منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » سؤال / جواب عن الأرشيف.

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Apr-14-2008, 09:27 AM   المشاركة1
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز
الوثائق و البحوث - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 649
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي سؤال / جواب عن الأرشيف.

تحية طيبة و بعد؛
لقد تلقيت بعض الرسائل الخاصة، و أفضل الجواب عنها مباشرة في المنتدى لتعميم الفائدة، و لنتجنب تكرا نفس الأسئلة، و لفسح المجال لأرى أخرى تدحم الحوار؛ و شكرًا للجميع.
عبدالكريم بجاجة.


عبد الحليم خنافي
مكتبي جديد
تاريخ الانتساب: Mar 2008
الدولة: الجـزائر

شكر-تسائل/
________________________________________
شكرا جزيلا على كل المعلومات والمعطيات الهامة.سؤال/ على من تقع المسؤلية القانونية والجنائتة على -الارشفيين ام اصحاب القرار-في حالة وجود الارشيف في وضعية لا تتوافق مع المقاييس العلمية و العالمية لحفظ و تسيير المحفوظات.


الجواب: يرجع لقانون الأرشيف تحديد مسؤولية الإدارة و الأرشيفيين على وضع الأرشيف. يجب على الإدارة أن تطبق بنود قانون الأرشيف، و توفير الإمكانيات اللازمة لحفظ الأرشيف، و صيانته، و ترقيته. كما يجب على الأرشيفي أن يسعى على حفظ الأرشيف في أحسن الظروف، و أن يقوم بالمعالجة العلمية للأرشيف حسب المعايير الدولية، و أن يرفع للإدارة كل المشاكل التي تعرقل مهامه، و بالتالي تصبح عبئًا على مسؤولياته.



Apr-12-2008, 12:49 AM
عبد الحليم خنافي
مكتبي جديد
الدولة: الجـزائر

تسائل
________________________________________
-ف/ي -اعتماد الارشفة الالكترونية في تسيير وحفظ وثائق الارشيف ما هى ايجابيات وسلبيات الارشفة الالكترونية .مشكوررر.


الجواب: تُعَدُّ المميزة الأساسية للأرشفة الإلكترونية في سهولة التحويل عبر البريد الإلكتروني، و الإتاحة عبر مواقع الإنترنيت. و لكن، لم تضمن الأرشفة الإلكترونية الحفظ في المدى الطويل، بسبب التغيير السريع للبرامج و الدعائم. يمكن أن تستفيد من المزيد من دراستنا حول هذا الموضوع، و من دليل الأرشيف الإلكتروني الذي قمنا بتعريبه؛ و الوثيقتين منشورة في هذا الموقع:
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9546
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9551


نسيم فلسطين
مكتبي جديد
الدولة: فلسطيـن

السلام عليكم
________________________________________
شكرا لك على الاستبيان لقد استفدت منه كثيرا لكن عندي مشكلة اتمنى ان اجد عندك الحل لها هو انني لا اعرف كيف ارتب البحث مثلا المقدمة والشركة تطلب ان اكتب لمحة عنها كما انني جمعت معلومات كثيرة عن الارشفة لكني لا اعرف ترتيبها

ارجوا مساعدتي ولك جزيل الشكر


الجواب: إذا يتعلق الأمر بتشخيص و ضع الأرشيف في مؤسسة ما، يمكنك إتباع الخطة التي وضعتها، و ملء الأركان بالمعلومات التي أرصدتها، بدءًا بتقديم المؤسسة التي تحاول تشيص أرشيفها، أي لمحة عنها و نشاطاتها.
و لكن، إذا تعلق الأمر ببحث ما خارج عن نطاق تشخيص و ضع الأرشيف، إنه من الصعب مساعدتك عن بعد، دون مراجعة المادة التي جمعتها. من المفروض في أي بحث أن تحدد الموضوع بالضبط، و أن توضح الإشكالية التي تريد معالجتها بإضافة دراسة جديدة تساهم في التطور العلمي، و أن تضع للدراسة خطة بخطوط عريضة، ثم أن تنطلق في البحث عن المعلومات التي تفيد دراستك، و تجمع هذه المعلومات، و ترتبها حسب خطة البحث، و تدرسها، و تعالجها على ضوء الإشكالية التي وضعتها من قبل، إلى آخره. و النتيجة تكون دراسة قيمة جديدة، موثقة و مدعمة بالمعلومات التي تلقيتها في الميدان. إذن، النصيحة الوحيدة هي أن تستند لمدير البحث، أو أستاذ مختص يوجد في المحيط التي تعمل فه.


عبد الحليم خنافي
مكتبي جديد
الدولة: الجـزائر

تحية /تسائل.
________________________________________
تحية طيبة الاستاد الكريم -نلتمس منكم الاجابة عن مواظيعى . -معلومات عن الادارة الاستراتيجية و دورها. مشكور مع كل الاحترامات و التقدير .


الجواب: معذرة، و لكن هذا السؤال يتعلق بالعلوم الإدارية و ليس بعلم الأرشيف، مجال اختصاصي. لنا تصور عن الأرشيف الاستراتيجي الذي يوجد في جميع المؤسسات مهما كان مجال عملها، و مستواها في السلم الإداري، و لنا توجيهات خاصة بحفظ هذا النوع من الأرشيف. و لكن، ليس لنا أي تدخل في مجال الإدارة الإستراتيجية.



عبد الحليم خنافي
مكتبي جديد
الدولة: الجـزائر

سوال
________________________________________
نريد معلومات في موضوع /الارشيفي بين نكهة الوثيقة الورقية و حتمية الوثيقة الالكنرونية. مشكوووور حضرة المستشار **حليم **


الجواب: أرجع إلى ردنا حول موضوع الأرشيف الإلكتروني، و شكرًا.












  رد مع اقتباس
قديم Apr-14-2008, 10:57 AM   المشاركة2
المعلومات

زهير بوعلي
مكتبي متميز

زهير بوعلي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19739
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 327
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي

أستاذي الكريم...تحية طيبة وبعد ..
إجاباتك كانت شافية كافية وفي صميم الموضوع ...
أنا شخصيا تركت العمل بالأرشيف بعد ثلاث سنوات ( من المعاناة) لأن ذهنيات مسؤولينا -للأسف الشديد- مازالت بعيدة كل البعد عن التطورات الحاصلة في هذا المجال...أعمل حاليا بالمكتبة الجامعية أين أحس أن الظروف أحسن .وتساعد على تقديم شيء ما لهذا الوطن العزيز...
أرجو أن تتقبل مروري وننتظر المزيد من مواضيعك المفيدة والقيمة جدا.












التوقيع
كـــن فـي هـذه الــدنـيـا كـأنــك غــريــب أو عــابــر سـبـيـــل
  رد مع اقتباس
قديم Apr-14-2008, 02:50 PM   المشاركة3
المعلومات

دينا عبد اللطيف
مكتبي مثابر

دينا عبد اللطيف غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 26613
تاريخ التسجيل: Mar 2007
الدولة: مصـــر
المشاركات: 48
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي

استاذي العزيز
الحقيقة انني اتمنى العمل في مؤسسة ارشيفية تحتاج الى مجهود لاعادة بنائها وتطويرها على شرط ان اجد في من حولي رغبة حقيقية في التغير والتطوير ولكن للاسف لا يوجد لدى احد مسئول هذه الرغبة ، لذا انا ايضا رفضت العمل في دار الوثائق القومية بالقطعة واعمل حاليا في مكتبة مركز معلومات المركز القومي للبحوث التربوية بمصر. اتمنى ان ياتي يوما ونجد من يرغب حقا في التغير والتطوير .شكرا لك على كل شئ يا استاذنا الجليل .كما اتمنى زيادة اقسام الوثائق والمعلومات بالجامعات المصرية حيث ان الاكثر انتشارا اقسام المكتبات
وشكرا












  رد مع اقتباس
قديم Apr-14-2008, 08:42 PM   المشاركة4
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز
الوثائق و البحوث - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 649
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي أكبر مشكل يواجه الأرشيف...

تحية طيبة و بعد؛
مرة أخرى ألاحظ، و للأسف الشديد، أن أكبر مشكل يواجه الأرشيف هو النظرة السيئة للأرشيف و للأرشيفيين من قبل عدة مسؤولين، رغم أهمية الوثائق كوسيلة عمل أولا تساهم في تحسين إدارة المؤسسات، ثم كمادة تاريخية و ذاكرة وطنية توثق تاريخ الأمة. مهما يكن، يعد العمل الأرشيفي عملا ضروريًا لكل المؤسسات مهما كان اختصاصها؛ إن فرص العمل في هذا المجال متوافرة في جمبع المجالات، و يرجع للأرشيفيين أن يبرهنوا عن مهارتهم، و عن الفائدة القصوى لعملهم. سوف تتغير النظرة إتجاه مجال الأرشيف مع تطور الحضارة في البلاد العربية. إن هذه التظرة تختلف تمامًا في البلدان الغربية، و هذا راجع لتطورهم في العلم و التقنولوجية. عبدالكريم بجاجة.












  رد مع اقتباس
قديم Apr-14-2008, 11:04 PM   المشاركة5
المعلومات

علي حسن علي احمد
مكتبي فعّال

علي حسن علي احمد غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 28274
تاريخ التسجيل: Apr 2007
الدولة: أمريكا
المشاركات: 148
بمعدل : 0.05 يومياً


افتراضي مشكور اساذنا

مشكور استاذنا علي هذه الردود الخاصه وباذن الله سوف يصبح الارشيف مورد اساسي في جميع قطاعات العمل المعلوماتي












  رد مع اقتباس
قديم Apr-15-2008, 01:25 PM   المشاركة6
المعلومات

زهير بوعلي
مكتبي متميز

زهير بوعلي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19739
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 327
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي

نتمنى ذلك أستاذ...لكن بعد أجيال ربما...مع أن كل آت قريب أو إن غدا لناظره قريب...












التوقيع
كـــن فـي هـذه الــدنـيـا كـأنــك غــريــب أو عــابــر سـبـيـــل
  رد مع اقتباس
قديم Apr-16-2008, 09:51 AM   المشاركة7
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز
الوثائق و البحوث - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 649
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي التفاؤل ضروري...

تحية طيبة و بعد؛
رغم كل ما قلناه، و المرارة التي نعيشها بعض الأحيان في الأرشيف، يجب علينا أن نعترف بالتطورات التي وقعت منذ 30 سنة مضت؛ و أنا شاهد عن ذلك لكوني أعمل في الحقل الأرشيفي منذ 34 سنة. لنأخذ مثال الجزائر:
كانت الانطلاقة سنة 1974، و عدد الأرشيفيين لا يتجاوز 5 أو6 في مؤسسة الأرشيف الوطني الفتية. كنت من ضمن هذا الطاقم الأول، و إذ كنا جامعيين حاصلين على شهادات عليا ما بعد التدرج في مجال التاريخ الذي أدخلنا في عالم الأرشيف، لم يكن لنا أي تكوين، و لا أي خبير يمكن استشاراته للقيام بعملنا. كما لا يوجد آنذاك لا قانون واضح للأرشيف، و لا مراكز أرشيف، و لا نصوص تنظم إدارة الأرشيف ماعدا الإتلاف. كان بإمكان لكل واحد منا أن يعمل في أي مؤسسة، و كل الأبواب كانت مفتوحة: لم يوجد آنذاك في الجزائر عدد كبير من كوادر حاملين شهادة "DEA"، و اخترنا هذه المهنة النبيلة رغما عن النظرة السيئة للمجتمع حول الأرشيف، بدءًا بعائلاتنا التي لم تفهم هذا الاختيار.
أما اليوم، و الحمد لله، للجزائر مركز أرشيف وطني في المستوى العالمي، و قانون الأرشيف، و نصوص تنظيمية لإدارة الأرشيف، و مراكز أرشيف محلية في عدة ولايات، و عدد الأرشيفيين الذين يعملون في الوزارات، و الولايات، و المؤسسات الوطنية، و البلديات، يفوق 1.000، و أتكلم فقط على الذين شاركوا قي مسابقات التوظيف للإدماج في سلك الأرشيفيين، و هم حاصلين على شهادة الليسانس في علم المكتبات و العلوم التوثيقية؛ و يشرفني أن أمضيت قرارات التعيين ل800 منهم في السنوات 1995-2000.
هذه الشهادة للتاريخ، و يجب علينا أن نوصي بالتفاؤل، قبل الذهاب النهائي للتقاعد.
عبدالكريم بجاجة












