السؤال من طرف الزميل "أمين- aminedoc"
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
أستاذنا الكريم
ما هي الإجراءات الأولية للإطلاع على الأرشيف الإداري داخل مؤسسة عمومية تحتوي على عدة مديريات ومصالح، أي كيفية تداول الوثائق بين الإداري " المصلحة الدافعة" والأرشيفي " قاعة الأرشيف"، مع العلم بأنه لا يوجد نظام داخلي خاص بقاعة الأرشيف حاليا
كما أن القاعة تحتوي على أرشيف وسيط وأرشيف تاريخي ؟
وما هو نظام الإعارة الذي يجب إتباعه في قاعة الأرشيف ؟
فهل نكتفي بتسجيل الوثائق الصادر والواردة ؟ أم علينا التشديد في مراقبة دخول وخروج الوثائق ؟ كيف ؟
تقبل تحياتي الخالصة .

الجواب:
يجب على قسم الأرشيف المركزي أن يضع نظام داخلي لإتاحة الأرشيف لمختلف الإدارات يوضح شروط الإطلاع على الأرشيف وظروف الإتاحة حسب النقاط التالية:
- يجوز إتاحة الأرشيف لكل إدارة دافعة لا غير؛ أي يمكن لكل إدارة أن تطلع على الأرشيف الذي حولته إلى قسم الأرشيف المركزي.
- وبالمقابل لا يجوز إتاحة الأرشيف لأي إدارة أخرى.
- يجب على كل إدارة تعيين الشخص الموكل للإطلاع على أرشيفها، ولا يحق على شخص ثاني من الإدارة نفسها الإطلاع على أرشيف إدارته.
- يمكن الإطلاع على الأرشيف داخل قسم الأرشيف، ويجب تهيئة قاعة الإطلاع لهذا الغرض.
- كما يمكن أن تسحب الإدارة المعنية أي ملف للإطلاع في مكاتبها، ويجب على الأرشيفي أن يراقب محتوى الملف ذهابًا ثم إيابًا.
- إذا أرادت أي إدارة الإطلاع على أرشيف إدارة أخرى في نطاق العمل، يجب عليها أن توجه طلبها للإدارة المعنية أي الإدارة الدافعة التي تطلب الملف في الظروف الذي شرحناها في النقطة السابقة.
- ولا يمكن في أي حال من الأحوال أن يُسحب من قسم الأرشيف المركزي أي ملف من طرف إدارة لم تكون هي التي دفعته.
- يمكن للأرشيفي أن يضيف أي إجراءات أخرى يعتقد أنها تعزز حماية الأرشيف عند إتاحته.
وشكرًا.