شكرااااا على هده المعلومات القيمة أستاد .ما هي الطريقة الا فضل لترتيب الارشيف ؟

معالجة الأرشيف و ترتيبه و فهرسته.
 

تحية طيبة و بعد؛
لقد جاوبنا عن هذا الموضو عدة مرات؛ و ربما تكمن الفائدة في التكرار!
تتم معالجة الأرشيف، ترتيبه و فهرسته في مرحلتين:

-1- المعالجة الإدارية للأرشيف في المكاتب أي في مكان إنتاجها، و هذا العمل يقوم به عادة الموظف الذي أنتج الأرشيف: تصنيف الأرشيف حسب النظام الإداري (Organigramme)، و ترتيبه و فهرسته حسب طريقة استعماله: بالحروف الأبجدية (مثل ملفات الموظفين)، أو بالتاريخ (مثل الملفات المالية)، أو بالأرقام (مثل ملفات الهوية الوطنية، أو ملفات السيارات، أو أرشيف الإحصائيات)، أو بالمناطق الجغرافية (مثل أرشيف البلديات)، أو بتركيبة من هذه المناهج، أو إذا أقتضى الأمر بالمواضيع، بالنسبة لأرشيف أصحاب القرار الذين يتدخلون في جميع الملفات بحكم مسؤولياتهم: مثل ديوان الوزير.
في حالة ما إذا لم يعالج الأرشيف في هذا المستوى، سوف يصبح عبارة على رصيد أرشيف مبعثر و متراكم في إحدى دهاليز الإدارة، و سوف ترث مؤسسة الأرشيف الوطني من مشاكل الأرشيف الفوضوي.

-2- ثم تأتي مرحلة المعالجة العلمية للأرشيف بغرض إتاحتها للباحثين؛ و هنا تختلف المنهجية بحيث يجب تحويل أرشيف إداري، مع احتفاظ محيط نظام إنتاجه، إلى رصيد أرشيف تاريخي بإدخال سلسلة من العمليات: التقييم، الفرز، الترتيب، الترقيم، التصنيف، و في الختام تحرير أدوات البحث لفائدة الباحثين. أما بالنسبة لمعالجة الأرشيف المبعثر من طرف أرشيفيين لم يكون على علم بطريقة تنظيمه الإداري الأولي، سوف يفرض عليهم محاولة إعادة تشكيله حسب النظام الإداري، قبل إخضاعه لسلسلة العمليات التي ذكرناها.

في جميع عمليات فهرسة الأرشيف، يجب ذكر أهم العناصر التي تعرف بمحتوى الملفت:
- رقم الملف أو العلبة.
- موضوع أو محتوى الملف في سطر أو سطرين بإبراز الكلمات المفتاحية التي تساعد في البحث عن الأرشيف.
- المنطقة الجغرافية المعنية إذا وجدت، أي إذا يخص الملف مكان معين و ليس غيره.
- التاريخ الأدنى و الأقصى للوثائق المكونة للملف أو العلبة.
- ملاحظات حول أهمية الملف إذا أمكن ذلك.
مثال:
- رقم الملف: 1.
- الموضوع: قرارات إدارية صادرة عن الحاكم.
- المنطقة: عمالة قسنطينة.
- 1950-1962.
- نشرت كل القرارات في الجريدة الرسمية المحلية.

شكرا أستاذ على الإجابة الوافية

ماهي وسائل البحث في الأرشيف وما هي أنواعها ؟

سلام
اريد معلومات عن مركز جهوي للارشيف في الحزائر
شكرا

أنواع أدوات البحث في الأرشيف.
 

تحية طيبة و بعد؛
لقد جاوبت على هذا السؤال من قبل:

تشمل أدوات(أو وسائل) البحث في الأرشيف عدة أنواع من الفهارس الخاصة بوصف الأرشيف من المبسط إلى المفصل: الفهرس الرقمي البسيط للوصف الأرشيفي علبة بعلبة، الفهرس الرقمي المفصل ملف بملف داخل العلبة، الفهرس التحليلي وثيقة بوثيقة، إلى آخره...
سوف تجدون في مكتبة الأرشيف الوطني الجزائري، أو في أي مصلحة أرشيف ولائية، مجموعة مطبوعات الأرشيف الوطني الجزائري، و خصص العدد 7/1997 إلى موضوع:
" التجربة الجزائرية في مجال أدوات البحث الخاصة بالأرشيف : أشغال الندوة الوطنية المنعقدة بالجزائر في 8-9 ديسمبر 1996 "، بالعربية (21 ص) و الفرنسية (145 ص).

تأهيل المؤسسة في مجال الارشيف
 

السيد عبد الكريم بجاجة والأخوة الأعضاء،
عندي سؤال أو إن صح التعبير طلب معلومات متعلقة بتأهيل المؤسسات في مجال الأرشيف.
عند الحديث عن تأهيل المؤسسة في مجال الارشيف ماهي النقاط التي نتطرق إليها
وشكرا

"تأهيل مؤسسات في مجال الأرشيف؟"
 

تحية طيبة و بعد؛
ماذا تعني ب"تأهيل مؤسسات في مجال الأرشيف؟". إذا تقصد تزكية شركات للعمل في تقديم خدمات أرشيفية، مثل ترتيب و تخزين الأرشيف لفائدة المؤسسات العمومية أو الخاصة، نعم. أعتقد أن الأرشيف الوطني في أي بلد له الحق، بل من واجبه، أن يتدخل لمراقبة جودة هذه الخدمات، و تطابقها مع قوانين الأرشيف للبلد المعني. زرت مؤخرًا إحدى الشركات التي تتكفل بأرشيف الدوائر الحكومية، و نتيجة الزيارة أن الوضع في مخزن الشركة عبارة على "قنبلة موقوتة" قابلة للانفجار دو ن إنذار مسبق: تكديس الملفات في كراتين البضائع الصناعية و ليس في علب الأرشيف، تراكم الأرشيف في رفوف قطع الغيار و ليس للأرشيف، عدم وجود أي حاجز أمني بين الطوابق بينما علوها يفوق 10 مترًا، عدم الإنارة في أغلبية المخزن، عدم التكييف، عدم وجود وسائل فعالة لمقاومة الحريق، عدم وجدود أبواب أمنية في خلف المخزن، نهيك عن عدم وجود أرشيفيين مهنيين للمعالجة العلمية للأرشيف. لمواجهة هذا النوع من التصرفات في حق الأرشيف، وضعت عدة مؤسسات الأرشيف الوطني ضوابط و مستلزمات و قائمة الإمكانيات التي يجب توفرها لتأهيل الشركات التي تعتزم تقديم خدمات أرشيفية. و شكرًا.

مراكز أرشيف جهوية؟
 

تحية طيبة و بعد؛
لا توجد قانونيًا مراكز أرشيف "جهوية" في الجزائر، بل مصالح أرشيف ولائية حسب القرار الذي يُنظم مصالح الأمانة العامة للولاية، و هي الجهة الوصية على مصلحة الأرشيف.
أما في الواقع، يمكن اعتبار مصالح الأرشيف لولايات الجزائر العاصمة و وهران و قسنطينة كمراكز أرشيف جهوية بالفعل و ليس بحكم القانون. و هذا بسبب وجود لدى المراكز الثلاثة أرصدة أرشيفية تاريخية تهم العملات الثلاثة التي كانت توجد في الجزائر إلى غاية سنة 1957. على سبيل المثال: يشمل أرشيف ولاية قسنطينة أرصدة أرشيفية تاريخية تتعلق بكل ولايات الشرق الجزائري، و عددها 17، أي مساحة بايلك الشرق قبل الاحتلال الفرنسي.
اقترحت سنة 1993 إجراءات قانونية لتحويل مصالح الأرشيف لولايات الجزائر العاصمة و وهران و قسنطينة إلى مراكز أرشيف جهوية يمكنها أن تكون همزة وصل بين مؤسسة الأرشيف الوطني و مصالح الأرشيف الولائية.

حول ترتيب الأرشيف و فرزه.
 

إلى الأستاذ الكريم عبد الكريم بجاجة
حياكم الله و بياكم
رجاءا الإجابة على هذه الأسئلة حلا لإشكالية تعترضني و من المؤكد أنها تعترض غيري
و بارك الله فيكم
أبو أحمد .
1. وجدت مخزن أرشيف للمؤسسة التي أعمل فيها فيه خلط للأعمار ( داخل العلب) و أردت سحب الأرشيف التاريخي و أترك الأرشيف المتوسطي بذات العلب فهل في عملي هذا من الصواب ما يدفعني للمواصلة أم لكم في ذلك رأي آخرا مع العلم أن الكثير من هذا الأرشيف غير مدفوع بجداول و أنا اليوم بصدد التحضير لعملية جرده وإحصاءه و ما يقتضيه العمل كما هو معلوم لديكم.

2. وجدت كذلك ترقيما للعلب حسب المصالح مثل 7111 والرقم 7 هنا يشير إلى المصلحة الدافعة لكن عدم تكافؤ كميات الدفع بين المصالح و لضيق المساحات تجاوزته و باشرت الترتيب حسب تاريخ الدفع مع مسك لسجل بكل البيانات و محتويات كل علبة و الجهة الدافعة قصد الوصول إلى الملفات و تمكين أصحابها من الاطلاع عليها والإشكالية هي كيف يمكنني ترقيم هذه العلب أي أن بعض الأرشيف مرتب حسب المصالح والبعض الآخر حسب تاريخ الدفع و لم يعد الرف حصرا على مصلحة دون سواها.
أرجو منكم ردا على هذين السؤالين و لكم مني سيدي تشكراتي الخالصة والمسبقة .



Re : s.o.s.archives


تحية طيبة و بعد؛

الجواب عن السؤال الأول:
قبل القيام بعملية فرز الأرشيف، يجب إعداد جرد أولي مبسط لمعرفة محتوى الرصيد كله. سوف يوفر لك الجرد الأولي المعلومات الضرورية عن الأرشيف قبل التصرف به، هذا من جهة.
و من جهة أخرى، لا يمكن تشتيت العلب انطلاقًا من تاريخ الوثائق بحجة عزل "الأرشيف التاريخي" عن "الأرشيف المتوسطي". وجود ملفات داخل العلب بتواريخ مختلفة يعكس عادة معاملة قضية ما عبر الزمن. مثال: يمكن أن يمتد تاريخ ملف متعلق بإنجاز بناية إدارية أكثر من خمس سنوات مع التأخر في الأعمال الهندسية؛ لا يعني هذا أن الوثائق الحديثة في الملف تنتمي إلى الأرشيف الجاري أو الوسيط، و أن الوثائق القديمة تنتمي إلى الأرشيف التاريخي، بينما في الواقع يصنف الأرشيف "جاري" أو "وسيط" أو "تاريخي" حسب تاريخ آخر الأوراق في الملف، و ليس حسب تاريخ أولهما. حذارِِِ من تشتيت العلب و الملفات مهما كان المبرر: سوف يفقد الأرشيف مفهومه.


الجواب عن السؤال الثاني:
إن اختيار طريقة ترتيب الأرشيف في الرفوف حسب تاريخ الوصول هو أفضل اختيار للتمكن من استغلال المساحات المتوفرة دون انقطاع؛ و من الأفضل تجنب تخصيص رفوف إلى مختلف المصالح نظرًا لكون البعض منها تنتج الأرشيف أكثر من الأخرى. و لكن يتطلب هذا الإجراء ترقيم متسلسل للعلب حسب استقبالها بغض النظر عن ترتيبها أو ترقيمها الأصلي. يبقى عليك إضافة ركن أمام تسجيل كل علبة توضح فيه الرمز أو الرقم الأصلي للعلبة لكي تتمكن من العودة إلى الملف المعني عند البحث. سوف يسهل لك نظام الكمبيوتر عملية البحث حسب المصلحة، أو الموضوع، أو التاريخ، أو الأرقام الأصلية.
عبد الكريم بجاجة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
اريد منكم عنوان لمذكرة تخرج تقني سامي في توثيق والارشيف
ارجو منكم المساعده.................شكرا