[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع، و شكرا للأخ عبد الله الشهري على تشجيعه، أما بعد؛
نظم المجلس الدولي للأرشيف مؤتمره السنوي في مدينة كوراثوو في جزر الأنتيل الهولندية، في الفترة ما بين 20 إلى 26 نوفمبر 2006، تحت شعار "تقاسم الذاكرة بفضل العولمة". حضر هذا المؤتمر 200 ممثلا عن 77 دولة، و نتأسف لعدم حضورنا رغم قبول إدارتنا لمشاركتنا في الندوة. تجدون طيه وثيقتين باللغة الإنجليزية: توصيات المؤتمر و البيان الصحفي، التي وصلتني بالفرنسية و الإنجليزية. كما أرسل إلى حضرتكم رسالة وجهها لي رئيس المجلس الدولي للأرشيف، يعلمني فيها بنتائج التصويت الخاص بلجنة التدقيق للمجلس الدولي للأرشيف، حيث حصلت على 39 صوت رغم غيابي، و هذا لا يكفي أمام نتائج ثلاثة أرشيفيين غربيين، كما يشكرني على مساهماتي في نشاطات المجلس.
و شكرا للجميع، عبدالكريم بجاجة
Letter from President ICA to Mr Badjadja.pdf

Final Resolutions ENG 2006 rev.doc

CITRA 2006 release -ENG final.doc

[hatemtn]

يتضمن هذا النظام مجموع الإجراءات وأساليب العمل والأعمال التي تتطبّق على الوثائق الأرشيفية منذ نشأتها إلى أن تحفظ بصفة دائمة أو أن يتم إتلافها.
ويتكون هذا النظام من:
• جرد الوثائق الأرشيفية
• القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق
• جدول مدد استبقاء الوثائق
• نظام التصنيف الموحد

1. جرد الوثائق الأرشيفية

تعريف الجرد:
الجرد هو أحد ركائز برنامج التصرف في الوثائق الأرشيفية، يتم إعداده مرة واحدة في تاريخ المؤسسة. ويتمثل في حصر جميع الوثائق الأرشيفية منذ تاريخ إنشاء المؤسسة ومهما كان نوع هذه الوثائق (وظيفية أو غير وظيفية) ومكان حفظها (بمحلات العمل أو بمحلات الأرشيف الانتقالي) ودون الأخذ بعين الاعتبار مصيرها النهائي (الإتلاف أو الحفظ الدائم).
وهو بذلك يمثل أداة بحث أولية بالنسبة للمصالح المنتجة وأداة تصرف ناجعة بالنسبة لمصلحة التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف التي يمكّنها من ضبط السياسة العامة للتصرف في الوثائق الأرشيفية (تحديد الحجم الجملي للوثائق، ضبط التوزيع الجغرافي للرصيد، دراسة الحاجيات والمستلزمات،..).
يمكّن الجرد خاصة من:
- تعريف الوثائق الأرشيفية (مصدر النشأة، وصف المحتوى، الحدود الزمنية)؛
- تحديد أماكن حفظ الوثائق الأرشيفية (المخزن، الخزانة أو الرف، رقم الحافظة أو الصندوق أو الحاوية ...)؛
- ضبط أحجام الوثائق الأرشيفية بعدد الحافظات القياسية أو بالمتر الخطي.

منهجية جرد الوثائق الأرشيفية:
- التنظيم الأولي للوثائق الأرشيفية؛
- إعداد مخطط مواقع الوثائق الأرشيفية؛
- تعمير جداول الجرد؛
- حوسبة الجرد؛
- استخلاص قائمات ظرفية متعددة الأوجه للبحث عن الملفات والوثائق الأرشيفية، الخ

2. القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق
تعريفها:
أداة تصرف أرشيفية تجمع في قائمة واحدة وموحدة عناوين وبيانات حول كل الوثائق الأرشيفية الوظيفية /المتداولة دون غيرها (ملفات، وثائق منفردة، وثائق مكونة).
أهدافها:
- توحيد عناوين الوثائق الأرشيفية وتسمياتها: تجميع عناوين كل الوثائق الوظيفية بالمؤسسة وبيات مضامين كل منها،
- التحضير لإعداد جدول مدد الاستبقاء ونظام التصنيف الموحد؛
- أداة مراقبة تحويل الأرشيف الوسيط ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تتم مناولتها،
- أداة تمكّن من تحديد أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية المتداولة (في طور الاستعمال)،
- أداة تمكّن من تحديد أنواع النظائر (أساسية وثانوية) والوثائق الأرشيفية التي يتكون منها كل ملف؛
- تمكن من تحديد مسار الملفات والوثائق الأرشيفية أو الوثائق الأرشيفية المكونة للملفات (المصدر والجهة)؛
- أداة تمكن من تحديد مسؤولية المحافظة على النظير الأساسي لكل هذه الوثائق؛
- أداة تمكن من الحصر الدائم والمتواصل للوثائق الوظيفية بالمؤسسة؛
- أداة لتحديث الأدوات الأرشيفية الأخرى؛ الخ.

إعداد القائمة الاسمية:
1. جمع البيانات حول: المؤسسة، المهام والوظائف، منتجي الوثائق وحول الوثائق ذاتها (عناوينها، مضامينها ومكوناتها، عدد نظائرها، مسالكها، وتيرة استخدامها، نسب تزايدها،...)؛
2. طبع استمارة لجمع البيانات وتوزيعها على مختلف المصالح المنتجة مصحوبة بمذكرة توضيحية؛
3. عقد جلسات عمل مع الأطراف المعنية للمساعدة على تعمير الاستمارة؛
4. تجميع بيانات كل الاستمارات في جدول واحد طبقا للهيكل التنظيمي للمؤسسة؛
5. عقد جلسات عمل لتصحيح الجدول/القائمة واستكمالها ثم إمضائها من قبل المسؤولين.
الأدوات المعتمدة في إعداد القائمة الاسمية:
النصوص القانونية والترتيبية الخاصة بالقطاع وبالمؤسسة؛
الهيكل التنظيمي للمؤسسة (جميعها منذ نشأة المؤسسة)؛
أدلة الإجراءات العملية؛ تقارير النشاط العامة؛ الخ.

أنواع الوثائق الأرشيفية في القائمة الاسمية:
الملف:
مجموعة من الوثائق المتجانسة تتعلق بشخص معين، بموضوع أو بقضية معينة أو بمهمة معينة. ونجد الملفات المتكررة أو التسلسلية، الملفات الخصوصية/الموضوعية/ الظرفية والملفات التكاملية/ ذات أوجه (مجزأة على عدّة مصالح) مثال: ملف تهيئة ميناء.
الوثيقة المفردة:
هي أصغر وحدة أرشيفية، لا يمكن تجزئتها، قيمتها كامنة في ذاتها وتلعب دورها بمفردها. يمكن أن لا تنتمي إلى ملف فهي إذا وثيقة مفردة تسلسلية.
الوثيقة المكونة:
هي الوثيقة التي لا قيمة لها خارج الملف الذي أنشأت في إطاره.

محتوى القائمة الاسمية:
- تعريف المصلحة المنشأة (الإدارة – الإدارة الفرعية – المصلحة)؛
- تعريف الملف أو الوثيقة المفردة (العنوان بالكامل، نوع الملف: تسلسلي تكاملي أو موضوعي)؛
- تحديد أماكن الأوجه الأخرى من الملف؟
- نوعية النظير: أساسي، ثانوي (أصل/نسخة) – أين يوجد النظير الأساسي؟
- الوثائق المكونة (بالنسبة للملفات) والملفات الفرعية: عنوان الوثيقة المكونة ونوعها (أصل، نسخة، نسخة مطابقة للأصل)؛
- تحديد مسار الوثيقة (المصدر/ الوجهة)؛

تحيين القائمة الاسمية:
تتطور الوثائق مع تطور مهام ووظائف المؤسسة. ومن هنا جاءت ضرورة تحيينها ومتابعتها.
ويتمثل التحيين في ما يلي:
- إلغاء: وثيقة مفردة/ملف/وثيقة مفردة مكونة؛
- إضافة: وثيقة مفردة/ملف/وثيقة مفردة مكونة؛
- تعديل: عنوان ملف / عنوان وثيقة مفردة أو مكونة / إلحاق ملف أو وثيقة مفردة أو وثيقة مكونة بوحدة إدارية أخرى.

3. جدول مدد استبقاء الوثائق الأرشيفية
التعريف:
أداة أرشيفية تمكن من تجميع قواعد الحفظ ومن تطبيقها ومراقبتها؛
أداة أرشيفية يتم الحصول عليها بالاتفاق (بالإجماع).
قاعدة حفظ: هي إجراء يحدد عمر كل نوع من أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية ومصيرها النهائي (إتلاف أو حفظ دائم أو انتقاء).
وظائف جدول مدد الاستبقاء:
- حماية الوثائق الأرشيفية الصالحة لأخذ القرار، لحماية حقوق الأشخاص والمؤسسات والذاكرة الوطنية من كل عملية إتلاف عشوائية؛
- تحسين ظروف العمل بالمحلات المعدة لذلك؛
- التخفيض من تكاليف حفظ الوثائق الأرشيفية؛
- حفظ ذاكرة المؤسسة والوطن.
المراحل التي تمر بها الوثيقة الإدارية:
- الوثيقة النشيطة: مستعملة بصفة يومية أو شبه يومية لغايات إدارية أو مالية أو قانونية؛
- الوثيقة شبه النشيطة: مستعملة بصفة عرضية لغايات إدارية أو مالية أو قانونية؛
- الوثيقة غير النشيطة: فقدت قيمتها الأولية فيتم إتلافها إن لم تكن لها قيمة تاريخية.أما إذا اكتسبت هذه القيمة فيتم ترحيلها إلى الأرشيف الوطني طبقا لمقتضيات جداول مدد الاستبقاء.
الوثيقة ذات الأهمية القصوى:
هي وثائق تمكّن من ضمان استمرارية العمل أو مواصلته بصفة عادية ومن حماية الحقوق في حالة حلول أزمة بالمؤسسة أو على اثر هذه الأزمة.
تنجر عن ضياع هذه الوثائق الأرشيفية مشاكل خطيرة للمؤسسة.
ضرورة ضبط إجراءات صارمة لحفظ ولإتاحة هذه الوثائق الأرشيفية.
محتوى جدول مدد الاستبقاء:
- الجزء الأول: مقدمة تحتوي على دليل الاستخدام؛
- الجزء الثاني: مصطلحات أرشيفية؛
- الجزء الثالث: إجراءات التطبيق؛
- الجزء الرابع: قواعد الحفظ؛
- الجزء الخامس: كشاف ألفبائي: يحتوي على قائمة الكلمات المفتاحية مرتبة ألفبائيا ومصحوبة بأرقام قواعد الحفظ. يمكّن من تسهيل عملية البحث عن قواعد الحفظ.
أجال حفظ مغلقة – أجال حفظ مفتوحة:
- أجل حفظ مغلق (غير مشروط): محدد بعدد معين من السنوات.
- أجل حفظ مفتوح: (مشروط): في هذه الحالة يجب تحديد الشرط بوضوح، مثال: إلى أن يتم تحيين هذا الملف، إلى غاية رفع اليد، إلى أن تتمّ تسوية الوضعية نهائيا.
هيكليّة جدول مدد الاستبقاء:
- رقم قاعدة الحفظ؛
- عنوان الملف أو الوثيقة (وكذلك عناوين الوثائق الأرشيفية المكونة للملفات بالنسبة لجداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية)؛
- نوع النظير أساسي أو ثانوي؛
- الوحدة المسؤولة؛
- الفترة النشيطة؛
- الفترة شبة النشيطة؛
- المصير النهائي: ("حد": حفظ دائم، "إ.ت": إتلاف، "إ.ن": انتقاء)
- ملاحظات.
الانتقاء؟ هو عملية اختيار عينات من وثائق أرشيفية من صنف واحد تتميز بالكثرة حيث يتعذر ترحيلها كلها إلى الأرشيف الوطني. وتهدف هذه العملية إلى ترحيل بعض العينات إلى الأرشيف الوطني وإتلاف الباقي.

سيرورة إعداد جدول مدد استبقاء الوثائق الأرشيفية:
1. تكوين لجنة المتابعة الأرشيفية وتحديد مهامها؛
2. تكوين فريق العمل؛
3. إعداد مخطط الإنجاز؛
4. إعداد أدوات العمل: استمارات جمع البيانات حول الوثائق (القائمة الاسمية)، استمارات جمع البيانات حول الوثائق (التقييم الخاص بجدول مدد الاستبقاء)، استمارات مشاريع القواعد؛
5. جمع البيانات حول المؤسسة وحول الوثائق (باستخدام مختلف الاستمارات)؛
6. تنظيم البيانات ومقارنتها وتحليلها؛
7. إعداد مشاريع قواعد الحفظ لكل نوع من أنواع الوثائق؛
8. متابعة الموافقة / المصادقة الداخلية على مشاريع القواعد: تعقد اجتماعات / أو تعرض القواعد شخصيا، كل في ما يخصه، على كل المتدخلين في مجمل مشاريع القواد لتقييمها ومناقشتها ثم التصديق عليها؛
9. متابعة الموافقة / المصادقة الخارجية على مشروع الجدول: المصادقة من قبل الأرشيف الوطني، المصادقة من قبل وزارة الإشراف إن وجدت؛
10. الطبع والتوزيع: الإخراج النهائي للجدول بعد إضافة المواد المكملة، الطبع والتوزيع الداخلي على المسؤولين + مراسلة توضيحية مع إرسال نسخة إلى الأرشيف الوطني.


4. نظام التصنيف الموحد

التعريف:
التصنيف هو عملية ذهنية تتمثل في تجميع الوثائق الأرشيفية وتعريفها وترميزها طبقا لنظام التصنيف الموحد. وهذا الأخير هو أحد ركائز نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية ويتمثل في تركيبة هرمية ومنطقية تتنزل ضمنه كل أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية مجمعّة في أصناف ومفرعة إلى أقسام وفروع وذلك طبقا لوظائف وأنشطة المؤسسة.
أهداف نظام التصنيف الموحد:
- توحيد فهرسة الوثائق الأرشيفية وبالتالي توحيد طرق استرجاعها؛
- استخدام لغة توثيقية مقننة (رموز) تمكّن من تجميع الوثائق الأرشيفية المتشابهة (ذات الصنف الواحد) ومن التخاطب الموحد مع الأشخاص ومع الحاسب الآلي؛
- ضمان التمفصل المنطقي الدائم للرصيد؛
- حماية الوثائق الأرشيفية وسريتها؛
- سهولة إعادة هيكلة الملفات التكاملية المتميزة عادة باللاتمركز.
هيكل نظام التصنيف الموحد:
- قائمة التصنيف الرئيسية؛
- قائمة التصنيف الفرعية؛
- كشاف ألفبائي.

إجراءات نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية

إجراءات تصنيف وفهرسة الوثائق الأرشيفية النشيطة:

1. التثبت من محتوى الوثيقة الأرشيفية؛
2. تحديد الصنف الرئيسي والصنف الفرعي وكذلك القسم والقسم الفرعي الذي تتنزل ضمنه الوثيقة الأرشيفية؛
3. إسناد القسم الفرعي المناسب وهو ما يتوافق مع عنوان الوثيقة في القائمة الاسمية؛
4. التجميع المتناسق للوثائق الأرشيفية المتشابهة في وحدات الحفظ،
5. التفريق بين الوثائق الأرشيفية المختلفة في وحدات الحفظ باستخدام الفواصل (Intercalaires)؛
6. تبيان محتوى وحدة الحفظ وتاريخها؛
7. إسناد رمز / رموز التصنيف؛
8. إلصاق جذاذة الفهرسة على متن وحدة الحفظ.

إجراءات تحويل الوثائق الأرشيفية الشبه النشيطة:

التحويل: Transfer هو عملية نقل وثائق أرشيفية لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل إلى مركز الأرشيف الانتقالي وذلك باستعمال جدول التحويل.
جدول التحويل: مطبوعة إدارية تستخدم في عملية تحويل وثائق أرشيفية لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل إلى مركز الأرشيف الانتقالي.
في تونس جدول التحويل مطبوعة رسمية مسجلة تحت عدد 97-1-12-00
الغاية من التحويل: تفادي المشاكل الناتجة عن تراكم الوثائق الأرشيفية بمحلات العمل وتخفيض تكاليف اقتناء معدات الحفظ.
الإجراءات:
1. إعداد رزنامة التحويل؛
2. تعريف الوثائق شبه النشيطة وتنظيمها؛
3. تعمير جداول التحويل في 3 نظائر: النظير الأول يختم ويرجع إلى الوحدة المسؤولة كوصل إبراء، النظير الثاني يوضع داخل الوحدة الأرشيفية (جرد مفصل للوحدة الأرشيفية، النظير الثالث يضم إلى ملف التحويل الخاص بالإدارة المعنية؛
4. الموافقة على التحويل؛
5. التثبت من صحة جداول التحويل مقارنة مع محتويات الوحدات الأرشيفية: تعتبر الجداول الغير واضحة والمنقوصة أو الغير مطابقة لمحتوى الوحدات الأرشيفية ملغاة ولا يمكن أخذها بعين الاعتبار من طرف مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية ويتم بذلك إرجاعها إلى الوحدة المسؤولة؛
6. التسجيل بالدفتر العام للتحويل؛
7. إتمام جداول التحويل (رقم الجدول، عنوان الحفظ، تاريخ القبول، تاريخ الإتلاف أو الترحيل إلى الأرشيف النهائي)؛
8. تسجيل محتوى جداول التحويل بقاعدة البيانات.

إجراءات إتلاف الوثائق الأرشيفية عديمة القيمة:
التعريف:الإتلاف هو عملية تأتي بعد الفرز وتتمثل في التخلص المقنن من الوثائق الأرشيفية التي أصبحت عديمة القيمة طبقا لجدول مدد الاستبقاء وبعد الحصول على موافقة الإدارة المسؤولة ولجنة الأرشيف وتأشيرة الأرشيف الوطني وذلك باستعمال الجدول البياني في الوثائق الأرشيفية المعدة للإتلاف ومحضر الإتلاف. ويمكن إعادة استعمال أوعية الوثائق الأرشيفية المتلفة (عجن الورق وإعادة رسكلته أو إعادة استعمال أشرطة ممغنطة).
الغاية: ربح مساحات الحفظ، التخفيض من تكاليف حفظ الوثائق الأرشيفية.
الإجراءات:
- إعداد رزمانة الإتلاف (طبقا لمقتضيات جداول مدد الاستبقاء)؛
- فرز الوثائق الأرشيفية عديمة القيمة وإعداد جداول الإتلاف؛
- الموافقة على الجداول من طرف المسؤولين المعنيين؛
- موافقة لجنة الأرشيف (إن وجدت)؛
- مصادقة الأرشيف الوطني؛
- إعداد محضر في إتلاف الوثائق الأرشيفية وختمه من طرف المسؤولين المعنيين؛
- تسجيل الوثائق الأرشيفية المعدة للإتلاف بدفتر الإتلاف؛
- رسكلة الوثائق الأرشيفية المعدة للإتلاف؛
- تحيين قاعدة البيانات إن وجدت.

إجراءات ترحيل الوثائق الأرشيفية النهائية:

الترحيل: هو عملية تأتي بعد الفرز وتتمثل في نقل الوثائق الأرشيفية التي فقدت قيمتها الأولية واتلي تكتسب قيمة ثانوية (قيمة تاريخية وعلمية) إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم وذلك باستعمال جدول ترحيل الأرشيف النهائي إلى الأرشيف الوطني. وتخضع هذه العملية لمقتضيات جدول مدد الاستبقاء وتستوجب الحصول على موافقة الإدارة المسؤولة ولجنة الأرشيف وتأشيرة الأرشيف الوطني.
جدول الترحيل: مطبوعة إدارية تستخدم في عملية ترحيل أرشيف نهائي من مرفق عمومي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
في تونس جدول الترحيل مطبوعة رسمية مسجلة تحت العدد 99-02-12-00
الغاية: حفظ ذاكرة المؤسسة، تدعيم البحوث التاريخية والعلمية، الخ.
الإجراءات:
1. إعداد رزنامة الترحيل وفقا لمقتضيات جدول مدد الاستبقاء؛
2. فرز الوثائق ذات القيمة التاريخية وإعداد جداول الترحيل؛
3. الموافقة على الجداول من طرف المسؤولين المعنيين؛
4. موافقة لجنة الأرشيف إن وجدت؛
5. مصادقة الأرشيف الوطني؛
6. تسجيل الوثائق الأرشيفية المعدة للترحيل بدفتر الترحيل؛
7. تحيين قاعدة البيانات إن وجدت.

الحالات التي تبررّ رفض الوثائق التي يتم ترحيلها:
- جداول الترحيل غير واضحة أو منقوصة البيانات؛
- جداول غير ممضاة من قبل جهات معينة؛
- جداول مختلفة مضامينها مع الوثائق التي تصاحبها؛
- وثائق لا تزال في طور النشاط أو شبه النشاط وتمّ ترحيلها قبل الأوان؛
- وثائق قابلة للإتلاف وتم ترحيلها.

إجراءات ترتيب وحفظ الوثائق الأرشيفية:

الترفيف: عملية وضع وترتيب وحدات حفظ الوثائق الأرشيفية (حافظات وعلب وصناديق) على الرفوف المعدة لذلك حسب نمط معين. ويمكن أن يكون الترفيف عموديا أو منحنيا أو منبسطا.
الحفظ: عملية خزن الوثائق الأرشيفية في أماكن ومعدات سليمة قصد صيانتها والحفاظ عليها وحمايتها من عوامل التهرئة الطبيعية والبشرية مثل الحرائق والحشرات والسرقة. وتخضع هذه العملية لمقاييس ومواصفات علمية تتعلق بتهيئة المخازن وبالحرارة والرطوبة الخ.
أهم المواصفات لمتعلقة بمخازن الأرشيف وبالرفوف:
تقاس طاقة استيعاب محلات الأرشيف بالمتر الخطي (م.خ) من الرفوف، وهو ما يوافق حجم الوثائق الممكن ترصيفها على رف واحد طوله مترا واحدا.
- المساحات القصوى لمخازن الأرشيف: 200م²؛
- طاقة التحمل: 1200 كلغ بالم² بالنسبة للرفوف العادية. و2400كلغ بالم² بالنسبة للرفوف المضغوطة (المتحركة).
- المساحة القصوى بين أعلى رف والسقف: 1.80م؛
- طول الرفوف على أقصى تقدير: 10 أمتار، المسافة الفاصلة بين الرفوف والجدران العاكسة: 0.75 م؛
- عمق الرفوف: 0.30 م (أي 0.60 م بالنسبة للرفوف ذات الوجهين). بالنسبة للوثائق ذات الحجم الكبير يجب استعمال رفوف بـ 0.40م.
- طاقة تحمل رف ذو متر واحد: 100 كلغ من الوثائق؛
- عرض الممرات الرئيسية بين الرفوف: 1.20 م؛
- عرض الممرات الفرعية بين الرفوف: 0.75 م؛
- الإنارة الطبيعية: لا يجب أن تتجاوز 10% من مساحة جدران الخزن.

أهم المواصفات المتعلقة بالحرارة والرطوبة:
- الأوعية الورقية: الحرارة 18° (+أو- 1°)، الرطوبة 55% (+أو- 5%).
- الصور الفوتوغرافية أبيض وأسود: الحرارة 12° (+أو- 1°)، الرطوبة 35% (+أو- 5%).
- الصور الفوتوغرافية بالألوان: الحرارة 5° (+أو- 1°)، الرطوبة 35% (+أو- 5%).
- أقراص مغناطيسية: الحرارة 18° (+أو- 1°)، الرطوبة 40% (+أو- 5%).

أهم الواصفات المتعلقة بالإنارة الكهربائية:
- في المخازن: 150 دي لوكس (150 Lux).

أهم المواصفات المتعلقة بحموضة الورق:لا يجب أن تنحدر تحت 4,5PH.

إجراءات الإتاحة والمناولة:

- لا يجوز لأي مصلحة، باستثناء بعض كبار المسؤولين المخول لهم، الاطلاع على وثائق غير تابعة لها مهما كان نوع هذه الوثائق الأرشيفية إلا بإذن كتابي مسبق من الوحدة المسؤولة.
- يتم الاطلاع على الوثائق الأرشيفية إما على عين المكان أو عن طريق النسخ أو الاسترجاع لمدّة معينة. وفي كل الحالات على المصلحة الراغبة في الاطلاع على وثيقة أو عدة وثائق إعلام مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية بذلك وتعمير مطبوعة استمارة المناولة في نظيرين: يعتمد النظير الأول من مطبوعة استمارة المناولة كوصل إبراء تحتفظ به مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية طيلة مدة غياب الوثيقة أو الوثائق الأرشيفية التي تمت مناولتها. ويعتمد النظير الثاني كبطاقة متابعة توضع في المكان الذي تحفظ به الوثيقة المعنية طيلة مدة غيابها.
- تقوم مصلحة التصرف يف الوثائق الأرشيفية بتذكير المستفيدين الذين تجاوزوا موعد استرداد الوثائق الأرشيفية التي تناولوها (إعداد مراسلة تذكير). وتتحمل المصلحة المعنية المسؤولية في عدم إرجاع الوثيقة في الآجال المحددة أو في ضياعها.

الإعلامية التوثيقية

النواقص والصعوبات الناتجة عن التصرف اليدوي في الوثائق الأرشيفية:
في هذا العصر المتسم بالتواتر السريع لكميات هائلة من الوثائق الأرشيفية ومع تفاقم المشاكل الناتجة عن تراكم الأرصدة الأرشيفية في محلات مزدحمة تتضايق يوما بعد يوم ومع هذا الطلب المتزايد للوثائق الأرشيفية بالطرق اليدوية، فالذاكرة البشرية جد قاصرة بالمقارنة مع الذاكرة الاصطناعية. ويمكن حصر النواقص والصعوبات المتعلقة بالتصرف اليدوي في الوثائق الأرشيفية في قسمين اثنين:

نواقص وصعوبات تتعلق بالبحث عن الوثائق الأرشيفية:
- محدودية عدد أدوات البحث؛
- صعوبة تحيين أدوات البحث أو إعادة هيكلتها؛
- صعوبة استغلال أدوات البحث؛
- بطء عمليات البحث؛
- فشل العديد من عمليات البحث وبالتالي حرمان العديد من المستفيدين من الوثائق الأرشيفية المطلوبة وتعطل العديد من المصالح وينتهي ذلك بإعطاء صورة سيئة عن مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية.

نواقص وصعوبات تتعلق بالتصرف في الوثائق الأرشيفية:
- صعوبة التصرف في المراحل العمرية للوثيقة وبالتالي: تأخر عمليات التحويل والإتلاف وفي ذلك اكتظاظ في محلات العمل وتراكم للوثائق عديمة القيمة بمحلات الأرشيف الانتقالي، تأخر عمليات الترحيل وفي ذلك خطر على الذاكرة الوطنية؛
- صعوبة تبويب الوثائق الأرشيفية وفقا لنظام التصنيف الموحد وفقدان السيطرة على الرصيد؛
- بطء التفطن للمصالح المتأخرة في استرداد الوثائق؛
- صعوبة إحصاء الوثائق الأرشيفية ومتابعة تراكمها؛ الخ.

استخدام الإعلامية للتصرف في الوثائق الأرشيفية:

الأهداف:
- البحث السريع والمتعدد الأوجه عن المعلومات والوثائق الأرشيفية؛
- نجاعة وسرعة التصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية؛
- إتاحة البيانات والمعلومات والوثائق الأرشيفية عن بعد؛
- الضغط على تكاليف حفظ ومعالجة الوثائق الأرشيفية؛
- حماية المعلومات والوثائق الأرشيفية الأصلية؛
- الاستغلال الجماعي للمعلومات والوثائق الأرشيفية؛ الخ.

أنماط استخدام الإعلامية للتصرف في الوثائق الأرشيفية؟
النظام المرجعي: مجموعة سجلات تتعلق بفهرسة الوثائق الأرشيفية وبالتصرف فيها (بحث، تحويل، إتلاف، إحصاء،..) تهتم بتمثيل الوثائق الأرشيفية ولا تقدر على تعويضها. وتكوّن هذه السجلات قاعدة بيانات مرجعية.
النظام الالكتروني: مجموعة صور (وثائق الكترونية) تقدر على تعويض الوثائق الأرشيفية (في حدود معينة) وتكوّن هذه الصور قاعدة الكترونية.ولإن اعتبر النظام الالكتروني ناجعا من حيث إتاحة المعلومات والوثائق الأرشيفية فإنه يبقى قاصرا من حيث التصرف في هذه المعلومات والوثائق الأرشيفية، هذا بالإضافة إلى تكاليفه العالية بالمقارنة مع النظام المرجعي.
ويبقى النظام المرجعي والنظام الالكتروني عنصرين متكاملين لإرساء نظام متكامل ومندمج للتصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية.

المهام الأرشيفية القابلة للحوسبة:

المهام المتعلقة بإعداد وتحيين نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية:
- القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق؛
- جدول مدد الاستبقاء؛
- نظام التصنيف الموحد.

المهام المتعلقة بإجراءات تطبيق نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية:
- فهرسة الوثائق الأرشيفية؛
- تحويل الوثائق الأرشيفية شبه النشيطة؛
- إتلاف الوثائق الأرشيفية عديمة القيمة؛
- ترحيل الوثائق الأرشيفية النهائية؛
- البحث عن الوثائق الأرشيفية ومناولتها؛
- الإحصاءات الأرشيفية؛ الخ.

قواعد البيانات الأرشيفية:
مفهوم قاعدة البيانات الأرشيفية: مجموعة سجلات تتعلق بفهرسة وبمعالجة الوثائق الأرشيفية. تتكون الحقول المكونة لقواعد البيانات الأرشيفية من بيانات تتعلق بمصدر نشأة الوثائق الأرشيفية (الإدارة المصلحة) وبموضوعها وتاريخها الأدنى والأقصى وكذلك بموقعها أو عنوانها الخ.
أهداف قواعد البيانات الأرشيفية:
- البحث السريع والمتعدد الأوجه عن الوثائق الأرشيفية؛
- نجاعة وسرعة التصرف في الوثائق الأرشيفية – حوسبة المراحل العمرية؛
- إتاحة البيانات الأرشيفية عن بعد؛
- الضغط على تكاليف التصرف في الوثائق الأرشيفية؛
- الاستغلال الجماعي للبيانات الأرشيفية؛ الخ.

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع و بعد؛
نشكر الأخ هاتم على تزويدنا بهذا النص الهام حول التجربة التونسية في مجال إدارة الأرشيف؛ و نطلب منه فقط إفادتنا بتوضيح: هل هذا النص من ضمن مؤلفاته و يشكر على هذا المجهود القيم؛ أو يندرج هذا النص من بين قائمة المراجع القانونية للأرشيف الوطني التونسي الموجودة في الأسفل؛ و في كلا الحالتين هو مشكور على مشاركته الفعالة في إثراء هذا المنتدى. عبدالكريم بجاجة

المراجع القانونية للأرشيف الوطني التونسي (من بوابة الأرشيف الوطني التونسي)
إن إنشاء برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف ووضعه حيز التنفيذ يستجيب لمتطلبات النصوص القانونية والترتيبية التالية :
*القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف: ينص هذا القانون في فصليه السابع والثامن على ضرورة إعداد برنامج للتصرف في الوثائق والأرشيف وتطبيقه وذلك بالتعاون مع مؤسسة الأرشيف الوطني.
*الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 والمتعلق بشروط وإجراءات التصرف في الوثائق الجارية الاستعمال والأرشيف الوسيط وتحويل الأرشيف وإتاحته للمستعملين. وينص فصله الثالث على تحديد مكونات برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف.
*الأمر عدد 1451 لسنة 1993 المؤرخ في 5 جويلية 1993 والمتعلق بالمسؤولية في مجال التصرف والحفظ بالنسبة للوثائق الإدارية.
*الأمر عدد 49 لسنة 1996 المؤرخ في 16 جانفي 1996 ينص في النقطة 14 على إدماج برنامج التصرف في الوثائق ضمن برنامج تأهيل الإدارة.
*منشور الوزير الأول عدد 8 المؤرخ في 9 فيفري 1996 يوضح طرق إعداد وتطوير مكونات برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف.
*الأمر عدد 389 لسنة 1997 المؤرخ في 21 فيفري 1997 المتعلق بتنظيم وتسيير مؤسسة الأرشيف الوطني.
*الأمر عدد 2548 لسنة 1998 المؤرخ في 28 ديسمبر 1998 المنقح للأمر عدد 1981 لسنة 1981 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988.
*منشور الوزير الأول عدد 23 المؤرخ في 18 أفريل 2001 الضابط لإجراءات تحويل الوثائق وترحيلها واتلافها.

[hatemtn]

المشاركة مشاركتي لكنها مبنية بالطبع على النصوص القانونية التونسية في هذا المجال وعلى مادرسته أيضا في المعهد الأعلى للتوثيق بتونس من مقررات متعلقة بالتصرف في الأرشيف.
دائما الانسان لايستطيع الكتابة من فراغ، بل يرجع دائما الى الكتابات السابقة في هذا المجال.

[الأمل]

موضوع اكثر من شيق لك ودي

[محبة الله ورسوله]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

تحية طيبة و بعد؛
تتعلق الأرشفة الإلكترونية بعملية حفظ الأرشيف في شكله الإلكتروني، سواء كان إلكتروني الشكل عند إنجازه، أو تم تحويله من الورق إلى الشكل الرقمي. أما مصطلح "Open access or Open archives" يعني به الأرشيف المفتوح للإطلاع دون تقيد. و للمزيد حول الأرشيف الإلكتروني، يمكنكم الرجوع إلى آخر دراسة أنجزت من طرف االمجلس الدولي للأرشيف تحت عنوان :"الوثائق الإلكتلرونية: مرشد الأرشيفيون"، و النسخة العربية تحت تصرفكم في هذا المنتدى. عبدالكريم بجاجة

جزيت خيراً أخي الكريم.

ولكن هل من الممكن رابط النسخة العربية التي تحدثت عنها؟

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
الوثيقة موجودة في المشاركة الفرعية رقم 26، الصفحة 3 من هذه المشاركة المعنونة"الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية".


الملفات المرفقةwork.pdf (852.7 كيلوبايت, 24 مشاهدات)

[حب الوادي]

الموضوع جدا مفيد
كنت ابحث عن هذه المعومات من زمان
جزاك الله الف خير.

[عبدالكريم بجاجة]

المصور الكمّي بالتحليل الطيفي الفائق:
منهج ضوئي مبتدع و آمن لمراقبة الوثائق التاريخية
(تلخيص و تعريب: عبدالكريم بجاجة)

انطلق الأرشيف الوطني الهولندي في تطوير منهج ضوئي متصنّع للقيام بتحليل كمي للوثائق القديمة. يمكن استعمال هذه التقنية في تقويم صفورة الورق التي تضرُّ بعض المناطق من الوثائق أكثر من أخرى. لجئت مراكز الأرشيف و المكتبات، في السنوات الأخيرة، إلى إعادة تحديد دورها الاجتماعي نظرا للإقبال المتزايد عليها كمؤسسات تُزوِّد المعلومات.
أمام هذا التطور، أصبح الأرشيف الوطني الهولندي مضطرا لوجود طريقة التعايش بين مهمتين متعارضة: حفظ المجموعات الوثائقية في أحسن الظروف و تخزينها في بيئة ملائمة؛ و إتاحة المجموعات الوثائقية نفسها إلى الجمهور الواسع و لاستخدامها في المعارض.
لذا، أضطرَّ الأرشيف الوطني الهولندي إلى تطوير تقنية جديدة تسمى: "التصوير الكمّي بالتحليل الطيفي الفائق"، للقيام ببحث فعال حول ديمومة الورق و الكتابة. تستخدم المنهجية الجديدة في إطار دراسات تطبيقية تهدف بطريقة فعالة إلى تحديد مختلف أنواع الحبر، و اكتشاف فساد الحبر عند بدايته، و تغيير لون المادة، و من ثم تقويم درجة الإتلاف الذي يضرّ الوثيقة.
اهتمت التجارب الأولى بميدانين:
- الصورة الطيفية الفائقة لخريطة قديمة رسمت في سنة 1667.
- تصفير الورق لكونه من أهم عوامل الفساد.
يختم المؤلفون دراستهم بالتركيز على فوائد المنهجية الجديدة في تقويم الطيف الضوئي، أي إحداثيات الألوان المحلية و درجة التصفير، على مستولى وثائق قديمة. كما يعتقد أن تصبح هذه التقنية وسيلة بحث مًقنّنة لتحليل سريع و آمن للوثائق القديمة.

ملخص عن الدراسة التالية:
"The Quantitative Hyperspectral Imager: A Novel Non-destructive Optical Instrument for monitoring Historic Documents", by:
- M.E. Klein, دكتور في الفيزيا
- J.H. Sholten, اختصاصي في الهندسة الميكانيكية
- G. Sciutto, خبير في حفظ الوثائق
- Th. A.G. Steemers, رئيس قسم الحفظ و الترميم بالأرشيف الوطني الهولندي
- G. de Bruin,خبير في حفظ الوثائق، مستشار الأرشيف الوطني الهولندي

[عماد الدين]

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته

اشكركي أختي وصال المجد على الموضوع الرائع وأتمنى المزيد من المواضيع التي تتعلق بعلم الأرشيف.


وشكـــــــــــــــــــرا.:) :) :)

[د.محمود قطر]

السيد الأستاذ عبد الكريم بجاجة الخبير الدولي في مجال الأرشيف
الأخت الفاضلة / وصال المجد (أروى حلواني)

لا أجد أفضل من الكلمات ما أعبر به عن مدى الثراء المعلوماتي المقدم في هذه المشاركة القيمة ، غير عبارات الثناء والتقدير من منسوبي المكتبات والمعلومات المطالعين لهذه المشاركة .
وتعظيماً للفائدة ، وللتيسير للمهتمين بتحديثها ومشاهدتها ، فقد تم تثبيتها .
وفقكم الله

تحياتي ومحبتي للجميع

[وصال المجد]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة محمود قطر

السيد الأستاذ عبد الكريم بجاجة الخبير الدولي في مجال الأرشيف

الأخت الفاضلة / وصال المجد (أروى حلواني)

لا أجد أفضل من الكلمات ما أعبر به عن مدى الثراء المعلوماتي المقدم في هذه المشاركة القيمة ، غير عبارات الثناء والتقدير من منسوبي المكتبات والمعلومات المطالعين لهذه المشاركة .
وتعظيماً للفائدة ، وللتيسير للمهتمين بتحديثها ومشاهدتها ، فقد تم تثبيتها .
وفقكم الله

تحياتي ومحبتي للجميع

الشكر الحقيقي لدكتور عبد الكريم بجاجة وكافة الأعضاء الذين اسهموا في إثراء هذا الموضوع بكل مفيد
جعل الله ما قدموا في ميزان حسناتهم
كما أشكرك مشرفنا الفاضل محمود قطر على إهتمامك
وفق الله الجميع لكل خير