  رد مع اقتباس
قديم Apr-16-2008, 01:50 PM   المشاركة8
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز
الوثائق و البحوث - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 649
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي بعض الملاحظات قبل تكليف شركة بالتصوير الضوؤي...

سؤال:
الاستاذ عبدالكريم بجاجة - المحترم
تحية طيبة وبعد
…أنا في حاجة إلى الاسترشاد "بنماذج عقود خدمات أرشفة الكترونية وحفظ " لدى الغير حيث إن شركتي تعتزم إحالة وثائقها الإدارية والمالية إلى احد الشركات الوطنية المتخصصة في مجال الأرشفة الالكترونية ونحن ليس لدينا الخبرة في هذا الشأن عليه هل بالإمكان إرسالي نماذج من عقود مسح ضوئي وحفظ وثائق لدى الغير.
أكون شاكرا لتعاونكم ..
و السلام عليكم ورحمة الله
....

جواب:
تحية طيبة و بعد؛
شكرًا على رسالتكم الكريمة، و على ثقتكم. في الواقع ليس لديَ أي نموذج من عقود خاصة بعملية الأرشفة الإلكترونية مع شركة خارجية. و لكن، يمنكم الرجوع إلى دليل الأرشيف الإلكتروني، الذي قمنا بتعريبه و هو مرفق للرسالة، أين تجدون النصائح المفيدة في هذا المجال، خاصة التفاصيل حول المستلزمات الأرشيفية التي يجب احترامها في أي عمل أرشفة إلكترونية.
أرى من واجبي تقديم الملاحظات التالية:
1- لا يمكن في أي حال من الأحوال إتلاف الأرشيف الأصلي بحجة تصويره الرقمي؛ و تجدون طيه دراسة قمت بها حول "حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل".
2- يجب على الشركة أن تعطي ضمانات فيما يتعلق بالبرنامج المستخدم، الذي يجب أن يكون مفتوحًا و قابل للإثراء، و التحديث، و الهجرة في دعائم أخرى ببرامج أخرى.
3- يجب على الشركة أن لم تعتمد على مكان وجود الأرشيف الأصلي عند عملية التصوير الرقمي و الفهرسة الإلكترونية. إذا استخدمت الشركة نظام "البار كود-Barre Code"، يفضل الاعتماد على نظام السلسلة الأرشيفية، و هو ثابت، بدلاً من تعيين مكان الحفظ، و هو غير ثابت لأنه يمكن تحويل الأرشيف الأصلي إلى مكان آخر لأي سبب؛ و إلاّ سوف يُبطل نظام الفهرسة، و بالتالي البحث، بل حتى التصوير كله إذا حول الأرشيف الأصلي من مكانه الأول، و كان التصوير معتمدًا على هذا المكان بالذات.
4- يجب على الشركة أن تعطي ضمانات على جودة العمل الإلكتروني، و أن لم تفقد الوثائق الإلكترونية أصالتها (authenticity)، و سلامتها (integrity)، و ثبوتها (reliability)، و أن تبقى قابلة للاستعمال (usability) مع مرور السنين.
5- يجب على الشركة أن تسلم الأرشيف الإلكتروني في عدة أشكال:CD-DVD، كما يجب إنجاز نسخة على شكل ميكروفيلم، و هذه العملية آلية و تنجز في مخبر الميكروفيلم انطلاقًا من النسخ الإلكترونية، سي دي (CD) مثلاً.
و لنبقى في الاتصال المثمر إن شاء الله.
عبدالكريم بجاجة


Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971
www.cdr.gov.ae












  رد مع اقتباس
قديم Apr-16-2008, 02:07 PM   المشاركة9
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز
الوثائق و البحوث - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 649
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي سؤال حول تنظيم أرشيف الجامعة ببلد عربي.

سؤال حول تنظيم أرشيف الجامعة ببلد عربي...

الجواب:

تحية طيبة و بعد؛
يجب في الخطوة الأولى تشخيص وضع الأرشيف في الإدارات و المعاهد، حسب الاستبيانات التي أرسلناها من قبل. سوف تسمح هذه العملية بتحديد المشاكل، و تهيئة الظروف المناسبة لتحويل الأرشيف من الإدارات إلى الأرشيف المركزي، ثم اقتراح خطة لتسوية الوضع تنجز في مراحل.
على العموم، أقترح على حضرتكم نموذج خطة وضعتها للتكفل بأرشيف جامعة هامة، لا يجب ذكرها. سجلي سيدتي، أن عملية تحويل الأرشيف تخضع لنضام نقدمه في البند 5 (جدول تحويل الأرشيف-النموذج) من هذه الخطة.
و شكرًا على ثقتكم.




Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971


www.cdr.gov.ae



إدخال نظام جديد لحفظ الأرشيف بالجامعة

إن الجامعة ... تنتج أرشيفًا ضخمًا ومتنوعًا: أرشيف إداري – مالي – ملفات الأشخاص ( أساتذة – موظفين – طلبة ) - أرشيف الدروس والبحوث – أرشيف الامتحانات – العلاقات الخارجية ...
لذا يجب تحديد سياسة تضمن حفظ الأرشيف والاستفادة منه، قبل أن يتم تحويله في المستقبل إلى الأرشيف الوطني. تهدف هذه السياسة الجديدة إلى إنشاء شبكة داخلية لأرشيف الجامعة ترتكز على شعبة أرشيف في كل إدارة ومعهد، وقسم أرشيف مركزي على مستوى الأمانة العامة للجامعة يجمع فيه أرشيف الجامعة؛ و يمكن تلخيص النظام الجديد على الشكل التالي:

الأمـانـة الـعــامـة للجامعة

إدارة الأرشيف المركزي
الهيكل التنظيمي المرافق الموارد البشرية
إدارة الأرشيف المركزي للجامعة
مكاتب إدارية + مخبر تقني IT + مخازن حفظ الأرشيف
- رئيس الإدارة
- خبير أرشيف، خبير IT
- أرشيفيين
- عمال

شبكة الأرشيف الجامعي
إدارة 1 - إدارة 2 -إدارة 3...-معهد 1 -معهد 2 -معهد 3
شعبة أرشيف شعبة شعبة شعبة شعبة شعبة

لتحقيق هذا الهدف يجب إتباع الخطوات التالية:
- الإجراءات العامة لحماية الأرشيف و فهرسته.
- تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه.


الإجراءات العامة لحماية الأرشيف وفهرسته

نقدم الآن بعض الاقتراحات العاجلة التي تهدف إلى تسوية الوضع الحالي، قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية : العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ". يجب تطبيق هذه الإجراءات في كل الإدارات و المعاهد ، حسب الوضع الحالي:

1 - منع إتلاف الأرشيف : إصدار قرار داخلي يمنع بموجبه منعاً باتاً أي عملية إتلاف أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز المحفوظات الوطنية.
2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف : إصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة.
3– تخصيص قاعات جديدة لحفظ الأرشيف مجهزة برفوف معدنية.
4– تحديد مسؤولية الأرشيف : تعيين مسؤول عن شعبة الأرشيف في كل إدارة و معهد، ومسؤول عن الأرشيف المركزي للجامعة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء داخل الجامعة أو خارجها.
5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة : إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي للأرشيف فقط، بغضَّ النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات.
6 – تطهير الأرشيف : يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات و في المعاهد، أم في مناطق المخازن العامة:
• تعقيم القاعات بالتبخير الكيميائي "fumigation".
• إزالة الغبار والرمال والنفايات.
• تنظيف الملفات وتنقيتها واحدة واحدة.
• إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف.
7- التجهيز : تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الأمنية خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – ABC Powder" في مدخل كل قاعة أرشيف؛ و تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس :18 درجة)، و نسبة الرطوبة (50%).
8 - حماية الأرشيف من الغبار : إن العلب المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم : "30 x 20 x 10 سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار، مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت نسبة الرطوبة تحت 50%.
9 .6 – ترتيب الأرشيف : يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع أي تكديس أرشيف فوق الأرض.
10– تصنيف الأرشيف : إن عدم وجود أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة، لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري : إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة، شعبة بعــد شعبة ...
11 - ترقيم الأرشيف المحفوظ داخل الإدارات : إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية لتسهيل الفهرسة، ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة؛ و يمكن اختيار طريقة للترقيم تكمل عملية التصنيف؛ يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع في الوجه الأمامي لكل ملف أو علبة ؛ مثلا :
- إدارة ........ / شعبة ......... / من ملف 1 إلى آخره.
12– ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة : يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة"، مخزن بعد مخزن بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر. في مرحلة ثانية يمكن محاولة التَّعرٌّف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في أخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف، بغضَّ النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.


تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه

1 – الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف:
1.1- أرشيف العمر الإداري الأول، أو الأرشيف الجاري - أقل من خمس سنوات.
1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني، أو الأرشيف الوسيط - من 5 إلى 15 سنة.
1.3- أرشيف العمر الثالث، أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية - فوق 15 سنة.

2- مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث:
2.1- العمر الأول -5 سنوات- : الحفظ في شعبة الإدارة المعنية : الإدارة-1 الإدارة-2 الإدارة-3 الإدارة-4 إلى اخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
2.2- العمر الثاني -من 5 إلى 15 سنة- : الحفظ في قسم الأرشيف المركزي التابع للجامعة.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
2.3- العمر الثالث -أكثر من 15 سنة- : الحفظ الدائم بالأرشيف الوطني.

3- شروط تحويل الأرشيف من مكان الى مكان:
3.1- التحويل الأول من العمر الأول إلى العمر الثاني–أي التحويل الداخلي من إدارات و معاهد الجامعة إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة- يتم بعد ترقيم الملفات و تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف.
3.2- و الإجراء نفسه عند القيام بالتحويل الثاني و النهائي من قسم الأرشيف المركزي للجامعة إلى الأرشيف الوطني.
3.3- الإتلاف: يمنع منعا باتا أي إتلاف لأرشيف مهما كان نوعه أو تاريخه أو مكان حفظه، سواء داخل الجامعة أو خارجها؛ و تخضع عملية الإتلاف لقرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

القائمة الشاملة لأرشيف الجامعة "Records Schedule"

أثناء زيارتنا إلى الجامعة، طرحت مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف لتتمكن إدارة الجامعة من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بإتلاف الأرشيف.
حددنا في النقطة السابقة (2) مدة حفـظ الأرشيف في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة : خمس ( 5) سنوات في شعبة الأرشيف للإدارة أو المعهد ( الأرشيف الجاري ) ، وعشر (10) سنوات في قسم الأرشيف المركزي للجامعة ( الأرشيف الوسيط )، أي في المجموع خمسة عشرة عاما. وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل دوائر الجامعة "Records Schedule"، ثم يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تتم عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة من دوائر الجامعة، لذا يجب تحديد هذه الدوائر، مثلاً :
- رئاسة الجامعة (0) = قسم (1.0) – قسم (2.0 ) – قسم (3.0) - ...
- معهد ( 1 ) = قسم (1.1) – قسم (2.1) – قسم (3.1) - ....
- معهد ( 2 ) = قسم (1.2) – قسم (2.2) – قسم (3.2) - ...
- إدارة ( 3 ) = قسم (1.3) - قسم (2.3) - قسم (3.3)- ...
- إدارة ( 4 ) = قسم (1.4) – قسم (2.4) - قسم (3.4) - ...
- إلى آخره ....
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وتحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

2- تعيين الملفات المنتجة من قبل كل دائرة :
سوف يرجع لكل قسم داخل كل دائرة أو معهد مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتج من قبله، مثلاً:
0 – رئاسة الجامعة =
0 . 1- مكتب العميد
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
0 . 2- الأمانة العامة
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "

1- المعهد الإسلامي =
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "
- …

3- إدارة شؤون الأفراد =
3. 1- " هيئة التدريس "
3. 2- " الموظفون "
3. 3- " العمال المؤقتين "

4- إدارة المشتريات =
4. 1- " المشتريات "
4. 2- " الصفقات "
4. 3- " المستودعات "
4. 4- " الصيانة "
- إلى آخره ..

3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل الأقسام لدوائر ومعاهد الجامعة ، يرجع لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، مثلاً :
0- رئاسة الجامعة =
1.0- مكتب العميد:
- " القرارات " = 10 سنوات في المكتب (أو الشعبة) – 20 سنة في الأرشيف المركزي.
- " العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.

3- إدارة شؤون الأفراد =
3 .1- " هيئة التدريس " = 10 سنوات في المكتب – 40 سنة في الأرشيف المركزي.
3 .2 – " الموظفون " = 20 سنة في المكتب – 30 سنة في الأرشيف المركزي.
3. 3- " العمال المؤقتين " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.
- إلى آخره ..

ملاحظة : يُعَدُّ الأرشيف نشيطًا في المرحلة الأولى من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيرا، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى شعبة الأرشيف التابعة لكل إدارة ومعهد. ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية إذ يعد مرجعا للإدارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى قواعد أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة، ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري، أو القانوني، أو التاريخي، أو الثقافي. بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، و لكن يمنع عليها منعا باتا تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤوليتها و ترجع للأرشيف الوطني.

4- اللائحة النموذجية لأرشيف الجامعة :
بعد أن تنتهي كل دائرة ومعهد داخل الجامعة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى رئاسة الجامعة، وبالتعاون معا الأرشيف الوطني نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل الجامعة مع تحديد مدة الحفظ ، و قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف.
هذه اللائحة تأخذ الشكل التالي :

إسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
0 – رئاسة الجامعة القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
3- إدارة شؤون الأفراد هيئة التدريس 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
4- إدارة المشتريات الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ في شعبة الأرشيف التابعة للدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ في الأرشيف المركزي للجامعة.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
- ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الجامعة مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني.


5- جدول تحويل الأرشيف (النموذج):
• الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):..............................
o مصدر الأرشيف:........................................
o نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
o التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
o عدد العلب ( أو الملفات أو السجلات ):...........
o الترقيم: من.................. إلى ......................
o تاريخ التحويل:.......................................... .
• الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):.................................
o عدد العلب المستقبلة:...................................
o رقم التسجيل للدفعة:........................................
o التصنيف أو الترتيب:......................................
o تاريخ الاستلام:......................................... .....
• التوقيعات =
o توقيع الجهة الدافعة (المُرسِلة) توقيع الجهة المُرسَل إليها
o التــاريخ:........ التــاريخ:...........
o الإمضاء:……….. الإمضاء:.............

• تفاصيل الأرشيف المحوَّل ( الصفحة الثانية للجدول ):
- نموذج –
رقم العلبة الموضوع التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001
002
003 قرارات عميد الجامعة
ملفات الموظفين المؤقتين
الصفقات 1990-99
1980-99
1995-99 20 سنة
40 سنة
10 سنوات ( الجهة المُستَلِمَة )


6 – المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف:
- مساحة كل مخزن = 200 م2
- علو المخزن = 2.50 متر طولي.
- حجم الرفوف = الطول: 2.20 م.ط. / العرض: 1.00 م.ط.
- طاقة التخزين = 200 م2 x 120علبة= 24.000 علبة أرشيف.
- حمولة الأرضية = 1.100 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
- الممرات في المخزن = 1 م.ط. للممر الرئيسي، و 0.75 م.ط. للممرات الفرعية.
- الإنارة = 150 لوكس.
- فتحات المخزن = 10% من الجدار الخاريجي (كل نافذة= 0.50x 1.00).
- الشروط المناخية = الحرارة : 18 درجة ؛ الرطوبة : 50 %.
- جهاز إنذار الحريق = من النوع الذي يندلع مع انتشار الدخان.
- آلات إطفاء الحريق في الأرشيف العادي = قارورات المسحوق (ABC Powder ).
- جهاز خاص لحماية الأرشيف الإستراتيجي من الحريق = شبكة الغاز "INERGEN".



- الـخـــاتــمــة

إن الخطة المقترحة تهدف إلى جعل الجامعة متحكمة في أوضاع الأرشيف، و متمكنة من استخدامه في أحسن الظروف، قبل أن يفصل في مصيره النهائي بالتنسيق مع الأرشيف الوطني.
هذه الخطة قابلة للتطبيق على مستوى كل الجامعات سواء أكانت حكومية أو خاصة؛ لذا نشجع تعميم هذه الخطة داخل الجامعة في كل الدوائر و المعاهد، وخارجها في الجامعات الأخرى بالتنسيق بين وزارة التعليم العالي والبحث العلمي و الأرشيف الوطني.












  رد مع اقتباس
قديم Apr-24-2008, 10:15 PM   المشاركة10
المعلومات

archivist 2008
مكتبي مثابر

archivist 2008 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 46049
تاريخ التسجيل: Mar 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 28
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

-السلام عليكم استادنا الكريم -نشكر اهتمامكك وعنايتك بكل الاسئلة التى تطرح -فعلا كما يقال / من جهل شىء عاداه . لابد من التفائل رغم كل الصعاب والمسؤلية الملقات ادا سمحت حضرة الاستاد بعض الاسئلة 01-هل يحق لمصلحة الارشيف والمحفوضات ان تصدر مدكرة مصلحية تعلم فيها جميع المصالح الموجودة على مستوى المؤسسة بتوقيف عملية دفع الارشيف ودلك بحجة عد وجود فضاءات التخزين و الحفظ. 02- لماد ا ينفر خريج المكتبات والمعلومات من الارشيف و يتوجهون للعمل في المكتبات












  رد مع اقتباس
قديم Apr-25-2008, 12:00 AM   المشاركة11
المعلومات

علي حسن علي احمد
مكتبي فعّال

علي حسن علي احمد غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 28274
تاريخ التسجيل: Apr 2007
الدولة: أمريكا
المشاركات: 148
بمعدل : 0.05 يومياً


افتراضي مشكور

مشكور دائما استاذنا القدير بحاجه بصراحه لقد عادت الينا الثقه في انفسنا في النظره للارشيف واهميته ..وانا باذن الله سوف اكمل دراستي العليا..في الارشيف اللالكتروني ..في احد الجامعات في الولايات المتحده













  رد مع اقتباس
قديم Apr-25-2008, 10:19 AM   المشاركة12
المعلومات

اشواق السلطان
مكتبي فعّال

اشواق السلطان غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 20377
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 219
بمعدل : 0.07 يومياً


افتراضي

هل هناك برنامج سهل التعامل للارشيف دلونا عليه جزاكم الله خير
حبث ان الارشيف يخص جهة حكوميه












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 133 Oct-28-2014 09:18 AM
منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف: التجربة الجزائرية عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 11 Jul-14-2014 03:23 PM
دراسة أرشيفية 3: سياسة الأرشيف الإلكتروني عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 30 Aug-03-2012 01:22 PM
دراسة أرشيفية 4: برنامج تكوين الأرشيفيين عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 18 Mar-16-2012 02:16 PM
المبادئ التوجيهية للوقاية من الكوارث في مراكز الأرشيف و المكتبات. عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 2 Apr-06-2008 11:45 AM


الساعة الآن 10:04 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين