منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » أدوات العمل الأرشيفية : الأداة الأولى( القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة )

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Jun-29-2007, 06:17 PM   المشاركة1
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.02 يومياً


افتراضي أدوات العمل الأرشيفية : الأداة الأولى( القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة )

أدوات العمل الأرشيفية أو ركيزة التصرف الوثائقي:
القامة الإسمية للملفات والوثائق المفردة
Répertoire des dossiers types
Repertory of Standard files

-----------------------------------------------------------------
بقلم الأستاذ الموثق: المبروك التبيـــني
( مدرس جامعي عرضي و مكون في علوم التوثيق والأرشيف، وإطار مسؤول بمؤسسة مالية بتونس )

------------------------------

مقدمـة :

تحدثنا خلال دراسة سابقة في هذا الإطار عن الإجرءات العملية الأرشيفية ( من يقوم بماذا ؟ ) في برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف داخل المؤسسة في المرحلة السابقة للتصرف الإلكتروني، وقلنا ان من بين عناصر البرنامج المذكور إجرءات عملية تتمثل في إعداد "أدوات العمل الأرشيفية" والتي هي: "القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة" ، "نظام تصنيف الوثائق الإدارية" و "جدول مدد حفظ وثائق وأرشيف المؤسسة"، ( نعني بكلمة مدد جمع مدة، وهي الفترة التي تجسد عمر الوثيقة، ذلك أن كل وثيقة أرشيفية تمر بثلاث مراحل عمرية او ما يسمى بنظرية الأعمار الثلاثة التي إستنبطها العالم الإنقليزي تشالنبيرغ منذ سنة 1956 من القرن المنصرم، وهي الفترة النشطة للوثيقة، الفترة الشبه نشطة للوثيقة والفترة التاريخية للوثيقة التي يحددها المصير النهائي لها ).
واليوم نعود لهذا الموضوع في جزء منه، ونتعرض بالدراسة وتقديم نماذج لهاته الأدوات الأرشيفية الثلاثة كما ندرسها ونعدها ونطبقها عندنا في تونس، إيمانا منا بأن هذه الأدوات هي المستندات النظرية التي بها يتم معالجة الوثائق والأرشيف داخل المؤسسة من قبل الأرشيفي المختص، وهي أيضا كما يسمى بالنسبة لجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف: "حجر الزاوية" لبرنامج التصرف في الوثائق والأرشيف، فالقائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة هي الأداة التي تحدد وثائق وأرشيف المؤسسة ومختلف نسخها وشبكة مساراتها أو سلسلة انتقالها بين المصالح الإدارية للمؤسسة، ونظام التصنيف هي الأداة التي تمكن من ترميز وتصنيف وحسن ترتيب هذه الوثائق في فترتها النشطة لسهولة إسترجاعها عند الحاجة وتداولها، وجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف هي الأداة التي تمكن من تحديد الأعمار الثلاثة للوثيقة، وتحديد مصيرها النهائي وذلك بإتلافها عند إنعدام قيمتها التاريخية الإدارية العلمية البحثية، او حفظها على الدوام كوثيقة تاريخية او أرشيف نهائي صالح للبحث والإثبات، وشاهد على موروث المؤسسة والبلاد وذاكرتها ...
ولكن قبل ان نتكلم عن أي مسألة تخص التصرف في الوثائق والأرشيف، وكل ما يشمله من مفاهيم وأدوات وآليات، فإنه لزاما علينا اولا وبالذات ان نتفق حول المفاهيم الأساسية للمصلحات الأرشيفية المتداولة في هذا الإطار كـ: "الوثيقة" و"الأرشيف" و"الإعارة" و"التحويل" و"الترحيل" و"التصنيف" و "الترميز" و"الترفيف" و"الترتيب" ...الخ، فهذه المصطلحات هي التي تضعنا في الإطار الصحيح، وتجعلنا نتفق بيننا عما نتحدث، وماذا نقصد، وإذا إتفقنا منذ البداية حول هذه المفاهيم، فهمنا بعضنا البعض، يتبدد الغموض حول عدة مفاهيم التي تلوح بين المنطقة والأخرى، وبين الدارس والمختص والآخر، خصوصا واننا ندرك جليا الإختلاف "المفاهيمي" الذي يسود واقعنا العربي في هذا الإطار، فمفهوم الوثيقة بمفهومها الكلاسيكي ليست هي وثيقة اليوم التي صبغت بالتكنولوجيا الحديثة، أو كما تترجم إلى لغة أجنبية خاصة منها الإنقليزية التي تسود العالم والتي تختلف بين عدة مناطق،
والأرشيف الذي يسمى عندنا في منطقة المغرب العربي مثلا، يسمى هو كذلك لدى بعض إخواننا العرب حيث يعلرف بالسجلات او المحفوظات او المخطوطات، وليست هي مناهج التدريس في علوم التوثيق والأرشيف والمكتبات والمعلومات بنفسها بين مختلف الأقطار العربية، لذلك يجب أولا وبالذات توحيد هذه المفاهيم والمصطلحات الفنية المتعلقة بمجال التوثيق والأرشيف والمعلوماتّ، حتى تتوضح الرؤية الإصلاحية اكثر فاكثر، ويعي الواحد منا ما يقصده الآخر، وبالتالي تعم الفائدة. فدعونا اولا نقدم هذه المفاهيم التي تتعلق بميدان الأرشيف والأرشفة:

- الوثيقـة: تعرف الوثيقة على أنها "كل وعاء مهما كان نوعه يتضمن معلومات يتوصل إليها الإنسان مباشرة أوعن طريق الآلة".

- الملف: هو مجموعة من الوثائق تكونت بصفة عادية او مسترسلة لدى مباشرة الموظف لنشاط أو لعمل يدخل ضمن مشمولاته.

- الرصيد الوثائقي: هو مجموع وثائق الأرشيف مهما كان شكلها أو صنفها أو عمرها، و التي تجمع أثناء فترة طويلة لدى منشئها كأرشيف جاري، او لدى مصلحة الأرشيف بالمؤسسة كأرشيف وسيط، أو لدى الأرشيف الوطني كأرشيف نهائي أو تارسخي.

- الأرشيف: يعرف الأرشيف على انه "مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه، كل شخص طبيعي أو معنوي، و كل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة، مهما كان تاريخ هذه الوثائق أو شكلها أو وعائها".

وينقسم الأرشيف إلى ثلاث أنواع يحددها طبيعة نشاطه وعمره وهي:

- أرشيف جاري: وهي كل الوثائق التي تستعمل باستمرار من طرف من أ نشاها أو تحصل عليها أثناء ممارسة النشاط والعمل، ويكون حفظها بمكتب العمل،

- أرشيف وسيط: وهي الوثائق التي انتهى اعتبارها كأرشيف جاري حسب جدول مدد حفظها من قبل الأشخاص أوالمؤسسات أوالهيئات التي أنشأتها أو تحصلت عليها، والتي اصبح استعمالها عرضيا او مناسباتيا، ويتم حفظها في مكان مخصص لذلك،

- أرشيف نهائي: يتألف الأرشيف النهائي من الوثائق التي إنتهت فترة حفظها كأرشيف وسيط، وتم فرزها وترحيلها من المؤسسة الأم للحفظ الدائم بالأرشيف الوطني للبلاد كثروة وثائقية ومخزون او موروث يعد ذاكرة المؤسسة التي ينتمي إليها اولا وذاكرة البلاد ككل.

- أداة بحث: هي وثيقة وصفية قابلة للنشر أو عدم النشر، يتم إعدادها يدويا أو بالحاسوب من قبل منتج ما قد يكون مركزا للأرشيف أو مركزا لحفظ المخطوطات، وذلك لغاية توفير أداة مراقبة مادية أو ذهنية على وثائق أرشيفية معينة، وتشمل أدوات البحث الأساسية قواعد البيانات الوصفية، الوطنية منها أو الجهوية أو المحلية، والأدلة وقوائم الجرد والسجلات و السجلات الموضوعية والفهارس والقوائم الخاصة وقوائم الرفوف وقوائم الحاويات والقوائم التحليلية والكشافات.
و بالنسبة إلى الأرشيفات الإلكترونية، تتمثل أدوات البحث فيها في كل الوثائق المتعلقة بالبرمجيات الجاهزة الخاصة بهذا الغرض.

- التصنيف (Classification ):هي عملية ذهنية تتمثل في تحليل محتوى الوثائق و ضبط مواضيعها واختيار الكلمات المناسبة لذلك، للدلالة عليها في خطة التصنيف وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية ضمن نظام أو خطة تصنيف.

- نظام تصنيف الوثائق ( Plan de Classification ): هي أداة أرشيفية تجمع كل الوظائف لهيكل معين بصفة منطقية وتسلسلية، وتتدرج من العام إلى الخاص.

- رمز تصنيف الوثائق ( Code de Classification ): هي تركيبة عددية أو أخرى تعرف بكل كلمة دالة من القائمة الاسمية التي تتألف منها خطة التصنيف، و تشير إلى الموقع المناسب لحفظ الملفات في أوعية حفظها.

- الترميز ( ( Codification: هي عملية إسناد رمز تصنيف لوثيقة ما أعدت للترتيب والحفظ في عمرها الجاري أو النشط، ويكون موافقا للكلمة المناسبة من القائمة الاسمية التي ينتمي إليها ضمن خطة التصنيف.

- ترتيب الوثائق ( Classement ): هي عملية مادية تجسد عملية التصنيف الذهنية، وتتمثل في ترتيب الوثائق وتنظيمها للحفظ في وعاء مخصص، وحسب نظام ترتيبي معين.

- ترتيب متقطع ( Classement interrompu ): هي طريقة لترتيب الوثائق الأرشيفية، وتتمثل في تخصيص مساحات فارغة على الرفوف تفصل بين مجموعات الوثائق وذلك قصد استعمالها لترتيب الإضافات وفق نظام التصنيف المعتمد.

- الترفيـف ( Rangement ): هو عملية وضع و ترتيب وحدات حفظ الأرشيف على الرفوف المعدة لذلك.

- تر فيف أفقي( Rangement Horizontal ): ويسمى أيضا بالترفيف المسطح، ويتمثل في تر فيف الملفات المجلدة منها أو المرتبة في الأوعية في وضع أفقي متوازيا مع وضع ألواح الرف ( Tablettes ).

- تر فيف رأسي: هو أسلوب في الترفيف تسند فيه الوثائق إلى الجزء الأسفل منها، وهو عكس الترفيف المسطح الأفقي.

- وعاء حفظ وثائق وأرشيف ( Boites des Archives ): هي حاوية لحفظ الوثائق تختلف أحجامها وأشكالها، وهي معدة لحماية الوثائق الأرشيفية وترفيفها لتسهيل تناولها. و وأكثر الأوعية استعمالا هي ذات القياس: 10 / 25 / 35 صنتمتر.

- كشاف ( Index ): هي قائمة من الكلمات الدالة، توفر إمكانية الوصول إلى محتويات الملف أو الوثيقة أو مجموعة وثائق. وتتمثل أيضا في مداخل تشتمل على قدر كاف من البيانات، تحيل إلى مواقع المدخل من الوثيقة عن طريق رقم الصفحة أو أي نوع آخر من الإشارات اوالإحالات.

- كلمة دالة ( Mot pertinent ): هي كلمة أو مجموعة كلمات مأخوذة ( مستخرجة ) من عنوان وثيقة أو متنها ( نصها ) للتعبير ( للدلالة ) على مضمونها بهدف تسهيل العثور عليها واسترجاعها، وتستعمل في الكشافات، و يعبر عنها بكلمة مدخل.

- مخطط مواقع الحفظ: ( Plan de localisation des Archives ) : هو رسم بياني لمحلات حفظ الوثائق والأرشيف، يوضح موضع الرفوف وكل تجهيزات التخزين المتوفرة بها، و كيفية استغلال المساحات القابلة للاستعمال الفوري أو المستقبلي، ويحدد قائمة الوثائق المحفوظة وعناوين حفظها تيسر الوصول إليها. ويعد المخطط المذكور كدليل يوجه المستعمل للمحل.

- إتلاف الوثائق ( Elimination ): ويعني إلغاء والاستغناء عن وثائق من الرصيد بعد فرزها والتي لم تعد لها أية قيمة من الرصيد.

- جدول تحويل الوثائق (Bordereau de Transfert ): هي قائمة تعطي عناوين الوثائق المعدة للتحويل من الفترة النشطة إلى الفترة الشبة نشطة، أي لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل، ليتم نقلها إلى محل حفظها كأرشيف انتقالي ذو استعمال مناسباتي أو عرضي. ويحدد الجدول والتواريخ القصوى والدنيا لها، والوحدة الإدارية التي تنتمي إليها وتاريخ تحويلها..الخ.

- جدول ترحيل الأرشيف النهائي ( Versement des archives historiques ): هي قائمة الوثائق المزمع ترحيلها كأرشيف نهائي من مرفق عمومي حيث تحفظ كأرشيف وسيط، إلى مؤسسة الأرشيف الوطني بعد فرزها والإقرار بنهاية عمرها الوسيط حسب جدول مدد حفظها.

-التاريخين الأدنى والأقصى ( Dates extrèmes ): وهو تاريخ فتح الملف وتارخ غلقه، فبالنسبة إلى مجموعة من الوثائق لها صلة فيما بينها (مثل الملف )، يتم ذكر تاريخ أقدم وثيقة وتاريخ أحدث ويسمى التاريخين بالأقصى والأدنى.

- مركز حفظ الأرشيف الوسيط ( Centre de préarchivage ): هي بناية مصممة ومخصصة خصيصا لتخزين السجلات والوثائق شبه الجارية، وحفظها لفترة معينة يحددها جدول مدد حفظها، وذلك لتداولها حتى حلول تاريخ مصيرها النهائي .

- الإعـارة ( Pret ): هي العملية التي بموجبها يتم تلبية طلب مصلحة إدارية ما أو أي مستفيد للإطلاع أو استعارة وثائق شبه نشطة محفوظة بمركز حفظ الأرشيف الوسيط قصد الرجوع إلى معلومات بها, ويكون ذلك إما بالإطلاع على عين المكان أو النسخ أو الإستعارة لمدة معينة.

- فرز الوثائق ( Tri ): هي العملية التي تؤدى إلى التفريق بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.

- الإنتقاء ( Echantillonnage ): وهي عملية تتمثل في اختيار نسبة معينة من الوثائق لتحفظ دون بقية الوثائق كعينة ممثلة لمجموعها وذلك خلال عملية الفرز، وعلى أسس متغيرة يمكن أن تكون بالخصوص رقمية، أو ألفبائية ،أو قياسية ،أو متعلقة بقيمة الوثائق.

- مدد الحفظ ( Délais de conservation ): هي الفترة الزمنية التي تحفظ خلالها الوثائق في منشئها الأصلي قبل تحويلها إلى مركز للحفظ الوسيط لتحفظ لمدة أخرى، و منه إلى مركز للأرشيف النهائي. ويحدد هذه المدة الزمنية تواتر الإستعمال الفعلي أو الممكن للوثائق، ويحدد في جدول يسمى بجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف.


1- القائمة الاسمية للملفات و الوثائق المفردة:

تعتبر "القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة" من بين وسائل العمل الأرشيفية الهامة والأولى التي وجب إعدادها، فهي تساعد المتصرف في الوثائق و الأرشيف على حصر الوثائق و الملفات المنتجة أو المنشئة داخل المؤسسة، أو المتحصل عليها أثناء ممارسة النشاط الإداري ( أنظر ملحق لنموذج من القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة ). وتصنف القائمة الاسمية إلى ثلاث أنواع و هي على النحو التالي :


* القائمة الاسمية الموجزة :
هي عبارة عن قائمة بالوثائق التي لازالت تنتجها أو تتحصل عليها كل مصلحة في إطار القيام بأنشطتها و هذا العمل لا يتطلب مجهودا كبيرا بل يكفى استخراج الوثائق التي لازالت قيد الاستعمال من سجل جرد الوثائق. و هذه الطريقة تمكن من الاقتصاد في الوقت و السرعة في إنجاز هذه القائمة.

 القائمة الاسمية التحليلية :
هي عبارة عن وسيلة لتحديد و تعريف الوثائق بأكثر دقة، كما يمكن هذا الصنف من القائمات من إعطاء صورة واضحة عن الوثائق المكنونة لها: عددها و توزعها على المجال الإداري ( المصالح الإدارية ) و ذلك بتحديد مختلف أوجه الملفات التكميلية.
وهذا النوع من القائمات الاسمية يمكن من الحصول على قدر هام من المعلومات الشاملة والدقيقة حول الملف أو الوثيقة و حول الإطار الذي أنشأت فيه.

 القائمة الاسمية الدورية :
تحتوى هذه القائمة على كل المعطيات والمعلومات الموجودة بالقائمة الاسمية الموجزة و التحليلية مع إضافة توضيح سلسلة انتقال الوثائق ( وثيقة أصلية / نسخة ثانوية / مكان الوثيقة الأصلية /...الخ ).

2- الهدف من القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة:

إن الهدف من القيام بعملية إعداد القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة، هو الجرد الوثائقي ، وهو التحديد و التعريف الشامل لمجمل الوثائق و الملفات التي ينتجها الهيكل الإداري أو يتحصل عليها. و توجد عدة طرق للقيام بهذه العملية ( استمارات, حوار مباشر،...الخ.) والغاية منها هي إعداد قائمة الملفات و الوثائق الخاصة بكل مصلحة أو وحدة، و بذلك يكون الهدف من إعداد هذه الوسيلة هو المعرفة التامة والدقيقة للملفات و الوثائق المنتجة أو المتحصل عليها سواء بالنسبة للموظف الإداري أو بالنسبة للمتصرف في الوثائق و الأرشيف, هذا بالإضافة إلى أن القائمة الاسمية تمكن من إعداد وسائل العمل الأرشيفية الأخرى ( نظام تصنيف الوثائق و جدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف ).
ولا يجب الخلط بين القائمة "الاسمية" و قائمة الوثائق المتحصل عليها أثناء عملية الجرد حيث أن هذه الأخيرة ليست سوى مجموع الوثائق التي تحفظ كموروث وثائقي بالمؤسسة أثناء ممارسة نشاطها، وبعض من الوثائق يمكن أن يكون قد وقع حذفها أو إتلافها أو ترحيلها إلى الأرشيف الوطني، و لم تعد محفوظة، في حين أن القائمة الاسمية للملفات هي قائمة كل الوثائق التي تدخل في إطار نشاط المؤسسة متواجدة او غائبة، لذلك فإن عملية الجرد الوثائقي هي جزء من القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة.
إن القائمة الاسمية للملفات و الوثائق المفردة هي عملية تجميع الملفات والوثائق العملية ( التي بصدد الاستعمال أو يمكن استعمالها لاحقا )، بمختلف مصالح المؤسسة. و تبين هذه القائمة طبيعة كل ملف أو وثيقة سواء كان نظيرا أساسيا أو نظيرا ثانويا، كما تعرف بكل محتويات الملفات من الوثائق المكونة لها إلى جانب توضيح سلسلة انتقال ( المأتى / الوجهة ) لكل ملف وكل وثيقة مكونة له.

3- تحيين القائمة الاسمية للملفات و الوثائق المفردة:

القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة هي عنصر من مجموع الأدوات الضرورية لإنجاز المهام و الأعمال المرتبطة بالتصرف في الأرشيف .
وتحيين القائمة الاسمية هو جعلها مواكبة للتغيرات التي تحصل على المؤسسة و الملفات و الوثائق التي تدخل في إطار نشاطها، و تتمثل هذه التغييرات في:
- إنشاء وثائق جديدة ،
- إدخال تحويرات على وثائق موجودة ،
- حذف وثائق موجودة ،
و يعود تحيين القائمة الاسمية للملفات والوثائق المفردة إلى عدة أسباب :
- تقادم القائمة الاسمية المعدة من قبل وعدم مواكبتها لما حصل من تغييرات على مستوى الملفات و الوثائق،
- تأكيد القانون في إطار مخططات تأهيل الإدارة أو أي تغيير حاصل،
- التحديد و التعريف الشامل لملفات و وثائق المؤسسة و ذلك بذكر العملية منها و التي هي بصدد الاستعمال فقط،
- ارتباط القائمة الاسمية ببعض وسائل العمل الأخرى ( نظام تصنيف الوثائق، وجدول مدد استبقاء الوثائق ).
و حتى تكتسي هذه الوسائل صبغة عملية يجب تحيينها ولا يتم ذلك إلا بعد تحيين القائمة الاسمية للملفات و الوثائق المفردة للمؤسسة.

4- مراحل تحيين القائمة الاسمية للملفات و الوثائق المفردة :

* تحسيس المسؤولين بأهمية العمل:

إن السعي للالتزام بقانون تجديد الأدوات العملية إثر التقادم يفرض تجديد القائمة الإسمية، و لإنجاح هذه العملية كان لا بد من تحسيس المسؤولين بأهمية هذا العمل قصد الحصول منهم على معلومات دقيقة و التي من شانها أن تعكس جودة العمل في مرحلة لاحقة، حيث أن دقة و شمولية المعلومات لا يمكن أن تتوفر إلا بوجود وعي من قبل الموظفين بأهمية العمل المطلوب. وهذا التحسيس يتم عن طريق القيام بلقاءات مباشرة معهم و بمصالحهم الإدارية المعنية للوقوف على ما يكتنف العمل من غموض، حتى يتم توضيحه. كما أنه لا يمكن التوصل إلى معرفة أنشطة المؤسسة و الوثائق التي تنتجها أو تتحصل عليها معرفة شاملة ودقيقة في غياب مساعدة الموظفين المعنيين. و تتوقف هذه المعرفة على فهمهم لقيمة العمل و لدوره الهام في تنظيم الوثائق والأرشيف، و بالتالي فإنه بقدر وعي الموظفين بأهمية العمل المزمع إنجازه، بقدر ما تكون المعلومات المقدمة اكثر وضوحا و دقة و شمولا، و بقدر ما يكون إنجاز العمل متقنا.

* جمع المعلومات عن طريق الاستمارات:

تمثل طريقة جمع المعلومات عن طريق الاستمارات تقنية هامة من طرق جمع المعلومات استعملها الكثيرون للقيام بإحصائيات أو ببحوث علمية، و هي عبارة عن وسيلة تخاطب مكتوبة توزع على المعنيين بالأمر لتعميرها وفقا لأسئلة محددة سواء في شكل جمل أو جداول ... الخ . و تجمع المعلومات المتوفرة ثم يقع معالجتها حسب نوعية العمل ( إحصائية، دراسة، مقارنة ... ).
تم يقع اللجوء إلى جمع المعلومات عن طريق الاستمارات نظرا لما توفره هذه التقنية من ربح للوقت ولأنها طريقة سهلة للتعامل مع الموظفين. و تحتوى الاستمارات على اسم الإدارة أو المصلحة المعنية ثم على خانات مخصصة لـ :
- عنوان الملف،
- الوثائق المكونة للملف،
- وثيقة أصلية / نسخة ثانوية،
- مكان الوثيقة الأصلية،
- ملاحظات.

* جمع المعلومات عن طريق الحوار المباشر:

بعد استلام الاستمارات التي وقع توجيهها إلى الوحدات الإدارية لتعريب عناوين الملفات و الوثائق، وحذف الوثائق التي لم تعد عملية وقيد الاستعمال، أو إضافة ما وقع إحداثه في إطار أنشطة جديدة، تتم مخاطبة المسؤولين والتحاور معهم قصد توضيح بعض الإشكاليات المتعلقة بالملفات و الوثائق.
و بهذه الطريقة يكون العمل شاملا و دقيقا و مهيئا لتحيين القائمة الاسمية، يقع على أساسها إعداد بقية أدوات العمل الأرشيفية لما تتضمنه القائمة الاسمية من معلومات دقيقة وشاملة.
وفي مرحلة أخيرة يتم إرسال القائمة الاسمية إلى مختلف مصالح المؤسسة, كل في ما يخصه للتثبت النهائي من المعلومات التي تحتويها، قبل إعداد الأداة في شكلها النهائي محينة.

وبإعداد هذه الأداة الأرشيفية الأولى، يكون الأرشيفي المختص بالمؤسسة قد مهد لبقية الأدوات والتي هي نظام تصنيف الوثائق و جدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف، وقد أفردنا لكل أداة ملف في هذا المنتدى، نسأل الله أن نكون قد وفقنا في الاجتهاد.












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
أدوات العمل الأرشيفية، ركيزة التصرف الوثائقي الأرشيفي / ََArchival Tools المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 9 Mar-11-2014 05:26 PM
التدريب في مجال المكتبات أشرف عبد الله المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 7 Jan-17-2014 01:18 AM
الفهرس الموحد لكتب المكتبات د. صلاح حجازي المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 22 Oct-19-2011 07:24 PM
الحلقة العلمية الـ2: الكتاب العلمي للأطفال د.محمود قطر المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 19 Nov-03-2007 07:46 PM


الساعة الآن 11:45 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين