[عبدالكريم بجاجة]

اقتراح "جدول حفظ الأرشيف"
Records Schedule

يهدف "جدول حفظ الأرشيف" إلى تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجات الدوائر الحكومية، ثم تحديد المصير النهائي للملفات:
- الإتلاف إذا لم يكتسب الأرشيف أي قيمة.
- الحفظ الدائم إذا يكتسب الأرشيف أهمية تاريخية، أو قانونية، أو تقنية، أو أي فائدة أخرى تجبر على حفظه.
في هذا النطاق، درسنا موضوع حفظ الأرشيف المشترك بين جميع الدوائر الحكومية مهما كان اختصاصها ومجال عملها: ملفات الموظفين، وملفات المالية خاصة.
ونقترح جدول خاص بهذا النوع من الأرشيف بالإشارة إلى التجربة الدولية في هذا المجال، في فرنسا، وكندا، والولايات المتحدة الأمريكية، وأستراليا، والمملكة المتحدة.

1- ملفات الموظفين:
1.1- يجب حفظ ملفات الموظفين ما دام الموظف على رأس عمله. بعد فصله عن العمل، يُحول الملف إلى قسم الأرشيف في الدائرة نفسها للحفظ لمدة معينة.
2.1- فرنسا: تُحفظ ملفات الموظفين مدة لا تقل عن 90 سنة من عمر الموظف، ثم يُمكن إتلافه مع حفظ عينات من الملفات تُحفظ إلى الأبد كشهادة تاريخية. (المرجع 1.1 و2.1).
3.1- كندا: الاتلاف بعد 80 سنة من عمر الموظف. (المرجع 1.2).
4.1- الولايات المتحدة الأمريكية: تتلف ملفات الموظفين 65 سنة بعد مغادرة الموظف مكان عمله، ما يعني أن الملفات تُحفظ لمدة لا تقل عن 125 سنة من عمره. تحفظ ملفات الموظفين في المركز الوطني لملفات الموظفين. (المرجع 1.3).
5.1- أستراليا: تتلف ملفات الموظفين بعد 75 سنة من عمر المعني بالأمر. (المرجع 1.4).
6.1- المملكة المتحدة: تحفظ ملفات الموظفين لمدة لا تقل عن 100 سنة من عمر الموظف. (المرجع 1.5).
7.1- الاقتراح للبلدان العربية:
- ملفات الموظفين المواطنين: الحفظ في الدائرة المعنية لمدة لا تقل عن 70 سنة، ثم التحويل إلى صندوق المعاشات للحفظ الدائم.
- ملفات الموظفين الوافدين: تُحفظ الملفات في الدائرة المعنية، ثم الإتلاف بعد 70 سنة من عمر المعني بالأمر.

2- ملفات المالية:
1.2- يجب حفظ ملفات المالية في الدائرة المعنية لمدة تتراوح بين ستة وعشر سنوات طبقاً للقوانين المالية العالمية. تخضع ملفات المالية للرقابة المالية طيل هذه الفترة. و نقدم فيما يلي التجارب الدولية.
2.2- فرنسا: تُحفظ ملفات المالية مدة لا تقل عن عشر سنوات، ثم تتلف مع حفظ عينات من الملفات تُحفظ إلى الأبد كشهادة تاريخية. (المرجع 3.1 و 4.1).
3.2- كندا: الاتلاف بعد ستة سنوات. (المرجع 2.2).
4.2- الولايات المتحدة الأمريكية: تتلف ملفات المالية بعد ستة سنوات وثلاثة أشهر. (المرجع 2.3).
5.2- أستراليا: تتلف ملفات المالية بعد سبعة سنوات. (المرجع 2.4).
6.2- المملكة المتحدة: تتلف ملفات المالية بعد ستة سنوات. (المرجع 2.5).
7.2- الاقتراح للبلدان العربية: حفظ ملفات المالية لمدة لا تقل عن 12 سنة في الدائرة نفسها: عشر سنوات طبقاً لقانون المالية للدولة، وسنتين إضافتين احتياطية (متابع قضائية مثلاً). يجب اعتبار ملفات المشتريات بصفة ملفات مالية والتصرف بها كما هو الشأن بالنسبة للملفات المالية.

المراجع:

1- FRANCEhttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217

Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 : « Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales”
1.1- Dossier de carrière : Conserver 90 ans à compter de la date de naissance. Conserver deux années sur dix. Détruire les autres années.
1.2- Dossier administratif : Conserver jusqu’à cessation de fonctions dans le service affectataire. Puis destruction.
1.3- Dossier comptable : Conserver 10 ans après la date légale de départ à la retraite.
1.4- Dossiers des finances : Destruction après dix ans.

2- CANADA
Retention Guidelines for Common Administrative Records of the Government of Canada:
2.2- Personnel files – Employees: Records are retained by the employing institution for the duration of employment plus one year and then transferred to the control of the Federal Records Centre, National Capital Region, National Archives of Canada. The records are destroyed by the National Archives of Canada at age 80 provided 2 years have elapsed since the last administrative action on the file.
http://www.collectionscanada.gc.ca/o...007-1004-e.pdf

2.3- Accounts and Accounting: Accounts payable (Expenditures), Accounts receivable (Revenues), Agreements and Arrangements, Audits and auditing, Cash accounting, Cheques, etc…: 6 fiscal years.
http://www.collectionscanada.gc.ca/0...200.3-e.html#a

3- USA
http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/
http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs01.html#top
National Archives and Records Administration – General Records Schedules.
3.1- Office of personnel management - The Guide to Personnel Recordkeeping.
Notice to Separated Employees - Retention of Personnel and Medical Folders.
Long-term records documenting individuals’ Federal careers are stored in the Official Personnel Folder. The employee received copies of these records when they were created. When an employee separates from the Federal service, the last employing agency sends the Official Personnel Folder to the National Personnel Records Center for storage. Normally, the agency sends the Folder within 120 days after the employee separates. The National Personnel Records Center retains the folders for 65 years after separation.
http://www.opm.gov/feddata/recguide2011.pdf
3.2- Accountable Officers' Accounts Records - Destroy 6 years and 3 months after period covered by account.
http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs06.html#top


4- AUSTRALIA
http://www.naa.gov.au/Images/AFDA2010_tcm16-44429.pdf

Administrative Functions Disposal Authority (AFDA) - Revised March 2010
4.1- Personnel: Retirements (including retirement with incentive); resignations; voluntary redundancies; dismissal; death; and retrenchment. Disposal action: Destroy 75 years after date of birth of employee or 7 years after last action, whichever is later.
4.2- Accounting: Destroy 7 years after last action.


5- UNITED KINGDOM
http://www.nationalarchives.gov.uk/d..._personnel.pdf

Records Management Retention Scheduling
5.1- Employee personnel records: Written particulars of employment - Contracts of employment, including the Certificate of Qualification or its equivalent and including the Senior Civil Service Changes to terms and conditions, including change of hours letters. Until age 100.
5.2- Accounting records: The retention periods cited are based in the general National Audit Office (NAO) requirement that main accounting ledgers should be retained for six years and supporting documents for eighteen months following the end of the financial year to which they relate. In the interests of administrative convenience we have substituted two years in the schedule for the eighteen months stated by NAO.

[lolita doll]

بليز اريد معلومات عن ادوات البحث في الارشيف