منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » أدوات العمل الأرشيفية: الأداة الثانية: ( نظام تصنيف الوثائق الإدارية )

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Jun-29-2007, 05:25 PM   المشاركة1
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي أدوات العمل الأرشيفية: الأداة الثانية: ( نظام تصنيف الوثائق الإدارية )

أدوات العمل الأرشيفية، ركيزة التصرف الوثائق الأرشيفي:
( نظام تصنيف الوثائق الإدارية للمؤسسة)
Plan de Classification des documents
Classification Plan of administratif documents

-------------------------------------------------------------

بقلم الأستاذ الموثق: المبروك التبيـــني
( مدرس جامعي و مكون عرضي في علوم التوثيق والأرشيف، وإطار مسؤول بمؤسسة مالية بتونس )
---------------------------------------------------------------

تعرضنا في ملف سابق إلى موضوع الإجراءات العملية الأرشيفية ( من يفعل ماذا ؟ )، وفي ملف ثاني إلى أول أدوات العمل الأرشيفية التي وجب إعدادها لتنفيذ برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف، واليوم نتعرض بالدرس إلى ثاني هاته الأدوات الأرشيفية ونعني به "نظام تصنيف الوثائق الإدارية للمؤسسة".
و يتنزل إعداد نظام تصنيف الوثائق الإدارية للمؤسسة في إطار تطبيق برنامج "التصرف في الوثائًق والأرشيف" الذي أكد التشريع التونسي على إعداده و وضعه حيز التنفيذ، والمتعلق بضبط شروط و تراتيب التصرف في الأرشيف الجاري والأرشيف الوسيط...
من هذا المنطلق سيقع إعداد وسائًل العمل الكفيلة بإحكام التصرف في الوثائًق والأرشيف، والتي تمثل أحد مكونات البرنامج.
ومن بين هذه الوسائًل "نظام تصنيف الوثائًق الخصوصية". محور هذا العمل.
يخص "نظام التصنيف" هذا، الملفات والوثائًق الخصوصية للمؤسسة.
وتجدر الإشارة إلى أن "نظام تصنيف الوثائق" هذا يتم تطبيقه على الوثائًق الجارية الاستعمال ( الفترة النشطة ) داخل المكاتب الإدارية، ولا يتم استخدامه في المراحل الموالية من حياة الوثيقة ( الفترة الشبه نشطة / الفترة التاريخية )، وهاتين المرحلتين يتم ترتيب الأرصدة الوثائقية خلالها حسب نظم ترتيبية معينة.
ولكن قبل ان نتكلم عن أي مسألة تخص التصرف في الوثائق والأرشيف، وكل ما يشمله من مفاهيم وأدوات وآليات، فإنه لزاما علينا اولا وبالذات ان نتفق حول المفاهيم الأساسية للمصلحات الأرشيفية المتداولة في هذا الإطار كـ : "الوثيقة" و"الأرشيف" و"الإعارة" و"التحويل" و"الترحيل" و"التصنيف" و "الترميز" و "الترفيف" و "الترتيب" ...الخ، فهذه المصطلحات هي التي تضعنا في الإطار الصحيح، وتجعلنا نتفق بيننا عما نتحدث، وماذا نقصد، وإذا إتفقنا منذ البداية حول هذه المفاهيم، فهمنا بعضنا البعض، يتبدد الغموض حول عدة مفاهيم التي تلوح بين المنطقة والأخرى، وبين الدارس والمختص والآخر، خصوصا واننا ندرك جليا الإختلاف "المفاهيمي" الذي يسود واقعنا العربي في هذا الإطار، فمفهوم الوثيقة بمفهومها الكلاسيكي ليست هي وثيقة اليوم التي صبغت بالتكنولوجيا الحديثة، أو كما تترجم إلى لغة أجنبية خاصة منها الإنقليزية التي تسود العالم والتي تختلف بين عدة مناطق،
والأرشيف الذي يسمى عندنا في منطقة المغرب العربي مثلا، يسمى هو كذلك لدى بعض إخواننا العرب حيث يعلرف بالسجلات او المحفوظات او المخطوطات، وليست هي مناهج التدريس في علوم التوثيق والأرشيف والمكتبات والمعلومات بنفسها بين مختلف الأقطار العربية، لذلك يجب أولا وبالذات توحيد هذه المفاهيم والمصطلحات الفنية المتعلقة بمجال التوثيق والأرشيف والمعلوماتّ، حتى تتوضح الرؤية الإصلاحية اكثر فاكثر، ويعي الواحد منا ما يقصده الآخر، وبالتالي تعم الفائدة. فدعونا اولا نقدم هذه المفاهيم التي تتعلق بميدان الأرشيف والأرشفة:

- الوثيقـة: تعرف الوثيقة على أنها "كل وعاء مهما كان نوعه يتضمن معلومات يتوصل إليها الإنسان مباشرة أوعن طريق الآلة".

- الملف: هو مجموعة من الوثائق تكونت بصفة عادية او مسترسلة لدى مباشرة الموظف لنشاط أو لعمل يدخل ضمن مشمولاته.

- الرصيد الوثائقي: هو مجموع وثائق الأرشيف مهما كان شكلها أو صنفها أو عمرها، و التي تجمع أثناء فترة طويلة لدى منشئها كأرشيف جاري، او لدى مصلحة الأرشيف بالمؤسسة كأرشيف وسيط، أو لدى الأرشيف الوطني كأرشيف نهائي أو تارسخي.

- الأرشيف: يعرف الأرشيف على انه "مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه، كل شخص طبيعي أو معنوي، و كل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة، مهما كان تاريخ هذه الوثائق أو شكلها أو وعائها".

وينقسم الأرشيف إلى ثلاث أنواع يحددها طبيعة نشاطه وعمره وهي:

- أرشيف جاري: وهي كل الوثائق التي تستعمل باستمرار من طرف من أ نشاها أو تحصل عليها أثناء ممارسة النشاط والعمل، ويكون حفظها بمكتب العمل،

- أرشيف وسيط: وهي الوثائق التي انتهى اعتبارها كأرشيف جاري حسب جدول مدد حفظها من قبل الأشخاص أوالمؤسسات أوالهيئات التي أنشأتها أو تحصلت عليها، والتي اصبح استعمالها عرضيا او مناسباتيا، ويتم حفظها في مكان مخصص لذلك،

- أرشيف نهائي: يتألف الأرشيف النهائي من الوثائق التي إنتهت فترة حفظها كأرشيف وسيط، وتم فرزها وترحيلها من المؤسسة الأم للحفظ الدائم بالأرشيف الوطني للبلاد كثروة وثائقية ومخزون او موروث يعد ذاكرة المؤسسة التي ينتمي إليها اولا وذاكرة البلاد ككل.

- أداة بحث: هي وثيقة وصفية قابلة للنشر أو عدم النشر، يتم إعدادها يدويا أو بالحاسوب من قبل منتج ما قد يكون مركزا للأرشيف أو مركزا لحفظ المخطوطات، وذلك لغاية توفير أداة مراقبة مادية أو ذهنية على وثائق أرشيفية معينة، وتشمل أدوات البحث الأساسية قواعد البيانات الوصفية، الوطنية منها أو الجهوية أو المحلية، والأدلة وقوائم الجرد والسجلات و السجلات الموضوعية والفهارس والقوائم الخاصة وقوائم الرفوف وقوائم الحاويات والقوائم التحليلية والكشافات.
و بالنسبة إلى الأرشيفات الإلكترونية، تتمثل أدوات البحث فيها في كل الوثائق المتعلقة بالبرمجيات الجاهزة الخاصة بهذا الغرض.

- التصنيف (Classification ):هي عملية ذهنية تتمثل في تحليل محتوى الوثائق و ضبط مواضيعها واختيار الكلمات المناسبة لذلك، للدلالة عليها في خطة التصنيف وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية ضمن نظام أو خطة تصنيف.

- نظام تصنيف الوثائق ( Plan de Classification ): هي أداة أرشيفية تجمع كل الوظائف لهيكل معين بصفة منطقية وتسلسلية، وتتدرج من العام إلى الخاص.

- رمز تصنيف الوثائق ( Code de Classification ): هي تركيبة عددية أو أخرى تعرف بكل كلمة دالة من القائمة الاسمية التي تتألف منها خطة التصنيف، و تشير إلى الموقع المناسب لحفظ الملفات في أوعية حفظها.

- الترميز ( ( Codification: هي عملية إسناد رمز تصنيف لوثيقة ما أعدت للترتيب والحفظ في عمرها الجاري أو النشط، ويكون موافقا للكلمة المناسبة من القائمة الاسمية التي ينتمي إليها ضمن خطة التصنيف.

- ترتيب الوثائق ( Classement ): هي عملية مادية تجسد عملية التصنيف الذهنية، وتتمثل في ترتيب الوثائق وتنظيمها للحفظ في وعاء مخصص، وحسب نظام ترتيبي معين.

- ترتيب متقطع ( Classement interrompu ): هي طريقة لترتيب الوثائق الأرشيفية، وتتمثل في تخصيص مساحات فارغة على الرفوف تفصل بين مجموعات الوثائق وذلك قصد استعمالها لترتيب الإضافات وفق نظام التصنيف المعتمد.

- الترفيـف ( Rangement ): هو عملية وضع و ترتيب وحدات حفظ الأرشيف على الرفوف المعدة لذلك.

- تر فيف أفقي( Rangement Horizontal ): ويسمى أيضا بالترفيف المسطح، ويتمثل في تر فيف الملفات المجلدة منها أو المرتبة في الأوعية في وضع أفقي متوازيا مع وضع ألواح الرف ( Tablettes ).

- تر فيف رأسي: هو أسلوب في الترفيف تسند فيه الوثائق إلى الجزء الأسفل منها، وهو عكس الترفيف المسطح الأفقي.

- وعاء حفظ وثائق وأرشيف ( Boites des Archives ): هي حاوية لحفظ الوثائق تختلف أحجامها وأشكالها، وهي معدة لحماية الوثائق الأرشيفية وترفيفها لتسهيل تناولها. و وأكثر الأوعية استعمالا هي ذات القياس: 10 / 25 / 35 صنتمتر.

- كشاف ( Index ): هي قائمة من الكلمات الدالة، توفر إمكانية الوصول إلى محتويات الملف أو الوثيقة أو مجموعة وثائق. وتتمثل أيضا في مداخل تشتمل على قدر كاف من البيانات، تحيل إلى مواقع المدخل من الوثيقة عن طريق رقم الصفحة أو أي نوع آخر من الإشارات اوالإحالات.

- كلمة دالة ( Mot pertinent ): هي كلمة أو مجموعة كلمات مأخوذة ( مستخرجة ) من عنوان وثيقة أو متنها ( نصها ) للتعبير ( للدلالة ) على مضمونها بهدف تسهيل العثور عليها واسترجاعها، وتستعمل في الكشافات، و يعبر عنها بكلمة مدخل.

- مخطط مواقع الحفظ: ( Plan de localisation des Archives ) : هو رسم بياني لمحلات حفظ الوثائق والأرشيف، يوضح موضع الرفوف وكل تجهيزات التخزين المتوفرة بها، و كيفية استغلال المساحات القابلة للاستعمال الفوري أو المستقبلي، ويحدد قائمة الوثائق المحفوظة وعناوين حفظها تيسر الوصول إليها. ويعد المخطط المذكور كدليل يوجه المستعمل للمحل.

- إتلاف الوثائق ( Elimination ): ويعني إلغاء والاستغناء عن وثائق من الرصيد بعد فرزها والتي لم تعد لها أية قيمة من الرصيد.

- جدول تحويل الوثائق (Bordereau de Transfert ): هي قائمة تعطي عناوين الوثائق المعدة للتحويل من الفترة النشطة إلى الفترة الشبة نشطة، أي لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل، ليتم نقلها إلى محل حفظها كأرشيف انتقالي ذو استعمال مناسباتي أو عرضي. ويحدد الجدول والتواريخ القصوى والدنيا لها، والوحدة الإدارية التي تنتمي إليها وتاريخ تحويلها..الخ.

- جدول ترحيل الأرشيف النهائي ( Versement des archives historiques ): هي قائمة الوثائق المزمع ترحيلها كأرشيف نهائي من مرفق عمومي حيث تحفظ كأرشيف وسيط، إلى مؤسسة الأرشيف الوطني بعد فرزها والإقرار بنهاية عمرها الوسيط حسب جدول مدد حفظها.

-التاريخين الأدنى والأقصى ( Dates extrèmes ): وهو تاريخ فتح الملف وتارخ غلقه، فبالنسبة إلى مجموعة من الوثائق لها صلة فيما بينها (مثل الملف )، يتم ذكر تاريخ أقدم وثيقة وتاريخ أحدث ويسمى التاريخين بالأقصى والأدنى.

- مركز حفظ الأرشيف الوسيط ( Centre de préarchivage ): هي بناية مصممة ومخصصة خصيصا لتخزين السجلات والوثائق شبه الجارية، وحفظها لفترة معينة يحددها جدول مدد حفظها، وذلك لتداولها حتى حلول تاريخ مصيرها النهائي .

- الإعـارة ( Pret ): هي العملية التي بموجبها يتم تلبية طلب مصلحة إدارية ما أو أي مستفيد للإطلاع أو استعارة وثائق شبه نشطة محفوظة بمركز حفظ الأرشيف الوسيط قصد الرجوع إلى معلومات بها, ويكون ذلك إما بالإطلاع على عين المكان أو النسخ أو الإستعارة لمدة معينة.

- فرز الوثائق ( Tri ): هي العملية التي تؤدى إلى التفريق بين الوثائق القابلة للإتلاف دون أي أجل، والوثائق المعدة للحفظ لمدة من الزمن، والوثائق المعدة للترحيل إلى الأرشيف الوطني وهي الوثائق المخصصة للحفظ الدائم.

- الإنتقاء ( Echantillonnage ): وهي عملية تتمثل في اختيار نسبة معينة من الوثائق لتحفظ دون بقية الوثائق كعينة ممثلة لمجموعها وذلك خلال عملية الفرز، وعلى أسس متغيرة يمكن أن تكون بالخصوص رقمية، أو ألفبائية ،أو قياسية ،أو متعلقة بقيمة الوثائق.

- مدد الحفظ ( Délais de conservation ): هي الفترة الزمنية التي تحفظ خلالها الوثائق في منشئها الأصلي قبل تحويلها إلى مركز للحفظ الوسيط لتحفظ لمدة أخرى، و منه إلى مركز للأرشيف النهائي. ويحدد هذه المدة الزمنية تواتر الإستعمال الفعلي أو الممكن للوثائق، ويحدد في جدول يسمى بجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف.

* تعريف التصنيف:

يتمثل التصنيف في ضبط طريقة لتجميع الوثائًق حسب أوجه التشابه بينها عبر تحديدها داخل أقسام، وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائًية مبنية منطقيا وتدرجيا في شكل نظام تصنيف. و يتم تقسيم الوثائًق إلى مجموعات حسب مقياس معين حتى تتحصل على مجموعة أصناف تنضوي تحتها جميع الوثائًق.
هذا وتجدر الإشارة إلى أنه يجب التمييز بين مفهومين أساسيين هما: التصنيف والترتيب:
فالتصنيف هي عملية ذهنية تعني بتجميع الموضوعات الأساسية، و بلورتها لتمثل الوظائًف العامة للإدارة التي تتميز بتركيبة منطقية متدرجة ومتفرعة. وتؤدي هذه العملية إلى تصور نظام تصنيف، ثم إلى وضعه حيز التنفيذ. و التصنيف هو أيضا البحث عن التفريعة المناسبة التي تسند إلى كل وثيقة أو ملف يخص الإدارة المعنية بنظام التصنيف. لكن التصنيف وحده لا يفي بالحاجة لأنه يقتصر على وضع إطار عام تتنزل ضمنه مجموع الوثائًق. و الهدف من إعداد نظام تصنيف للوثائق هو تحديد مدى ارتباط الوثائًق ببعضها وضبط مجموع العلاقات العضوية على مستوى مختلف الوظائًف من جهة، وعلى مستوى مختلف التفريعات داخل الوظيفة الواحدة من جهة أخرى.
أما الترتيب فهي عملية مادية، وهو الطرف الذي يربط بين نظام التصنيف، و تجسيده في المستوى العملي. فبالاعتماد على رموز التصنيف المسندة إلى الوثائًق بناء على نظام التصنيف وعلى الرموز الثانوية المكملة لها، يتم ترفيف الوثائًق بوضعها في تنظيم منطقي حسب تسلسل هذه الرموز.

* خاصيات نظام التصنيف:

ليكون نظام التصنيف مجديا و متماسكا يجب أن يرتكز على خاصيات هامة:
*التدرج: وهو أن يعتمد نظام التصنيف على تسلسل الوظائًف و تفريعاتها من العام إلى الخاص، و بالتالي يتكون نظام التصنيف من أصناف رئًيسية تتفرع عنها أصناف فرعية والتي تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام فرعية، كما يمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى الأمر.

* المنطقية: لا بد أن يتوفر التجانس داخل الأصناف وتفريعاتها، فيتم الجمع بين ما هو متشابه، والفصل بين ما هو مختلف في الوظائف و المواضيع بحيث يتسم نظام التصنيف بالتسلسل المنطقي أثناء ترتيب الوثائًق داخل الأقسام.

*التفرد: يجب أن يسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقع واحد داخل نظام التصنيف، فيتضمن بذلك الفصل بين مختلف الأصناف فتصنف كل وثيقة إلى الصنف أو القسم المناسب لها. ويجب تجنب تجميع الوثائًق تحت عنوان غير دقيق مثل" متفرقات" / عموميات / الخ..

*الشمولية: وهي أن يكون "نظام التصنيف" شاملا لجميع وثائًق الصندوق مهما اختلفت أشكالها وتنوعت المعلومات التي تتضمنها دون استثناء، و أن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائًف والأعمال الإدارية.

*القابلية للتمدد: وهي قابلية "نظام التصنيف" للتفريع عند حاجة إضافة صنف أو فرع، ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائًق التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداد" نظام التصنيف" أو نوعيات أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة.
إن هذه الخاصيات تمكن من تحقيق احترام "مبدأ النشأة" ( Principe de Provenance )، فتجنب الخلط بين الوثائًق التي تنشئها مختلف المصالح في نفس الإدارة، فتكون الوثائًق الخاصة بكل مصلحة وحدة مستقلة عن غيرها.

4 - أهداف نظام التصنيف:

يهدف اعتماد نظام تصنيف الوثائًق إلى تحقيق الغايات التالية:
- ضمان السرعة للاستدلال على الوثائًق و مواقعها ثم إرجاعها إلى أماكنها،
- المساهمة في الرفع من مردو دية العمل الإداري،
- تيسير حفظ الوثائًق و حمايتها،
- وضع الوثائًق في إطارها الطبيعي للاستدلال على ظروف نشأتها و استعمالها،
- الاستدلال على تطور الأعمال و الوظائًف الإدارية،
- ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركية الأعوان و ذلك بتوحيد طرق التصنيف و نبذ الاجتهاد الفردي المشخص،
- ترتيب الوثائًق وفق نظام محدد وموحد انطلاقا من الوظائًف التي أنشأت في إطارها و التي لا تتغير على عكس التنظيم الهيكلي القابل للتحوير.

5 - طرق التصنيــــف:

توجد عدة طرق لتصنيف الوثائًق ، لكل واحدة منها جوانب إيجابية و جوانب سلبية أو حدود. و تتمثل أهمها فيما يلي:

* التصنيف الألفبائًي: و يعتمد ترتيب الوثائًق حسب التسلسل الألفبائًي للحروف. و ينطبق هذا النوع من التصنيف فقط على أسماء لأشخاص ماديين أو معنويين أو لمواقع جغرافية، و لا يمكن استعماله في حالات أخرى. و نظرا لتعقده وعدم قابليته للتمدد ( عدد الحروف محدود )، لم يقع الاعتماد عليه في نظام التصنيف هذا.

* التصنيف الزمني: ويتمثل في ضبط الوثائًق حسب تاريخ صدورها، وفي الغالب ينطبق هذا التصنيف على المراسلات و الوثائًق الحسابية. و تجدر الإشارة إلى أنه يحتاج إلى إدماجه مع نوع آخر من التصنيف ليكون عمليا.

* التصنيف العددي: ويتمثل في إسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي، فيمكن الاستدلال بسهولة على الوثائًق. لكن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث تمكن من التعرف على الرقم المناسب للوثائق. و عند ذلك يتيسر ضبطها فوق الرفوف. وهذا النوع من التصنيف هو الذي تم على أساسه إعداد "نظام التصنيف" هذا.

* أسس التصنيف:

يعتمد هذا التصنيف الوظائًف التي يقوم بها المرفق العمومي كأساس لتصنيف الوثائق و تؤدي كل وظيفة إلى صنف رئيسي و تتفرع الوظيفة إلى وظائف فرعية تقابلها في نظام التصنيف أصناف فرعية و تتفرع كل وظيفة إلى أقسام و يتجزأ كل قسم إلى أقسام فرعية و تتدرج تركيبة المواضيع الناشبة عن ذلك من العام إلى الخاص وتكون قابلة للتمدد والتطور، وتصحبها منظومة عددية تمثل رموز التصنيف لهذه المواضيع.
مثال:
* الوظيفة الرئيسية: التسيير العام للمؤسسة / الرمز 1000، ويتفرع عنه
* صنف رئيسي: المراقبة والتصرف للمؤسسة / الرمز 1100 ، ويتفرع عنه
* قسم : المراقبة المالية / الرمز 1110، ويتفرع عنه
• قسم فرعي1: مراقبة الخزينة / الرمز 1111
• قسم فرعي2: مراقبة الدفوعات / الرمز 1112
• الخ

و تجدر الملاحظة إلى أن نظام التصنيف هذا لا يعتمد التصنيف الهيكلي للمؤسسة و ذلك لعدة اعتبارات منها:
- هشاشة هذه القاعدة التصنيفية والمتغيرات التي قد تطرأ على الهياكل كحذف مصلحة جديدة أو إحداث مصلحة أو إدماج المصالح فيما بينها أو فصلها عن بعضها.
و قد تم الاعتماد على التصنيف الوظيفي في نظام التصنيف لأنه يحمل عدة مزايا من أهمها:
- يمكن من جعل نظام التصنيف أداة تصرف ناجعة وشاملة تلم بكافة الجوانب الخاصة بالمرفق العمومي،
- يضع الوثيقة أو الملف في الإطار الذي نشأت فيه لأن فصل الوثائق عن هذا الإطار قد يفضي إلى صعوبة فهم المعلومات التي تحتويها، والعلاقة التي تربط بينها،
- قابلية التمدد و التطور،

* الترميــــز : يتمثل التمييز في إسناد رموز لجميع الأصناف و الأقسام، و تكون الرموز في شكل أرقام أو في شكل مزدوج بين الأرقام والأرقام أو الأرقام و الحروف. هذه الرموز هي بمثابة المعرف لأي وحدة من وحدات التقسيم، و هي التي ستجعل كل تفريع يتفرد عن غيره.
وهناك أنواع للترميز، أهمها:

* الترميز العددي:
وهو عبارة عن إسناد رموز في شكل أعداد.
- ترميز ذو دلالة زمنية: إشارة إلى الفترة الزمنية الخاصة بالوثيقة والتي يمكن أن يتم على أساسها الترتيب. مثال الملفات المتعلقة بالميزانية التي ترتب حسب السنوات التي تخصها.
- ترميز يعتمد سلسلة من الأعداد: ألفية ومئوية وعشرية وأحادية، وبهذه الطريقة وقع تكوين رموز مركبة تمكن من فتح مستوى إضافي أو أكثر إلى جانب الرمز الأصلي الذي أسند إلى القسم، و هو تجسيد لقابلية التمدد التي يجب أن تتوفر في كل نظام تصنيف.
مثال: يسند للملفات الإدارية للموظفين الرمز 2610
وطالما ان المؤسسة تتضمن عدد من الموظفين،لذلك وجب إعداد ملفات عدة، لكنها تحمل نفس الرمز وهو رمز الملف الشخصي للموظف، فكيف سيكون التفريق بينها ، وهنا يدخل الترميز المزدوج، أي رمز أساسي وآخر فرعي لكي يسهل التمييز بينها والتفريق عن بعضها وسهولة إسترجاع الواحد منها، لذلك من الممكن مثلا إضافة المعرف الإداري للموظف لرمز ملفه لاعتبار ان المعرف الإداري لا يتكرر أبدا لأكثر من موظف، فيكون الرمز كالتالي:
2610/129 ملف الموظف ذو المعرف الإداري 129،
2610/170 : ملف الموظف ذو المعرف الإداري 170
...الخ.

* الترميز الألفبائي:
يعتمد هذا النوع من الترميز على الحروف الأبجدية حسب تسلسلها الطبيعي. و نظرا لتعقده وصعوبة استعماله ( يتطلب وسائل بحث, مشاكل عند إضافة أصناف جديدة، ...الخ ) ، فإنه لا يحبذ اعتماده في نظام التصنيف.

* الترميز المزدوج:
يجمع هذا النوع من الترميز بين الحروف والأعداد، أو أعداد مركبة، والغاية من استعماله هو أنه قابل لإضافة مستويا ت جديدة من التفريعات. و قد وقع اعتماد هذا التمييز ( عددي مزدوج ) في نظام تصنيفنا هذا موضوع الدراسة.

* طريقة إعداد نظام التصنيف:

قبل البداية في إنجاز أي عمل، من الضروري القيام بمرحلة سابقة تساعد على إعداد أرضية مناسبة يرتكز عليها العمل. وقبل الشروع في إعداد نظام التصنيف لأي مؤسسة فإنه لا بد من الإطلاع على مختلف الإجراءات الترتيبية والمستندات القانونية المؤسسة بمختلف وحداتها لجمع القدر الكافي من المعلومات حول وظائفها، وما يرتبط بها من نشاطات وعلاقات.
كما يجب القيام بحوار مباشر مع مختلف المسؤولين عن الوحدات الإدارية التابعة لهم داخل المؤسسة، ويقع استنتاج وتدوين الأنشطة التي تتعاطاها المؤسسة، ونوعية الوثائق التي تنتجها أو تتحصل عليها. كما يقع دراسة حاجيات المؤسسة فيما يخص طريقة ترتيب الوثائق وحفظها ومن بعد استرجاعها، و على ضوء ذلك يقع اختيار إطار تصنيف محدد، بإمكانه الاستجابة لحاجة المؤسسة، وتوحيد عملية التصنيف والترتيب، مما يساهم في تسهيل الحصول على المعلومة، وتسيير دواليب العمل الإداري مع الموارد المتاحة.
وكنا قد تعرضنا سابقا في موضوع "الإجراءات الأرشيفية"، في الجزء المتعلق بإعداد نظام تصنيف الوثائق إلى مختلف المراحل المتعلقة بإعداد هذه الأداة الأرشيفية.
وتتلخص مراحل إعداد نظام تصنيف وثائق المؤسسة في ما يلي:
- إعداد الهيكل النظري للدليل ( المقدمة / الأهداف / كيفية الاستخدام /...الخ )،
– تحديد الوظائف الخصوصية للمؤسسة بعد تحديد الوظائف المشتركة بدليل نظام تصنيف الوثائق المشتركة المعد من قبل الأرشيف الوطني،
– تفريع الوظائف الخصوصية المستخرجة إلى أصناف وأقسام وفروع،
- تحديد نوع التصنيف والرموز المعتمدة،
- ترميز الوظائف بمختلف فروعها،
- إعداد كشاف للنظام للبحث عن الرموز المحددة،
- عرض النظام على مصالح الأرشيف الوطني للموافقة والمصادقة عليه.

* مراحل إعداد نظام التصنيف:

- كما سبق أن ذكرنا فإن كل مؤسسة مطالبة بتحديد وثائقها الخصوصية، اما الوثائق المشتركة بينها وبين بقية المؤسسات والوزارات لإغنه قد تم تحديدها وتصنيفها وترميزها من قبل الأرشيف الوطني، وما على أي مؤسسة إلا التقيد بها .
ويقع الاستناد في تحديد الوظائف الخصوصية على الوثائق الخاصة بالمؤسسة مثل: "أدلة الإجراءات" و "القوانين التأسيسية والترتيبية ، و "الهيكل التنظيمي للمؤسسة"...الخ . و بالإضافة إلى ذلك، يقع أيضا اللجوء إلى الحوار المباشر مع مختلف مسؤولي مصالح المؤسسة لاستخراج الوظائف المنوطة بعهدتهم، والأخذ بعين الاعتبار التقسيم الهيكلي الذي تخضع إليه المؤسسة من حيث وجود وتداخل أكثر من وظيفة في إدارة أو مصلحة واحدة.

• تحديد الوظائف:

• الوظائف المشتركة:

يقع استخراج هذه الوظائف المشتركة من دليل " نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية" المعد من قبل الأرشيف الوطني، وبالتالي فإن العمل في هذا الجانب جاهز لكل مؤسسة، وهذه الوظائف المشتركة المحددة هي أربعة:
- التسيير العام للمؤسسة / الوزارة،
- التصرف في الموارد البشرية،
- التصرف في الموارد المالية،
- التصرف في البنايات و المعدات و المخزون.
وهذه الوظائف تتواجد لدى كل مؤسسة مهما كان نوعها ونوع نشاطها، بقي أن يتم تحديد بقية الوظائف التي تختص بها كل مؤسسة عن غيرها.

• الوظائف الخصوصية:
نأخذ مثلا ما يتعلق بمؤسسة مالية مختصة في تمويل المشاريع التنموية، حيث تختص هذه المؤسسة عن غيرها من المؤسسات الأخرى بالوظائف التالية:

- دراسات مشاريع التنمية والصفقات
- تمويل المشاريع
ويفرض مبدأ التصنيف تفريع هذه الوظائف الرئيسية إلى فروع وأقسام مثلا:
تمويل المشاريع : وظيفة رئيسية، وتتفرع إلى:
التمويل عبر القرض: صنف فرعي أول.
الهبة: صنف فرعي ثاني،
وبدورها ينقسم الصنف الفرعي الأول إلى:
تمويل مشاريع تنموية: قسم أول.
تمويل مشاريع اقتصادية: قسم فرعي ثاني.
وتتفرع الصنف الفرعي الثاني إلى:
هبة نقدي
هبة مادية ( أدوات ومعدات )،
...الخ.
فبعد استخراج الوظائف الرئيسية وتفريعها كما رأينا، وقع تصنيفها حسب التدرج المنطقي، الذي يراعي العلاقة الطبيعية بين الوظائف والأنشطة، فالتصنيف يكون حسب الوظائف التي لا تتغير إلا نادرا وتوجد بوجود المؤسسة، وليس حسب التنظيم الهيكلي للمؤسسة، ولا حسب الوثائق التي هي دائمة التغيير، ولا تعطي إمكانية التمدد لنظام التصنيف.
فلا بد من التأكيد على أن مستوى التصنيف لا يشمل الوثائق، بل يخص الوظائف والأصناف الرئيسية والفرعية، أما الوثائق فيقع إقحامها فيما بعد في الوظائف التابعة لها، حيث تأخذ الوثيقة نفس رمز الصنف أو القسم الذي تنتمي إليه، ونظام التصنيف قد أعد منذ البداية قابل للتمطط Souplesse ، وذلك لاعتبارات الإضافة التي قد تحدث، كما تهدف هذه الطريقة في التصنيف إلى ترك مجالا لتسهيل عملية تحيين النظام عند إضافة وظائف أو أقسام جديدة.

• الترميـــز :

الرمز هو عبارة عن معرف للوظيفة أو الصنف أو القسم، حيث يساعد هذا الترميز على ترتيب الملفات والوثائق على الرفوف و يمكن من استرجاعها عند الحاجة بأسرع وقت ممكن.
فبعد تحديد الوظائف الخصوصية والأصناف وتفريعاتها، يأتي دور الترميز، وقلنا أن الرموز المتخذة عندنا هي "عددية" الذي تم اختياره من قبل الأرشيف الوطني بترميز الوظائف المشتركة الأربعة الأولى التي تهم كل المؤسسات باعتبار اشتراكها في الوظائف المذكورة، وقد أسند لها الرموز التالية ( 1000 و 2000 و 3000 و 4000 )، لذلك تتبقى الرموز الألفية بداية من 5000 إلى ما بعده مخصصة للوظائف الخصوصية، و قد وقع استعمال هذا النوع من الترميز لأنه يوفر ناصيتين أساسيتين هما: ضمان سرية وحماية الوثائق من ناحية، وكذلك قابلية للتمدد وإضافة تفريعات جديدة من جهة أخرى.
كما يقع اعتماد الترميز العددي المزدوج ( عددي / عددي ) حيث يمثل الرمز الأول الصنف أو القسم أو القسم الفرعي، و يمثل الرمز الممتد أو الذي يلي الرمز الأول يفصله عنه علامة ما مثل " – " أو " / " للتخصيص.

* الكشاف:
يبقى ترميز الوظائف ومن ثم الوثائق بحاجة إلى أدوات بحث تساعد على تحديد الرمز من نظام التصنيف لترميز الوثيقة المراد تصنيفها وحفظها، لذلك وجب إعداد كشاف للنظام، كآخر مرحلة من مراحل إعداد هذه الأداة الأرشيفية.ويكون الكشاف ألفبائيا للوظائف وفروعها كرؤوس للموضوعات مصحوبة بالرموز الموافقة لها، فالذي لا يعرف الرمز التصنيفي الذي يخص وثيقة ما، بإمكانه معرفة ذلك عن طريق البحث في الكشاف الذي يعتمد مداخل عديدة، و إحالات من شأنها أن تكثف حظوظ الحصول على المعلومة.

* كيفيــة تطبيق نظام التصنيف:

* إسناد الرمـــوز :
عند إنشاء أو قبول أي وثيقة أو ملف يتم، يقع إسناد الرمز المناسب إليها، و يتم تحديد هذا الرمز بتصفح نظام التصنيف هذا، كما أو اللجوء إلى الكشاف والبحث فيه باستخدام رؤوس الموضوعات أو الكلمات الدالة عن الرمز المناسب.
وإذا ما حدد الرمز المناسب للوثيقة المراد تصنيفها وترتيبها، يكتب هذا الرمز فوق الغلاف الخاص بالملف أو الوثيقة ( ( chemise، وإذا كان الرمز مركبا لوثائق متجانسة ويختلف ترتيبها، فإنه يسند لها نفس الرمز على أن تفرق برمز مزدوج كما ذكر ويفصل عن الرمز الرئيسي بعلامة، وعادة ما يكون الرمز التكميلي عدد رتبي أو تاريخ ومثال ذلك:
- الرمـز الكامل للملف: 2210- 01 - ‏2002‏ ويحلل الرمز كالآتي:
- 2210 : رمز مناظرة خارجية،
- 01: رمز المناظرة الأولى خلال السنة
- 2002: سنة إجراء المناظرة
أما بداخل الملف لهاته المناظرة، فإن الوثائق المكونة له ترمز كالآتي:
2210 / 1 قرار تنظيم مناظرة،
2210 / 2 بلاغ في الصحف للإعلان عن مناظرة،
2210 / 3 قرار تكوين لجنة المناظرة،
...الخ.

* تر فيف الوثائق و استرجاعــها:

بعد الانتهاء من ترميز الوثائق والملفات، يتم ترتيبها وحفظها فوق رفوف أدوات الخزن. ويعتمد ترفيف الوثائق والملفات على التسلسل العددي لرموز التصنيف. ويجب أن يمكن الترفيف من إقحام وثائق و ملفات جديدة في كنف احترام هذا التسلسل.
تجمع الوثائق والملفات في أدوات الحفظ مثل أوعية حفظ الوثائق والأرشيف، وتكتب رموز التصنيف على هذه الأدوات بكيفية تمكن من الاستدلال على الوثائق والملفات المحفوظة بها لتسهيل استرجاعها عند الحاجة.




• أدوات البحث:

تستخدم أدوات البحث لتسهيل عملية التصنيف، ومنها:
1- كشاف نظام التصنيف ( Index ): ويتألف الكشاف من "رؤوس الموضوعات" الواردة بنظام التصنيف مثال: "حراسة البنايات" وهي قسم من وظيفة فرعية التي هي: ( التصرف في البنايات و صيانتها ) التي تتفرع بدورها عن الوظيفة الرئيسة: "التصرف في البنايات والمعدات والمخزون". يرتب هذا الموضوع بالكشاف تحت الكلمة الدالة: "بنايات" والموضوع الثانوي هو "حراسة ".
وتشير الموضوعات والكلمات الدالة إلى رمز التصنيف المناسب لها، إذ يمكن الكشاف من تحديد موقع الوثيقة أو الملف ضمن مختلف تفريعات نظام التصنيف، ومن التعرف على رمز التصنيف المناسب.
2- فهرس لعناوين الوثائق والملفات: وهو عبارة عن قائمة بعناوين الملفات والوثائق التي تنشئها أو تتحصل عليها الإدارة أثناء ممارسة نشاطها، وترتب هذه العناوين ألفبائيا مع الإشارة إلى رموز التصنيف المناسبة لها.

* تحييــن نظام التصنيف:

مثل غيره من وسائل العمل، يحتاج نظام التصنيف إلى تحيين دائم كلما طرأ تغيير على مستوى الأنشطة الإدارية، سواء بإحداث وظائف أو أقسام من وظائف أو ملفات أو وثائق المؤسسة.
لقد تم بناء نظام التصنيف على مبدأ أساسي وهو قابلية التمدد واتساع الأصناف والأقسام، وهو ما يبدد صعوبة التحيين.
و تتم عملية تحيين" نظام التصنيف" بالاعتماد على تعمير مطلب في الغرض من قبل الوحدات الإدارية ( أنظر مطلب تحيين نظام التصنيف الذي تم إدراجه ضمن ملاحق ملف الإجراءات الأرشيفية)، وذلك عند ملاحظة تغيير سواء بالإضافة أو بالحذف، و يقع توجيه هذا المطلب إلى المسؤول عن التصرف في الوثائق والأرشيف الذي يحدد على ضوء المطالب المقترحة التغييرات الممكنة للنظام.
و قبل أن يشمل التغيير" نظام التصنيف"، لا بد من تحيين "القائمة الاسمية للملفات والوثائق"، سواء بحذف الملفات أو الوثائق التي لم تعد قيد الاستعمال أو بإضافة وثائق ما وقع إحداثه، لكي يكون تحيين "نظام التصنيف" قائما على المعلومات المتوفرة بالقائمة الاسمية.
و تجدر الإشارة إلى ضرورة تحيين كشاف "نظام التصنيف" لكي يكون شاملا لكل عناصر النظام و يستجيب لحاجيات البحث عن الوثائق .
• الإمكانيات المتاحة للتحيين :
- إضافة صنف رئيسي / حذف صنف رئيسي
- إضافة صنف فرعي / حذف صنف فرعي
- إضافة قســم / حذف قسم
- إضافة قسم فرعــي / حذف قسم فرعي
- إضافة مـلـــف / حذف ملف
- إضافة وثيقـــة مفردة / حذف وثيقة مفردة

فبالنسبة "للإضافة"، يجب إقحام ما وقع إحداثه بصورة لا تخل بتوازن النظام، مع مراعاة مبدأ التدرج والتسلسل المنطقي للوحدات. أما بالنسبة إلى "الحذف"، فيجب سد الفراغ الحاصل بملاحظة تشير إلى حذف هذا الصنف أو القسم أو الوثيقة لكي لا يحدث خلل في تسلسل رموز نظام التصنيف.

• محتوى نظام تصنيف الوثائق الإدارية:

• الوظائف المشتركة:
وهي الوظائف التي تم استخراجها في نظام التصنيف المعد من قبل الأرشيف الوطني، ويتعلق بالوظائف المشتركة التي تشترك فيها كل الوزارات والمؤسسات بالبلاد وهي أربعة:

1000 التسيير العام للمؤسسة
2000 التصرف في الموارد البشرية
3000 التصرف في الموارد المالية
4000 التصرف في البنايات و المعدات و المخزون

وقد فسح المجال لما بعد الرمز 4000 وذلك لترميز الوظائف الخصوصية للمؤسسة، ولنا هذا المثال الذي إخترناه والمتعلق بمؤسسة مالية تختص في تمويل المشاريع التنموية ووظائفها الخصوصية هي:

5000 دراسات المشاريع والصفقات
5000 تمويل المشاريع





• تفريع الوظائف الرئيسية إلى وظائف فرعية وأقسام وفروع :

1- الوظائف المشتركة:

1000 التسيير العام للوزارة او للمؤسسة
* التفريـــع

1100 نشاط المسؤول الأول عن المؤسسة، ويتفرع عنه:
1110 روزنامة عمل (أسبوعية شهرية سنوية)
1120 مقابلات
1130 زيارة داخل البلاد
1140 مهمة بالخارج
1150 حضور تظاهرات، ويتفرع عنه:
1151 نشاط ثقافي
1152 نشاط اجتماعي

1200 وظائف استشارية
1210 لجنة فنية قارة ( يسند رمز مركب إلى كل لجنة فنية قارة ويضاف إلى الرمز اسم اللجنة القارة ) مثال: 1260-1 اللجنة الفنية القارة ...
1220 لجنة فنية غير قارة

1300 وظائف الكتابات
1310 المراسلات
1311 البريد الصادر
( نسخ جميع أنواع الوثائق الصادرة: رسائل وتلكس وفاكس وبريد إلكتروني ويمكن اللجوء إلى الترميز المركب للتمييز بين أنواع البريد الصادر مثال:
1311-01: بريد عادي
1311-02: فاكس
1311-03 بريد إلكتروني
...الخ
1312 تسجيل البريد الصادر
1313 البريد الوارد
( نسخ جميع أنواع الوثائق الواردة: رسائل وتلكس وفاكس وبريد إلكتروني، ويمكن اللجوء إلى الترميز المركب للتمييز بين أنواع البريد الوارد )
1313-01 بريد وارد عادي
1313-02 فاكس
..الخ

1400 التفقد والمراقبة
1410 مراقبة التصرف ، ويتفرع عنه:
1411 برنامج تفقد شهري أو سنوي
1412 مراقبة الدفوعات
1413 مراقبة الاستخلاص
1414 مراقبة عمليات التوظيف
1415 مراقبة الحضور
1416 مراقبة الخزانة والسيولة
1417 مراقبة ميزانية التصرف
1418 مراقبة حضور الأعوان
...الخ.
1420 تفقد خارجي، ويتفرع عنه
1421 تقارير عامة لهياكل التفقد والرقابة
1430 تدقيق داخلي
1440 تدقيق خارجي

1500 الشؤون القانونية والنزاعات
1510 قضايا أمام المحاكم ، ويتفرع عنه:
1511 مخالفة
1512 جنحة
1513 جناية
...الخ
1520 قضايا تتبع القضاء الإداري، ويتفرع عنه:
1521 قضية في مادة تجاوز السلطة
1522 قضية من أجل توقيف تنفيذ قرار إداري
...الخ
1530 التحكيم ، ويتفرع عنه:
1531 نزاع مطروح على التحكيم الدولي
1532 نزاع مطروح على التحكيم الداخلي

1600 التنظيم والأساليب والدراسات
1610 التنظيم الإداري، ويتفرع عنه:
1611 مهام المؤسسة وتنظيمها الهيكلي
1612 مشمولات الإدارات
...الخ.
1620 أساليب العمل الإداري، ويتفرع عنه:
1621 أدلة الإجراءات
1622 عقد برنامج
1623 المطبوعات الإدارية المشتركة ( مطلب عمل / رخصة خروج / ...)
...الخ.

1700 الإعلامية
1710 لجنة الإعلامية
1720 المخططات الإعلامية، ويتفرع عنه:
1721 إعداد المخطط التوجيهي الإستراتيجي
1722 تحيين المخطط التوجيهي الإستراتيجي
..الخ
1730 الميزانية المخصصة للإعلامية
1740 التجهيزات الإعلامية، ويتفرع عنه:
1741 اقتناء تجهيزات
1750 البرمجيات الإعلامية، ويتفرع عنه:
1751 اقتناء برمجيات جاهزة
1752 إعداد برمجيات ومنظومات
1753 تطوير برمجيات ومنظومات
1760 شبكات إعلامية، ويتفرع عنه:
1761 شبكة داخلية
1762 شبكة خارجية
1763 موقع واب ( تسيير )
1764 تراسل المعطيات ( تسيير )
...الخ
1780 الصيانة والحفظ في مجال الإعلامية، ويتفرع عنه:
1781 صيانة التجهيزات
1782 صيانة البرمجيات والمنظومات
1783 أوعية خزن المعلومات والبيانات

1800 التوثيق والأرشيف والنشر
1810 التوثيق والمكتبة، ويتفرع عنه:
1811 اقتناء الوثائق والكتب والدوريات
1812 ضبط المقتنيات
1813 الإعداد الفني والمادي للوثائق
1814 إعارة الوثائق والمراجع
1815 إعداد بحوث وثائقية
1816 إعداد ملفات وثائقية
1817 بنك معلومات وقاعدة بيانات
1820 التصرف في الوثائق والأرشيف، ويتفرع عنه:
1821 إعداد الأدوات الأرشيفية
1822 تحيين الأدوات الأرشيفية
1823 تحويل وثائق شبه نشطة للحفظ
1824 التصرف في وثائق شبه نشطة للحفظ
1825 الإطلاع على الأرشيف
1826 ترحيل وثائق إلى الأرشيف الوطني
1827 إتلاف وثائق
1830 النشر
..الخ

1900 وظائف القيادة
1910 مجلس إدارة المؤسسة
1920 لجنة المديرين
1930 العلاقة مع الإدارة العامة، ويتفرع عنه:
1931 طلب معلومات
1932 إعطاء تعليمات
1933 مذكرات وتقارير تحليلية
1934 تقارير نشاط
1940 متابعة نشاط الفروع الجهوية، ويتفرع عنه:
1941 برنامج نشاط
1942 بيانات حول مشروع
1943 تقارير نشاط
1944 متابعة أعمال
1945 تفويض صلاحيات للفروع الجهوية

2000 الصنف الرئيسي الثاني : التصرف في الموارد البشرية

• الأصناف الفرعية

2100 الأنظمة الأساسية لأسلاك الأعوان:
( ملفات وثائقية تدرج بها النصوص القانونية والترتيبية وتحين كلما طرأ عليها تنقيح أو إتمام كما تضمن بهذه الملفات مناشير الوزير الأول المتعلقة بأسلاك الأعوان
2110 قوانين ونصوص ترتيبية عامة حول الوظيفة العمومية

2120 الأنظمة الأساسية للأسلاك الإدارية المشتركة
2130 الأنظمة الأساسية ذات الطابع التقني
2140 الأنظمة الأساسية للأسلاك ذات الطابع التقني
2150 النظام الأساسي للعملة
2160 النظام الأساسي للأعوان الوقتيين
2170 الأـنظمة الأساسية للمتعاقدين والعرضيين
2180 مناشير ( تكون مجموعة للمناشير الصادرة عن الوزير الأول ومجموعة أخرى للمناشير الصادرة عن الوزير المعني بالأمر)

2200 الانتداب والارتقاء
2210 المناظرات الخارجية للانتداب
يعد ملف لكل مناظرة خارجية يظم كل الوثائق المتعلقة بها منذ قرار تنظيم المناظرة و قرار فتحها حتى تعيين الناجحين فيها و ترتب الملفات ترتيبا عدديا لكل سنة ( يوضع قرار التعيين مع الوثائق الضرورية في الملف الإداري للعون )
2220 الانتداب عن طريق التسمية المباشرة
ترتب ملفات التسمية المباشرة بصفة عددية لكل سنة وبعد إجراء الانتداب توضع الوثائق الضرورية في الملف الإداري للعون
2230 انتداب الأعوان الوقتيين
ترتب العقود ترتيبا عدديا لكل سنة وتحفظ في الملف الإداري للعون
2240 المناظرات الداخلية للارتقاء
يعد ملف لكل مناظرة يظم كل الوثائق المتعلقة بها و ترتب الملفات ترتيبا عدديا لكل سنة ويضاف قرار التسمية إلى الملف الإداري للعون
2250 امتحان مهني للإدماج
يعد ملف لكل امتحان مهني للإدماج و ترتب الملفات ترتيبا عدديا لكل سنة و تضاف القرارات إلى الملفات الإدارية للأعوان
2260 الترقية بالاختيار والترقية الاستثنائية
يعد ملف لكل عملية ترقية بالاختبار و ترتب الملفات ترتيبا عدديا لكل سنة وتضاف القرارات إلى الملفات الإدارية للأعوان كما يفتح ملف سنوي يخص الترقية الاستثنائية
2270 مطالب شغل
يمكن ترتيبها حسب المستوى العلمي والتخصص طيلة مدة صلاحيتها

2300 التصرف في مجموع الموظفين
2310 ضبط مجموع الأعوان
2311 قرار ضبط مجموع الموظفين
2312 إحصاء الموظفين حسب الرتب
2313 إحصاء الموظفين حسب الإدارات
2314 تحويل ا لخطط
2315 ضبط الحاجيات من الموظفين
2316 قائمة في الكفاءات
2320 وضعية الموظفين
يفتح ملفات لكل وضعية من الوضعيات المذكورة أدناه تتضمن بها نسخ من القرارات المتعلقة بكل عملية و ذلك لغرض الإحصاء و المتابعة و توضع الوثائق الضرورية في الملفات الإدارية للموظفين المعنيين بالأمر
2321 النقل
2322 الإلحاق
2323 الوضع على الذمة
2324 عدم المباشرة
2325 التعاون الفني
2326 الخدمة العسكرية
2330 اللجان الإدارية المتناصفة
2331 قرار ضبط اللجان الإدارية المتناصفة و تركيبتها
2332 منشور لضبط روزنامة انتخابات اللجان الإدارية المتناصفة
2333 ملف لجنة إدارية متناصفة
يفتح ملف لكل لجنة إدارية متناصفة ( قرار إنشاءها و تركيبتها و انتخاب أعضاءها )
2340 الترسيم و التدرج في الرتب ( يفتح ملف سنوي لتربصات الأعوان المنتدبين لغرض متابعتهم )
2341 إجراء تربص للأعوان
2342 ترسيم الأعوان
2343 تدرج الأعوان في الرتب
2350 الخطط الوظيفية
2351 قائمة في الخطط الوظيفية المسندة
2352 جدول مقارنة بين الخطط الواردة بالهيكل التنظيمي والخطط المسندة
2353 اقتراح تسمية في خطة وظيفية
2354 نسخ من القرارات والأوامر المتعلقة بالتسمية في خطط وظيفية
2355 تفويض حق الإمضاء
2356 تفويض صلاحيات
2357 وضع حد لتسمية في خطة وظيفية
2358 الأختام الإدارية
قائمة سنوية ونماذج من الأختام الإدارية التي تستخرج للمسؤولين بالمؤسسة
2360 البطاقات المهنية
2370 التقاعد
2371 العلاقة مع الصندوق القومي للتقاعد والحيطة الاجتماعية
2372 إحالة على التقاعد العادي
2373 إحالة على التقاعد المبكر
يمكن إضافة رمز لكل حالة تقاعد مبكر مثال: 2373/01 إحالة على التقاعد المبكرلأسباب صحية

2400 العطل والغياب عن العمل
تنجز الأعمال المتعلقة بالعطل على مختلف أنواعها وتحفظ بملفات لغرض المتابعة والتثبت وينقل ملخصها في بطاقة عطل شخصية تحفظ بالملف الإداري للعون
2410 عطلة سنوية
يظم الملف مطالب ورخص و بطاقات للعطل
2420 عطلة استثنائية وعطلة بدون أجر
2430 عطلة مرض عادي
يضاف إلى هذا ملف المستندات المثبتة للمرض وقرار اللجنة الطبية ومقرر في عطلة المرض العادي
2440 عطلة مرض طويل الأمد
يضاف إلى هذا ملف المستندات المثبتة للمرض وقرار اللجنة الطبية ومقرر في عطلة المرض الطويل الأمد
2450 عطلة الولادة والأمومة، ويتفرع عنه
2451 عطلة ولادة
2452 عطلة أمومة
2453 رخصة رضاعة
2460 الغياب عن العمل، ويتفرع عنه
2461 استجواب حول غياب عن العمل غير مبرر
2462 مقرر في خصم من الرواتب لأجل غياب غير شرعي
2463 مقرر في إيقاف راتب لفترة غير محددة
2470 الانقطاع عن العمل، ويتفرع عنه
2471 نسخة من رسالة دعوة إلى العودة إلى العمل
2472 نسخة من رسالة تنبيه بالطرد
2473 قرار في الشطب من قائمة الأعوان
2474 إعلام المعني بقرار العزل عن العمل
2480 الاستقالة من العمل، ويتفرع عنه
2481 طلب استقالة
2482 قرار في الاستقالة من العمل
2490 الوفاة

2500 تقييم العمل والتأديب
2510 مواظبة الأعوان، ويتفرع عنه
2511 إعلان حول أوقات العمل
2512 توقيت عمل خاص والاستمرار خارج التوقيت العادي
2513 إعلان حول أعياد رسمية
2514 ورقة حضور الأعوان
2515 ورقة التأخير والحالات الأخرى
2516 بطاقة مواظبة العون
2517 إحصائيات حول مواظبة الأعوان
2520 تقرير نشاط، ويتفرع عنه
2521 تقرير حول تدريب
2522 تقرير نشاط فردي
2523 تقرير نشاط المصلحة
2530 مرد ودية الأعوان ( يضاف رمز لكل حالة مرد ودية: مثال 2520/01 منحة إنتاج )
2540 التأديب، ويتفرع عنه
2541 تأديب درجة أولى
2542 تأديب درجة ثانية
2543 تأديب درجة ثالثة

2600 الملفات الإدارية للأعوان
( ترتب حسب ترتيب عددي مسترسل و يدرج فهرس ألفبائي يدل على أعداد الملفات ).
2610 الملفات الإدارية للأعوان المرسمين
2620 الملفات الإدارية للأعوان الوقتيين
2630 الملفات الإدارية للأعوان للمتعاقدين

2700 العمل الاجتماعي و الثقافي
2710 الودادية، ويتفرع عنه
2711 تكوين الودادية
2712 برنامج الودادية
2713 ملف إسناد منحة لفائًدة الودادية
2714 تقرير نشاط الودادية
2720 العمل السياسي، ويتفرع عنه
2721 الشعبة المهنية للمؤسسة
2730 حوادث الشغل
2740 الأمراض المهنية
2750 العمل التضامني، ويتفرع عنه
2751 صندوق التضامن الوطني
2752 أعمال تضامن عرضية

2800 المأموريات والتنقل
2810 مأمورية داخل البلاد
( يفتح ملف سنوي بالمأموريات داخل البلاد و ترتب الملفات في ما بينها حسب تواريخها ).
2820 مأمورية بالخارج ( يفتح ملف سنوي للمأموريات بالخارج ).

2900 التكوين و تطوير الكفاءات
2910 خطة التكوين، ويتفرع عنه
2911 خطة تكوين على مدى متوسط.
2912 خطة تكوين سنوية.
( يفتح ملف لكل دورة أو مرحلة تكوين يتضمن الوثائًق المذكورة أدناه و ترفق نسخة من شهادة التكوين بالملف الإداري للعون و ذلك باعتماد ترميز مركب مثل .(2920 /01 حلقة تكوين مستمر في الإعلامية ).
2920 مرحلة أو دورة تكوين مستمر.
2930 دورة تدريب و تأهيل.
2940 تدريب خارج الإدارة (داخل البلاد) ( يفتح ملف لكل عملية تدريب خارج الإدارة و ترفق نسخة من شهادة التدريب بالملف الإداري للعون ).
2950 تدريب في الخارج، ويتفرع عنه
( يفتح ملف لكل عملية تدريب بالخارج وترفق نسخة من شهادة التدريب بالملف الإداري للعون ).
2951 دعوة للمشاركة في التدريب بالخارج
2952 الملف الإداري لإجراء التدريب
2953 الوثاثًق المتعلقة بالتدريب
2954 تقرير حول التدريب

3000 الصنف الرئيسي الثالث: التصرف في الموارد المالية

* التفريـــع

3100 التخطيط المالي
3110 الميزانية، ويتفرع عنه
3111 إعداد الميزانية
يفتح في بداية كل سنة إدارية ملف لإعداد الميزانية تضمن به كل الوثائق المتعلقة بهذه العملية
3112 تنفيذ الميزانية
3113 متابعة الميزانية
3120 الموازنة

3200 الخزينة
3210 التوظيف، ويتفرع عنه
يخصص ملف لكل عملية توظيف يظم الوثائًق المتعلقة بالعمليات المنجزة وكل المستندات المثبتة لهذه العملية منذ بدايتها حتى ختمها.
3211 مذكرات التوظيف
3212 أوامر التوظيف
3213 متابعة التوظيف
3214 إصلاح التوظيف
3220 التصرف في حساب الغير، ويتفرع عنه
3321 التصرف في حساب البنك العالمي
3322 التصرف في حساب صندوق النقد الدولي

3300 الدفوعات الجارية
3310 مصاريف الاستغلال، ويتفرع عنه
3111 نفقات التصرف ( الحراسة / التنظيف/ الأدوات / التأمين …)
3312 نفقات إنتاج
3313 نفقات الأعوان ( الأجور و المنح و المساعدات و التنقل و المطعم … )
3320 مصاريف التجهيز
3330 مصاريف استثنائية

3400 ا لمحاسبة
3410 المحاسبة العامة، ويتفرع عنه
3411 التقييد المحاسبي لوضع الخزينة
3412 التقييد المحاسبي للدفوعات الجارية
3420 المحاسبة التحليلية، ويتفرع عنه
يفتح ملف لكل عملية محاسبة تحليلية وترتب الملفات على النحو التالي:
3421 محاسبة تحليلية حسب المشاريع.
3422 محاسبة تحليلية حسب الجهات
3423 محاسبة تحليلية حسب موارد التمويل.
3424 محاسبة تحليلية حسب المكاتب الجهوية

4000 الصنف الرئيسي الرابع: التصرف في البنايات والمعدات والمخزون

* التفريـــع

4100 العقارات
4110 جدول بياني في العقارات، ويتفرع عنه
4111 قائًمة في البنايات
4112 قائًمة في المحلات
4113 قائًمة في الأراضي
4120 ملف خاص بكل عقار
يفتح ملف خاص بكل عقار يحتوي على أمثلة هندسية- أمثلة للأشغال المنجزة على العقار ( رسومات عقارية - قرار تخصيص - شهادة ملكية …)
4130 شراء عقار
4140 كراء عقار من الخواص.
4150 كراء عقار لفائدة الخواص.
4160 المساكن الوظيفية ، ويتفرع عنه
4161 قائًمة في المساكن الوظيفية.
4162 إسناد مسكن وظيفي.

4200 أشغال بناء
4210 الملف العقاري للمشروع.
( يضم كل الوثائًق التقنية والقانونية المتعلقة بالمشروع مثلا: أمثلة هندسية- أمر في إخراج قطعة أرض من ملك الدولة إلى الملك العام … ).
4220 البرنامج الوظيفي للمشروع، ويتفرع عنه
4221 دراسات و استشارات حول المشروع.
4222 البرنامج الوظيفي النهائًي.
4230 الدراسات التقنية.
تضم الوثائًق المتعلقة بالمناظرة: اختيار المصممين ومختلف الدراسات المنجز قبل و أثناء الإنجاز.
4240 دراسات مالية
4250 دراسات جدوى
4260 الصفقة، ويتفرع عنه
( يفتح ملف خاص بكل صفقة يضم كراس الشروط و إعلان طلب العروض و يتضمن المذكرات والبيانات التي استخدمت لإعداد كراس الشروط والصيغة الأولية لهذه الوثيقة ثم رأي اللجنة حولها و الصيغة النهائًية لكراس الشروط وأخيرا الإعلان حول طلب العروض ).
4261 فحص العروض
4262 إبرام عقد الصفقة.
4263 إعداد ملحق صفقة .
4264 فسخ صفقة.
4265 قبول الأشغال (الوثائًق المتعلقة بالقبول المؤقت و القبول النهائًي للأشغال. ).
4266 الختم النهائًي لصفقة
4270 متابعة الأشغال ( يفتح ملف يخص متابعة الأشغال و يجمع الوثائًق التالية:
برنامج للأشغال - أذون القيام بالأشغال و تعليق أو إعادة القيام بأشغال إن اقتضى الأمر و تقارير و محاضر الأشغال ووثائًق المتابعة و المراقبة و تقارير مكاتب الدراسات و دفاتر الحضيرة ).
4280 تقييم المشاريع بعد الإنجاز
4290 الملف المالي للصفقة
يخصص لكل صفقة ملف مالي يجمع الوثائًق المالية و أساسا كشوفات الحساب المؤقت وكشف الحساب النهائًي.

4300 التصرف في البنايات وصيانتها
4310 تنظيف المحلات.
4320 السلامة وحراسة البنايات.
( يفتح ملف خاص بهذه العملية يقع تحيينه كلما دعت الحاجة ويضم الوثائًق التالية:
كراس شروط أو استشارة عقد مع شركة خدمات فاتورة أو كشف حساب في الأعمال المنجزة و متابعة إنجاز عقد الحراسة ).
4321 نظام السلامة والحراسة.
4322 مخطط النجدة.
4330 البستنة و الاعتناء بالفضاءات الخارجية.
4340 استهلاك الماء.
4350 استهلاك الكهرباء و الغاز.
4360 أشغال الصيانة و الترميم، ويتفرع عنه
4361 الصيانة
4362 الترميم.
4370 إعادة تهيئًة بيانات.

4400 أثاث المكاتب
4410 جرد الأثاث.
4420 توزيع الأثاث.
4430 صيانة الأثاث و إصلاحه.
4440 بيع أثاث زال استعماله.
4450 فقدان أثاث.

4500 الآلات و التجهيزات التقنية
4510 تجهيزات إعلامية ومكتبية، ويتفرع عنه
4511 توزيع آلات الحاسوب.
4512 توزيع آلات الطباعة.
4513 توزيع آلات رقمية الوثائًق.
4520 تجهيزات الاستنساخ و الطباعة، ويتفرع عنه
4521 توزيع آلات الاستنساخ و الطباعة.
4522 تدخل لأعمال صيانة.
4523 تدخل لأعمال إصلاح عطب.
4530 التجهيزات السمعية البصرية، ويتفرع عنه
4531 جرد التجهيزات السمعية البصرية.
4532 استعمال تجهيزات سمعية بصرية.
4533 صيانة تجهيزات سمعية بصرية.
4540 تجهيزات الكهرباء، ويتفرع عنه
4541 جرد تجهيزات الكهرباء.
4542 صيانة محول كهرباء.
4545 إصلاح مولد كهرباء.
4550 تجهيزات التكييف، ويتفرع عنه
4551 جرد تجهيزات التكييف.
4552 استشارة أو كراس شروط حول صيانة تجهيزات التكييف.
4553 تعاقد مع شركة لصيانة تجهيزات التكييف.
4554 شراء قطع غيار لأجهزة التكييف.
4555 إصلاح و صيانة أجهزة التكييف.
4560 تجهيزات الحراسة و السلامة، ويتفرع عنه
4561 أجهزة مراقبة بالفيديو.
4562 أجهزة مراقبة الدخول.
4563 أجهزة آلات ضد الخلع.
4564 المصاعد.
4570 بيع تجهيزات زال استخدامها.
4580 إتلاف تجهيزات.

4600 العربات و المعدات
4610 جرد العربات و المعدات، ويتفرع عنه
4611 جرد السيارات في حالة استخدام.
4612 جرد العربات ( شاحنات -جرارات ).
4613 جرد المعدات الخاصة بالفلاحة والأشغال .
4620 اقتناء العربات و المعدات وإسنادها، ويتفرع عنه
4621 اقتناء السيارات.
4624 اقتناء السيارات الوظيفية.
4625 توزيع المعدات.
4630 ملف خاص بكل سيارة أو عربة أو وحدة من المعدات.
4640 الوقود و المحروقات، ويتفرع عنه
4641 التزود بالوقود و المحروقات.
4642 توزيع الوقود و المحروقات.
4643 استهلاك الوقود و المحروقات ( كشف في ).
4650 استعمال العربات و المعدات، ويتفرع عنه
4651 استعمال سيارة وظيفية.
4652 استعمال سيارة مصلحة.
4653 استعمال سيارة مصلحة لغاية شخصية.
4654 استعمال عربات أو معدات.
4655 مخالفة تراتيب استعمال السيارات الإدارية.
4656 حركة العربات بالمستودع.
4660 إصلاح العربات و المعدات، ويتفرع عنه
4661 إصلاح سيارة أو عربة بورشة الإدارة.
4662 إصلاح سيارة أو عربة لدى صاحب ورشة خاصة.
4663 إصلاح المعدات.
4664 اقتناء قطع غيار.
4665 تخزين قطع غيار.
4666 استعمال قطع غيار.
4670 حادث مرور بعربة أو بوحدة معدات.
4680 بيع عربات أو معدات زال استخدامها.

4700 الاتصالات
4710 شبكة الهاتف، ويتفرع عنه
4711 قائًمة بيانية في خطوط الهاتف.
4712 طلب فتح خط هاتفي جديد.
4713 عقد اشتراك لخط هاتفي.
4714 أجهزة الموزع الهاتفي.
4715 دليل استعمال الهاتف.
4720 توزيع خطوط الهاتف و آلاته، ويتفرع عنه
4721 طلب خط هاتفي مباشر.
4722 إسناد طلب خط هاتفي مباشر.
4730 التلكس و الفاكس و المينيتال.
4731 جهاز تلكس.
4732 أجهزة الفاكس و توزيعها.
4733 أجهزة المينيتال و توزيعها.
4740 الاشتراك في الشبكات العالمية، ويتفرع عنه
4741 الاشتراك في الأنترنات بخط خصوصي.
4742 البريد الإلكتروني.
4743 إنشاء موقع واب.
4750 تراسل المعطيات.
4760 إصلاح عطب بأجهزة المواصلات، ويتفرع عنه
4761 إصلاح جهاز موزع الهاتف.
4762 إصلاح العطب في الربط بالشبكات.

4800 التزود والتزويد و المخزون.
4810 اقتناء الأدوات و المواد، ويتفرع عنه
4811 اقتناء أدوات و مواد عن طريق وكالة الدفوعات.
4812 اقتناء أدوات و مواد عن طريق استشارة.
4813 اقتناء أدوات و مواد عن طريق طلب عروض.
4820 إقتبال المخزون.
4830 خروج المخزون، ويتفرع عنه
4831 تزود داخلي.
4832 بيع أدوات زال استخدامها.
4840 جرد المخزون، ويتفرع عنه
4841 جرد ثلاثي أو سداسي.
4842 جرد سنوي.
4850 قائًمات المزودين.
4860 التثبت و مراقبة المخزون.




* الوظائف الخصوصية للمؤسسة: ( وهي ما يتم تحديدها من قبل المؤسسة ذاتها )

5000 دراسات المشاريع والصفقات
6000 تمويل المشاريع

* تفريع الوظائف الرئيسية إلى وظائف فرعية وأقسام وفروع :

5000 دراسات المشاريع والصفقات
5100 دراسة المشاريع
5200 متابعة المشاريع
5300 تقييم المشاريع بعد الإنجاز
5400 الصفقات المجمعة
* التفريـــع

5100 دراسة المشاريع
5110 دراسة تقنية
5120 دراسة مالية.
5130 دراسة جدوى

5200 متابعة المشاريع
5210 متابعة الأشغال.

5300 تقييم المشاريع بعد الإنجاز
5310 تقييم على أساس الزيارات الميدانية.
5320 تقييم على أساس التقارير.

5400 الصفقات المجمعة
5410 إنجاز الصفقة.
5420 ختم الصفقة.

6000 الصنف الرئيسي السادس: تمويل المشاريع
* التفريـــع

6100 التمويلات
6110 القروض، ويتفرع عنه
6111 إسناد قروض.
6112 تحويل اعتمادات.
6113 تسديد القروض.
6114 متابعة آجال التسديد.
6120 المساعدات، ويتفرع عنه
6121 إسناد المساعدات.
6122 تحويل الاعتمادات.

6200 مصادر التمويل

6210 تمويل ذاتي.
6220 تمويل عن طريق قرض، ويتفرع عنه
6221 قرض خارجي.
6222 قرض رقاعي.
6230 تمويل بواسطة أصول الديون والفائًدة عليها.
6240 مساعدات، ويتفرع عنه
6241 مساعدات من الدولة.
6242 مساعدات من مصادر أخرى.

6300 المشاريع الممولة

6310 بنية أساسية.
6320 تهذيب أحياء شعبية.
6330 اقتناء معدات.
6340 بناءات.
6350 دراسات.
يخصص لكل مشروع ملف إداري و ملف تقني و ملف مالي.
ترتب ملفات المشاريع بالطريقة التالية :
يسند رمز لكل نوع من هذا الملفات و يضاف إلى رمز المشروع مثال :
الملف الإداري : / 01
الملف التقنـــي : / 02
الملف المالــي : / 03

هذا هو نظام تصنيف الوثائق الإدارية، وكيفية تصنيف الوظائف بفروعها، وترميز الوثائق، وهذه هي الأداة التي من خلالها يقع حسن تصنيف وترتيب الوثائق في فترتها النشطة داخل المكاتب الإدارية، فالموظف إذا لم يتسلح بهذا النظام، فإنه يغرق بين الرفوف والوثائق، وتتعطل نشاطاته بالبحث عن المعلومة ولا يجدها، فلقد أثبتت الدراسات أن الموظف يقضي نصف وقته بين حفظ واسترجاع الوثائق بمكتبه متى لم تكن مرتبة ومحفوظة بطرق علمية وتوثيقية مقننة، وهذا يدعونا أكثر فأكثر إلى الانتباه إلى وإعداد سياسة أرشيفية على أسس علمية صحيحة حتى نتمكن من مواكبة الزحف الوثائقي الذي تفرضه ظروف الحياة اليوم وضغوطات العولمة والمصالح.
والله نسأل التوفيق في الإجتهاد.












التوقيع
توقيع : المبروك التبيني كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Oct-05-2007, 08:21 PM   المشاركة2
المعلومات

* هدى *
مكتبي متميز

* هدى * غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18137
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: اليمــن
المشاركات: 493
بمعدل : 0.17 يومياً


افتراضي

بسم الله الرحمن الرحيم
الاستاذ الفاضل / المبروك التبيني
لك خالص الشكر والتقدير على هذا الموضوع العملي اكثر منه نظري
وان شاء الله تستمر في دعم المنتدى بمثل هذه الدراسات
جزاك الله كل خير












  رد مع اقتباس
قديم Oct-24-2007, 10:24 PM   المشاركة3
المعلومات

فلاح صلاح
مكتبي جديد

فلاح صلاح غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 34851
تاريخ التسجيل: Oct 2007
الدولة: العــراق
المشاركات: 3
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

السلام عليكم اشكركم على هذا الشرح الوافي وجزاكم الله خير الجزاء












  رد مع اقتباس
قديم Feb-19-2008, 01:33 PM   المشاركة4
المعلومات

osamamarrif
مكتبي جديد

osamamarrif غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 42600
تاريخ التسجيل: Feb 2008
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 1
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

بعد التحيه والسلام
ستاذنا الفاضل.

شكرا جزيلا على المجهود ولكم جزيل الشكر.












  رد مع اقتباس
قديم Jun-30-2010, 09:42 AM   المشاركة5
المعلومات

المشتاق1988
مكتبي جديد

المشتاق1988 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 90821
تاريخ التسجيل: Jun 2010
الدولة: عُمـان
المشاركات: 1
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

يعيشك يرحم الله والديك












  رد مع اقتباس
قديم Jul-05-2010, 08:37 AM   المشاركة6
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي

[QUOTE=المشتاق1988;118642]يعيشك يرحم الله والديك[/QUOTE
يعيش الجميع، وبيض الله وجهك ...حاضرين لك ولغيرك يا أخي والله نسأل لك التوفيق .












التوقيع
توقيع : المبروك التبيني كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Jul-05-2010, 08:39 AM   المشاركة7
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة osamamarrif مشاهدة المشاركة
بعد التحيه والسلام
ستاذنا الفاضل.

شكرا جزيلا على المجهود ولكم جزيل الشكر.
بيض الله وجهك ياأخي ، ولا شكر على واجب ...حاضرين لك ولغيرك












التوقيع
توقيع : المبروك التبيني كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
قديم Jul-23-2010, 03:57 PM   المشاركة8
المعلومات

anameri
مكتبي خبير

anameri غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 61716
تاريخ التسجيل: Jan 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 1,511
بمعدل : 0.78 يومياً


افتراضي

بارك الله فيك

أستاذي الكريم و جزاك الله خيرا على الإفادة

لدي سؤال يتعلق بالفهرس الذي هو آداة من أدواة البحث

لماذا يسمى بالفهرس الرقمي ؟













التوقيع
توقيع : anameri
جمعية للأرشيفيين الجزائريين
ش.ذ.م.م
الشبكة العربية لعلم المعلومات و الوثائق
قريبا في الجزائر
الأشياء ليست دائما مثلما تبدو
و لكن علينا محاولة تغييرها
حتى و لو كانت آخر شيء نقوم به

  رد مع اقتباس
قديم Aug-09-2010, 01:20 PM   المشاركة9
المعلومات

said charmat
مكتبي نشيط

said charmat غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 91526
تاريخ التسجيل: Jul 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 59
بمعدل : 0.04 يومياً


افتراضي

جزاك الله كل خير












  رد مع اقتباس
قديم Oct-24-2010, 11:45 AM   المشاركة10
المعلومات

المنيعي47
مكتبي جديد

المنيعي47 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 87196
تاريخ التسجيل: Apr 2010
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 15
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي



je vous remercie pour votre effort ,c'est un tres bon sujet












التوقيع
توقيع : المنيعي47
  رد مع اقتباس
قديم Apr-23-2011, 11:50 AM   المشاركة11
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي

جازاكم الله خيرا على الإهتمام ونسأل الله لكم العون والتوفيق .












التوقيع
توقيع : المبروك التبيني كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس
إضافة رد


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
أدوات العمل الأرشيفية، ركيزة التصرف الوثائقي الأرشيفي / ََArchival Tools المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 9 Mar-11-2014 04:26 PM
الفهرس الموحد لكتب المكتبات د. صلاح حجازي المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 22 Oct-19-2011 06:24 PM
دراسة : الوثيقة العربية محمد مكاوي منتدى الوثائق والمخطوطات 4 Feb-16-2008 02:30 PM
أدوات العمل الأرشيفية : الأداة الأولى( القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة ) المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 0 Jun-29-2007 05:17 PM


الساعة الآن 01:47 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين