحضارها قبل يوم من الموعد لإحضار الملف للطبيب المعني
15- تحويل الملف للطبيب المعني عند الموعد
16- دخول الطبيب على شاشته لمعرفة مواعيد اليوم واستقبال المريض
17- تحديث وتحيين محتويات الملف من قبل الطبيب (إضافة وثائق / إلغاء/..الخ)
18- عودة الملف لقسم الاستقبال لتسجيل الموعد الجديد أو إشارة غلق الملف نهائيا
19- عودة الملف إلى مركز حفظ الوثائق ورقمنة الوثائق المحدثة بنفس الملف وتسجيل الحالة الجديدة للملف ( موعد جديد / غلق / تحويل لطبيب ثاني ) .

* مجسد الوظائف عبر الفلوشارط

نموذج MODAL / FLOWSHART EMID / WORKFLOW

* نموذج لقاعدة بيانات أرشيفية

* مثال لاقتناء الوثائق
• مثال لتحويل الوثائق المرقونة إلى وثائق إلكترونية محمولة PDF


* مثال لنقل الملفات الإلكترونية ( spool )
• مثال لرقمنة الوثائق

• مثال للفهرسة الوصفية للوثائق الإلكترونية

* مثال للتكشيف اليدوي للوثائق الإلكترونية
I/ مرحلة دراسة الخطة - دراسة وضع للسجلات
SYSTEM STUDY - تحديد النواقص والمشاكل
- دراسة الموارد المتاحة ( البشرية / التجهيزات /الخ )
- تحديد المقترحات
II / مرحلة بناء الخطة

ELABORATION SYSTEM
III/ مرحلة تحديد واقتناء الموارد
MATERIALS ACQUISITION

IV / مرحلة تنفيذ الخطة :

1- اقتناء الوثائق الإلكترونية:
2- فتح ملف جديد أو أرشفة السجلات القديمة :

3-مرحلة المعالجة المادية للوثائق الإلكترونية Material treatment- 4- مرحلة المعالجة الفكرية والوصفية للوثائق الإلكترونية
Intellectual treatment of elec. Doc.

5 - مرحلة التصنيف الإلكتروني للوثائق : Elec. Classification
6 – مرحلة إثبات الوثيقة الإلكترونية : Elec. signature
7 -مرحلة الحفظ الإلكتروني للوثائق : Elec. Storage of doc.
8- حماية وأمن الوثائق الإلكترونية Safety / Security
9- مرحلة مناولة الوثائق الإلكترونية Communication
نتائج البحث












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Jan-04-2012, 05:44 PM   المشاركة9
المعلومات

مريم سكيكدة
مكتبي مثابر

مريم سكيكدة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 108714
تاريخ التسجيل: Aug 2011
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 26
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي

شكرا للأستاذ الفاضل على هذه المعلومات المفيدة حول منهجية معالجة أرشيف المستشفيات من الناحية الإلكترونية خاصة مع نقص المعلومات حول هذا النوع من الأرشيف












  رد مع اقتباس
قديم Mar-26-2012, 08:49 AM   المشاركة10
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي

العفو أختي مريم ولا شكر على واجب ، هذا أقل ما نقدر على تقيدمه لخدمة المجال












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Oct-12-2012, 10:35 PM   المشاركة11
المعلومات

محمد ريال
مكتبي جديد

محمد ريال غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 116871
تاريخ التسجيل: Jan 2012
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 2
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

مشكوريا استاد












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
الوثيقة الأرشيفيـــة : من الصلصال إلى الرق إلى الورقة إلى المغناطيسي إلى الإلكتروني المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 7 Jul-17-2014 12:54 PM
الإدارة الالكترونية e-management عصفورة الشام منتدى تقنية المعلومات 6 Jan-08-2010 02:46 PM
مطلوب حلقة بحث بخصوص الخدمة المرجعية الحديثة wwwram741 منتدى تقنية المعلومات 1 Oct-27-2007 10:43 AM
تثبيت أنظمة التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات / الأرشفة الإلكترونية والوورك فلو المبروك التبيني المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 0 Jul-13-2007 12:56 PM


الساعة الآن 06:22 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين