منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Jan-28-2011, 08:02 PM   المشاركة1
المعلومات

farida206
مكتبي مثابر

farida206 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70570
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 27
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

كيفية إعداد محضر الجرد الشامل


إن كل أرشيفي يستلم منصبه و جب عليه إعداد محضر الجرد الشامل، ليس لأنه مطلوب إعداده بنص تشريعي أو تنظيمي و لكن كون هذه الأداة تتعبر أول وسيلة تساعدنا على التشخيص الدقيق لمحلات الأرشيف و من ثّم أخذ الإجراءات اللازمة لتسيير مصلحة أرشيف.

1 ـ تعريف محضر الجرد الشامل : هو عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى محلات الأرشيف يقوم بتحريره المسئول عن الأرشيف عند تسلمه المنصب، كما يحرر أيضا أثناء ترحيل الأرشيف من محل إلى اخر وكذا أثناء الحوادث الخطيرة (الحرائق- الزلازل – الحروب ... ).
يتكون هذا المحضر من جرد للمحلات، جرد للأرشيف وجرد للتجهيزات إضافة إلى تصميم أو مخطط للمخازن يحدد من خلاله موقع الرفوف وكذا المساحات المستغلة والغير المستغلة.
يحين محضر الجرد كل سنة.

2ـ ميدانيا كيف يتم إعداد محضر الجرد ؟
ـ إعداد مذكرة لإيقاف تحويل الأرشيف إلى االمخزن لمدة معينة.
ـ ترقيم المخازن( إذا كانت كثيرة )وكذا وحدات الرفوف و العلب من 1 إلى س.
ـ تهيئة مطبوعات في شكل جداول تساعدنا على جمع البيانات وهي كالتالي :

االمطبوع الأول : متعلق بجرد المحلات الخاصة بمكتب أو مصلحة الأرشيف (مخازن ـ مكاتب ـ قاعة معالجة ـ ملاحق أخرى) و يتكون من العناصر التالية:

ـ المستوى ( في حالة وجود عدة محازن موزعة على عدة طوابق)
ـ رقم المخزن
ـ مساحة المخزن
ـ الملاحظات

نتيجة جمع هذه البيانات:
تعطينا معلومات عن محلات الأرشيف كالمساحة المخصصة للأرشيف مقارنة مع نسبة
إنتاج الوثائق، و هل هي مساحة مناسبة لحفظ أرشيف المؤسسة المعنية و كذا التعديلات
الممكن إجراءها على مستوى المحلات في حالة ما إذا كانت لاتتوافق مع التقنينات الخاصة
ببناء محلات الأرشيف و هل هذه المساحات المخصصة لمكتب أو مصلحة الأرشيف
تساعد الأرشيفي على أداء مهامه .

ـ المطبوع الثاني: متعلق بجرد التجهيزات و يتكون من العناصر التالية :
ـالمادة ( إسم التجهيز)
ـ العدد
ـ الملاحظات (الإشارة إن كانت التجهيزات في حالة سيئة)

ـ نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات مضبوطة عن التجهيزات التي نحتاجها

ـ المطبوع الثالث: متعلق بجرد وثائق الأرشيف و يتكون من العناصر التالية

ـ رقم وحدة الرفوف
ـ رقم الطاولة
ـ نوعية الوثائق
ـ السنوات القصوى
ـ عدد العلب
ـ الملاحظات

نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات عن نوعية الوثائق و كذا مكان تواجدها ،مما يساعدنا على جمع نوعية الوثائق
المتعلقة بالمصلحة الواحدة و معرفة مكانها في المخزن قبل بداية المعالجة دون
اللجوء إلى الجمع المادي للعلب الخاصة بكل مصلحة والذي يكلف الأرشيفي مجهود أكبر.
كما يعتبر هذا المطبوع بعد ملئه طبعا، أول وسيلة بحث يستطيع الأرشيفي البحث بها قبل
بداية المعالجة و إنشاء و سائل بحث.

ـ إعداد مخطط لمواقع وحدات الرفوف يساعدنا في معرفة نوعية وحدات الرفوف ( 95 ,0م أو 1.20) و كذا عدد و نسبة الوحدات المشغولة و غير المشغولة .


إن هذا المحضر يعتبر بمثابة تسليم للمسؤولية ،ووسيلة تسيير، تساعدنا الأرشيفي في التسيير الجيد للمساحة الخاصة بالأرشيف، و أول وسيلة تعطي للأرشيفي نظرة شاملة عن التجهيزات والأرشيف الموجود في المخازن ، وأول وسيلة بحث داخلية تساعدنا في عملية الإطلاع قبل معالجة الأرشيف.












  رد مع اقتباس
قديم Jan-28-2011, 11:54 PM   المشاركة2
المعلومات

عبدالنور روان
مكتبي نشيط

عبدالنور روان غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 59620
تاريخ التسجيل: Dec 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 95
بمعدل : 0.04 يومياً


افتراضي

سلام الله على الجميع .
بارك الله فيك أختي فريدة ، وجعل عملك في ميزان حسناتك ، كان الموضوع مهم جدا بالنسبة لي شكرا .












  رد مع اقتباس
قديم Jan-30-2011, 09:03 AM   المشاركة3
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 656
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي تجربتي في إعداد أول جرد للأرشيف.

تحية طيبة وبعد؛
يجب على الأرشيفي- بعد تنصيبه- أن يقوم بأول عمل أرشيفي: إعداد جردًا لكل المجموعات الأرشيفية المحفوظة في قسم الأرشيف. ليتمكن من القيام بهذه المهمة، يفترض عليه أن يرقم كل محيط الأرشيف: القاعات، والرفوف، والطاولات.
ثم يقوم بجرد كل المجموعات الأرشيفية حسب تسلسلها التوبوغرافي: قاعة بعد قاعة، ورف بعد رف، وطاولة بعد طاولة؛ ويسجل حتى الرفوف الشاغرة إذا وجدت ليتمكن من استخدامها فيما بعد.
1- يتطلب هذا الجرد أدنى معلومات على مستوى المجموعة الأرشيفية وليس على مستوى العلبة:
• رقم القاعة/رقم الرف أو الرفوف/رقم الطاولة أو الطاولات/ حسب حجم المجموعة.
• محتوى الأرشيف بصفة عامة.
• مصدره، أي الجهة الدافعة.
• عدد العلب أو الحزمات.
• السنوات الأدنى والأقصى للمجموعة.
• وضع الأرشيف: منظم/غير منظم/مبعثر/متراكم فوق الأرض.
• أدوات البحث إذا وجدت: عادة جدول تحويل الأرشيف من الإدارة الأصلية.

2- ملاحظة الأرشيفي حول الوضع العام في كل قاعة الأرشيف:
• الظروف الأمنية.
• النظافة العامة.
• الحرارة والرطوبة.
• الحماية ضد الحريق أو الفيضانات.
• الحماية ضد الحشرات.
• أهمية الأرشيف.
• الأولوية في الترتيب أو إعادة الترتيب.
• أي ملاحظات أخرى يراها مناسبة.

3- يتطلب هذا العمل وقتًا معتبرًا حسب حجم الأرشيف ووضعه. هذا هو العمل الأول الذي قمت به شخصيًا في مصلحة الأرشيف لولاية قسنطينة سنة 1974 لما بدأت المشوار في المهنة. وقضيت عدة شهور لإنهاء المهمة لأن الأمر يتعلق بجرد مجموعات أرشيفية منتشرة في 30 قاعة أرشيف في الطابق تحت الأرضي لمقر ولاية قسنطينة. سمح لي هذا العمل الجبار التعرف على أرشيف ولاية قسنطينة من سنة 1850 إلى غاية 1974. كما تمكنت من ترتيب عملي في مجال تنظيم الأرشيف وتحديد الأولويات:
• أخذ التدابير الأولى لإنقاذ الأرشيف المكدس فوق الأرض.
• تعزيز الظروف الأمنية.
• تنظيف جميع القاعات والرفوف من الغبار.
• القيام بإعداد أدوات البحث المناسبة لكل مجموعة أرشيفية حسب أهميتها.
• وتحديد الأرشيف الممكن فتحه إلى البحث التاريخي.
• وإعلام الإدارات المعنية بوضع الأرشيف التابع إليها.
• وتزويدها بجداول الأرشيف بعد إعادة تنظيمها.












التوقيع
عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
أبوظبي- الإمارات العربية المتحدة
  رد مع اقتباس
قديم Feb-01-2011, 07:30 PM   المشاركة4
المعلومات

serine
مكتبي فعّال

serine غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 71418
تاريخ التسجيل: Jun 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 140
بمعدل : 0.07 يومياً


افتراضي

السلام عليكم
مع انني ارشيفية مبتدئة الا اني اري انا عملية الجرد تعتبر عملية شرورية و تعتبر اول خطوة يجب القيام بها لانها و على حسب اعتقادي تعطيني نظرة و لو سطحية عن نوعية الوثائق الموجودة و حجمها و هذا سياسعدني بشكل كبير عند القيام بعملية المعالجة .
كما انه بواسطة العملية الجرد نستطيع الحصول على ماسوف احتاجه من رفوف و علب و مختلف الوسائل .












التوقيع
ابتسم فالابتسامة مفتاح القلوب

  رد مع اقتباس
قديم Feb-01-2011, 07:39 PM   المشاركة5
المعلومات

farida206
مكتبي مثابر

farida206 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70570
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 27
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالنور روان مشاهدة المشاركة
سلام الله على الجميع .
بارك الله فيك أختي فريدة ، وجعل عملك في ميزان حسناتك ، كان الموضوع مهم جدا بالنسبة لي شكرا .
السلام عليكم و بعد
عفوا يا عبد النور ، أتمنى أن تضيف هذه المعلومات لرصيدك المعرفي و لو القليل. التوفيق دوما.












  رد مع اقتباس
قديم Feb-01-2011, 08:29 PM   المشاركة6
المعلومات

farida206
مكتبي مثابر

farida206 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70570
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 27
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

السلام عليك و بعد
أنا أوافقك تماما ياسرين، و أضيف لك أيضا ، أنني كنت أعمل بمصلحة أرشيف موجودة بولاية مسها زلزال 2003، فكان مفروضا علينا إخراج تقريبا 70 بالمئة من الأرشيف ووحدات الرفوف من 05 مخازن لإجراء الإصلاحات اللازمة من جراء الزلزال، و كان لزاما علينا بعد النهاية من الإصلاحات إعادة أكثر من 40رصيدا لمكانه، و لما أقول 40 رصيد معناه الألاف من العلب، فكانت الوسيلة الوحيدة التي ساعدتنا في إرجاع الأرصدة لأماكنها و بسهولة هو محضر الجرد الشامل، ولكن صادفنا مشكل وحيد في إعادة وحدات الرفوف إلى أماكنها بالضبط لأننا لم نكن أعددنا بعد مخطط مواقع وحدات الرفوف.

فمن خلال تجربتي أرى أنه من الضروري جدا إذا ماأردنا أن نتحكم في تسيير الكم الهائل من الأرشيف وتجهيزاته و محلاته أن نعد هذا المحضر، فأنا أعتبره لما أضعه على المكتب و كأن المصلحة كلها بين يدي و خاصة إذا ما أنشأنا قاعدة بيانات خاصة به . بالتوفيق .












  رد مع اقتباس
قديم Feb-01-2011, 09:01 PM   المشاركة7
المعلومات

farida206
مكتبي مثابر

farida206 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70570
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 27
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة مشاهدة المشاركة
تحية طيبة وبعد؛

يجب على الأرشيفي- بعد تنصيبه- أن يقوم بأول عمل أرشيفي: إعداد جردًا لكل المجموعات الأرشيفية المحفوظة في قسم الأرشيف. ليتمكن من القيام بهذه المهمة، يفترض عليه أن يرقم كل محيط الأرشيف: القاعات، والرفوف، والطاولات.
ثم يقوم بجرد كل المجموعات الأرشيفية حسب تسلسلها التوبوغرافي: قاعة بعد قاعة، ورف بعد رف، وطاولة بعد طاولة؛ ويسجل حتى الرفوف الشاغرة إذا وجدت ليتمكن من استخدامها فيما بعد.
1- يتطلب هذا الجرد أدنى معلومات على مستوى المجموعة الأرشيفية وليس على مستوى العلبة:
• رقم القاعة/رقم الرف أو الرفوف/رقم الطاولة أو الطاولات/ حسب حجم المجموعة.
• محتوى الأرشيف بصفة عامة.
• مصدره، أي الجهة الدافعة.
• عدد العلب أو الحزمات.
• السنوات الأدنى والأقصى للمجموعة.
• وضع الأرشيف: منظم/غير منظم/مبعثر/متراكم فوق الأرض.
• أدوات البحث إذا وجدت: عادة جدول تحويل الأرشيف من الإدارة الأصلية.

2- ملاحظة الأرشيفي حول الوضع العام في كل قاعة الأرشيف:
• الظروف الأمنية.
• النظافة العامة.
• الحرارة والرطوبة.
• الحماية ضد الحريق أو الفيضانات.
• الحماية ضد الحشرات.
• أهمية الأرشيف.
• الأولوية في الترتيب أو إعادة الترتيب.
• أي ملاحظات أخرى يراها مناسبة.

3- يتطلب هذا العمل وقتًا معتبرًا حسب حجم الأرشيف ووضعه. هذا هو العمل الأول الذي قمت به شخصيًا في مصلحة الأرشيف لولاية قسنطينة سنة 1974 لما بدأت المشوار في المهنة. وقضيت عدة شهور لإنهاء المهمة لأن الأمر يتعلق بجرد مجموعات أرشيفية منتشرة في 30 قاعة أرشيف في الطابق تحت الأرضي لمقر ولاية قسنطينة. سمح لي هذا العمل الجبار التعرف على أرشيف ولاية قسنطينة من سنة 1850 إلى غاية 1974. كما تمكنت من ترتيب عملي في مجال تنظيم الأرشيف وتحديد الأولويات:
• أخذ التدابير الأولى لإنقاذ الأرشيف المكدس فوق الأرض.
• تعزيز الظروف الأمنية.
• تنظيف جميع القاعات والرفوف من الغبار.
• القيام بإعداد أدوات البحث المناسبة لكل مجموعة أرشيفية حسب أهميتها.
• وتحديد الأرشيف الممكن فتحه إلى البحث التاريخي.
• وإعلام الإدارات المعنية بوضع الأرشيف التابع إليها.

• وتزويدها بجداول الأرشيف بعد إعادة تنظيمها.
السلام عليكم و بعد

شكرا أستاذ بمساهمتك معنا في هذا الموضوع و الذي أعتبره جد مهم بالنسبة للأرشيفي في تسيير مهامه و تحديد أولوياته بعد تسلمه المنصب.
لكن لفت إنتباهي عند قرأتي لمساهمتك، أنك لم تتحدث عن جرد التجهيزات و المحلات، رغم معرفتي من خلال تجربتي الميدانية المتواضعة أن هذين الأمرين مهمين كذلك للأرشيفي في تسييره للمصلحة، أرجو أستاذ أن توضح لي هذا الأمر و شكرا مسبقا.












  رد مع اقتباس
قديم Feb-02-2011, 07:41 AM   المشاركة8
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 656
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي جرد القاعات والتجهيزات.

تحية طيبة وبعد؛
فيما يتعلق بجرد المحلات أي القاعات، لقد كتبت حرفيًا: “ يفترض عليه أن يرقم كل محيط الأرشيف: القاعات، والرفوف، والطاولات“، وهذا قبل البدء في جرد المجموعات الأرشيفية.
أما جرد التجهيزات، أفضل أن تتم العملية في قائمة منفصلة لكون التجهيزات موزعة عبر القسم كله: في المكاتب أولاً، ثم في قاعات الأرشيف.
ولك الاختيار فيما هو أفضل.
وشكرًا.












التوقيع
عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
أبوظبي- الإمارات العربية المتحدة
  رد مع اقتباس
قديم Feb-02-2011, 07:51 PM   المشاركة9
المعلومات

serine
مكتبي فعّال

serine غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 71418
تاريخ التسجيل: Jun 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 140
بمعدل : 0.07 يومياً


افتراضي

السلام عليكم
في بادء الامر احب ان اشر كل من استاذتنا فريدة و استاذنا بجاجة على المعلومات القيمة و المتعلقة بمحضر الجرد.
لقد شرعت اليوم في عملية الجرد للتجهيزات و المحلات و استنتجت انها عملية رائعة بواستها انا لست بحاجة للدخول الى المخزن فكل شيء موجود على مكتبي باقي فقط الدخول الى المخزن من اجل احضار العلبة و الملف المطلوب.












التوقيع
ابتسم فالابتسامة مفتاح القلوب

  رد مع اقتباس
قديم Feb-02-2011, 08:51 PM   المشاركة10
المعلومات

houda wahiba
مكتبي جديد

houda wahiba غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 82569
تاريخ التسجيل: Feb 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 16
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

شكرا أختي على الموضوع الرائع الذي استتفدنا منه والشكر موصول للأستاذ عبد الكريم بجاجة












  رد مع اقتباس
قديم Feb-04-2011, 09:08 PM   المشاركة11
المعلومات

boubakarous
مكتبي جديد

boubakarous غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 92721
تاريخ التسجيل: Sep 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 9
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي من لم يشكر الناس لم يشكر الله

الف شكر الله يجازيك بالخير












الصور المرفقة
نوع الملف: jpg U0P7OCAJP78I7CAQ8KBWFCAMT94J4CA8WU0JZCA8OC5S4CAXC6E87CA7YDINRCAY1PGZHCAGA7TDFCA07HX0UCA3HGTM4CA0.jpg‏ (3.4 كيلوبايت, المشاهدات 10)
  رد مع اقتباس
قديم Feb-04-2011, 10:45 PM   المشاركة12
المعلومات

farida206
مكتبي مثابر

farida206 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70570
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 27
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي serine أرجو لك التوفيق

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة serine مشاهدة المشاركة
السلام عليكم
في بادء الامر احب ان اشر كل من استاذتنا فريدة و استاذنا بجاجة على المعلومات القيمة و المتعلقة بمحضر الجرد.
لقد شرعت اليوم في عملية الجرد للتجهيزات و المحلات و استنتجت انها عملية رائعة بواستها انا لست بحاجة للدخول الى المخزن فكل شيء موجود على مكتبي باقي فقط الدخول الى المخزن من اجل احضار العلبة و الملف المطلوب.
السلام عليكم و بعد،
عفوا، وأرجو أن تساهمي معنا يا serine في الموضوع من خلال ماسوف تجدينه في الميدان. بالتوفيق دوما.












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدلالية (Tags)
محضر الجرد


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
قائمة كتب حديثه التكنولوجي النشط عروض الكتب والإصدارات المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات 39 Sep-21-2014 10:27 PM
أدوات العمل الأرشيفية، ركيزة التصرف الوثائقي الأرشيفي / ََArchival Tools المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 9 Mar-11-2014 05:26 PM
اعداد المعلم وتأهيله ahmed hafez المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 4 Jun-05-2012 01:11 PM
دعوة لاقتناء كتاب : كفايات التعليم الالكترونى(2007) دكتور محمد زين عروض الكتب والإصدارات المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات 32 Mar-27-2012 11:54 AM
أدوات العمل الأرشيفية: الأداة الثانية: ( نظام تصنيف الوثائق الإدارية ) المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 10 Apr-23-2011 12:50 PM


الساعة الآن 04:25 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين