كلمة "معلومات " في اللغة مشتقة من مادة لغوية ثرية هي مادة ( ع ل م ) وتدور معاني مشتقات هذه المادة في نطاق العقل ووظائفه , فمن معاني مشتقات هذه المادة اللغوية ما يتصل بالعلم أي أدراك طبيعة الأمور , والمعرفة أي القدرة على التمييز , والتعليم والتعلم والدراية والإحاطة واليقين والوعي والأعلام , وفي ضوء ذلك يمكننا القول بأن المعلومات حالة ذهنية، ومن ثم فأنها المورد الذي بدونه لا يمكن للإنسان استثمار أي مورد آخر , وعليه فان المفهوم الاصطلاحي لكلمة ( معلومات ) وبما يتوافق مع ( عصر المعلومات ) الذي نعيشه اليوم ينص على (أن المعلومات سلعة يتم في العادة إنتاجها او تعبئتها بأشكال متفق عليها وبالتالي يمكن الاستفادة منها تحت ظروف معينة في التعليم والأعلام والتسلية او لتوفير محفز مفيد وغني لاتخاذ قرارات في مجالات عمل معينة ) (1) .
والمعلومات تأتي من الخبرة , او الملاحظة او البحث او التفاعل او القراءة … الخ , ويستلزم وجود المعلومات توفر وعاء يحويها وهو ما يطلق عليه بالوثيقة او بمصدر المعلومات بأشكالها وأحجامها المختلفة .
وللمعلومات بمفهومها المذكور أعلاه ستة أبعاد هي (2) :
1- الكمية والتي تقاس بعدد الوثائق , الصفحات , الكلمات , الرسوم , الصور … الخ
2- المحتويات وهي معنى المعلومات .
3- البنية وهي تشكل المعلومات والعلاقة المنطقية بين نصوصها وعناصرها .
4- اللغة وهي الرموز والحروف والأرقام التي يعبر بواسطتها عن الأفكار .
5- النوعية وهي التي كون المعلومات كاملة وصحيحة وذات فائدة .
6- العمر وهو الفترة الزمنية التي تكون فيها المعلومات ذات قيمة .


خصائص المعلومات ومميزاتها :
تتميز المعلومات بعدة خصائص أساسية نلخصها فيما يلي (3) :
1-خاصية التميع والسيولة , فالمعلومات ذات قدرة هائلة على التشكيل ( إعادة الصياغة ) , فعلى سبيل المثال يمكن تمثيل المعلومات نفسها في صورة قوائم او أشكال بيانية او رسوم متحركة او أصوات ناطقة .
2-قابلية نقلها عبر مسارات محددة ( الانتقال الموجه ) او بثها على المشاع لمن يرغب في استقبالها .
3-قابلية الاندماج العالية للعناصر المعلوماتية , فيمكن بسهولة تامة ضم عدة قوائم في قائمة او تكوين نص جديد من فقرات يتم استخلاصها من نصوص سابقة .
4-بينما اتسمت العناصر المادية بالندرة وهو أساس اقتصادياتها , تتميز المعلومات بالوفرة ، لذا يسعى منتجوها الى وضع القيود على انسيابها لخلق نوع من ( الندرة المصطنعة ) حتى تصبح المعلومة سلعة تخضع لقوانين العرض والطلب , وهكذا ظهر للمعلومات أغنياؤها وفقراؤها وأباطرتها وخدامها وسماسرتها ولصوصها .
5-خلافا للموارد المادية التي تنفذ مع الاستهلاك لا تتأثر موارد المعلومات بالاستهلاك بل على العكس فهي عادة ما تنمو مع زيادة استهلاكها لهذا السبب فهناك ارتباط وثيق بين معدل استهلاك المجتمعات للمعلومات وقدرتها على توليد المعارف الجديدة .
6-سهولة النسخ , حيث يستطيع مستقبل المعلومة نسخ ما يتلقاه من معلومات بوسائل يسيرة للغاية ويشكل ذلك عقبة كبيرة أمام تشريعات الملكية الخاصة للمعلومات .
7-إمكان استنتاج معلومات صحيحة من معلومات غير صحيحة او مشوشة , وذلك من خلال تتبع مسارات عدم الاتساق والتعويض عن نقص المعلومات غير المكتملة وتخليصها من الضوضاء .
8-يشوب معظم المعلومات درجة من عدم اليقين , إذ لا يمكن الحكم إلا على قدر ضئيل منها بأنه قاطع بصفة نهائية .

أهمية المعلومات واوجه الإفادة منها :
لا جدال في أهمية المعلومات وقيمتها في حياتنا الحاضرة وهي على أي الأحوال أساس أي قرار يتخذه كل مسؤول في موقعه , وبقدر توفر المعلومات المناسبة في الوقت المناسب للشخص المسؤول بقدر دقة القرار وصحته .
إن للمعلومات دورها الذي لا يمكن إنكاره في كل نواحي النشاط فهي أساسية للبحث العلمي وهي التي تشكل الخلفية الملائمة لاتخاذ القرارات الجيدة وهي عنصر لا غنى عنه في الحياة اليومية لآي فرد وهي بالإضافة الى هذا كله موردا ضروريا للصناعة والتنمية والشؤون الاقتصادية والإدارية والعسكرية والسياسية … الخ . ولذلك يصدق القول : من يملك المعلومات يستطيع إن يكون الأقوى .
أن الحاجة للمعلومات كبيرة في كل اوجه النشاط في كل المجالات . أن الناس يطلبون المعلومات المناسبة والدقيقة والموثوق فيها والحديثة والمتاحة بسرعة , فالطبيب يحتاج إلى معلومات جديدة وحديثة تساعده في التأكد من انه يعالج مرضاه بطريقة اكثر فاعلية من الطرق القديمة . كما أن المحامي يحتاج للمعلومات التي تعرفه بآخر القوانين والأحكام المتخذة في الحالات الشبيهة بالقضايا التي يكلف بها ويحتاج المهندس للمعلومات الحديثة حتى لا يضيع وقته وجهده وماله في اختراع أشياء اخترعت من قبل , كما يحتاج رجل الأعمال ومديرو المشروعات للمعلومات الجديدة حتى يتأكدوا بأن شركاتهم ومشروعاتهم تدار بأسلوب رشيد يساعد في تحقيق الأهداف . بل أن المزارع يحتاج أيضا للمعلومات التي تساعده في التأكد من أن أرضه المزروعة حصلت على أعلى محصول .
وتوجد ألان في الشركات الصناعية الكبرى نظم معلومات إدارية متكاملة تهدف إلى تزويد المديرين على كافة المستويات بالمعلومات الحديثة اللازمة للقرارات المهمة .
وليست المعلومات مفيدة في خدمة الإنتاج والاقتصاد الوطني فحسب وانما مفيدة كذلك في الشؤون الاجتماعية والعسكرية والسياسية . فأن المؤسسات والهيئات العاملة في مجال السياسة والآمن تحتاج إلى معلومات دقيقة وحديثة عن الدول الصديقة والأعداء , فالمعلومات عن الصديق تكفل القدرة على التعرف إلى أي حد يمكن الاعتماد عليه آما المعلومات عن العدو فأنها تكفل القدرة على وضع الاستراتيجيات المقابلة للرد على خططه الاستراتيجية .
وغدت عملية جمع المعلومات الدقيقة المرحلة الأساسية التي تسبق أي تحرك سياسي او اقتصادي . وقد أصبحت المعلومات صناعة مثل الصناعات الأخرى , ويشير علماء المعلومات إلى أن ( صناعة المعلومات ) هي من أسرع الصناعات نموا في الولايات المتحدة الأمريكية . كما أن للمعلومات دور كبير في المجتمع ما بعد الصناعي , ففي المجتمع ما قبل الصناعي – المجتمع الزراعي – كان الاعتماد على المواد الأولية والطاقة الطبيعية مثل الريح والماء والحيوانات والجهد البشري , آما في المجتمع الصناعي فأصبح الاعتماد على الطاقة المولدة مثل الكهرباء والغاز والفحم والطاقة النووية , آما المجتمع ما بعد الصناعي فسيعتمد في تطوره بصفة أساسية على المعلومات وشبكات الحواسيب ونقل البيانات .
وهكذا تساعدنا المعلومات على نقل خبراتنا للآخرين وعلى حل المشكلات التي تواجهنا وعلى الاستفادة من المعرفة المتاحة بالفعل وعلى تحسين الأنشطة التي تقوم بها وعلى اتخاذ القرارات بطريقة افضل في كل القطاعات وعلى كل مستويات المسؤولية .
وتأسيسا على ما تقدم يمكننا الإشارة هنا إلى أن النظر إلى المعلومات يختلف مع اختلاف منظور من يتعامل معها فهي بالنسبة إلى (4) :
-السياسي : مصدر القوة وأداة السلطة .
-المدير : أداة لدعم اتخاذ القرار .
-العالم : وسيلة حل المشاكل ومادة لتوليد المعارف الجديدة .
-الإعلامي : مضمون الرسالة الإعلامية .
-اللغوي : رموز تشير إلى دلالات او رموز أخرى .

عصر المعلومات :
أن المجتمع المعاصر الذي نعيشه اليوم يتسم بأنه ( عصر المعلومات ) وهو ما يلي ( العصر الصناعي ) الذي ميز تطور المجتمع في النصف الأول من هذا القرن وخاصة في الدول المتقدمة . وهذه المرحلة المتطورة للتغيير الاجتماعي تتصف بتغيير في الأساليب والأنماط المؤثرة على النمو الاقتصادي . فالمجتمع في الحقبة التي تلي المرحلة الصناعية يتصف بأن النمو الاقتصادي فيه يعتمد على التوسع في اقتصاد الخدمات المبنية أساسا على نظم المعلومات بتكنولوجياتها المتقدمة (5) .
لقد وصف ( بيتر دروكر Peter Drucker ) تغيير النمط الاقتصادي الامريكي ونمو اقتصاد المعرفة بأن ( صناعة المعرفة التي تنتج وتوزع المعلومات والأفكار بدلا من السلع والخدمات قدرت في عام 1955 بأنها تمثل 25% من أجمالي الناتج القومي في الولايات المتحدة الأمريكية , وهذه النسبة تقدر بثلاثة أضعاف ما كانت تمثله في عام 1900 . وبحلول عام 1965 أي بعد عشر سنوات فان صناعة المعلومات أصبحت تمثل ثلث الناتج القومي أي أن كل دولار يكسب او ينفق في الاقتصاد الامريكي سوف يتأثر إلى حد كبير بإنتاج وتوزيع الأفكار والمعلومات والحصول عليها . وقد تغير نمط الاقتصاد الامريكي من اقتصاد السلع الذي كان محور الاقتصاد الامريكي حتى الحرب العالمية الثانية إلى اقتصاد المعلومات المبني على نظم المعلومات ) (6) ويقدر بعض العلماء الناتج الكلي لصناعة المعلومات في الولايات المتحدة الأمريكية في عام 2000 بألف بليون دولار لتكون أول صناعة في تاريخ العالم تحقق رقم الترليون (7) .

سمات عصر المعلومات :
يتسم عصر المعلومات بالعديد من الصفات لعل أبرزها ما يلي :
1. انفجار المعلومات :
المعلومات المنتجة في الحقبة المعاصرة تعد اكثر أهمية مما انتج في كل تاريخ البشرية .. كما أن المعلومات تتزايد بمعدلات كبيرة نتيجة التطورات الحديثة التي يشهدها العالم وبزوغ التخصصات الجديدة وتداخل المعارف البشرية ونمو القوى المنتجة والمستهلكة والمستفيدة من المعلومات . كما أن رصيد المعلومات لا يتناقص بل أن المعلومات تتراكم معا مكونة ظاهرة انفجارها التي توضح معالم الحقبة المعاصرة . كما أن تراكمها اصبح مهما في حد ذاته مثل تراكم رأس المال

2. زيادة أهمية المعلومات مدخلا في النظم وموردا أساسا :
لا يوجد أي نشاط يواجه الإنسان بدون مدخل معلومات بل أنها حلت محل الأرض والعمالة ورأس المال والمواد الخام والطاقة أصبحت تتخلل في كل الأنشطة والصناعات . كما تمثل المادة الخام لقطاعات كبيرة من قطاعات المجتمع المعاصر مكونة ما يمكن أن تطلق عليه ( صناعة المعلومات ) او صناعة المعرفة , فما هو متوافر من إمكانات او أشياء يمكن أن يصبح اكثر فائدة وأهمية عن طريق إضافة المعلومات اليه فالصحراء القاحلة تصبح أرضا منتجة للغلات والمحاصيل نتيجة إضافة المعلومات . كما أن العمالة غير الفنية عند تعليمها وامتلاكها المعلومات المناسبة تصبح عمالة ماهرة ومنتجة إلى حد كبير نتيجة لكل ذلك اصبح ينظر للمعلومات على أنها مورد أساس يمكن أن يباع ويشترى كما في قواعد البيانات الإلكترونية او التقارير . وهنا يمكن القول أن للمعلومات أهمية وقيمة كبيرة حيث انه يمكن استثمارها فهي ثروة في حد ذاتها .

3. بزوغ المبتكرات التكنولوجية في معالجة المعلومات :
تشتمل التطورات المعاصرة في تقنيات المعلومات على الصور الفوتوغرافية والأفلام المتحركة والراديو والتلفزيون والتلفون حيث كانت هي الوسائل المتاحة لتخزين وإرسال وعرض المعلومات آلا انه أضيفت أليها وسيلة أخرى اكثر تطورا وتتمثل في الحاسوب الذي يختلف عن الوسائل الأخرى في وظائفه الرئيسية في تحويل المعلومات وتداولها وتخزينها وعرضها , وهذه الخاصية تعطي الحاسوب أهمية خاصة عندما تتحقق من أن عملية التفكير البشري تتضمن عنصر تحويل المعلومات , ويعد الحاسوب الأداة الوحيدة التي في إمكانها تمثيل نموذج لعملية الفكر البشري .

4. نمو المجتمعات والمنظمات المعتمدة كليا على المعلومات :
أن ظهور المنظمات المعتمدة كليا على المعلومات التي تمثل معالجات لها أصبحت ظاهرة يتسم بها المجتمع المعاصر والأمثلة التي يمكن توضيحها لهذه المنظمات تتمثل في مؤسسات الجرائد والأخبار والاستعلامات والبنوك وشركات التأمين والمصالح الحكومية المتنوعة وغيرها .
يلاحظ أن انفجار او تضخم هذه المنظمات قد بدأ في الظهور في نفس الوقت الذي شهد فيه بدايات الثورة المعلوماتية المعاصرة . قبل إدخال تكنولوجيا معالجة المعلومات في هذه المنظمات كانت معالجة بياناتها ذات طبيعة يدوية او عقلية بحتة آلا انه وبظهور تكنولوجيا المعلومات أصبحت هذه المنظمات تعتمد عليها الى حد كبير بل أنها أصبحت تشبه بالنظم الآلية البشرية بما يتصل بكل من معالجة المواد ومعالجة المعلومات معالجة تستخدم الآلات لمعالجة العمليات الروتينية وتتطلب الدقة والسرعة والاستقراء .

5. ظهور نظم معالجة المعلومات البشرية والآلية :
بمراعاة الإمكانات اللانهائية للعقل البشري والتطورات في سعة وقدرة أجهزة الحواسيب بدأت في الظهور نظم معالجة المعلومات البشرية والآلية أي تعتمد على الإنسان والآلة على حد سواء على أساس أن كلا منهما يعد معالجا للمعلومات أيضا والذي أمكن التوصل إلى تكاملها معا في إطار نظام معالجة المعلومات التي أصبحت مخرجاتها معارف وقرارات مفيدة يمكن تطبيقها مباشرة .
وقد أمكن الوصول إلى ذلك عن طريق التطورات الحديثة في :
أ-تكنولوجيا الحاسوب : فمن المعروف أن أجهزة الحواسيب الحديثة أصبحت قليلة التكاليف إلى حد كبير وذات سرعات وقدرات متزايدة بصفة مطردة لاداء مجموعات من العمليات في وقت واحد ولها ذاكرات تتسم بالكفاءة لخزن كميات كبيرة من البيانات بكلفة متناقصة على الدوام .
ب-منهجية نظم المعلومات والمعرفة التي تتمثل في : تنفيذ عمليات معالجة المعلومات الميكنية المعتمدة على معرفة مفصلة وأساليب مبنية على استخدام الحاسوب لتكامل أساليب معالجة المعلومات الميكينة مع العنصر البشري في نظم المعلومات تجمع بين الإنسان والآلة .

6. تعدد فئات المتعاملين مع المعلومات :
يتميز عصر المعلومات الحالي بوجود فئات كبيرة تتعامل مع المعلومات يمكن أن نميز منها الفئات التالية :
أ.فئة صغيرة نسبيا تعمل في خلق معلومات جديدة وتتضمن العلماء والأدباء والمفكرين وغيرهم .
ب.فئة كبيرة من البشر تعمل في نقل وتوصيل المعلومات والمعارف وتتمثل في العاملين في البريد والبرق والهاتف …الخ .
ج.الفئة العاملة في تخزين المعلومات واسترجاعها كاختصاصي المعلومات وأمناء المكتبات والموثقين ومبرمجي الحاسوب وغيرهم .
د.فئة المهنيين من محامين وأطباء ومهندسين , الذين يقومون بتقديم خبراتهم وحصيلة المعلومات التي اكتسبوها لعملائهم نظير مقابل مادي .
و.فئة الطلبة التي لا تدخل ضمن القوى العاملة وهم يقضون معظم أوقاتهم في استقبال المعلومات والتزود بها أي انهم متفرغون لتلقي المعلومات .
و.فئة المديرين أصحاب الخبرات التي تشتغل في الأمور المالية والمحاسبية والتخطيطية والتسويقية والإدارية .

7. تزايد كميات المعلومات المعروضة في أوعية لا ورقية او غير المطبوعة :
تتزايد على نحو مطرد كميات المعلومات المنتجة على شكل أوعية لا ورقية كالأشرطة والأقراص الممغنطة وأفلام الفيديو والأقراص الضوئية وغيرها من الأشكال غير التقليدية التي تتوافر عن طريق الوصول المباشر Online ويتنبأ الكثيرون بأن مراكز المعلومات والتوثيق والمكتبات سوف تصبح مستقبلا مستودعات لا ورقية للمعلومات , فانتشار أجهزة الحواسيب الشخصية والنهايات الطرفية في المكتبات والمنازل سوف يقلل المساحات المخصصة لمركز المعلومات او المكتبة التقليدية ذات المساحات او السعات الكبيرة التي تضم مقاعد ومناضد اطلاع داخلي التي لن يحتاج أليها في عالم الغد .

معايير عصر المعلومات :
أن ما نسعى اليه في هذا البحث هو تحديد أولي لمعايير عصر المعلومات او تلك المؤشرات الاجتماعية التي يمكن من خلالها الحكم على انتقال المجتمع لمرحلة المعلوماتية . لم يستقر الرأي بعد على مؤشرات او معايير معينة يمكن أن تكون قياسا لحدوث هذه الظاهرة الاجتماعية ولكن نجد أن العديد من الأدبيات والدراسات المتعلقة بهذا الموضوع تذكر بعض المؤشرات التي يمكن اعتبارها معايير كمية في قياس مدى التوجه نحو عصر المعلوماتية مثل عدد وحدات الكمبيوتر او نظم تطبيقاته ومدى مساهمة قطاع المعلومات في أجمالي الدخل القومي وتوزيع قوة العمالة على القطاعات الاقتصادية الرئيسية , فمن خلال عدة دراسات حول عصر المعلومات قام بها باحثون أمريكيون ويابانيون وأوربيون تمكن ويليام مارتين (8) من استخلاص خمسة معايير لعصر المعلومات هي :
1. المعيار التكنولوجي : تصبح تكنولوجيا المعلومات مصدر القوة الأساسية ويحدث انتشار واسع لتطبيقات المعلومات في المكاتب والمصانع والتعليم والمنزل .
2. المعيار الاجتماعي : يتأكد دور المعلومات كوسيلة للارتقاء بمستوى المعيشة وينتشر وعي الكمبيوتر والمعلومات ويتاح للعامة والخاصة معلومات على مستوى عال من الجودة .
3. المعيار الاقتصادي : تبرز المعلومات كعامل اقتصادي أساسي سواء كمورد اقتصادي او كخدمة او سلعة وكمصدر للقيمة المضافة وكمصدر لخلق فرص جديدة للعمالة .
4. المعيار السياسي : تؤدي حرية المعلومات إلى تطوير وبلورة العملية السياسية وذلك من خلال مشاركة اكبر من قبل الجماهير وزيادة معدل إجماع الرأي .
5. المعيار الثقافي : الاعتراف بالقيم الثقافية للمعلومات ( كأحترام الملكية الذهنية والحرص على حرمة البيانات الشخصية والصدق الإعلامي والأمانة العلمية … ) وذلك من خلال ترويج هذه القيم من اجل الصالح القومي وصالح الأفراد على حد سواء (9) .


المجتمع العربي وعصر المعلومات :
أن مستوى التعليم في الوطن العربي الذي تبلغ مساحته حوالي 14 مليون كيلو متر مربع وعدد سكانه قرابة آل 260 مليون نسمة , لازال متدنيا وان الدول العربية لا تنفق اكثر من 3.5% من إنتاجها المحلي على التعليم . كما أن البحث العلمي لم يأخذ مكانه الصحيح في معظم الدول العربية سواء داخل الجامعات او الأجهزة البحثية . فالجامعات العربية قليلة ولا تغطي حاجة الوطن العربي . كما أن الكثير منها حديث النشأة ويتم التركيز في معظمها على المهمة التعليمية على حساب المهمة البحثية وانتاج المعرفة الجديدة . آما أجهزة البحث العلمي العربية فهي الأخرى حديثة النشأة ويتسم معظمها بقلة التخصيصات المالية وندرة القيادات البحثية مما جعلها محدودة الفاعلية والتأثير . أن نسبة الأنفاق الوطني على البحث والتطوير في الدول العربية مجتمعة لا يزيد عن الواحد في الآلف من الدخل المحلي الإجمالي . وما تزال الأمية عامة ، واللامية المعلوماتية مرتفعتين بشكل كبير رغم الجهود المبذولة . ولذلك فأننا بحاجة إلى تنوير النظم التربوية والتدريبية والتعليمية في الوطن العربي وزيادة الجهود المبذولة في التوعية بأهمية البحث العلمي وتطبيق نتائجه من اجل التنمية الوطنية في البلدان العربية (10) .
أن القضية التي تواجه الوطن العربي اليوم تتصل بمدى التعامل مع ظاهرة المعلوماتية المعاصرة والتجاوب معها والنهوض بتبعات ذلك التعامل لأيقاظ المجتمع ككل لكي يتجاوب مع هذه التقنية المتطورة وتحويلها إلى عناصر يمكن استثمارها في التطور والتقدم .
وهناك تأثير متبادل وعكسي بين كل من المعلوماتية والبحث وباقي أنشطة المجتمع المعاصر فعلى سبيل المثال تعتبر المعلوماتية ضرورة أساسية للبحث العلمي وبدونها يتأثر البحث بالسلبية والجمود وعدم التأثير . فالمضمون الأساسي للبحث العلمي هو ( المعلومة ) وما يتصل بها من أساليب وتقنيات تسهم في تجميعها وتحليلها وتخزينها ونقلها واستخدامها . وعلى الصعيد العربي عملت العديد من المشاريع والتجارب الهادفة نحو التحكم في المعلوماتية وتوصيلها إلى الباحث العربي لخدمته , ومن هذه المشاريع :
- شبكة مجلس التعاون ( GULFNET ) وهي مقصورة حاليا على دول الخليج العربي .
- الشبكة القومية للمعلومات العلمية والتكنولوجيا بمصر .
- شبكة الجامعات المصرية .
وعلى صعيد الأقمار الصناعية نجد هناك مشروعين عربيين هما :
- القمر الصناعي العربي (( عربسات ARABSAT )) الذي ما زال قاصرا ويلاقي صعابا جمة في الاستفادة منه (11) .
- القمر الصناعي المصري (( نايل سات )) الذي يمثل نقلة نوعية عربية في مجال تكنولوجيا الاتصالات .
آما فيما يتصل بخلق وانتاج التكنولوجيا المتقدمة في مجال المعلوماتية ذاتها فان الجهود التي تبذل في هذا الاتجاه على الصعيد العربي محدودة جدا , ففي إطار صناعة أجهزة الكمبيوتر فهناك بعض الدراسات والمشروعات المبدئية نحو تجميع الأجهزة وخاصة الميكروكمبيوتر او تصنيع بعض النماذج التي تتفاعل مع اللغة العربية (12) . آما بشأن البرامجيات ومنها على وجه الخصوص قواعد البيانات الآلية المتاحة على الخط المباشر فان إصدارة يوليو 1992 من دليل Directory of Online Data bases , Cuadra Associates , 1992 الذي يغطي فقط المصادر المتاحة على الخط المباشر , تشير إلى اكثر من ( 5300 ) قاعدة بيانات يقوم بإنتاجها ( 2158 ) منتجا , ويلاحظ أن اكثر من نصف هذه القواعد 56% أنتجت في الولايات المتحدة الأمريكية و 27% أنتجت في دول أوربا الغربية (13) . أن المساهمة العربية في هذا المجال تعتبر ضعيفة جدا قياسا إلى المساهمات الدولية الأخرى فقد ظهرت مؤخرا بعض قواعد المعلومات العربية المتخصصة كتلك التي أنشأتها مؤسسة الملك فيصل بالرياض لدعم الدراسات التراثية والإسلامية ومركز المعلومات بالأكاديمية الطبية العسكرية في مصر لدعم البحوث الطبية وكذلك قاعدة المعلومات الخاصة بالمصطلحات التي أعدها مركز دراسات التعريب في المغرب (14) .
أن أهم ما يعوق التوسع في خدمات المعلومات العلمية والتكنولوجية هو انخفاض الطلب عليها ( ولتوضيح المقصود بالطلب المعلوماتي نشير إلى أن مكتبة الكونجرس قد تلقت ( 443 ) آلف طلب إحاطة من لجان الكونجرس وأعضائه عام 1985 ) (15) وربما يكون السبب في ذلك أن هذه الخدمة موجهة أصلا لخدمة طبقة الباحثين محدودة العدد نسبيا لا طبقة المديرين والمهنيين المنتشرة في قطاعات الإنتاج والخدمات المختلفة , وهذه الطبقة الأخيرة – كما هو معروف – لا تحتاج إلى البحوث العلمية بقدر حاجتها إلى المعلومات ذات الطابع المهني كالبيانات التسويقية والاقتصادية وأدلة التشغيل والكاتالوجات ومنشورات هيئات التوحيد القياسي وما إلى ذلك . وعلينا أن ندرك أن الحاجة للمعلومات من خارج مؤسساتنا السياسية والاقتصادية والصناعية ستزداد يوما بعد يوم نتيجة لتزايد الاتجاه نحو (( العالمية )) .
هذا من جانب ومن جانب آخر فان نتيجة الطلب على خدمات المعلومات تتطلب أساليب مبتكرة لتسويق خدمات المعلومات وتوزيعها وضرورة ربط خدمات المعلومات المباشرة بخدمات إضافية لتحليل البيانات وعرضها بصورة تساعد المدير العربي على استيعاب مضمونها ومغزى مؤشراتها بالنسبة لمشاكله وقراراته .
بالإضافة إلى ذلك هناك قصور كبير في قواعد البيانات المحلية حيث توجه معظم طلبات البحث من الدول العربية لبنوك المعلومات الخارجية .
مشكلة أخرى هي أن مراكز خدمات المعلومات العلمية والتكنولوجية غير مترابطة وتتداخل اختصاصاتها وتتكرر خدماتها في البلد العربي الواحد ناهيك عما هو حادث على المستوى القومي .
ولكي يكون وطننا العربي ضمن آسرة مجتمع المعلومات ولكي نواكب التقدم الهائل في مجال المعلومات ينبغي ايلاء تقنيات المعلومات الاهتمام اللازم بأعتبارها تمثل أهم عناصر الإنتاج في الوقت الحاضر , ولعل في مقدمة هذا الاهتمام هو التوعية بأهمية تقنيات المعلومات وأدراك الفوائد التي تترتب على استخدامها بصورة فاعلة والعمل على التوسع في إدخالها مختلف المجالات إذ سيؤدي الاستخدام الجديد للمعلومات عبر شبكات اتصالات حديثة متطورة إلى تخفيضات هائلة في كلف العديد من السلع التي يحتاجها الإنسان والى تحسين العديد من الخدمات التي تقدم إليهم في شتى المجالات الصحية والتعليمية والرعاية الاجتماعية وغيرها .
ويجب أن نجد مسارات لنتواصل مع ما يتفق من مبتكرات في نظم المعلومات . وهذا بالطبع يبقى ناقصا آلا إذا أعطينا نفس الاهتمام إلى مؤسسات المعلومات التي تأخذ على عاتقها جمع وتنظيم واسترجاع المعلومات (16) .

هوامش ومصادر الفصل الأول :

1- زكي الوردي . قضايا في علم المعلومات : عرض مفهومي . بحث مقدم الى المؤتمر التاسع للمعلومات الذي نظمته الجمعية العراقية للمكتبات والمعلومات بالتعاون مع جمعية المكتبات الأردنية وجامعة بغداد للفترة ( 14-15/ يناير / 1995 ) . بغداد ص 44 .
2- Weisman , H.M. Information Systems Services and Centres . London : John Wiley , 1972 , P.13 .
3- نبيل علي . العرب وعصر المعلومات .- الكويت : عالم المعرفة ، 1994 ، ص51 .
4- نفس المصدر السابق .. ص48 .
5- Bell , Daniel . The Coming of Post-industrial Society .- New York : Basic Books , 1970 .
6- Drucker , Peter . The age of Disscontinutty .- New York : Horper and Row . 1969 . P.269 .
7- نبيل علي .( مصدر سابق ص18 ) .
8- Martin , W.J. The Information Society .- London : Aslib . The Association for Information Management , 1988 , P.40 .
9- نبيل علي . العرب وعصر المعلومات .. ( مصدر سابق ص 277 ) .
10- جاسم محمد جرجيس . البحث العلمي في الجامعات العراقية . أعمال المؤتمر الأول حول دور المؤسسات البحثية في العلوم الإنسانية في البلاد العربية وتركيا .- تونس : مؤسسة التميمي للبحث العلمي والمعلومات ، 1995 . ص 53 .
11- محمد محمد الهادي . التطورات الحديثة لنظم المعلومات المبنية على الكمبيوتر .- القاهرة : دار الشروق ، 1993 . ص31 .
12- نفس المصدر السابق . ص 35 .
13- لانكستر . ف.و.وورنر . أ.ج. أساسيات استرجاع المعلومات ( نظم استرجاع المعلومات ) ؛ ترجمة حشمت قاسم . ط3 .- الرياض : مكتبة الملك فهد الوطنية ، 1997 . ص51 .
14- نبيل علي . العرب وعصر المعلومات . ( مصدر سابق 232 ) .
15- أسامة السيد محمود . المكتبات والمعلومات في الدول المتقدمة والنامية .- القاهرة : العربي للنشر والتوزيع ، 1978 . ص62 .
16- جاسم محمد جرجيس . عصر المعلومات : سماته واتجاهاته وقضاياه . متابعات إعلامية . ع 62 نوفمبر – ديسمبر ، 1998 ، ص 52 .

الفصل الثاني
مصادر المعلومات

تعددت مصادر المعلومات و الاتصال التي عرفها البشر عبر التاريخ تجلت في الشائعات و الحفر على الأشجار و الأعمدة المنصوبة في المعابد أو الميادين العامة . وكان التجار الذين ينتقلون من مكان إلى مكان يحملون معهم الأخبار ، كما كان المنادون يتجولون في عرض البلاد و طولها لنشر الأخبار وأعلان أوامر الحاكم (1).
ومنذ أن خلق الإنسان وهو لا يستغني عن المعلومات لاستخدامها في شتى مجالات حياته و نشاطاته . وقد اكتسب الإنسان المعلومات عن طريق المشاهدة و الاستماع و التخيل والتفكير و الأحلام و الوسائل الأخرى المساعدة على ذلك . وكانت هذه المعلومات عنصرا فاعلا في تطوير الحضارة الإنسانية و في جميع الإنجازات في فروع المعرفة المختلفة كالعلوم النظرية و التطبيقية و العلوم الإنسانية و الفنون على مختلف أنواعها و مجالات تخصصها حيث تتميز المعرفة البشرية يكونها حالة نماء مستمرة و أن مسيرة تطورها لا تقتصر على أمة دون الأمم الأخرى .
وأن الإنجازات المعرفية في هذا العصر أنما هي حصيلة لإنجازات الإنسان على مر العصور والقرون . فقد حرص الإنسان على أن يدون إنجازاته ليرجع أليها عند الحاجة ، ولغرض تزويد الأجيال القادمة بالمعلومات الوافية عن هذه الإنجازات .
وهكذا عرف الإنسان الكتابة والتدوين بدافع الحاجة إلى التوثيق و التسجيل التي دعت أليها ظروف التطور الاجتماعي منذ قيام الحضارات الإنسانية القديمة في وادي الرافدين و وادي النيل .
فقد حاول الإنسان منذ البدايات الأولى البحث والتوصل إلى الوسيط الأكثر ملائمة لهذا الغرض حيث استخدم العديد من المواد المختلفة الشكل و الطبيعة والتركيب . فمثلا استخدم الرقم الطينية في وادي الرافدين و لفائف البردي في مصر والرق و الجلود في أواسط آسيا و اليونان وبعض الأشجار في الهند والمعدن والخشب والنسيج في مراكز و أماكن أخرى من العالم . إلى أن توصل الصينيون (في مطلع القرن الأول الميلادي) إلى صناعة الورق كوسيط للكتابة والتوثيق ، واستخدم الصينيون الفرشاة للكتابة و التسجيل على الورق و ظلت هذه الصناعة مقتصرة على الصين قرابة خمسة قرون ثم انتشرت إلى كوريا و اليابان ووصلت بغداد في نهاية القرن الثامن الميلادي لتنتقل إلى المدن العربية الأخرى ، ولتصل أسبانيا على يد العرب في حوالي (1150 م ) ، ولم تعرف أمريكا صناعة الورق آلا نهاية القرن السابع عشر الميلادي .
و نظرا لكون الورق أقل كلفة و أكثر ملائمة للكتابة و لكونه يتمتع بمزايا المواد الأخرى (لفائف البردي و الرق) بل يفوقها ، فقد شاع استعماله بشكل أدى إلى انحسار استخدام تلك المواد وأخذ الورق موضع الصدارة في هذا الاستخدام .
وقد ازدهرت صناعة الكتابة في العصر العربي الإسلامي حيث تعمقت هذه الصناعة في القرن الهجري الأول و أصبحت بعض المدن العربية و الإسلامية دور علم و معرفة ، وتطورت أدوات الكتابة وأوعيتها إلى أن وصلت نضوجها في صناعة الورق في بغداد كما أشرنا سابقا . فكان ذلك سببا في نشر صناعة الكتاب وازدياد عدد النسخ للكتاب الواحد .
وقد أهتم العرب عبر تاريخهم القديم بحصر و تنسيق و فهرسة إنتاجهم الفكري في
مجالات التأليف كافة . و لعل أول عمل ببليوغرافي واسع هو ما قام به أبن النديم المتوفى سنة 385هجرية (965م) في كتابه (الفهرست) الذي جمع فيه أسماء الكتب العربية المعروفة .ثم تلاه عدد من المفهرسين منهم طاش كبرى زادة المتوفى سنة 1561م وألف كتابه الفخم (مفتاح السعادة و مصباح السيادة في موضوعات العلوم ) ثم مصطفى بن عبد الله المتوفى سنة 1756م مؤلف كتاب (كشف الظنون عن أسماء الكتب و الفنون) وغيرهم كثيرون .
و يقدر المتخصصون عدد المخطوطات العربية القديمة ب(3) ثلاثة ملايين مخطوطة منتشرة في مكتبات العالم في الشرق و الغرب . حيث تناولتها دراسات كثيرة أعدت لها فهارس مختلفة لعل أهمها ( كتاب تاريخ الأدب العربي ) لكارل بروكلمان ، و (كتاب تاريخ التراث العربي ) لفؤاد سركيس و ( فهارس المخطوطات العربية في العالم ) لكوركيس عواد .
وبعد اختراع ( غوتنبرغ ) للطباعة بحروف متحركة في القرن الخامس عشر الميلادي تعزز دور الورق حيث أصبح الوسيط غير المنافس للكتابة و التدوين و تصميم المخطوطات و نشر الكتب و تيسير التعليم داخل المدرسة و خارجها ، كما أدى ذلك إلى تخفيض سلطان محتكري المعرفة من رجال الكنيسة و الإقطاعيين و زيادة الإقبال على المعرفة من قبل عامة الناس . و قد رافق ذلك ازدهار صناعة الطباعة و تطورها و ظهور دور النشر في العالم حيث انتشر الكتاب بشكله الحديث و أصبح في متناول الكثير من طلاب المعرفة والباحثين .
وفي عصرنا الحاضر وفي ظل التقدم العلمي و التكنولوجي و تطبيقاتها على مجالات الاتصال و المعلومات ظهرت وسائط جديدة في حفظ المعرفة و استرجاعها مثل المصغرات الفلمية و الاسطوانات و الأفلام والإلكترونيات .
وعلى الرغم من استخدام الإنسان للعديد من المواد المختلفة الشكل و الطبيعة و التركيب ، ظل الكتاب من أبرز وسائل الاتصال والأعلام والتوثيق (2) .
ويلخص الدكتور سعد الهجرسي في كتابه (الإطار العام للمكتبات و المعلومات- أو نظرية الذاكرة الخارجية )(3) المراحل التي مرت بها عملية تطور أوعية المعلومات في ثلاثة مراحل هي :
1- المرحلة قبل التقليدية :
و التي تمثلت في الحجارة و الطين والعظام و الجلود و البردي ، وما أليها من المواد الطبيعية والحيوانية ، التي استخدمت كما هي دون تغيير كبير في تكوينها.
2- المرحلة التقليدية و شبه التقليدية :
و التي تمثلت في الورق الصيني و تطوراته الصناعية ، قبل الصناعة و بعدها حتى ألان ، و التي تمثلت في المخطوطات والكتب و الدوريات المطبوعة و براءات الاختراع و المعايير و المواصفات و ما أليها .
3- المرحلة غير التقليدية :
و التي تمثلت في المصغرات الضوئية على اختلافها ، وفي المسجلات الصوتية بالأشرطة أو بالأقراص أو بغيرهما ، وفي المخترعات الإلكترونية على شتى الوسائط .
و إلى جانب هذا التطور الفكري يمكن إبراز أربع ثورات في وسائط المعرفة تركت آثارا خطيرة على سير الحضارة الإنسانية في مجال الأعلام و الاتصال . و أولى هذه الثورات حدثت عندما اخترعت الكتابة فصار الناس يتعلمون لا عن طريق النقل الشفهي فحسب ، بل عن طريق المخطوط الذي يقرأ . وأدى هذا الاختراع لدى شعوب السومريين و الفينيقيين و الكنعانيين إلى تعليم ثقافة عصرهم مما جعلهم يتفوقون على جيرانهم . و حدثت الثورة المعرفية الثانية بعد اختراع غوتنبرغ لآلة الطابعة التي عممت المخطوطات و نشرت الكتب و يسرت التعليم .
و حدثت الثورة المعرفية الثالثة عندما اخترعت الوسائل البصرية في عصر الثورة
الصناعية الأولى إذ استخدمت الصورة كوسيلة أعلام و معرفة بالإضافة إلى الكلمة المكتوبة وذلك باستخدام أجهزة التصوير و التسجيل و أصبحت الصورة و الرموز البصرية أداة اتصال هامة و ظهر ما يسمى بوسائل الاتصال الجماهيري كالصحف و المجلات و الإذاعة و التلفزيون لنقل الصورة و الرموز إلى مساحات شاسعة .
و ظهرت الثورة المعرفية الرابعة عند اختراع الحاسب الإلكتروني الذي تميز بالسرعة و الدقة و التنوع و السعة الكبيرة للمعلومات المختزنة لخزن أشكال عديدة من المعلومات المصاغة على شكل كلمة مكتوبة أو منطوقة أو على شكل رموز و صور بصرية (4) .
و من خلال التطور التاريخي لمصادر المعلومات على النحو المذكور تجدر بنا الإشارة إلى أن مؤسسات الاختزان التي ضمنت تلك المصادر و الأوعية قد عرفت بعدد من التسميات المتوالية أو المتعاصرة في بعض الأحيان منها على سبيل المثال :( بيوت الحكمة و خزائن الكتب و دور الكتب و دور المحفوظات و دور الوثائق و مراكز التوثيق و مراكز المعلومات ) .
أن الغرض الأساسي من مؤسسات الاختزان هذه هو حفظ أوعية المعلومات و نشر المعرفة . وأن ظهورها كمؤسسات عامة خدم هدفا مشتركا و غاية واحدة . و كانت أوعية المعلومات تخزن في مكان واحد حيث لم يشعر القائمون عليها عندئذ بضرورة فصل تلك المواد عن بعضها . و بدأت عملية التمييز بين ما يعرف حاليا بدور الوثائق و المكتبات بعد القرن الخامس عشر الميلادي نتيجة اختراع الطباعة نظرا للزيادة الهائلة في أعداد المواد المكتبية و الوثائقية (الأرشيفية)(5) .
وأدى هذا إلى تميز كل من المكتبات و دور الوثائق بحيث أصبحت لكل منهما وظائفه ذات الشخصية المتميزة و العمليات الفنية الخاصة به ، على الرغم من
التشابه العام بين هذين القطاعين في جوهر تلك المؤسسات و في طبيعة هذه الوظائف .
وتبرز عدة مؤشرات عند المقارنة بين دور الوثائق و المكتبات من أهمها (6) :
1- أن أوعية دور الوثائق غير خاضعة للتداول العام بل يكون من الضروري أن تبقى سرية لسنوات عديدة خلافا لما هو قائم في المكتبات .
2- اهتمام السلطة الرسمية بصورة رسمية بالمفردات المتوفرة في دور الوثائق و تراه عنصرا حيويا في ممارستها لاعمالها بل تعتبره جزءا لا يتجزأ من وجودها ذاته . بينما لا تحظى المكتبات في الغالب بهذه المكانة .
3- بالنسبة لأوعية المعلومات التي تحتويها دور الوثائق هناك قيمة خاصة لوجودها المادي ذاته كما هو الحال بالنسبة للمراسلات مثلا حيث لا تفي في أحيان كثيرة النسخة المصورة عن الأصل نفسه في حين أنه تختلف الحالة في الأوعية التي تحتويها المكتبات حيث بالإمكان الإفادة من النسخ المصورة عن الأصل .
4- تتميز أوعية المعلومات في دور الوثائق عند إنتاجها باكتفائها بالأصل مع عدد قليل من النسخ في غالب الآمر بينما نجد أن الحالة تختلف بالنسبة للمكتبات حيث يتم إنتاج آلاف النسخ من كل وعاء للمعلومات يوجد فيها .
5- أن عملية الأعداد الفني لأوعية المعلومات في دور الوثائق تختلف عن المكتبات حيث يتبع في ترتيب أوعية المعلومات في دور الوثائق الطرق المتبعة في ترتيبها في الدوائر و المؤسسات التي أنتجتها . بينما نجد الحالة في المكتبات أن لكل وعاء للمعلومات رقم تصنيف خاص به و أنها تفهرس حسب قواعد منطقية متفق عليها دوليا .

ثانيا : أنواع مصادر المعلومات :
هناك أكثر من أساس لتقسيم أوعية المعلومات ؛ فهناك من يقسمها طبقا للطريقة المتبعة في إخراجها إلى فئتين : مصادر مطبوعة و أخرى مخطوطة ؛ او منشورة و غير منشورة . و هناك من يقسمها طبقا للطريقة المتبعة في تسجيلها و نشرها .
و هناك من يقسمها طبقا لطبيعة ما تشتمل عليه من معلومات أوليه او ثانوية او من الدرجة الثالثة.
ولا ننسى ذلك التقسيم التقليدي للإنتاج الفكري إلى فئتين : إنتاج فكري خيالي Fiction و إنتاج فكري موضوعي Non-Fiction . و نوضح في الأتي وجهات النظر المتعددة في تقسيم مصادر المعلومات :
أولا : مصادر المعلومات الوثائقية و غير الوثائقية :
يعتبر هذا التقسيم الذي ذهب أليه (دنس جروجان )(7) من افضل التقسيمات و أوقعها حيث يقسم مصادر المعلومات (كما مبين في الشكل رقم 1) إلى فئتين ، مصادر وثائقية وأخرى غير وثائقية :
1- المصادر غير الوثائقية :
وهي مصادر معلومات غير منشورة تهتم في نقل المعلومات الأخبارية و الاستشارية المتعلقة بمختلف نواحي الحياة اليومية ، و يمثل هذا النوع من مصادر المعلومات قطاعا لا يستهان به في نظام الاتصال المعرفي سواء بالنسبة للشخص العادي او بالنسبة للباحث المتخصص في مجال موضوعي معين . فمما لاشك فيه أن هذه المصادر تقدم ما تقصر دونه المصادر الأخرى . وتنقسم هذه المصادر إلى نوعين هما :
أ‌- المصادر الرسمية : و تشمل المعلومات الإرشادية و الاستشارية و الإعلامية التي يحصل عليها الفرد من :
- الإدارات و المصالح الحكومية المركزية منها و المحلية .
- مراكز البحوث .
- الجمعيات العلمية و الاتحادات المهنية .
- المؤسسات الصناعية بالقطاعين العام والخاص .
- الجامعات و المعاهد .
- المكاتب الاستشارية .
ب – المصادر غير الرسمية او الشخصية :
و تشمل المعلومات الشفاهيه التي يحصل عليها الفرد نتيجة تحاوره مع الأشخاص المحيطين به ، و رغم ما تتمتع به هذه المصادر من مرونة و طواعية فضلا عن التفاعلية الناتجة عن فورية الاستجابة فأن إمكانية الاعتماد عليها تتفاوت تفاوتا ملحوظا من مجال إلى آخر . كما أنها قد لا تكون متاحة آلا لفئات معينة ممن يحتاجون إلى المعلومات . أضف إلى ذلك أن أهميتها تقتصر في بعض الأحيان على مجرد توجيه نظر المستفيد منها إلى المصادر الوثائقية بأنواعها المختلفة كما أن متابعة أي اتصال شخصي من الممكن أن تنتهي إلى صفحة مطبوعة او إلى أي شكل من أشكال أوعية المعلومات ، و يشمل هذا النوع من مصادر المعلومات :
- محادثات الزملاء و الزوار و غيرهم .
- اللقاءات الجانبية بالمؤتمرات و الندوات .
2- المصادر الوثائقية :
و تشمل هذه المصادر جميع أنواع الوثائق التي تشكل الذاكرة الخارجية التي تختزن حصيلة المعرفة البشرية و التي مرت أشكالها بسلسلة طويلة من التطورات (كما ذكرنا آنفا) بدأت بالنقش على الحجر ووصلت إلى الحفر بالليزر . و تشكل ألان ما يمكن تسميته بمجتمع أوعية المعلومات . و هو مجتمع فضلا عن ضخامته و ارتفاع معدلات نموه يتسم بالتشتت النوعي و الشكلي و الموضوعي و الجغرافي و اللغوي . وتنقسم هذه الفئة تبعا لطبيعة ما تشتمل عليه من معلومات إلى ثلاث فئات فرعية هي :
أ- الأوعية الأولية للمعلومات :
ويقصد بالأوعية الأولية هنا تلك الوثائق او المطبوعات التي تشتمل أساسا على المعلومات الجديدة غير المسبوقة ، او التصورات او التفسيرات الجديدة لحقائق او أفكار معروفة . ومن الطبيعي أن تشكل التقارير الأولية للدراسات العلمية و التقنية الجانب الأكبر من هذه الفئة .
أن تسجيل المعارف في هذه الفئة من أوعية المعلومات عادة ما يتم في أشكال مختلفة إذ أن قدرا لا يستهان به من هذه الإسهامات قد لا يرى النور بالنشر و أنما يظل بعيدا عن المجرى الرئيسي لتدفق المعرفة البشرية مما يضاعف من صعوبة الحصول عليه من للمكتبات و مراكز المعلومات و من أمثلة هذه الأوعية غير المنشورة : ( مذكرات المختبرات ، المفكرات و اليوميات، تقارير البحوث المحلية ، وثائق الهيئات و المنظمات ، أعمال بعض المؤتمرات و الندوات ، المراسلات و السجلات الشخصية ، الاطروحات و الرسائل الجامعية ) .
أن الإنتاج الفكري الأولي يتسم في كونه موجها للباحثين و بأسلوب قد لا يناسب سواهم فضلا عن كونه يفتقر إلى الترابط و التنظيم مما يضاعف من صعوبة تتبعه و الحصول عليه و الإفادة منه .
أ‌- الأوعية الثانوية للمعلومات :
وهذه تجمع مادتها من الأوعية الأولية و تعتمد عليها كما ترتب الأوعية الثانوية عادة حسب خطة معينة و تكون موجهه وظيفيا لتحقيق أهداف معينة كتجميع المتشتت او تبسيط المعقد لصالح الأهداف التطبيقية او التعليمية او التثقيفية ، و من أمثلتها الكشافات و نشرات المستخلصات Abstracting Bulletins .
و غيرها من وسائل التحليل الموضوعي لأوعية المعلومات ، كالمراجعات العلمية Reviews of Progress بالإضافة إلى الكتب المرجعية كالموسوعات و المعاجم المتخصصة و كتب الحقائق و الموجزات الإرشادية إلى جانب الأعمال
الشاملة والكتب الدراسية . و يمكن تفريع النتاج الفكري الثانوي إلى :
- الأوعية التي تكشف أجزاء مختارة من الإنتاج الفكري الأولى و بالتالي فهي تساعد في العثور على ما تم نشره في موضوع معين سواء كانت المعلومات جارية او راجعة و من أمثلة ذلك الكشافات و الببليوغرافيات و الدوريات الكشفية و أحيانا دوريات المستخلصات .
- الأوعية التي تقوم بمسح Survey بعض أجزاء مختارة من الإنتاج الفكري الأولى و بالتالي فهي تساعد على التعرف على حالة الموضوع في وقت معين State of the Art أي أنها تعرفنا بالخلفيات الأساسية الحديثة او المعلومات الشاملة والمحددة عن موضوع معين و هذه مثل المراجعات Reviews و أحيانا تعكس المسلسلات الاستخلاصية هذا النوع .
- الأوعية التي تحتوي على المعلومات المطلوبة نفسها و لكن بطريقة مختصرة و مجدولة للتعريف بالحقائق او المعاني او النظريات و التاريخ و التراجم …الخ .
وهذه المعلومات تجمع عادة بطريقة انتقائية من الإنتاج الفكري الأولى ثم ترتب
بطريقة محددة و عادة يكون الترتيب منهجيا موضوعيا او هجائيا و ذلك يسهل حتى البحث فيها ومن أمثلة هذه الأوعية : القواميس و الموسوعات و كتب الحقائق و تجميعات الجداول Tables .
ج_ أوعية المعلومات من الدرجة الثالثة :
يرى جروجان (Grogan) أن هذه الفئة من أوعية المعلومات تعتبر أداة الباحث لاستخدام كل من أوعية الدرجة الأولى و الثانوية أي أن معظم هذه الأوعية من الدرجة الثالثة لا تحتوي على معلومات موضوعية مطلقا . و من هنا يضع جروجان الكتب النصية الدراسية Textbook في الشكل الثاني أي ضمن الأوعية الثانوية للمعلومات على اعتبار أنها تتحدث عن المعلومات الأولية و تقتبس منها و أن كان بعض الباحثين يضعونها ضمن أوعية المعلومات من الدرجة
الثالثة … و على كل حال فالفئة الثالثة تشتمل الأدلة الببليوغرافية كقوائم الكتب و الدوريات و الأدلة المرشدة للإنتاج الفكري ( Guides to the Literature )

ثانيا : تقسيمات رانجاناثان لأوعية المعلومات (8) :
لقد ذهب رانجاناثان إلى تقسيم أوعية المعلومات على أساس أشكالها . وتجدر الإشارة هنا إلى أن تقسيم أوعية المعلومات وفقا لأشكالها المادية هو أكثر التقسيمات عرضة للتغيير مسايرة للتطورات التقنية المتلاحقة في وسائل التسجيل و النشر و الاختزان ؛ فقد توقف رانجاناثان على سبيل المثال عند المصغرات الفيلمية حيث كانت تمثل قمة التطور التقني في عصره ببنما تتربع اسطوانات الليزر على القمة في الوقت الحاضر .


كذلك قسم رانجاناثان الوثائق تبعا لمدى تداولها و حماية حقوق تأليفها و مستويات أتاحتها إلى ست فئات هي (9) :
( أ ) الوثائق المقيدة : وهي الوثائق التي يقتصر توزيعها على هيئات معينة او أفراد بالذات ، وغالبا ما تقوم معظم الأجهزة الحكومية والمنظمات الدولية بأصدار مثل هذه الوثائق ، التي غالبا ما تشتمل على نتائج ممارسة هذه الأجهزة لنشاطها .
( ب ) الوثائق الداخلية : وهي الوثائق التي لا يتعدى مجال الإفادة منها حدود المؤسسات التجارية والصناعية التي أنتجتها .
( ج ) الوثائق الخاصة : وهي الوثائق التي يقتصر تداولها على الخاصة دون سواهم ، كما هو الحال مثلا بالنسبة للأطروحات وملفات تحليل المعلومات .
( د ) الوثائق السرية : وهي الوثائق التي يحظر تداولها خارج نطاق مجموعة معينة من المستفيدين ، كما هو الحال بالنسبة لتقارير بحوث التطوير في المؤسسات الصناعية والبحوث المتعلقة بالجوانب الحيوية والاستراتيجية والأمنية .
( ه ) الوثائق ذات حقوق الطبع والنشر المحفوظة : وهي الوثائق التي تحفظ حقوق طبعها ونشرها لصالح فرد او هيئة خلال فترة معينة ، والتي لا يمكن استنساخها دون موافقة صاحب امتياز النشر ، وهذه تشكل السواد الأعظم من الأوعية المتداولة .
( و ) الوثائق غير الخاضعة لحقوق النشر : وهي الوثائق التي تحللت من حقوق النشر ، والتي يمكن لأي فرد استنساخها دون قيد .
وكما هو واضح فأن الفئات الثلاث الأولى تدخل تحت مظلة ما يسمى بالإنتاج الفكري الرمادي .

ثالثا : تقسيم أوعية المعلومات على أساس طبيعة معلوماتها و مدى تداولها (10) :
هما : الأوعية المنشورة و الأوعية غير المنشورة ، و يختلف عن تقسيمات الجدول (رقم 1) في عدد الفئات و محتوياتها كل فئة . و يلاحظ في هذا التقسيم انه يتحيز للإنتاج الفكري في العلوم و التكنولوجيا بشكل واضح .
وهكذا يتضح مما تقدم كثرة الاحتمالات في تقسيم أوعية المعلومات . فكل تقسيم أنما يعبر عن وجهة نظر معينة . كما انه ينطوي على قدر من التقريب يبلغ حد التعسف في بعض الأحيان . ومن ثم فأننا لن نصادف تقسيما مثاليا يحظى بإجماع القبول وأنما كل تقسيم يعتبر صالحا- من وجهة نظر صاحبه على الأقل-
طالما كان وافيا بالغرض في سياق معين . و نود أن نؤكد أن التقسيم الوارد في الشكل (1) هو أفضل التقسيمات حتى ألان حيث يستند إلى بعض ما أسفرت عنه دراسات الاتصال العلمي من نتائج و خاصة ما يتعلق منها بالإفادة من أوعية المعلومات .

تعتبر المصادر الأولية و الثانوية و مصادر الدرجة الثالثة للمعلومات هي من نتاج تكنولوجيا الطباعة ، و خلال السنوات الأخيرة من عصر المعلومات ظهرت تقنيات جديدة في تسجيل المعلومات و توصيلها كالصور و الاتصالات من بعد و الإلكترونيات و الحاسبات الآلية وما حصل مؤخرا من تكامل في هذه الأشكال الجديدة مع بعضها فالميكروفورم مع الحاسبات الآلية و الاتصال عن بعد بالأقمار الصناعية مع شبكات الحاسبات الآلية وصولا إلى ظهور شبكة الإنترنت العالمية للمعلومات و ظهور تقنية الوسائط المتعددة Multi-Media ، أي أننا نشهد في وقتنا الحاضر ثورة في التسجيل الإلكتروني و الضوئي للمعلومات و في تناقلها شبيهة بثورة الطباعة تمت منذ حوالي (500) عام . وعلى كل حال فأن هذه الثورة المعلوماتية قدمت لنا أشكالا جديدة من مصادر المعلومات يمكن أن نقسمها إلى قسمين هما :
1- مصادر المعلومات الإلكترونية :
لقد حدد ولفرد لانكستر (11) في حديثه عن النشر الإلكتروني ، مفهوم مصادر المعلومات الإلكترونية في اتجاهين :
الاتجاه الأول : أن كل ما متوفر حاليا من مصادر معلومات إلكترونية (قواعد و بنوك معلومات ) ضمن الاتصال المباشر (Online) او الأقراص المكتنزة
(CD-ROM ) ؛ هي في الواقع نفس المصادر الورقية التقليدية التي ما يزال التعامل معها قائما و لكنها تخزن وتبث او تسترجع (كمعلومات )إلكترونيا .
وبعبارة أخرى أنها أصلا مطبوعات ورقية ، و حتى عندما تظهر على الشاشة تكون المعلومات مرئية كما هو الترتيب المعهود في صفحات الكتاب او المطبوع الأصلي . ومن أمثلة مصادر المعلومات الإلكترونية التي تصدر في ضوء هذا الاتجاه خدمة البث الآلي المباشر للموسوعة البريطانية ، او دليل دوريات معين يقصد بها الحصول على نفس ترتيب المعلومات في صفحات الموسوعة او الدليل ولكن إلكترونيا .
الاتجاه الثاني : آما مصادر المعلومات الإلكترونية بالمفهوم المتطور فهي لا تلغي وجود الوعاء الورقي فحسب وتؤمن الاتصال المباشر بين منتج المعلومات من جهة و المستفيد منها من جهة ثانية ، بل تهدف إلى التغيير الشامل في البنيان المألوف لشكل الورقة او الكتاب المطبوع . فضمن هذا المفهوم سيكون مصدر المعلومات غير الورقي منذ البداية و سيظهر على شكل فقرات متعددة لأن كل مؤلف – ومن خلال طرفيته – سيقوم بإدخال البيانات الخاصة بمؤلفه ( مقاله ، كتاب ، بحث في مؤتمر ) ووفق برامجيات خاصة معدة لهذا الغرض تضمن التمييز بين الفقرات المختلفة في المقالة الواحدة او الفصول المختلفة من الكتاب الواحد لضمان الاسترجاع المنظم لمقتطفات من عدة مؤلفين في موضوع محدد ، وهكذا سيكون باستطاعة المستفيد التجول بحرية ضمن المصادر المتاحة له عبر شبكات المعلومات التي تربط المؤلفين بالمستفيدين و الناشرين و وسطاء المعلومات في حلقة اتصالية إلكترونية متكاملة تجعل النتاج الفكري ألا نساني في متناول يد كل هذه الأطراف المعنية بشكل مباشر او غير مباشر .
وسيصبح بالإمكان فتح حوار إلكتروني بين هذه الأطراف من خلال إضافة فقرات او تعليقات للمقالات و الكتب قبل نشرها إضافة إلى إمكانية الحصول على الصور الثابتة و المتحركة و الأصوات ذات الصلة بالموضوع المطلوب .
وفي ضوء الاتجاهين المذكورين يمكن الخروج بتعريف شامل لمصادر المعلومات الإلكترونية وكآلاتي ( 12) : كل ما متعارف عليه من مصادر المعلومات التقليدية الورقية وغير الورقية مخزنة إلكترونيا على وسائط سواء كانت ممغنطة
( tape/diskMagnetic ) او ليزرية بأنواعها او تلك المصادر اللاورقية و المخزونة أيضا إلكترونيا حال إنتاجها من قبل مصدريها او نشرها في ملفات قواعد بيانات و بنوك معلومات متاحة للمستفيدين عن طريق الاتصال المباشر
(Online) او داخليا في المكتبة او مراكز المعلومات عن طريقة منظومة الأقراص المكتنزةCD-ROM) ).

أنواع مصادر المعلومات الإلكترونية :
يمكن تقسيم مصادر المعلومات الإلكترونية من زوايا متعددة في ضوء مجالها الموضوعي او الجهات المنتجة لها او تبعا لاوجه الإفادة منها وكما يلي (13):
أولا : مصادر المعلومات الإلكترونية حسب التغطية و المعالجة الموضوعية : و في ضوء هذا المنظور تقسم إلى :
1- الموضوعية ذات التخصصات المحددة و الدقيقة : وهي التي تتناول موضوعا محددا او موضوعات ذات علاقة مترابطة مع بعضها او فرع من فروع المعرفة وما له علاقة بهذا الفرع . أن المعالجة في هذا النوع غالبا ما تكون متعمقة و تفيد المتخصصين أكثر من غيرهم و من أمثلتها :
Biosis / NTIS / MEDLINE / AGRCOLA .
2-الموضوعية ذات التخصصات الشاملة او غير المتخصصة : وتتسم هذه المصادر بالشمول و التنوع الموضوعي في البيانات التي تحتويها و تنفع هذه المصادر المتخصصين و غير المتخصصين على السواء ومن أمثلتها : DIALOG
3- العامة : وهي ذات توجهات إعلامية وسياسية و لعامة الناس بغض النظر عن تخصصاتهم و مستوياتهم العلمية و الثقافية . ويمكن أن نقسمها إلى (14) :
3/1- الأخبارية و السياسية (الإعلامية)
وهذه تتناول موضوعات الساعة والأخبار المحلية وتعطي موضوعات كثيرة وبأسلوب مفهوم لكل الناس . و تستقي هذه المصادر معلوماتها من الصحف و المجلات العامة . ومن أشهرها بنك معلومات النيويورك تايمز المعروف بأسم
(The Information Bank ) .
3/2- مصادر المعلومات التلفزيونية
وهي من الأنواع الحديثة لمصادر المعلومات الإلكترونية و المتميزة في طبيعة المعلومات التي تقدمها في كونها تجيب عن طلبات و تلبي احتياجات الناس الاعتياديين ، وبعبارة أخرى فهي تخص الحياة العامة والمتطلبات اليومية و المعيشية. فهي وليدة المجتمع المعلوماتي الجديد و التي تسد إحدى ثغرات خدمات المعلومات في المكتبات التي تركز غالبا على خدمات المعلومات للباحثين .
و يمكن للمستفيد هنا أن يحصل على المعلومات من خلالها وهو في البيت أو المكتب وعبر التلفزيون الاعتيادي (مع بعض التحويرات). تقدم معلومات عن السفر و السياحة و الفنادق/أخبار المال والتجارة والأسواق المالية/فرص العمل/ حركة الطائرات/ التسويق والترويج للسلع / الرياضة / التسلية و الترفيه / الطقس و المناخ / أخبار العالم / العقارات / إعلانات …الخ .
وتعرف عادة ببنوك المعلومات التلفزيونية (الفديوتكس Videotext أو Viewdata ) أو الفديوتكس المتفاعل (Interactive Videotext ). ومن أشهر هذه المصادر ما يعرف بنظام( Prestol و Ceefax ) في بريطانيا (Teletell) في فرنسا و(Teletext) في اليابان . والتيلتكست أو النص المتلفز
(Teletext) وهو غير متفاعل و لا تزيد خدمته على 100 صفحة .
ثانيا : مصادر المعلومات الإلكترونية حسب الجهات المسؤولة عنها و كآلاتي :
1- مصادر معلومات إلكترونية تابعة لمؤسسات تجارية هدفها الربح المادي
وتتعامل مع المعلومات كسلعة تجارية و يمكن أن تكون منتجة او مبائعة (Vender) أو موزعة ومن أمثلتها : Orbit / Prestel / DIALOG)).
2- مصادر معلومات إلكترونية تابعة لمؤسسات غير تجارية : وهذه لا تهدف للربح المادي كأساس في تقديمها للخدمات المعلوماتية ، بقدر ما تبغي الأهداف العلمية و الثقافية و خدمة الباحثين . و يمكن أن تمتلكها أو تشرف عليها الجهات التالية :
2/1- مؤسسات ثقافية كالجامعات و المعاهد و المراكز العلمية .
2/2 – جمعيات و منظمات إقليمية و دولية .
2/3- هيئات حكومية أو مشاريع مشتركة تمولها الحكومات أو الهيئات المشتركة في المشروع مثل (MARC / AGRIS).
علما انه من غير الصحيح الاعتقاد بان هذه الخدمات تقدم مجانا . و الآن لا توجد خدمات معلومات إلكترونية تقدم بدون مقابل مادي بسبب الكلفة المضافة للخدمة ذاتها الخاصة بالاتصالات و الأجهزة .
ثالثا : مصادر المعلومات الإلكترونية وفق نوع المعلومات وتقسم إلى :
1- مصادر المعلومات الإلكترونية الببليوغرافية (Bibliographical Databases ) وهي الأكثر شيوعا و الأقدم في الظهور من بين مصادر
المعلومات الإلكترونية ، فهي تقدم البيانات الببليوغرافية الوصفية و الموضوعية
التي تحيلنا او ترشدنا إلى النصوص الكاملة مع مستخلصات لتلك النصوص او
المعلومات . و الأمثلة كثيرة جدا منها (ERIC / LC MARK / UK MARK / INDEX CHEMICUS ) .
2-مصادر المعلومات الإلكترونية غير الببليوغرافية (Non-Bibliographical
Databases ).
وهذه تنقسم أيضا إلى الأتي :
2/1- المصادر الإلكترونية ذات النص الكامل (Fulltext )
وهي توفر النصوص الكاملة للمعلومات المطلوبة كمقالات دوريات و بحوث مؤتمرات او وثائق كاملة او صفحات من موسوعات او قصاصات صحف او تقارير او مطبوعات حكومية . وقد ظهرت لتغطي عجزا في النوع الأول . وبدأ الاتجاه حاليا نحو توفيرها بعد أن بدأ المستفيدون لا يشعرون بالارتياح الكامل من جراء تعاملهم مع النوع الأول بسبب الشعور بالخيبة عندما لا تمدهم المصادر الإلكترونية الببليوغرافية بالنص الكامل الأصلي خاصة عندما تكون هذه المصادر – النص الكامل – خارج المكتبة او مركز المعلومات ، وعلى المستفيد أن يجدها بنفسه او عندما تعجز المكتبة عن توفيرها .
وشرعت المكتبات و مراكز المعلومات كالتي تقدم خدمات مصادر المعلومات الإلكترونية بمحاولة توفير النصوص الكاملة آما على شكل مصغرات و بالذات (المايكروفيش) اقتصادا في النفقات المادية او الحصول على نسخ ورقية مصورة عند الطلب للصفحات المطلوبة بالذات عن طريق الفاكسملي((Telefaxmile
كما اصبح يطلق عليه ألان للسرعة في تهيئة المعلومات المطلوبة .
وأصبح الاتجاه حاليا نحو البحوث و المقالات المنشورة في المجلات العلمية والمتخصصة بشكل خاص لكثرة الطلب عليها . فعلى سبيل المثال بدأت الجمعية الأمريكية للكيمياء و منذ عام 1983 بتوفير خدمة المعلومات عن طريق الاتصال المباشر (Online ) من تلك المجلات العلمية التي تصدرها و بالنص الكامل وليس إعطاء معلومات ببليوغرافية ومستخلصات فقط .
2/2- مصادر المعلومات النصية مع بيانات رقمية : Textual numeric ) databases)
وتضم العديد من الكتب اليدوية و الأدلة خاصة في حقل التجارة . وتعطي معلومات نصية مختصرة جدا مع حقائق و أرقام ( Facts and Figures )
وأصبحت ألان تشمل حقول أخرى متنوعة من جملتها الأدوات المساعدة في الاختيار في حقل المكتبات مثل : Books inprint /
… Ulrich International Periodical Directory
2/3- مصادر المعلومات الرقمية (Numerical)
وتركز هذه المصادر على توفير كميات من البيانات الرقمية كالإحصائيات و المقاييس و المعايير و المواصفات في موضوع محدد مثل الإحصائيات السكانية وفي التسويق وأدارة الأعمال و الشركات .
رابعا : مصادر المعلومات الإلكترونية حسب الإتاحة او أسلوب توفر المعلومات ، وكآلاتي :
1-مصادر المعلومات الإلكترونية بالاتصال المباشر (Online) وهي قواعد البيانات المحلية و الإقليمية و العالمية المتوفرة و المنتشرة في العالم (خاصة الدول المتقدمة) التي تتيح للمكتبات و مراكز المعلومات و الجهات العلمية و الثقافية والتجارية و الإعلامية فرصة الحصول على مصادر المعلومات إلكترونيا عن طريق شبكات الاتصال عن بعد المرتبطة بالحاسبات المتوفرة لديها و لدى المستفيدين . وتوفر هذه المصادر للمستفيد إمكانية الحصول على مصادر المعلومات الموجودة في أماكن بعيدة و مترامية الأطراف وموزعة في اكثر من موقع خارج المكتبة و مركز المعلومات .
2- مصادر المعلومات الإلكترونية على الأقراص المكتنزة (CD-ROM) ويمكن اعتبارها مرحلة متطورة للنوع الأول المذكور أعلاه او جاءت لتسد بعض ثغرات النوع الأول . واتجهت العديد من الجهات نحو استخدام هذه القواعد كبدائل عن خدمة البحث الآلي المباشر او الاتصال المباشر (Online) بعد أن توفرت اغلب مصادر المعلومات على هذه الأقراص . وحاليا توجد نفس مصادر المعلومات بالشكلين ( MEDLINE / DIALOG / ERIC ) إضافة إلى المطبوعات او المصادر المرجعية بنصوصها الكاملة (Fulltext ) كالموسوعات و المعاجم والأدلة .
3- مصادر المعلومات الإلكترونية على الأشرطة الممغنطة (Magnetic Tapes) وهذه تعتبر من اقدم مصادر المعلومات الإلكترونية . وارتبط استخدامها مع انتشار استخدام الحاسبات الإلكترونية في المكتبات و كانت مكتبة الكونكرس الرائدة في هذا المجال عندما بدأت في منتصف الستينات بمشروعها المعروف (MARC) وتوفير الفهارس الموحدة وتوزيعها على مشتركيه بشكل أشرطة ممغنطة (Magnetic Tapes ) ، حيث تقوم المكتبات بتفريغ ما تحتاجه على حاسباتها واستخدامها بالشكل الملائم لحاجة مستفيدها . ولقد تقلص استخدام هذه المصادر بهذا الشكل بعد ظهور خدمات البحث الآلي المباشر (Online Search ) وظهور الأقراص المكتنزة .

علاقة مصادر المعلومات الإلكترونية بالمصادر التقليدية و غير التقليدية الأخرى :
وبعد اختراع وليم كوتنبرك لالته الخاصة بالطباعة عام 1450م و انتشار الكتاب المطبوع ، تنوعت المطبوعات وتعددت فظهر الكتاب اليدوي (Handbook) والمنفردات (Monographs) والكتب المرجعية (Reference books ) والكتاب الشعبي او ذو الطبيعة الشعبية (Paperback) ثم الدوريات فالكتيبات و غيرها من المواد التي أصبحت تعرف بالمواد المطبوعة ( Printed Materials ) وهي مصادر المعلومات التقليدية المطبوعة .
بعدها انتشرت المواد السمعية و البصرية كأوعية ومصادر المعلومات في المكتبات باختلاف أنواعها ، وصار لها ناشرون و موزعون وأطلق عليها بالمواد غير الكتب
(Non-book Materials ) او المواد غير المطبوعة (Non-Printed Materials ) او المواد السمعية و البصرية (Audio-Visual Materials).
ولكونها تختلف شكليا عن المواد المطبوعة ، وتحتاج بعضها إلى الأجهزة لاستخدامها ، أصبحت تعرف بمواد ومصادر المعلومات غير التقليدية . أما المصغرات (Microforms) وبالرغم من كونها تختلف (شكليا) عن مصادر المعلومات التقليدية فهي في حقيقتها نصوص مصورة فلميا بنسبة تصغير عالية . ومع ذلك فقد أضيفت إلى قائمة المصادر غير التقليدية .
ومن الخطأ الاعتقاد بأن المصغرات ألان أصبحت مادة قديمة ومستهلكة وتوقف العمل بها . صحيح أن تكنولوجيا المعلومات وبالأخص تكنولوجيا الخزن وأوعيتها الممغنطة الليزرية قد اكتسحت تقنية المصغرات ، آلا أن العديد من الدوريات لا تزال تنتشر بهذا الشكل جنبا إلى جنب مع الشكل الورقي ، ومجرد مراجعة دليل الدوريات المعروف (Ulrich International Periodicals Directory ) تستطيع التأكد من استمرار التعامل مع المصغرات . ولا تزال مكتبة الكونكرس توفر فهارسها بالشكل المصغر . وبعد ظهور الحاسبات واستخدامها في المكتبات تم التزاوج بين تكنولوجيا الحاسبات والمصغرات في نظام كوم ( Computer Output / Microform COM System ) لمخرجات الحاسبات المصغرة وذلك حلا لمشكلة مخرجات الحاسب الورقية وما خلفته من مشاكل تخص الحفظ والخزن .
آما بعد التطورات التكنولوجية الكبيرة التي غيرت من أشكال مصادر المعلومات المطبوعة إلى مصادر معلومات إلكترونية ، لم تختفي المصغرات أيضا . فهي ألان تستخدم من قبل قواعد البيانات الببليوغرافية لتوفير النصوص الكاملة (Full text) بدلا من المقالة او النص بشكله الورقي وكلفته العالية في النقل والبريد .
وأخيرا دخلت المواد السمعية و البصرية إلى مجموعة المصادر الإلكترونية بعد ظهور ما يعرف ألان بتقنية الأوعية المتعددة (Multi-Media) حيث اصبح بالإمكان الحصول على معلومات ثابتة ومتحركة ناطقة و صامتة ملونة و غير ملونة على أقراص ليزرية .
لذا فأننا نجد بعد هذا التحول في أنماط مصادر المعلومات ، أن المستقبل سيكون لمصادر المعلومات الإلكترونية وستكون هي المسيطرة والغالبة خلال السنوات القادمة مع بقاء المصادر التقليدية (الورقية) و غير التقليدية كالسمعية و البصرية و المصغرات ولكن باستخدام اكثر محدودية .

تستطيع المكتبات ومراكز المعلومات وحتى الأشخاص –أحيانا- من التعامل مع مصادر المعلومات الإلكترونية والحصول عليها عبر واحدة او اكثر من المنافذ التالية :
1- الاتصال بقواعد البيانات عن طريق الاتصال المباشر (Online) ويعرف أيضا بالاشتراك المباشر .
2- شراء حق الإفادة من الخط المباشر (Online) من خلال أحد مراكز الخدمة على الخط .
3- الاشتراك من خلال الشبكات المحلية و الإقليمية والدولية .
4- الاشتراك من خلال وسطاء المعلومات او تجار المعلومات ((Information Brokers .
5- الاشتراك في شبكات تعاونية خاصة لتقاسم المصادر المعروفة ب (Resource sharing network) .

أن التوجه نحو استخدام مصادر المعلومات الإلكترونية من قبل المكتبات إلى جانب ما لديها من مصادر تقليدية او التحول التدريجي عنها نحو البديل الجديد له فوائد جمة للمكتبة نذكر منها (15) :
1- أن التعامل مع مصادر المعلومات الإلكترونية سيؤمن الاستفادة من جهة عريضة جدا من المعلومات في موضوع متخصص او اكثر . وهذا يتحقق بشكل أساس عن طريق البحث الآلي المباشر (Online) للاستفادة من قواعد وبنوك معلومات وبشكل تفاعل حيث وفرت شبكات الاتصالات قدرات الربط و الاتصال مع أنظمة متعددة .
2- الاقتصاد في النفقات و التكاليف كآلاتي :
2/1- الاقتصاد في نفقات الاشتراك بالدوريات بشكلها الورقي وشراء الكتب
وبكميات لا تتناسب مع احتياجات المستفيدين ولكنها تشكل عبئا ماليا
كبيرا أيضا لا يتناسب والطلب عليها . آما في حالة المصادر الإلكترونية
فيكون الدفع و النفقات للخدمة و المعلومات المطلوبة فقط و التي تلبي
حاجة المستفيد تماما .
2/2 – ما ذكر في 2/1 أعلاه معناه أيضا التوفير في الكثير من المبالغ التي كانت
تصرف في إجراءات التزويد وطلب المطبوعات و أجور الشحن والنقل
ونفقات الإجراءات الفنية وكلفة تجليد المطبوعات وفقدان المطبوعات
وغيرها .
2/3- توفير المبالغ التي كانت تصرف كما هو مذكور 2/2 أعلاه لمجالات
أخرى كالاشتراك في خدمات المعلومات الإلكترونية الجديدة او اقتناء
قواعد جاهزة على (CD-ROM) لاغناء المجموعة و تلبية احتياجات
المستفيدين بشكل افضل .
3- لقد استطاعت مصادر المعلومات الإلكترونية أن تحل للكثير من المكتبات مشكلة المكان ورغبة المكتبات – خاصة الكبيرة منها – بالحصول على اكبر قدر ممكن من مصادر المعلومات لخدمة المستفيدين الذين تبلورت و تعقدت متطلباتهم أيضا . فكما هو مدون أن القدرة الخزنية للقرص المضغوط (CD-ROM ) هي ألان (600) ميكابايت أي ما يعادل (250,000) صفحة قياس (A4) ومع الاتصال المباشر يمكن للمكتبات أن توفر كم هائل من مصادر المعلومات دون الشعور بأي مشكلة لأي مكان.
4- الإمكانيات التفاعلية أي القدرة على البحث في قواعد عديدة للربط الموضوعي وفتح المجالات الواسعة أمام المستفيد .
5- الرضا الذي يحصل عليه الباحث نتيجة لهذا التنوع و القدرات والسرعة والدقة والذي ينعكس إيجابيا على المكتبة وخدماتها .
6- أن هذه المصادر الإلكترونية قد غيرت من طبيعة عمل او وظيفة أمين المراجع التقليدية وحولته إلى أخصائي معلومات يشارك المستفيد ويرشده في الحصول على المعلومات والاتصال مع قواعد البيانات او البحث في القواعد المتاحة وأحيانا قيادته في استراتيجية البحث . وهذا أيضا أعطى بعدا جديدا وغير من نظرة المستفيدين إلى دور وقيمة الخدمة المكتبية والقائمين عليها .
7- البدائل المطروحة في هذا المجال أمام المكتبات ومراكز المعلومات لمصادر المعلومات . فقواعد البيانات المتاحة عبر الخط المباشر ومزاياها المعروفة وسلبياتها المعروفة أيضا فأذا شعرت المكتبة بسلبيات هذه الطريقة هنالك بديل آخر وهي الأقراص المكتنزة (CD-ROM) التي جاءت بعد الخط المباشر ولحل بعض سلبيات الأولى وعلى رأسها مشاكل الاتصالات الهاتفية والالتزام والوقت المخصص للبحث تحسبا للكلفة و غيرها . ألان أقراص (WORM / Write Once Read Many ) التي حاولت حل أهم مشكلة لل(CD-ROM) وهي عدم إمكانية التحديث و الإضافة و بدأت الأنظار تتجه نحو هذه الأقراص القابلة للمسح المعروفة ب(Erasable Digital Optical Disks / EDOD) .
8- أن مصادر المعلومات الإلكترونية لم تعد تقتصر على المطبوعات بل تعدتها إلى المصادر غير المطبوعة وهي المواد السمعية و البصرية – كما ذكرنا سابقا – وهكذا اصبح بإمكان المكتبات الاستفادة من مصادر المعلومات كانت متروكة جانبا او اعتبرت قديمة بسبب تفوق تكنولوجيا المعلومات عليها . وان تقدم من خلالها خدمات معتمدة في حصولها على المعلومات على مثل هذه المواد كالمغناطيسية سمعيا او بصريا ، للأطفال او للأغراض التربوية وبأسلوب متطور و روح العصر الإلكتروني.
9- باستطاعة المكتبة أن توفر للمستفيد سبل الوصول إلى مصادر معلومات غير متوفرة او متاحة على الورق أساسا من المؤتمرات عن بعد .
10- باستطاعة المكتبات المستفيدة من مصادر المعلومات الإلكترونية أن توفر للمستفيدين كميات كبيرة ومتنوعة من مصادر معلومات خارجية عبر البحث الآلي المباشر (Online) او من خلال شبكات المعلومات وتقاسم الموارد (Resource Sharing) وخدمة تبادل الوثائق عن بعد والتي أصبحت تعرف ألان ب(Telefax) وتناقل المطبوعات إلكترونيا (Electronic Document Delivery) .

هوامش ومصادر الفصل الثاني :

1- عبد اللطيف حمزة : الأعلام والدعاية .- بغداد : مطبعة المعارف ، 1968 . ص87.
2- جاسم محمد جرجيس وبديع محمود القاسم . بنوك المعلومات . بغداد : دار الشروق الثقافية العامة . ( سلسلة الموسوعة الصغيرة – 341 ) ، 1989 ص 15 .
3- سعد محمد الهجرسي . الإطار العام للمكتبات والمعلومات – او نظرية الذاكرة الخارجية .- القاهرة : مطبعة جامعة القاهرة ، 1980 ، ص 18-19 .
4- حسن عماد مكاوي . تكنولوجيا الاتصال الحديثة في عصر المعلومات .- القاهرة : الدار المصرية اللبنانية ، 1997 . ص 42 .
5- سعد محمد الهجرسي . الإطار العام للمكتبات والمعلومات ( مصدر سابق ص 21-23 ) .
6- عفيفة رحمن . العلاقة بين دور الوثائق والمكتبات . ترجمة جاسم محمد جرجيس . في " المجلة المغربية للتوثيق والمعلومات " ع4 ، ص69 .
7- Grogan , Denis . Science and Technology ; an Introduction to the literature .- 4th . ed . .- London : Clive Bingley , 1982 .
8- Rangana than , S. R. Documentation and its Facts – London : Asia , 1963 .
9- حشمت قاسم
10- Mikhailov , A. L. and Gilijareuskij , R. S. An introduction course on informatics / documentation .- Paris : UNESCO , 1971 .
11- Loncaster , w. “ Electronic Publishing “ in library trends . winter ( 1989 ) P.322 .
12- أيمان السامرائي . مصادر المعلومات الإلكترونية وتأثيرها على المكتبات . المجلة العربية للمعلومات . م 14 ، ع1 ، 1993 . ص 61 .
13- نفس المصدر السابق ص 58 .
14- جاسم محمد جرجيس وبديع محمود القاسم . مصادر المعلومات في مجال الأعلام والاتصال الجماهيري .- الإسكندرية : مركز الإسكندرية للوسائط الثقافية والمكتبات ، 1998 . ص265 .
15- أيمان السامرائي . مصادر المعلومات الإلكترونية وتأثيرها على المكتبات ( مصدر سابق 63 ) .

مقدمة :
تعرف المكتبات ومراكز المعلومات بأنها مؤسسات علمية وثقافية تهدف إلى جمع وتنظيم واسترجاع وبث مصادر المعلومات بكل أشكالها ثم تسهيل او تيسير وصول الباحثين والمستفيدين إلى هذه المصادر بأسرع وقت واقل جهد واكبر دقة ممكنة .
أن من هذا التسهيل او التيسير ينبع مفهوم ( خدمات المعلومات ) التي يعرفها (هارود) بأنها كافة التسهيلات التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات من اجل استخدام واستثمار مقتنياتها بشكل امثل , وطبقا لما تقدم يمكننا القول بأن خدمات المعلومات تعنى بالأنشطة والعمليات والوظائف والإجراءات والتسهيلات التي تقوم بها المكتبات ومراكز المعلومات ممثلة في العاملين لديها من اجل خلق الظروف المناسبة لوصول الباحث او المستفيد إلى مصادر المعلومات التي يحتاجها بأسرع الطرق أيسرها من اجل إشباع حاجاته ورغباته من المعلومات .
أن خدمات المعلومات التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات تحقق العديد من الوظائف لعل ابرز هذه الوظائف ما يأتي (1) :
- توفير مصادر المعلومات المناسبة للمستفيدين .
- أدراك الاحتياجات المتغيرة للمستفيدين تبعا لتغير ظروف الحاجة إلى المعلومات وضمان تلبية هذه الاحتياجات .
- سرعة الإحاطة بمصادر المعلومات المناسبة .
- مراعاة الدقة فيما يقدم من معلومات .
- مساعدة المستفيد على تخطي الحواجز اللغوية وتقديم معلومات ملائمة لاحتياجات المستفيد وإمكاناته .
- تلافي النقص في المعلومات الناجم عن تشتت الإنتاج الفكري في منافذ النشر المختلفة .
ولابد من التأكيد بان الارتباط بين المعلومات وخدمات المعلومات قد رافق تقنيات المعلومات وواكب تطور هذه الخدمات جميع التغيرات التي طرأت على تقنيات المعلومات مثل الأساليب المتبعة في تسجيل المعلومات وتجميع أوعية المعلومات وتنظيمها وبث المعلومات المتعلقة بها وهكذا ارتبط تقديم هذه الخدمات باستخدام الأساليب غير التقليدية في تنظيم مصادر المعلومات .
وفي تحليل هذه المصادر وتخزين البيانات المتعلقة بها ومن ثم استرجاعها تبعا للحاجة المتوفرة للمعلومات والمقدمة من قبل الباحث او المستفيد .
ويرى معظم المتخصصين في علم المكتبات والمعلومات أن خدمات المعلومات التي تقدمها المؤسسات المعلوماتية بكافة أنواعها تنقسم بشكل عام إلى :

أ‌. الخدمات الفنية او الخدمات غير المباشرة .
ويقصد بها الخدمات المتعلقة بالإجراءات والعمليات الفنية التي يقوم بها العاملون دون أن يراهم المستفيد مباشرة ولكنه يستفيد من النتائج النهائية لهذه الخدمات وتشمل خدمات المعلومات الفنية التي سنتناولها بشيء من التفصيل في الفصول القادمة المتعلقة بإجراءات تنمية المقتنيات وعملية الفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص .

ب‌. الخدمات العامة او الخدمات المباشرة .
وهي ما تسمى بخدمات المستفيدين التي تشمل كافة الأعمال التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات للمستفيدين مباشرة او التي تتعامل فيها المكتبات ومراكز المعلومات مع المستفيد بشكل مباشر وتشمل هذه الخدمات : الإعارة , الخدمة المرجعية والإرشادية , خدمة الإحاطة الجارية والبث الانتقائي للمعلومات , الترجمة وتحليل المعلومات وخدمة البحث عن الإنتاج الفكري وغيرها من الخدمات التي سوف نتناولها في هذا الفصل وكما يلي :

أولا : الخدمات المرجعية :
تشمل الخدمات المرجعية أنماط الخدمة التي تقدمها المكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات للمستفيدين سواء كانت هذه الخدمة مباشرة , إذ توكل هذه المهمة إلى قسم يطلق عليه ( قسم المراجع او قسم المعلومات ) . وفي المكتبات ومراكز المعلومات الكبيرة يكون هذا القسم واسعا يعمل فيه عدد من الموظفين يترأسهم كبير اختصاصي المعلومات , بينما في المكتبات او مراكز المعلومات المتوسطة الحجم تعهد مسؤولية هذا القسم إلى شخص واحد , وفي المكتبات ومراكز المعلومات الصغيرة يقوم الشخص المسؤول عنها بهذه المهمة إضافة إلى مسؤولياته الأخرى (2) .
ولا تقتصر الخدمة المرجعية على الإجابة عن الأسئلة المرجعية التي يتقدم بها المستفيدون وانما تتعداها لتشمل الوظائف والمهام والخطوات اللازمة لحلها والتي تتطلبها عملية الإجابة على الاستفسارات وأسئلة المستفيدين وتتضمن هذه الخطوة غالبا اختيار المجموعة المرجعية واعدادها وتنظيمها بشكل يسهل عملية الإفادة منها واعداد الكشافات والأدلة والببلوغرافيات وتدريب العاملين وتأهيلهم لتقديم الخدمة المرجعية ووضع العلامات الدالة واعداد النشرات التي تسهل مهمة المستفيدين من أوعية المعلومات وتعليمهم استخدام الفهارس ومساعدتهم في اختيار أوعية المعلومات المناسبة لاحتياجاتهم .
وتقسم الخدمة المرجعية إلى مباشرة وغير مباشرة (3) :
1- الخدمة المرجعية المباشرة .
ويتضمن هذا النوع من الخدمة :
أ‌. خدمات المراجع والمعلومات ومن خلالها تقدم المساعدة الشخصية للمستفيدين في متابعتهم للمعلومات . وان طبيعة هذه الخدمة تختلف باختلاف جهود المستفيدين الذين صممت لخدمتهم وباختلاف المكتبات ومراكز المعلومات , آما المدى الذي يشمله هذا النوع فيمتد من الإجابة عن سؤال بسيط ليشمل تزويد المستفيد بالمعلومات التي يطلبها عن طريق البحث الببليوغرافي الذي يتم من قبل اختصاصي المعلومات والمراجع .
ب‌. تعليم المستفيدين استخدام المكتبة او مركز المعلومات ومصادر المعلومات المتوفرة فيها. ويشمل هذا النمط من الخدمة على عدة أنشطة قبل مساعدة المستفيدين ومساعدتهم لاستخدام الفهرس البطاقي إلى تخصيص جولات او محاضرات داخل المكتبة لغرض تعليمهم كيفية استخدام المكتبة والوصول إلى كتاب او مقالة معينة او آية مادة أخرى من خلال استعمالهم للكشافات والوسائل المرجعية الأخرى .

2- الخدمة المرجعية غير المباشرة :
يشمل هذا النوع من الخدمة المرجعية العديد من الأنشطة التي يقوم بها اختصاصيوا المعلومات من اجل تيسير مهمة وصول المستفيد إلى أوعية المعلومات والاستفادة منها . ويمكن أن تتوسع المكتبات في تقديم خدمة المعلومات هذه عن طريق التعاون مع المكتبات ومراكز معلومات أخرى . ولهذا النوع دور أساسي في تبادل الإعارة والتعاون المتكامل لتقديم خدمات معلومات كافية إلى المستفيدين .

ومن ابرز الأنشطة والعمليات التي يقوم بها اختصاصيوا المعلومات والتي تقع ضمن هذا الخط من الخدمة المرجعية هي ما يأتي :
أ. اختيار مصادر المعلومات ، وتتضمن هذه الخدمة مشاركة اختصاصي المعلومات في اختيار أوعية المعلومات التي تعزز الخدمة المرجعية كالكتب والدوريات والمخطوطات والصحف وآية مواد أخرى يمكن أن تضمها المكتبة . ويدخل في هذه الفعالية عمليات الاستبعاد والتنقية للمجموعة المكتبية .
ب. ترتيب وادارة المواد المرجعية ، ويقصد بهذه العملية ترتيب وادارة المجموعة المكتبية والتوظيف الفعال لإمكانات العاملين في أقسام المراجع والمعلومات .
ج. تبادل الإعارة مع المكتبات الأخرى ، إذ أن زيادة التركيز على شبكات المعلومات والتطورات الحاصلة في العصر الحديث جعلت عملية تبادل المعلومات ممكنة وسهلت للمستفيد الاستفادة من كل مصادر المعلومات داخل البلد او خارجه ، ونتيجة لاتساع خدمات تبادل الإعارة خصصت بعض المكتبات قسما خاصا لتقديم مثل هذه الخدمة .
د. تقييم خدمات قسم المراجع والمعلومات ، وتتضمن هذه العملية دراسة ومراجعة الخدمات التي يقدمها قسم المراجع للجمهور بشكل عام ومستوى الأداء والأمور التي تحسن العمل في القسم . وهذا التحليل يتطلب تقييما ليس فقط للمجموعة المرجعية فحسب بل يشمل المراجع ومصادر المعلومات في المكتبة وتنظيمها .
و. مهام أخرى متنوعة ، إذ أن هناك واجبات تقع على عاتق العاملين في قسم المراجع وتشمل مساعدة المستفيدين في عملية الاستنساخ وترتيب البطاقات في الفهارس البطاقية وفحص المواد المكتبية والأشراف على قاعات المطالعة واعداد التقارير والإحصائيات عن أنشطة القسم والمكتبة .

ثانيا : خدمة الإحاطة الجارية :
تعني [ الإحاطة الجارية ] معرفة التطورات الحديثة عن أي فرع من فروع المعرفة خاصة ما يهم منها مستفيدين لهم اهتماماتهم بهذه التطورات .
آما خدمة الإحاطة الجارية فهي نظام لاستعراض المواد الثقافية المتوفرة حديثا واختيار المواد وثيقة الصلة باحتياجات فرد او مجموعة وتسجيل هذه المواد لغرض أشعار هؤلاء المستفيدين الذين ترتبط هذه المواد باحتياجاتهم .
وتشمل متطلبات الإحاطة الجارية على العناصر آلاتية (4) :
أ.مراجعة الوثائق او تصفحها او سجلات الوثائق في بعض الأحيان .
ب.اختيار المواد او المحتويات وذلك بمقارنتها باحتياجات الأفراد الذين تمسهم هذه الخدمة .
ج.أعلام هؤلاء الأشخاص بالمواد او معلومات عن المواد والوثائق التي لها صلة باختصاصاتهم .

وهناك وسائل وطرق عديدة لتمكين المستفيدين من الاستفادة من خدمات الإحاطة الجارية وهي :
-توزيع قوائم المقتنيات الحديثة التي تعرف ببعض المكتبات بقوائم الإحاطة الجارية .
- البث الانتقائي للمعلومات .
- تمرير الوثائق والدوريات على المستفيدين .
- عرض المطبوعات الحديثة نفسها او أغلفتها .
- بث البيانات والمعلومات عبر قنوات الاتصال التلفزيونية والهاتفية .
- الاتصالات الهاتفية بالمستفيدين .
- النشرة الإعلامية ونشرة الإحاطة الجارية .
- استنساخ قوائم محتويات الدوريات .
- التعريف بالبحوث الجارية .

ثالثا : خدمة البث الانتقائي للمعلومات :
وهي خدمة تقدم داخل المؤسسة الواحدة والتي تعنى بتوجيه ما يرد حديثا من المعلومات آيا كان مصدرها إلى تلك النقاط داخل المؤسسة والتي يكون فيها احتمالية الاستفادة منها في الأعمال والمشاريع والاهتمامات الجارية بنسبة عالية .
ويمكننا أيجاز مفهوم هذه الخدمة بأنها الطريقة التي يتم بها تعريف المستفيد بالمطبوعات ( الوثائق ) الحديثة والتي لها اتصال بموضوعات بحثه او عمله وتضاهي هذه المعلومات الاهتمامات العلمية للمستفيد وميوله بناء على معلومات جمعت من المستفيد من قبل بواسطة استبيان او مقابلة شخصية حدد فيها المستفيد احتياجاته العلمية موضوعات بحثه ( بحوثه ) الجارية واهتماماته العلمية او الأوعية المتعلقة بموضوع بحثه او عمله . وتضاهى هذه المطبوعات باهتمامات المستفيد لاستخلاص ماله أهمية واستبعاد ما ليس له أهمية (5) .
وقد تكون حلقة الاتصال بين المطبوعات واهتمامات المستفيد واصفات او رؤوس موضوعات استخدمت لهذا الغرض او رموز أخرى مثل أرقام التصنيف .
ومن الجدير بالذكر أن هذه الخدمة كانت تقدم باستخدام الأساليب اليدوية , بينما في الوقت الحاضر يتم استخدام الحاسب الإلكتروني في تقديمها مما زاد في فاعليتها وانتشارها .
وهناك عدة مميزات لهذه الخدمة في مقدمتها توفير وقت المستفيدين واسترجاع كل ما له علاقة باهتماماتهم وضمان عمل مسح شامل للإنتاج الفكري في موضوعات تهم المستفيد , والتعرف على أعلام ومشاهير المتخصصين في موضوعات معينة , وتكوين حلقات خاصة للمستفيدين والتعرف على دوريات ومصادر لم تكن معروفة سابقا والمساعدة في تدريس موضوع او موضوعات معينة وفي تحسين خطة تنمية المجاميع في المكتبة .


رابعا : خدمة البحث عن الإنتاج الفكري :
أصبحت مشكلة الإنتاج الفكري في غاية التعقيد بالنسبة لجميع مجالات التخصص المعرفي بحيث اصبح كل متخصص في المجالات المختلفة للمعرفة بحاجة إلى طرق جديدة لبحث الإنتاج الفكري وتقييمه في ذلك المجال وتفرض هذه الحالة على المكتبة او مركز المعلومات أن يساعد المستفيدين كل حسب مجال اختصاصه واهتمامه في متابعة ما يستجد وذلك عن طريق تلبية احتياجاتهم من مصادر المعلومات وتعريفهم بأحدث التطورات الحاصلة في مجال تخصصهم .
وهناك خطوات ينبغي اتخاذها عند أجراء عملية البحث عن الإنتاج الفكري وهي (6) :
أ. بروز سؤال او مشكلة ما تم التحقق منها ولابد من التعبير عنها او تسجيلها لتوصيلها لنظام البحث .
ب. تحليل السؤال لاختيار المداخل التحليلية ( المفاتيح ) التي تنفع في تخطيط استراتيجية البحث .
ج. تحويل المداخل التحليلية المختارة إلى إحدى اللغات والى خطة استراتيجية تتفق وتلك المداخل التي استخدمها النظام لتحليل وثائق المجموعة واختزانها .
د. صياغة المداخل التحليلية واستراتيجية البحث المختارة على أساس اللغة والبرنامج اللذين يتفقان مع المداخل المستخدمة في الوسيلة المتبعة في البحث .
و. لابد من تشغيل جهاز البحث .
وان هذه الخطوات التي يتبعها اختصاصيوا المعلومات في تلبية احتياجات المستفيدين لا تختلف من حيث أساسها سواء عند استخدام الأسلوب اليدوي او استخدام الحاسب الإلكتروني .


خامسا : خدمة الإجابة عن الاستفسارات :
تعتمد هذه الخدمة على الخبرة التي يتميز بها اختصاصي المعلومات الذي يتولى الإجابة عن الأسئلة بحيث يتبع أسلوبا خاصا يرشده إلى الطرق الصحيحة التي تساعده في التوصل إلى المعلومات والإجابات المطلوبة .
وتكون حاجة السائل دائما إحدى احتمالات عديدة , فقد يسمي السائل وثيقة او مجموعة وثائق يمكن معرفتها عند الرجوع إلى فهرس المكتبة او الببليوغرافيا ذات العلاقة , وقد يبحث السائل عن حقيقة او بيان محدد ويحل هذا الاستفسار عن طريق المصدر الذي يتضمن الإجابة , وقد يعرف السائل السؤال الذي يهمه وهذا هو اكثر الاستفسارات حدوثا بل وربما أهمها وغالبا ما يكون الجواب عن مثل هذا الاستفسار على شكل ببليوغرافيا او مسح لأدبيات الموضوع (7) . وهذا يفرض معرفة حاجة السائل على وجه التحديد علما بان السائل يطرح سؤاله عادة بعبارات تعكس ما يعرفه وليس ما لا يعرفه .
وكذلك قد تتسلم المكتبات استفسارات عن طريق البريد او بواسطة وسائل الاتصالات الأخرى.
وتعتمد درجة الشمول في الإجابة عن هذه الأسئلة والاستفسارات على الفترة الممنوحة وعلى مستوى السائل نفسه وإمكانيات المكتبة من حيث مستوى العاملين فيها ومدى توافر المصادر فيها (8) .
وتتمكن المكتبة من استخدام قواعد المعلومات الخارجية التي تستخدم الحاسب حتى ولو لم تكن المكتبة مالكة للحاسب ويتم ذلك بتوجيه الاستفسارات إلى تلك القواعد والتي بدورها تجيب عنها على شكل مخرجات من الحاسب .

مقدمة :
تعرف المكتبات ومراكز المعلومات بأنها مؤسسات علمية وثقافية تهدف إلى جمع وتنظيم واسترجاع وبث مصادر المعلومات بكل أشكالها ثم تسهيل او تيسير وصول الباحثين والمستفيدين إلى هذه المصادر بأسرع وقت واقل جهد واكبر دقة ممكنة .
أن من هذا التسهيل او التيسير ينبع مفهوم ( خدمات المعلومات ) التي يعرفها (هارود) بأنها كافة التسهيلات التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات من اجل استخدام واستثمار مقتنياتها بشكل امثل , وطبقا لما تقدم يمكننا القول بأن خدمات المعلومات تعنى بالأنشطة والعمليات والوظائف والإجراءات والتسهيلات التي تقوم بها المكتبات ومراكز المعلومات ممثلة في العاملين لديها من اجل خلق الظروف المناسبة لوصول الباحث او المستفيد إلى مصادر المعلومات التي يحتاجها بأسرع الطرق أيسرها من اجل إشباع حاجاته ورغباته من المعلومات .
أن خدمات المعلومات التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات تحقق العديد من الوظائف لعل ابرز هذه الوظائف ما يأتي (1) :
- توفير مصادر المعلومات المناسبة للمستفيدين .
- أدراك الاحتياجات المتغيرة للمستفيدين تبعا لتغير ظروف الحاجة إلى المعلومات وضمان تلبية هذه الاحتياجات .
- سرعة الإحاطة بمصادر المعلومات المناسبة .
- مراعاة الدقة فيما يقدم من معلومات .
- مساعدة المستفيد على تخطي الحواجز اللغوية وتقديم معلومات ملائمة لاحتياجات المستفيد وإمكاناته .
- تلافي النقص في المعلومات الناجم عن تشتت الإنتاج الفكري في منافذ النشر المختلفة .
ولابد من التأكيد بان الارتباط بين المعلومات وخدمات المعلومات قد رافق تقنيات المعلومات وواكب تطور هذه الخدمات جميع التغيرات التي طرأت على تقنيات المعلومات مثل الأساليب المتبعة في تسجيل المعلومات وتجميع أوعية المعلومات وتنظيمها وبث المعلومات المتعلقة بها وهكذا ارتبط تقديم هذه الخدمات باستخدام الأساليب غير التقليدية في تنظيم مصادر المعلومات .
وفي تحليل هذه المصادر وتخزين البيانات المتعلقة بها ومن ثم استرجاعها تبعا للحاجة المتوفرة للمعلومات والمقدمة من قبل الباحث او المستفيد .
ويرى معظم المتخصصين في علم المكتبات والمعلومات أن خدمات المعلومات التي تقدمها المؤسسات المعلوماتية بكافة أنواعها تنقسم بشكل عام إلى :

أ‌. الخدمات الفنية او الخدمات غير المباشرة .
ويقصد بها الخدمات المتعلقة بالإجراءات والعمليات الفنية التي يقوم بها العاملون دون أن يراهم المستفيد مباشرة ولكنه يستفيد من النتائج النهائية لهذه الخدمات وتشمل خدمات المعلومات الفنية التي سنتناولها بشيء من التفصيل في الفصول القادمة المتعلقة بإجراءات تنمية المقتنيات وعملية الفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص .

ب‌. الخدمات العامة او الخدمات المباشرة .
وهي ما تسمى بخدمات المستفيدين التي تشمل كافة الأعمال التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات للمستفيدين مباشرة او التي تتعامل فيها المكتبات ومراكز المعلومات مع المستفيد بشكل مباشر وتشمل هذه الخدمات : الإعارة , الخدمة المرجعية والإرشادية , خدمة الإحاطة الجارية والبث الانتقائي للمعلومات , الترجمة وتحليل المعلومات وخدمة البحث عن الإنتاج الفكري وغيرها من الخدمات التي سوف نتناولها في هذا الفصل وكما يلي :

أولا : الخدمات المرجعية :
تشمل الخدمات المرجعية أنماط الخدمة التي تقدمها المكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات للمستفيدين سواء كانت هذه الخدمة مباشرة , إذ توكل هذه المهمة إلى قسم يطلق عليه ( قسم المراجع او قسم المعلومات ) . وفي المكتبات ومراكز المعلومات الكبيرة يكون هذا القسم واسعا يعمل فيه عدد من الموظفين يترأسهم كبير اختصاصي المعلومات , بينما في المكتبات او مراكز المعلومات المتوسطة الحجم تعهد مسؤولية هذا القسم إلى شخص واحد , وفي المكتبات ومراكز المعلومات الصغيرة يقوم الشخص المسؤول عنها بهذه المهمة إضافة إلى مسؤولياته الأخرى (2) .
ولا تقتصر الخدمة المرجعية على الإجابة عن الأسئلة المرجعية التي يتقدم بها المستفيدون وانما تتعداها لتشمل الوظائف والمهام والخطوات اللازمة لحلها والتي تتطلبها عملية الإجابة على الاستفسارات وأسئلة المستفيدين وتتضمن هذه الخطوة غالبا اختيار المجموعة المرجعية واعدادها وتنظيمها بشكل يسهل عملية الإفادة منها واعداد الكشافات والأدلة والببلوغرافيات وتدريب العاملين وتأهيلهم لتقديم الخدمة المرجعية ووضع العلامات الدالة واعداد النشرات التي تسهل مهمة المستفيدين من أوعية المعلومات وتعليمهم استخدام الفهارس ومساعدتهم في اختيار أوعية المعلومات المناسبة لاحتياجاتهم .
وتقسم الخدمة المرجعية إلى مباشرة وغير مباشرة (3) :
1- الخدمة المرجعية المباشرة .
ويتضمن هذا النوع من الخدمة :
أ‌. خدمات المراجع والمعلومات ومن خلالها تقدم المساعدة الشخصية للمستفيدين في متابعتهم للمعلومات . وان طبيعة هذه الخدمة تختلف باختلاف جهود المستفيدين الذين صممت لخدمتهم وباختلاف المكتبات ومراكز المعلومات , آما المدى الذي يشمله هذا النوع فيمتد من الإجابة عن سؤال بسيط ليشمل تزويد المستفيد بالمعلومات التي يطلبها عن طريق البحث الببليوغرافي الذي يتم من قبل اختصاصي المعلومات والمراجع .
ب‌. تعليم المستفيدين استخدام المكتبة او مركز المعلومات ومصادر المعلومات المتوفرة فيها. ويشمل هذا النمط من الخدمة على عدة أنشطة قبل مساعدة المستفيدين ومساعدتهم لاستخدام الفهرس البطاقي إلى تخصيص جولات او محاضرات داخل المكتبة لغرض تعليمهم كيفية استخدام المكتبة والوصول إلى كتاب او مقالة معينة او آية مادة أخرى من خلال استعمالهم للكشافات والوسائل المرجعية الأخرى .

2- الخدمة المرجعية غير المباشرة :
يشمل هذا النوع من الخدمة المرجعية العديد من الأنشطة التي يقوم بها اختصاصيوا المعلومات من اجل تيسير مهمة وصول المستفيد إلى أوعية المعلومات والاستفادة منها . ويمكن أن تتوسع المكتبات في تقديم خدمة المعلومات هذه عن طريق التعاون مع المكتبات ومراكز معلومات أخرى . ولهذا النوع دور أساسي في تبادل الإعارة والتعاون المتكامل لتقديم خدمات معلومات كافية إلى المستفيدين .

ومن ابرز الأنشطة والعمليات التي يقوم بها اختصاصيوا المعلومات والتي تقع ضمن هذا الخط من الخدمة المرجعية هي ما يأتي :
أ. اختيار مصادر المعلومات ، وتتضمن هذه الخدمة مشاركة اختصاصي المعلومات في اختيار أوعية المعلومات التي تعزز الخدمة المرجعية كالكتب والدوريات والمخطوطات والصحف وآية مواد أخرى يمكن أن تضمها المكتبة . ويدخل في هذه الفعالية عمليات الاستبعاد والتنقية للمجموعة المكتبية .
ب. ترتيب وادارة المواد المرجعية ، ويقصد بهذه العملية ترتيب وادارة المجموعة المكتبية والتوظيف الفعال لإمكانات العاملين في أقسام المراجع والمعلومات .
ج. تبادل الإعارة مع المكتبات الأخرى ، إذ أن زيادة التركيز على شبكات المعلومات والتطورات الحاصلة في العصر الحديث جعلت عملية تبادل المعلومات ممكنة وسهلت للمستفيد الاستفادة من كل مصادر المعلومات داخل البلد او خارجه ، ونتيجة لاتساع خدمات تبادل الإعارة خصصت بعض المكتبات قسما خاصا لتقديم مثل هذه الخدمة .
د. تقييم خدمات قسم المراجع والمعلومات ، وتتضمن هذه العملية دراسة ومراجعة الخدمات التي يقدمها قسم المراجع للجمهور بشكل عام ومستوى الأداء والأمور التي تحسن العمل في القسم . وهذا التحليل يتطلب تقييما ليس فقط للمجموعة المرجعية فحسب بل يشمل المراجع ومصادر المعلومات في المكتبة وتنظيمها .
و. مهام أخرى متنوعة ، إذ أن هناك واجبات تقع على عاتق العاملين في قسم المراجع وتشمل مساعدة المستفيدين في عملية الاستنساخ وترتيب البطاقات في الفهارس البطاقية وفحص المواد المكتبية والأشراف على قاعات المطالعة واعداد التقارير والإحصائيات عن أنشطة القسم والمكتبة .

ثانيا : خدمة الإحاطة الجارية :
تعني [ الإحاطة الجارية ] معرفة التطورات الحديثة عن أي فرع من فروع المعرفة خاصة ما يهم منها مستفيدين لهم اهتماماتهم بهذه التطورات .
آما خدمة الإحاطة الجارية فهي نظام لاستعراض المواد الثقافية المتوفرة حديثا واختيار المواد وثيقة الصلة باحتياجات فرد او مجموعة وتسجيل هذه المواد لغرض أشعار هؤلاء المستفيدين الذين ترتبط هذه المواد باحتياجاتهم .
وتشمل متطلبات الإحاطة الجارية على العناصر آلاتية (4) :
أ.مراجعة الوثائق او تصفحها او سجلات الوثائق في بعض الأحيان .
ب.اختيار المواد او المحتويات وذلك بمقارنتها باحتياجات الأفراد الذين تمسهم هذه الخدمة .
ج.أعلام هؤلاء الأشخاص بالمواد او معلومات عن المواد والوثائق التي لها صلة باختصاصاتهم .

وهناك وسائل وطرق عديدة لتمكين المستفيدين من الاستفادة من خدمات الإحاطة الجارية وهي :
-توزيع قوائم المقتنيات الحديثة التي تعرف ببعض المكتبات بقوائم الإحاطة الجارية .
- البث الانتقائي للمعلومات .
- تمرير الوثائق والدوريات على المستفيدين .
- عرض المطبوعات الحديثة نفسها او أغلفتها .
- بث البيانات والمعلومات عبر قنوات الاتصال التلفزيونية والهاتفية .
- الاتصالات الهاتفية بالمستفيدين .
- النشرة الإعلامية ونشرة الإحاطة الجارية .
- استنساخ قوائم محتويات الدوريات .
- التعريف بالبحوث الجارية .

ثالثا : خدمة البث الانتقائي للمعلومات :
وهي خدمة تقدم داخل المؤسسة الواحدة والتي تعنى بتوجيه ما يرد حديثا من المعلومات آيا كان مصدرها إلى تلك النقاط داخل المؤسسة والتي يكون فيها احتمالية الاستفادة منها في الأعمال والمشاريع والاهتمامات الجارية بنسبة عالية .
ويمكننا أيجاز مفهوم هذه الخدمة بأنها الطريقة التي يتم بها تعريف المستفيد بالمطبوعات ( الوثائق ) الحديثة والتي لها اتصال بموضوعات بحثه او عمله وتضاهي هذه المعلومات الاهتمامات العلمية للمستفيد وميوله بناء على معلومات جمعت من المستفيد من قبل بواسطة استبيان او مقابلة شخصية حدد فيها المستفيد احتياجاته العلمية موضوعات بحثه ( بحوثه ) الجارية واهتماماته العلمية او الأوعية المتعلقة بموضوع بحثه او عمله . وتضاهى هذه المطبوعات باهتمامات المستفيد لاستخلاص ماله أهمية واستبعاد ما ليس له أهمية (5) .
وقد تكون حلقة الاتصال بين المطبوعات واهتمامات المستفيد واصفات او رؤوس موضوعات استخدمت لهذا الغرض او رموز أخرى مثل أرقام التصنيف .
ومن الجدير بالذكر أن هذه الخدمة كانت تقدم باستخدام الأساليب اليدوية , بينما في الوقت الحاضر يتم استخدام الحاسب الإلكتروني في تقديمها مما زاد في فاعليتها وانتشارها .
وهناك عدة مميزات لهذه الخدمة في مقدمتها توفير وقت المستفيدين واسترجاع كل ما له علاقة باهتماماتهم وضمان عمل مسح شامل للإنتاج الفكري في موضوعات تهم المستفيد , والتعرف على أعلام ومشاهير المتخصصين في موضوعات معينة , وتكوين حلقات خاصة للمستفيدين والتعرف على دوريات ومصادر لم تكن معروفة سابقا والمساعدة في تدريس موضوع او موضوعات معينة وفي تحسين خطة تنمية المجاميع في المكتبة .


رابعا : خدمة البحث عن الإنتاج الفكري :
أصبحت مشكلة الإنتاج الفكري في غاية التعقيد بالنسبة لجميع مجالات التخصص المعرفي بحيث اصبح كل متخصص في المجالات المختلفة للمعرفة بحاجة إلى طرق جديدة لبحث الإنتاج الفكري وتقييمه في ذلك المجال وتفرض هذه الحالة على المكتبة او مركز المعلومات أن يساعد المستفيدين كل حسب مجال اختصاصه واهتمامه في متابعة ما يستجد وذلك عن طريق تلبية احتياجاتهم من مصادر المعلومات وتعريفهم بأحدث التطورات الحاصلة في مجال تخصصهم .
وهناك خطوات ينبغي اتخاذها عند أجراء عملية البحث عن الإنتاج الفكري وهي (6) :
أ. بروز سؤال او مشكلة ما تم التحقق منها ولابد من التعبير عنها او تسجيلها لتوصيلها لنظام البحث .
ب. تحليل السؤال لاختيار المداخل التحليلية ( المفاتيح ) التي تنفع في تخطيط استراتيجية البحث .
ج. تحويل المداخل التحليلية المختارة إلى إحدى اللغات والى خطة استراتيجية تتفق وتلك المداخل التي استخدمها النظام لتحليل وثائق المجموعة واختزانها .
د. صياغة المداخل التحليلية واستراتيجية البحث المختارة على أساس اللغة والبرنامج اللذين يتفقان مع المداخل المستخدمة في الوسيلة المتبعة في البحث .
و. لابد من تشغيل جهاز البحث .
وان هذه الخطوات التي يتبعها اختصاصيوا المعلومات في تلبية احتياجات المستفيدين لا تختلف من حيث أساسها سواء عند استخدام الأسلوب اليدوي او استخدام الحاسب الإلكتروني .


خامسا : خدمة الإجابة عن الاستفسارات :
تعتمد هذه الخدمة على الخبرة التي يتميز بها اختصاصي المعلومات الذي يتولى الإجابة عن الأسئلة بحيث يتبع أسلوبا خاصا يرشده إلى الطرق الصحيحة التي تساعده في التوصل إلى المعلومات والإجابات المطلوبة .
وتكون حاجة السائل دائما إحدى احتمالات عديدة , فقد يسمي السائل وثيقة او مجموعة وثائق يمكن معرفتها عند الرجوع إلى فهرس المكتبة او الببليوغرافيا ذات العلاقة , وقد يبحث السائل عن حقيقة او بيان محدد ويحل هذا الاستفسار عن طريق المصدر الذي يتضمن الإجابة , وقد يعرف السائل السؤال الذي يهمه وهذا هو اكثر الاستفسارات حدوثا بل وربما أهمها وغالبا ما يكون الجواب عن مثل هذا الاستفسار على شكل ببليوغرافيا او مسح لأدبيات الموضوع (7) . وهذا يفرض معرفة حاجة السائل على وجه التحديد علما بان السائل يطرح سؤاله عادة بعبارات تعكس ما يعرفه وليس ما لا يعرفه .
وكذلك قد تتسلم المكتبات استفسارات عن طريق البريد او بواسطة وسائل الاتصالات الأخرى.
وتعتمد درجة الشمول في الإجابة عن هذه الأسئلة والاستفسارات على الفترة الممنوحة وعلى مستوى السائل نفسه وإمكانيات المكتبة من حيث مستوى العاملين فيها ومدى توافر المصادر فيها (8) .
وتتمكن المكتبة من استخدام قواعد المعلومات الخارجية التي تستخدم الحاسب حتى ولو لم تكن المكتبة مالكة للحاسب ويتم ذلك بتوجيه الاستفسارات إلى تلك القواعد والتي بدورها تجيب عنها على شكل مخرجات من الحاسب .

سادسا : خدمة الإعارة :
تعتبر خدمات الإعارة واحدة من أهم الخدمات العامة التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات و أحد المؤشرات الهامة على فعالية المكتبة وعلاقتها بمجتمع المستفيدين وهي كذلك معيار جيد لقياس مدى فاعلية المكتبات ومراكز المعلومات في تقديم خدماتها وتحقيق أهدافها .
وتعرف الإعارة بأنها عملية تسجيل مصادر المعلومات من اجل استخدامها سواء داخليا ( الإعارة الداخلية المضبوطة ) او إخراجها لاستخدامها خارج المكتبة او مركز المعلومات ( الإعارة الخارجية ) لمدة معينة من الزمن وعادة يشرف على العملية موظف الإعارة الذي يقوم بتسجيل المادة قبل إخراجها للتأكد من إرجاعها من قبل المستعير نفسه . ويمكن أجمال خدمات الإعارة بآلاتي (9) :
1. المطالعة او القراءة الداخلية سواء كانت مضبوطة ( من خلال تسجيل المادة المعارة ) او غير مضبوطة ( دون تسجيل للمادة المعارة والمستعير ) .
2. الإعارة الخارجية وفيها يستطيع المستفيد إخراج المادة التي يحتاجها إلى خارج المكتبة لقراءتها في أي مكان آخر غير المكتبة .
3. تجديد الإعارة للمواد المستعارة والتي انتهت مدة أعارتها ولازال المستعير بحاجة لها ويمكن أن تتم هذه الخدمة من خلال الهاتف .
4. حجز الكتب عند استرجاعها لبعض المستفيدين الذين هم بحاجة ماسة لها ويمكن أن تقوم المكتبة بحجز بعض المواد اللازمة لعدد كبير من المستفيدين في جناح خاص داخل المكتبة بحيث يتم الاطلاع عليها داخليا .
5. الإعارة المتبادلة بين المكتبات وتتم للمصادر المطلوبة والتي لا تمتلكها المكتبة ولكنها متوفرة في مكتبات أخرى قريبة , ويجب أن يكون بين المكتبتين اتفاقية مسبقة لتبادل الإعارة لكي تقدم المكتبة هذه الخدمة لجمهورها .
6. متابعة المواد المتأخرة وتذكير المستعيرين بذلك عن طريق الاتصال بهم سواء بشكل مباشر او من خلال إشعارات خاصة او عن طريق الهاتف .

ولكي تقدم خدمات الإعارة بشكل جيد وفعال تحتاج العملية إلى وجود سياسة للإعارة واضحة ومكتوبة وتجيب على التساؤلات المختلفة التي قد يطرحها المستفيدون من نوع :
- من يحق له الإعارة ؟
- ما هي الشروط الواجب على المستعير الالتزام بها ؟
- ما هي مدة الإعارة للمواد المختلفة ؟
- ما هي المواد التي يمكن استعارتها ؟ والمواد غير المسموح بإعارتها ؟
- ما نوع وطبيعة العقوبة بحق المخالفين لأنظمة وقواعد الإعارة ؟
وتحتاج خدمات الإعارة أيضا إلى وجود نظام يسمح للمستفيدين بالوصول إلى الأرفف والتجول بينها للبحث والاطلاع والاختيار ( نظام الأرفف المفتوحة ) . وكذلك إلى نظام للإعارة الخارجية يتصف بالبساطة والمرونة والدقة .

ويعتبر نظام الإعارة الخارجية الجيد هو النظام المتمكن من ضبط المعلومات التالية المتعلقة ب:
1- المستعير : ( اسمه الكامل , رقم هويته المكتبية , عنوانه ) .
2- المادة المستعارة ( اسم المؤلف , عنوانها , رقم التصنيف , رقم التسلسل وآية معلومات ببليوغرافية أخرى ضرورية ) .
3- مدة الإعارة ( وتتضمن تاريخ الإعارة , تاريخ إرجاع المادة ) .
وتوجد حاليا أنظمة عديدة للإعارة تتراوح ما بين التقليدية جدا كنظام السجل والمتقدمة جدا كالإعارة الآلية . وبين نظام السجل والنظام الآلي عشرات الأنظمة التي لها مميزاتها الخاصة ووضعت لتناسب أنواعا معينة من المكتبات مثل نظام الجيوب او نظام براون الذي يناسب المكتبات العامة والجامعية .
ومن الاتجاهات الحديثة في مجال خدمات الإعارة بدأت العديد من المكتبات في الدول المتقدمة في استخدام نظم الإعارة المبنية على استخدام الحاسوب التي تكفل القدرة على تلبية المهام التالية بسرعة ودقة (10) :
1- الاحتفاظ بملف للمستفيد والذي يمكن تحديثه والبحث فيه من اجل معرفة وضع أحد المستفيدين بسهولة ويسر .
2- الاحتفاظ بملف خاص بالمواد المكتبية المقتناة والذي يمكن تحديثه والبحث فيه بالطرق التالية :
أ‌. القدرة على البحث فيه لتقرير وضع مادة ما ومكانها وذلك عن طريق اسم المؤلف والعنوان والرقم المعياري الدولي ( ISBN ) ورأس الموضوع .
ب‌. القدرة على إضافة المسجلات وحذفها بسهولة ويسر خاصة فيما يتعلق بالإضافات الجديدة والمواد المفقودة .
ج‌. القدرة على تحديد فترات الإعارة المسموح بها لآية مادة مكتبية .
3- الاحتفاظ بملف بالسجلات الخاصة بالمواد المعارة مع سجل للمستخدم الذي استعار كل مادة من مواد المكتبة ويجب أن يمتلك هذا الملف القدرات التالية :
أ.امكانية البحث فيه لتحديد وضع مادة ما .
ب.امكانيه تحديثه بسهولة وذلك من خلال تحديد المواد المعارة والراجعة والمواد التي تم تجديد أعارتها … الخ .
ج.التعرف على المواد المسترجعة في حالة طلبها من مستخدم آخر .
د.القدرة على خلق ملفات فرعية مثل ملفات معلومات الإدارة والسجلات الإحصائية او قائمة بالمواد المعارة لشخص ما .
و.التعرف على المواد المتأخرة الواجب استرجاعها .
ز.القدرة على طباعة ملاحظات المواد المتأخرة والحفاظ على ملف خاص بها.
4- أعداد الإحصائيات العامة عن عدد المواد المكتبية وعدد النسخ من كل مادة وعدد المواد المعارة وعدد المستعيرين ( يوميا وأسبوعيا وشهريا … ) وعدد المستعيرين لكل مادة مكتبية … الخ والإحصائيات الخاصة بتقسيم مجموعات المكتبة ونظام الإعارة مثل استعمال المكتبة حسب الموضوعات والاستعمال حسب نوع المواد من كتب ودوريات وقصص … الخ .
ولعل احدث التطورات في مجال استخدام الحاسوب في عمليات الإعارة ما خططت له المرافق الببليوغرافية المختلفة وخاصة شبكة ( OCLC ) منذ سنوات وبدأت بتنفيذه حيث أمكن إدخال خدمات الإعارة المتبادلة للمكتبات المشاركة في الشبكة من خلال محطات طرفية ( نهائيات ) وذلك بتوفير معلومات كافية عن المكتبات التي تمتلك المادة المطلوبة للإعارة .
ومن أمثلة الإعارة المحوسبة الجاهزة (11) :
أ‌. نظام Circulation plus الذي توزعه شركة High Smith الأمريكية ويلائم المكتبات الصغيرة نسبيا والذي لا يزيد حجم مقتنياتها عن 25 ألف مجلد وحجم الاستعارات عن 8 ألف مجلد ويمكن لهذا النظام إصدار اكثر من ثلاثين نوعا من التقارير الخاصة بعمليات الإعارة وخدماتها .
ب‌. Online Circulation الذي يمكن تشغيله على الحاسوب الصغير ويناسب المكتبات التي لا تزيد عدد مقتنياتها عن 65 ألف مجلد وعدد المستعيرين عن عشرة آلاف شخص .
وهناك نظم إعارة آلية أخرى تعتمد على تقنية ( القلم الضوئي ) في عملية إدخال وحذف البيانات الخاصة بالاستعارة مثل نظام بليسي ونظام تلبن .


سابعا : خدمة البحث بالاتصال المباشر :
وتعرف بأنها عبارة عن نظام لاسترجاع المعلومات بشكل فوري ومباشر عن طريق الحاسوب والمحطات الطرفية ( Terminals ) التي تزود الباحثين بالمعلومات المخزنة في نظم وبنوك وقواعد المعلومات المقروءة آليا وقد ظهرت هذه الخدمة مع بداية الستينات وكان عدد قواعد البيانات مئة قاعدة , آما ألان فان عدد قواعد البيانات المصممة لأغراض تجارية قد تجاوز الخمسة آلاف قاعدة تغطي كافة الموضوعات والعلوم ، حيث تشير إصدارة يوليو 1992 من Directory of OnlineDatabases الذي يغطي المصادر المتاحة على الخط المباشر الى اكثر من 5300 قاعدة بيانات يقوم بإنتاجها 2158 منتجا ويمكن البحث فيها من خلال 731 موردا (12) .

أن خدمة البحث والاتصال المباشر تتطلب توفر أربعة عناصر رئيسية هي :
1- قواعد او مراصد للمعلومات مخزنة بالحاسوب وتقرأ آليا .
2- موزع او مورد للخدمة يضمن الوصول للقواعد من قبل المشتركين .
3- مكتبات ومراكز معلومات ومؤسسات بحثية تشترك في هذه القواعد وتبحث فيها كجزء من خدماتها .
4- باحث يستطيع التعامل مع الخدمة وعارفا بإجراءاتها والمستفيد النهائي من الخدمة .


وقد لخصت " تيد " فوائد خدمة البحث بالاتصال المباشر بآلاتي (13) :
1- وصول مباشر إلى مجال واسع من مصادر المعلومات .
2- بحث اكثر فعالية بسبب الإمكانات الواسعة والمتعددة للوصول إلى المعلومات المخزنة آليا.
3- عمل كتابي اقل ضجرا والقدرة على الحصول على نسخة مطبوعة من النتائج .
4- حداثة اكثر في المعلومات .
5- بحث أسرع ويصل إلى 5 % من الوقت الذي يحتاجه البحث اليدوي .
6- إمكانية البحث في قواعد للمعلومات غير متوفر بشكل مطبوع .

آما خطوات تقديم الخدمة فتتلخص في :
- مقابلة المستفيد قبل أجراء البحث لفهم طبيعة حاجاته للمعلومات بدقة من خلال تحديد مفاهيم ومصطلحات البحث .
- اختيار قاعدة او قواعد المعلومات المناسبة .
- الاتصال بنظام المعلومات المناسب وأجراء البحث المباشر .
- تقييم النتائج وتقديمها للمستفيد النهائي والاحتفاظ بنسخة منها .
ويمكن أن تقدم الخدمة بطريقة غير مباشرة ، وتقدم حاليا من خلال البحث في قواعد البيانات المخزنة على اسطوانات الليزر ( CD-ROM ) .


ثامنا : خدمة تدريب المستفيدين :
أن من ابرز الخدمات التي بدأت تحظى بأهتمام كبير لدى المكتبات ومراكز المعلومات بشكل عام والضخمة منها بشكل خاص خدمة تدريب المستفيدين على كيفية استخدام المصادر والخدمات المختلفة التي تقدمها هذه المكتبات والمراكز لهم
. لقد وجدت المكتبات ومراكز المعلومات من اجل الاستخدام للأغراض البحثية والتعليمية المختلفة ولهذا فان تدريب المستفيدين على كيفية الاستخدام يعتبر قضية مهمة للطرفين ( المستفيد والمكتبة ) .
وتعتبر برامج تدريب المستفيدين في غاية الأهمية للمكتبات الجامعية والعامة بسبب ضخامتها وضخامة جمهورها مقارنة مع غيرها من المكتبات .
أن تنظيم برامج تدريب المستفيدين تهدف إلى تأصيل الأبعاد التالية (14) :
1- تهيئة المستفيد للتعرف على كافة الإمكانات المتاحة له للحصول على المعلومات .
2- تعريفه بالأساليب والوسائل للحصول على المعلومات .
3- تعريفه بالأسلوب الأمثل للتعبير عن استفساره وتحديد مجال اهتمامه حيث يمكن أن يؤدي سوء صياغة الاستفسار إلى عدم استرجاع المعلومات المناسبة رغم تواجد وتوافر هذه المعلومات في المركز .
4- خلق روح إيجابية لدى المستفيدين تجاه تلقي المعلومات بشكل عام وتجاه خدمات المركز بشكل خاص .
وأيا كانت الطريقة المتبعة في تعليم المستفيدين ووسائل الإفادة من خدمات المعلومات المتاحة في المكتبات ومراكز المعلومات فمن الضروري أن يتناول برنامج التدريب الأمور التالية عن المكتبات ومراكز المعلومات :
- مكان الخدمات وأقسام المكتبة او المركز .
- قواعد ولوائح المكتبة .
- استخدام الفهارس .
- وسائل الإفادة من أوعية المعلومات .
- شرح للخدمات المكتبية التي تقدمها المكتبة .
- أين يتم البحث عن المعلومات ؟ وكيف يتم البحث ؟
- ما هي أنواع المعلومات ؟
- كيف يتم الاستفادة المثلى من المعلومات المتاحة ؟
- شرح تفصيلي لمكونات النظام في المكتبة ومراحل تقييم خدمات المعلومات .
- كيف يتفاعل ويتكامل نظام المعلومات بالمركز او المكتبة مع نظام المعلومات ومراصد البيانات العالمية والإقليمية والمحلية .
- كيف تعرض المشكلة او كيف يصاغ الاستفسار ليطرح على مركز المعلومات .
- التعريف بالأساليب والطرق المستخدمة في الحصول على البيانات , وكذلك قواعد مخاطبة الملفات الآلية المختزنة في الحواسيب .
وعند محاولة التخطيط لبرنامج تدريب جديد يجب على المهتمين بالموضوع الإجابة على تساؤلات أساسية تتعلق بالقراء والمكتبة والموظفين , وهذه التساؤلات هي :
1- لمن سيقدم البرنامج ؟ وذلك بدراسة خصائص القراء الذين سيقدم لهم البرنامج وعددهم .
2- ما هو محتوى البرنامج او ماذا سيقدم للقراء ؟ ويتم ذلك بتحديد محتوى ومستويات الجوانب المختلفة التي سيغطيها البرنامج .
3- من سيقدم البرنامج ويشرف عليه ؟ هل هي مسؤولية موظفي المكتبة فقط آم أن هناك إمكانية التعاون بينهم وبين جهات أخرى ؟
4- ما هو المكان المناسب الذي ستقدم به المحاضرات والمهارات المختلفة من خلال التدريب ؟
5- ما هو الوقت المناسب لتقديم البرنامج ؟ ويجب اختيار التوقيت المناسب مع مراعاة كافة الظروف ذات العلاقة .
6- ما هي طرق التدريب التي ستستخدم في البرنامج ؟ وهنا يجب أن يتم اختيار طرق التدريس المناسبة لطبيعة القراء ولاهداف البرنامج وهذه الطرق لا تختلف عادة عن طرق التدريس العامة في التربية .
بعد الانتهاء من كافة مراحل البرنامج لابد من محاولة تقييمية وذلك حتى يتم تجنب آية أخطاء او مشاكل ربما تظهر في المستقبل وحتى تتعرف على ردود فعل القراء وآرائهم حول الجوانب المختلفة للبرنامج وخاصة المحتوى وطرق التدريس , ولهذه الآراء عادة قيمتها عند التخطيط لبرنامج جديد ويمكن تقييم البرنامج باستخدام أساليب مختلفة كالملاحظة وأجراء المقابلات مع بعض الذين اشتركوا في البرنامج او عن طريق توزيع استبيان خاص وتحليل نتائجه .


تاسعا : خدمة الترجمة :
تعد الترجمة وسيلة من وسائل بث المعلومات من لغة يجهلها المستفيد إلى لغة أخرى يعرفها مسهلة بذلك له آمر الوصول إلى تلك المعلومات , والترجمة ظاهرة حضارية لها جذورها العميقة في تاريخ البشرية وقد حرص العرب في أزهى عصورهم على الاستفادة من التراث العلمي للأمم الأخرى .
ومما لا جدال فيه أن هذه الخدمة تشكل أساسا متينا لحركة البحث العلمي . وقد كان للاكتشافات العلمية التي تحققت في غضون الحرب العالمية الثانية وللتقدم العلمي والتكنولوجي آثارها على تنظيم خدمات الترجمة وان زيادة عدد اللغات التي ينشر فيها الإنتاج الفكري كان السبب الرئيسي وراء ظهور خدمة الترجمة وتطورها .
وتأخذ الجهود التي تبذل في سبيل حل مسألة الترجمة وتوفير خدماتها عدة قنوات منها اشتراط بعض المؤسسات على المتقدمين فيها معرفة لغات أجنبية كشرط من شروط توظيفهم او أن تقوم بتأسيس دوائر للترجمة وتوفير المتطلبات اللازمة لها لتغطية جميع الموضوعات واللغات او التشجيع على الكتابة البحثية باللغات الشائعة او أن تعد المؤسسة حصرا بالمترجمين لتستفيد منهم عند الحاجة .
ومما يجدر ذكره أن هناك جهودا لترجمة بعض الدوريات بصورة كلية او جزئية , ومن ذلك ما تقوم به المكتبة البريطانية حيث تترجم ( 11 ) دورية روسية بكاملها , وكذلك تترجم ( 100 ) دورية روسية أخرى في الولايات المتحدة الأمريكية , كما تقوم جمعية المعادن في كل الولايات المتحدة الأمريكية وإنكلترا بنشاطات ترجمة كبيرة , كذلك تقدم عدة خدمات للاستخلاص بأصدار مستخلصات في اكثر من لغة حيث تحل اللغة المعروفة مشكلة اللغات غير المعروفة .
وكذلك أدخلت الحواسيب الآلية في هذا المجال واصبح هناك ترجمة آلية تعتمد على الحاسب الإلكتروني مستخدمة في ذلك النظم الخبيرة (15) .





عاشرا : خدمة التصوير والاستنساخ :
تعد هذه الخدمة من الخدمات الضرورية التي تقدمها اغلب المكتبات ومراكز المعلومات إلى المستفيدين وذلك بواسطة تزويدهم بما يحتاجونه من نسخ مصورة للبحوث او المقالات او الدراسات المنشورة واجزاء معينة من كتب مطبوعة او مخطوطة . وكان للتطورات التقنية السريعة في أجهزة التصوير والنسخ الأثر الكبير في انتشار هذه الخدمة حيث أدى ذلك إلى تطوير العديد من عمليات الاستنساخ المختلفة .
وغالبا ما تكون خدمة التصوير والاستنساخ مكملة لعملية الإعارة , ويكون ذلك على نوعين وهما :
أ‌. التصوير والاستنساخ على الورق ويكون هذا بنفس الحجم او الصغر وذلك حسب الحاجة.
ب‌. التصوير المصغر ويكون هذا آما على شكل ميكروفيلم او ميكروفيش وهناك قواعد متعارف عليها في المكتبات بالنسبة لخدمة التصوير والاستنساخ وهي :
1- عدم السماح بأستنساخ المجلدات الكاملة لآي مطبوع آلا إذا كانت هناك موافقة من الجهة المسؤولة عن التأليف او النشر , أحيانا يكون الاستنساخ لصالح المكتبة نفسها للحاجة لتوفير نسخة من المطبوع لا يمكن الحصول عليه.
2- مراعاة قانون حقوق الطبع .
3- لا يجوز استنساخ مقال معين للباحث الواحد اكثر من مرة .
4- أحيانا يلزم المستفيد بدفع رسم خاص .


حادي عشر : خدمة النشر :
وهي خدمة تتم من خلال مؤسسات معينة او أن يؤسس لها جهاز خاص . وتعكس عملية النشر نشاط المكتبات ومراكز المعلومات وخدماتها , فبدون النشر لا تصبح للمعلومات قيمة فعالة لذلك تحرص معظم المكتبات ومراكز المعلومات على نشر مطبوعاتها الأدبية او إصدار المطبوعات الثانوية التي تضم مصادر المعلومات الببلويوغرافية والكشافات والمستخلصات والأدلة … الخ .
وتضمن مؤسسات النشر مسؤولية التحرير والمراجعة اللغوية وطريقة عرض الموضوع والشكل الذي سيظهر فيه . وقد يستعين المحرر بخبرات خارجية .
وهكذا تعد عملية النشر من العمليات الضرورية في مراكز المعلومات ويتم ذلك عن طريق :
1- إصدار دوريات متخصصة في مجالات المعلومات وغيرها .
2- إصدار نشرات او وثائق في موضوعات قائمة بذاتها .
3- تصوير بعض المقتطفات من وثائق معينة او وثائق بأكملها .
ومما يجدر ذكره أن هناك عدة عوامل تؤخذ بنظر الاعتبار في مجال خدمة النشر ومن أبرزها الأسلوب وطول المقال وطريقة تدوين المراجع وطريقة كتابة الحواشي وأسلوب عرض الجداول والرسوم وأحيانا يرفق مستخلص للمقال .
وتتبع عملية الأشراف على تحرير عملية الطباعة والتوزيع . كما يتصل بهذه الخدمة مسألة التوزيع والتي تتوقف ترتيباتها الخاصة على ما إذا كان المطبوع سيباع مقابل ثمن او سيتم توزيعه مجانا او على أساس التبادل ، وإذا كان التوزيع مجانا فلابد من أعداد قائمة التوزيع وتحديثها بأستمرار ، آما التوزيع على أساس التبادل فيستدعي معرفة أساليب التبادل القائمة في المؤسسة الأخرى سواء كانت على أساس قطعة مقابل قطعة او على أساس تكافؤ القيمة المادية للمطبوعات المشمولة بالتبادل او غير ذلك من الأسس (16) .

هوامش ومصادر الفصل الثالث :

ولإنجاز العملية السالفة الذكر يلزم أن تكون لدى القائمين على المكتبة فكرة واعية عن محتويات المكتبة مبنية على الفحص والتقييم المستمر لموارد المكتبة و الدراسة المنتظمة لاحتياجات المستفيدين والتغيرات التي تطرأ على المجتمع الذي تخدمه المكتبة .
فعملية تنمية المقتنيات هي عملية أساسية وضرورية لجميع أنواع المكتبات نظرا لأن مقتنيات أي مكتبة يجب أن تجمع وتنتمي مع الأخذ في الاعتبار حاجيات مجتمع المكتبة وأمكانية تقديم الخدمات بحيث تصبح المكتبات قريبة من تلبية حاجات ورغبات مجتمع المكتبة .
وهذا ما يؤكد العلاقة الوثيقة بين أهداف المكتبة وخدماتها من جهة وتنمية المقتنيات من جهة أخرى . ولكي تستطيع المكتبات دعم أواصر هذه العلاقة في تنمية المقتنيات فأنه ينبغي الالتزام بالمبادئ الأساسية التالية :
1- يجب تنمية المقتنيات لتلبي احتياجات مجتمع المستفيدين بصفة أساسية بعيدا عن التعلق بمقاييس نوعية مجردة .
2- لكي تكون تنمية المقتنيات فعالة فيجب أن تستجيب لأحتياجات مجتمعالمكتبة بكل قطاعاته ، وليس فقط لأولئك المستفيدين النشطين .
3- يجب أن تتم تنمية المقتنيات في ظل الإدراك الواعي والمشاركة الإيجابية في برامج تعاونية على المستويات المحلية والإقليمية والدولية .
4- تنمية المقتنيات يجب أن تراعي أهمية ضم جميع أشكال أوعية المعلومات إلى مجموعات المكتبة .
5- تنمية المقتنيات كانت وما زالت وستظل من الأعمال التي تتأثر بالعوامل الذاتية ، إذ لا تستطيع تماما تجنب الأحكام الشخصية لمن يقوم بالاختيار .
6-أن تنمية المقتنيات لا يمكن تعلمها كلية من الفصل الدراسي او عن طريق القراءة وانما نجد أن الممارسة وعمل الأخطاء تمكن المكتبي من أن يصبح خبيرا في عملية تنمية المقتنيات (1) .
أن عملية تنمية المقتنيات هي عملية معقدة وتنطوي على العديد من العوامل ، داخل وخارج المكتبة ، ومن أهم تلك العوامل تكوين وتنظيم المكتبة نفسها ، منتجي وموزعي أوعية المعلومات اللازمة للمقتنيات ، وكذا المكتبات الأخرى التي تخدم مجتمعات مشابهة .
وباختصار يمكن القول أن ممارسةالمكتبات لعملية تنمية المقتنيات تتأثر بالعوامل التالية :
1-الموارد المالية المتاحة لتغطية تكاليف الاقتناء .
2-الموارد البشرية القادرة على أعداد وتجهيز المقتنيات ومدى سعة مقر المكتبة
3-كمية أوعية المعلومات المتاحة للاقتناء .
4- إمكانية الإفادة من مقتنيات المكتبات الأخرى في إطار برامج التعاون ومشاطرة الموارد .
5-احتياجات المجتمع المستفيد من خدمات المكتبة . (2)
وكما سبقت الإشارة بأن تنمية المقتنيات عملية أساسية بالنسبة لجميع أنواع المكتبات فان كل مكتبة تحرص على تجميع أوعية المعلومات التي تلائم احتياجاتواهتمامات المجتمع الذي تخدمه وان الجمهور المستفيد يلعب دورا بارزا في عملية اختيار أوعية المعلومات ، كما أن حجم مجتمع المستفيدين من خدمات المكتبة له تأثيره الواضح على عملية تنمية المقتنيات ، ويتضح ذلك من المبادئ الأساسية التالية وهي:
1-بقدر ما يزداد حجم مجتمع المكتبة تزداد درجة تنوع احتياجات المستخدمين بشكل نسبي .
2-وبقدر ما تتسع درجة تنوع احتياجات المستفيدين تزداد الحاجة إلى قيام برامج تعاونية لمشاركة الموارد .
3-لن تستطيع المكتبة بأي حال من الأحوال التلبية الكاملة لجميع احتياجات أيفئة من فئات مجتمع المكتبة .
ولكي تتمكن أي مكتبة من القيام بمهمة تنمية المقتنيات على الوجه الأفضل وبعيدا عن تضارب القرارات والممارسات ، يجب أن تكون هنالك سياسة واضحة تساعد مسؤلي الاختيار في اتخاذ القرارات المناسبة والتي تساعد على تحسين أداء المكتبة .

سياسة تنمية المقتنيات:
سياسة تنمية المقتنيات ، وسياسة الاختيار ، وسياسة التزويد ، ثلاثة مصطلحات، هل تعني الشيء نفسه أم لا ؟
في الواقع أن العديد من المكتبين يستخدمون المصطلح دون تفريق ، كما أن من الممكن أن نجد في نصوص السياسات المختلفة نفس المعلومات ، آلا أن مصطلح (( سياسة تنمية المجموعات )) هو الأكثر اتساعا وأكثر ملائمة في التعبير عن
الأنشطة السائدة في مجال المكتبات .
وكما أسلفنا بان تنمية المقتنيات تعني عملية التعرف على جوانب القوة ومظاهر الضعف في المقتنيات ، إضافة إلى أيجاد خطة لتصحيح جوانب الضعف ودعم جوانب القوة ، فان سياسة تنمية المقتنيات هي بمثابة بيان تحريري لخطة المكتبة في المحافظة على مظاهر القوة وعلاج مواطن الضعف في مقتنياتها ، ويشمل هذا البيان على المعلومات التي يسترشد بها العاملون بالمكتبة في تفكيرهم واتخاذ قراراتهم ويرجع أليها في التعرف على المجالات الموضوعية وفئات الأوعية التي ينبغي الاهتمام بها في الاقتناء ، وما يجب أن يحظى به كل مجال وكل فئة من اهتمام نسبي ، ويمكن لسياسة تنمية المقتنيات أن تكون مجموعة من الأهداف النظرية او وصفا للممارسات الفعلية ، كما تساعد العاملون على أيجاد الحل لمعظم ما يواجههم من مشكلات الروتين اليومي .
لذلك فان أعداد سياسة لتنمية المجموعات يتطلب التالي :
1-العديد من الحقائق والمعلومات حول مظاهر القوة و مواطن الضعف في المقتنيات .
2-بيانات عن مجتمع المستفيدين من الخدمات وما يمكن أن يطرأ على ذلك المجتمع من تغيرات .
3-بيانات ومعلومات عن الموارد المحلية المتوفرة في متناول مجتمع المكتبة ، وتلك التي يمكن الإفادة منها عن طريق تبادل الإعارة بين المكتبات . (3)
ولا يمكن التفكير في وضع سياسة للمقتنيات في غياب هذه المعلومات . وفيما يلي نتناول سياسة تنمية المقتنيات من حيث أهميتها ، ومحتواها وصياغتها ومقومات أعدادها واقرارها .

أهمية سياسة تنمية المقتنيات:
يمكن تلخيص أهمية وجود سياسة موفقة لتنمية المقتنيات في النقاط التالية :
1- حث القائمين على المكتبة على تدبير أهداف المكتبة والالتزام بتحقيقها فالمكتبات تحتاج للتعرف على الاحتياجات العاجلة والاحتياجات الآجلة للمستفيدين من خدماتها ، ليتم تحديد الأولويات وتخصيص الموارد المالية لتلبيتها .
2- ضمان التزام المكتبة بخدمة جميع قطاعات المجتمع وليس فقط المستفيدين النشطين .
3- المساعدة في تحديد المواصفات والمعايير النوعية لاختيار المقتنيات وتنقيتها .
4- إحاطة المستفيدين ومسئولي المكتبة والمكتبات الأخرى بمجال المقتنيات وطبيعتها ، وذلك من أجل مهمة تنسيق تنمية المقتنيات بين المؤسسات المختلفة القائمة في منطقة معينة او في مجال موضوعي معين .
5- الحد من احتمالات التحيز الشخصي من جانب الأفراد المسؤولين عن الاختيار وكفالة القدرة على تحقيق التوازن في تنمية المقتنيات .
6- توفير أداة للتدريب أثناء الخدمة لصالح العاملين الجدد .
7- توفير ضمانات الاستمرارية في نفس التوجه في حالة ما إذا تغير العاملون ومن بيدهم مقاليد الأمور .
8- إتاحة أداة في متناول أيدي العاملين يستخدمونها في تقييم أدائهم بشكل دوري .
9- إظهار المكتبة في نظر الجمهور المستفيد ملتزمة بمقتضيات الإدارة السليمة للمشروعات ، وهذه نقطة لها أهميتها في العلاقات العامة وفي دعم احتياجات المكتبة من الموارد المادية البشرية .
10- تقديم المعلومات التي يمكن الإفادة منها في عملية توزيع الميزانية .
11- الارتفاع بمستوى كفاءة إدارة المكتبة ، حيث يمكن اتخاذ الكثير من القرارات الروتينية مرة واحدة دون الحاجة للنظر فيها كلما صادفها العاملون .
12- يمكن اتخاذ سياسة تنمية المقتنيات كأداة لمواجهة ما يمكن أن يثيره بعض الأفراد او الجماعات من اعتراضات حول اقتناء او رفض أوعية بعينها .
وتجدر الإشارة إلى أن سياسة تنمية المقتنيات يمكن أن تحقق للمكتبة خمسة أهداف رئيسية هي : (5)
1-تحديد سمات المقتنيات .
2-تدريب المسؤولين عن الاختيار .
3- الالتزام بمقتضيات التخطيط السليم .
4- ترشيد توزيع ميزانية الاقتناء .
5- تفسير الاحتياجات والظروف و الإجراءات .

عناصر سياسة تنمية المقتنيات :
بعد أن تعرفنا على الأهمية التي تحتلها سياسة تنمية المقتنيات نشير فيما يلي إلى العناصر الرئيسية التي تساعد على أيجاد وتكوين نص جيد لسياسة تنمية المقتنيات ، التي يتم تقسيمها وفقا لأراء الخبراء إلى ثلاثة أقسام مختلفة وذلك على النحو التالي :
القسم الأول : مدخل عام :
لكي تكون سياسة الاقتناء أداة صالحة بالنسبة للمسؤولين عن الاختيار ولها معنى ، فان النص على أن (( مقتنيات المكتبة موجهة لتلبية احتياجات المجتمع المستفيد )) لن يكون كافيا ، بل يجب اشتمال هذا القسم على ما يلي : (6)
1. وصف عام موجز لمجتمع المستفيدين من الخدمة (مدينة ، مدرسة ، مؤسسة ،…الخ) ما هي ملامح المجتمع ؟ وما احتمالات تغير الملامح ؟
2. تشخيص دقيق لفئات الجمهور المزمع خدمته .. من هم المستفيدون
الأساسيون ؟ ما هي فئاتهم المختلفة ؟ هل من الممكن خدمة آخرين ؟ وهل ستكون هذه الخدمة مجانية أم برسوم ؟ … الخ .
3. إيضاح حدود المقتنيات ؛ تحديد المجالات الموضوعية التي تغطيها ؟ والقيود على نوعيات وأشكال الأوعية التي يتم اقتناؤها أن وجدت قيود توضححدود الاهتمام باقتناء المواد السمعية والبصرية وغير ذلك .
4. وصف مفصل لأنواع البرامج او احتياجات المستفيدين التي ينبغي آن تلبيها المقتنيات .. وفيما إذا كانت المقتنيات لأغراض الإعارة أم أنها ستكون لأغراض الإرشاد والخدمة المرجعية فقط ؟ .
5. إيضاح القيود العامة والأولويات التي تحدد طريقة تنمية المقتنيات ، والمتعلقة باقتناء المواد القديمة ، النسخ المكررة ، عددها والفترة الزمنية للاحتفاظ بها .
6. شرح وافي لدور المكتبة في البرامج التعاونية لتنمية المقتنيات ، تبني المكتبة لمبدأ الاكتفاء الذاتي أم أنها تحبذ التعاون ، توضيح البرامج التعاونية أن وجدت .
القسم الثاني : المجالات الموضوعية وأشكال الأوعية :
من الضروري تقسيم المقتنيات إلى مجالاتها الموضوعية ، مع تحديد نوعيات الأوعية التي يتم اقتناؤها في كل مجال ، وبيان فئات المستفيدين المزمع خدمتهم في كل مجال بصفة مستقلة ، ويمكن تحديد المجالات الموضوعية اعتمادا على خطة التصنيف المستخدمة او الأدلة الأكاديمية التي تحدد المجالات التخصصية ، أما فئات المستفيدين فيمكن الأستفادة من القائمة التالية لتحديد فئات المستفيدين :
-0 الكبار بكل فئاتهم
-ㄱالكبار حديثو التعليم
-ㄴالشباب
-ㄷتلاميذ المدارس
-ㄹطلبة المرحلة الجامعية الأولى
-ㅁطلبة الدراسات العليا
-ㅂالخريجون
-ㅅالممارسون
-ㅇالأطفال بوجه عام
-ㅈأطفال ما قبل المدرسة
-ㅊرجال الإدارة
-ㅋالمعاقون ( المكفوفون ، المقعدون …الخ )
-ㅌنزلاء المؤسسات ( المستشفيات ، مراكز الرعاية …الخ )
-ㅍأعضاء هيئة التدريس
-ㅎالباحثون
-ㄱأعضاء المجلس النيابي
-ㄴأعضاء المجالس البلدية و المحلية
أما فئات الأوعية فيمكن تحديدها مما يلي :
- الكتب ( مجلدة ، مغلفة ، أحادية الموضوع …الخ )
- الصحف
- الدوريات
- المصغرات الفلمية
- الشرائح
- الأفلام
- الصور
- التسجيلات السمعية ( أشرطة ، أسطوانات )
- النوتات الموسيقية
- النشرات
- الاطروحات
- أعمال المؤتمرات
- براءات الاختراع
- المواصفات القياسية
- تقارير البحوث
- المخطوطات والمواد التاريخية
- الخرائط
- الوثائق الحكومية
- مراصد البيانات وبنوك المعلومات الإلكترونية
- أوعية الليزر او الاسطوانات البصرية
- المجسمات
- العينات
وبالإمكان أن نصادف فئات خاصة من المستفيدين ، أما أشكال الأوعية فهي في تغير مستمر لمسايرة التطورات .
آما درجة كثافة التغطية في الحدود الموضوعية ، فيمكن أن تكون على أربعة مستويات على النحو التالي: (7)
أ- التغطية العامة (وفي هذه الحالة يتم اقتناء الكتب المألوفة او العامة)
ب- المجموعات التعليمية او العلمية : وفي هذه الحالة يتم اقتناء الأوعية الحديثة مع الحرص على تمثيل جميع وجهات النظر ، ولا داعي هنا لاقتناء الأوعية القديمة، مع الاهتمام بالأعداد الجارية من الدوريات والصحف .
ج_ مجموعة البحث الشاملة : اقتناء جميع المطبوعات الحديثة واكبر قدر ممكن من المطبوعات القديمة . وأيضا النظر في جميع أشكال الأوعية الأخرى .
د- المجموعات الشاملة : وفي هذا المستوى يتم اقتناء كل ما يمكن اقتناؤه بما في ذلك المقتنيات التي تدخل ضمن المواد المتحفية .
ولكل مكتبة وفقا لطبيعتها ووظائفها وأهدافها أن تختار من بين هذه المستويات والأنماط ما يناسبها ، مع إمكانية الجمع بين أكثر من مستوى .
والعنصر الثاني في هذا القسم على جانب كبير من الأهمية ويتعلق بتحديد مسئولية تنمية المقتنيات ، وعلى عاتق من تقع هذه المسئولية ؟
إذ لا يمكن تحديد ذلك آلا بعد دراسة مستفيضة لاحتياجات المكتبة وظروفها ، وخصوصا أن هذه المسئولية تختلف تبعا لاختلاف أنواع المكتبة .
وبصفة عامة يمكن اختيار المسئول عن تنمية المقتنيات من بين الفئات التالية :
-ㄷالمستفيدون
-ㄹالمكتبيون المسئولون عن خدمات المستفيدين
-ㅁاختصاصيو تنمية المقتنيات
-ㅂرؤساء الأقسام
-ㅅمدير المكتبة
-ㅇعن طريق اللجان المشكلة لذلك الغرض
وينبغي أن يشتمل هذا العنصر من سياسة تنمية المقتنيات على بعض التوجيهات حول ما ينبغي اختياره وما لا ينبغي اختياره ، وفي هذا الجانب يمكن الاسترشاد بالمعايير التالية :
-ㅈاختر الأوعية التي تجدها في القوائم الببليوغرافية المعيارية .
-ㅊاختر الأوعية التي تحظى بالاهتمام في مرجعين على الأقل .
-ㅋتجنب الأوعية التي أبدى فيها النقاد رأيا سلبيا .
-ㅌحاول تمثيل جميع وجهات النظر حول الموضوعات الجدلية .
-ㅍلا تطلب الكتب المدرسية .
-ㅎابتعد عن اختيار الأوعية ذات الطابع المثير او التي تسيء إلى المجتمع .
وأيا كانت معايير الاختيار التي تتبعها المكتبة فيجب سردها بالكامل في هذا القسم من السياسة . (8)
القسم الثالث : قضايا متفرقة :
ويشمل هذا القسم قضايا مختلفة مثل الهدايا ، التقنية ، الاستبعاد ، الإحلال ، الرقابة ، التقييم ، وسنوضح ذلك بالإيجاز فيما يلي :
الهدايا :
ويقصد بها تلك الأوعية التي ترد إلى المكتبة على سبيل الإهداء .
وعلى المكتبة أن تطبق على الهدايا نفس معايير أنتقاء الأوعية المشتراة .
ويجب أن يكون موقف المكتبة من الهدايا واضحا ومنصوص عليه في وثيقة سياسة تنمية المقتنيات . ومن ذلك النص بعدم قبول الهدايا المشروطة .ومما لاشك فيه أن الهدايا والهبات يمكن أن تكون وسيلة ممتازة لتنمية المقتنيات .
التنقية والاستبعاد :
يجب النص على موضوع تنقية المجموعات وما يترتب على هذه التنقية من قرارات الاستبعاد بوضوح ، وسنتطرق إلى هذا الموضوع في مكان آخر.
الإحلال والمكررات :
ويقصد بذلك أن تشتري المكتبة أوعية جديدة تحل محل أخرى وان تشتري عدد من النسخ المكررة من نفس الكتاب ، وما لم تشتمل السياسة على توجيهات واضحة في هذا الشأن فان العاملين سوف يبددوا وقتهم في اتخاذ قرارات جديدة كلما واجهتهم هذه المشكلات . (9)
الرقابة وشكاوى القراء :
عادة ما تنص سياسة تنمية المقتنيات على الخطوات التي يجب اتخاذها لمعالجة شكاوى القراء التي تتعلق ببعض المواد التي تقتنيها المكتبة فضلا عن بعض الموادالتي لا تقتنيها المكتبة .
ومن أساليب المعالجة في مثل هذه الحالة أن يطلب من القارئ تمليئة نموذج خاص يشتمل علىبيانات الوعاء وملاحظات القارئ عليه .
التقييم :
يتولى القسم الأخير من وثيقة سياسة تنمية المقتنيات تحديد طرق وأهداف التقييم ويجب النص هنا فيما إذا كان تقييم المقتنيات لأهداف داخلية فقط ، يفرض التعرف على جوانب القوة ومكامن الضعف في المقتنيات أم سيكون لأهداف مقارنة او للتحقق من مدى نجاح القائمين على الاختيار في أداء مهامهم ، وسوف نناقش ذلك بتفصيل اكثر عند الحديث عن تقييم المقتنيات .
صياغة السياسة واقرارها :
متطلبات الصياغة : صياغة سياسة المقتنيات ليست بالمهمة السهلة كونها تستلزم القيام بما يلي (10) :
-ㄱدراسة مجتمعالمستفيدين لمعرفة من تقدم لهم الخدمة او لمن ينبغي أن تقدم ؟.
-ㄴدراسة الممارسات الجارية فعلا . كيف تسير الأمور ألان ، وما هي الأهداف التي تحققها ؟ .
-ㄷدراسة المقتنيات الحالية بشيء من التفصيل للتأكد من مظاهر القوة وجوانب الضعف وأيضا البحث عن أسباب القوة والضعف .
-ㄹالتعرف على القيود التي قد تحكم عملية تنمية المقتنيات ، مثل القيود المالية او المكانية .
-ㅁالنظر في سياسات تنمية المقتنيات الخاصة بمكتبات أخرى .
مسؤولية صياغة السياسة واقرارها :
من الواضح أن عملية أعداد سياسة جيدة لتنمية المقتنيات تحتاج إلى توفر العديد من البيانات والمعلومات التي تستغرق الكثير من وقت العاملين بالمكتبة الذين يقع
عليهم وحدهم مسؤولية القيام بمهمة صياغة تنمية المقتنيات نتيجة لتمتعهم بالمعرفة والخبرات اللازمة لأعداد هذه الوثيقة التي يجب بمجرد الانتهاء من صياغتها تقديمها لأعلى سلطة أدارية تتبعها المكتبة ليتم إقرارها واعتمادها .
وعملية صياغة سياسة جيدة لتنمية المقتنيات تتطلب اتخاذ عدد من الخطوات الأساسية وذلك على النحو التالي :
1- على مدير المكتبة أن يكلف لجنة لأعداد النص الأولي للوثيقة وتقديمه أليه للإطلاع والمراجعة .
2- يقوم مدير المكتبة بالإطلاع والتعليق بصفة شخصية على نص الوثيقة ، وأيضا توزيعه على العاملين في المكتبة لأخذ آرائهم ومقترحاتهم .
3- أعادة النص الأولي مع الملاحظات والاقتراحات للمراجعة مرة ثانية ، ولا مانع من عقد لقاء عام لمناقشة المقترحات قبل أعداد الوثيقة بصفتها النهائية .
4- الوثيقة النهائية تقدم إلى السلطة الإدارية للاطلاع عليها وأقرارها .
5- وهناك خطوة أخرى مهمة ويمكن أجرائها أثناء فترة إطلاع السلطة الإدارية وأقرارها وهذه الخطوة تتمثل في إقامة لقاء مفتوح مع المستفيدين لسماع آرائهم ومقترحاتهم حول مشروع الوثيقةوبحيث يحضر هذا اللقاء أعضاء لجنة الصياغة ، مدير المكتبة وممثلين عن السلطة الإدارية ،وذلك بغرض شرح وتوضيح وإذا لزم الآمر الدفاع والتعديل للوثيقة .
6- الخطوة الأخيرة تتمثل في توفير نسخ متعددة من النص النهائي لسياسة تنمية المقتنيات المعتمدة لتوزيعها على العاملين في المكتبة وكذا المستفيدين الراغبين في الحصول عليها . وسيكون من المفيد عمل نسخة مختصرة من السياسة وتوزيعها لكافة المشتركين الجدد في المكتبة .
هذه الخطوات تضمن لمجتمع المكتبة وأدارتها والعاملين فيها عدم تنصل أي فئة او أي فرد من مسئوليته في ظروف الأزمات او عند حدوث مشاكل لأن الجميع قد شارك في صياغة وأعداد الوثيقة بطريقة او بأخرى .

الأقتناء ومصادر المعلومات :
تعد عملية الأقتناء او عملية بناء المجموعات ومصادر المعلومات الوظيفة الأولى للمكتبات ومرافق المعلومات . ويقصد الأقتناء هنا الحصول على مجموعات متوازنة من مصادر المعلومات التي تغطي مجالات المعرفة بصفة عامة وتغطي احتياجات المستفيدين من المكتبة او المركز بصفة خاصة .
والمقصود بمصادر المعلومات : جميع الأوعية او المواد التي تشتمل على معلومات يمكن الإفادة منها ، ويعتمد حجم وطبيعة محتوى مجموعات مصادر معلومات المكتبة او مرفق المعلومات على الأهداف الخاصة به واحتياجات المستفيدين والرواد .
ومصدر المعلومات ، هو المصدر الذي يحصل منه الفرد على معلومات تحقق احتياجاته وترضي اهتماماته ، وهناك اكثر من تصنيف لمصادر المعلومات .
* فهناك تقسيم لمصادر المعلومات وفقا لطبيعة ما تشتمل عليه من معلومات إلى:
-0 مصادر أولية .
-ㄱمصادر ثانوية.
-ㄴومصادر من الدرجة الثالثة .
* وهناك تقسيم لمصادر المعلومات إلى :
-ㄷمصادر مطبوعة .
-ㄹمصادر سمعية و بصرية .
-ㅁمصادر مقرؤة آليا .
* وهناك تقسيم لمصادر المعلومات إلى :
-ㅂمصادر بيانات غير رقمية .
-ㅅإشارات ببليوغرافية .
-ㅇومصادر بيانات رقمية .
* وهناك تقسيم لمصادر المعلومات إلى :
-ㅈمصادر رسمية ( او غير منشورة )
-ㅊومصادر شبه رسمية ( شبه منشورة ) يمكن الحصول عليها من خلال هيئات خاصة .
ويمكن تقسيم مصادر المعلومات إلى الفئات التالية :
أولا : فئة مصادر المعلومات المطبوعة او الوثائقية :
وتضم هذه الفئة جميع مصادر المعلومات المطبوعة ، وهي ((وثائق)) تشكل الذاكرة الخارجية التي تختزن حصيلة المعرفة البشرية ، وتتطور في شكلها وتنمو في حجمها تبعا لما يطرأ على المعرفة البشرية من تطور ونمو على مر العصور وتنقسم هذه الفئة إلى ثلاث فئات فرعية هي :
1- مصادر المعلومات الأولية :
وهي الوثائق التي تنشر لأول مرة في موضوعها ، وقد تكون تقريرا عن بحث او حدث ، او وصفا لأسلوب جديد لتطبيق فكرة ، او تفسيرا جديدا لفكرة او موضوع قديم ، وهي تمثل أحدث المصادر المتاحة في موضوع ما .
والمصادر الأولية للمعلومات هي المعين الأساسي للباحث ، وبواسطتها يستطيع الباحث التعرف على التطورات في مجال تخصصه وكذلك تفادي التكرار للجهد العلمي . وتشتمل مصادر المعلومات الأولية ما يلي :
-ㅋالدوريات .
-ㅌتقارير البحوث .
-ㅍأعمال المؤتمرات .
-ㅎالمطبوعاتالرسمية .
-ㄱبراءات الاختراع .
-ㄴالمعايير الموحدة والموضوعات .
-ㄷالرسائل الجامعية .
-ㄹتقارير الرحلات العلمية .
-ㅁالمصادر الأولية غير المنشورة .
2- مصادر المعلومات الثانوية :
وهي تلك المصادر او الأوعية التي تعد من مصادر أولية ، او تشير أليها ، أي أنها تقدم عرضا لمعلومات منشورة ولا تقدم معلومات جديدة في العادة . وهي في الغالب تستخدم كأدلة او مفاتيح ببليوغرافية للمصادر الأولية . وتشتمل المصادر الثانوية للمعلومات على الأوعية التالية :
أ- خدمات التكشيف : Indexing Services
ونتاجها هو الكشاف (Index)وهو تحليل لمحتويات مصادر المعلومات يقدم على هيئة مداخل ببليوغرافية مرتبة وفقا لنظام الترتيب .
ب- خدمات الاستخلاص : Abstracting Services
وينتج عنها المستخلص (Abstract) الذي يقدم تلخيصا لمحتويات وعاء المعلومات .
ج_ المراجعات العلمية : Scientific Reviews
وهي الدراسات التي يقوم بها المتخصصون على شكل مراجعات لما كتب في مجال التخصص .
د- المصادر المرجعية كتب المراجع : Reference Books
وهذه المصادر لا تقرأ من أولها إلى أخرها وانما يرجع أليها او تستشار عند الحاجة إلى معلومات معينة .
وأهم أنواع المصادر المرجعية او كتب المراجع ما يلي :
-ㅂالقواميس اللغوية
-ㅅالقواميس المتخصصة
-ㅇكتب التراجم او معاجم الأشخاص
-ㅈكتب الأماكن او القواميس الجغرافية
-ㅊالموسوعات ( دوائر المعارف ) .
-ㅋمختصرات الحقائق
-ㅌالحوليات والكتب السنوية
-ㅍالأدلة الإرشادية
-ㅎأدلة الهيئات
-ㄱوالببليوغرافيات
-ㄴالأعمال الشاملة
-ㄷالكتب الدراسية
3- مصادر المعلومات من الدرجة الثالثة :
وهذا النوع من المصادر تتركز وظيفتها الأساسية في الأخذ بيد المستفيدين من المعلومات للإفادة من الأوعية الأولية والأوعية الثانوية والإفادة منها واستخدامها.
وهذا النوع من المصادر تعبر مفاتيح إلى مصادر المعلومات الأخرى …ومنها :
-ㄹقوائم الكتب .
-ㅁفهارس المجلات .
-ㅂقوائم خدمات التكشيف والاستخلاص .
-ㅅببليوغرافية والببليوغرافيات .
-ㅇأدلة الإنتاج الفكري .
-ㅈقوائم البحوث الجارية .
-ㅊأدلة المكتبات .


ثانيا : فئة مصادر المعلومات ( غير الوثائقية ) :
( أ ) المصادر الإلكترونية – وتتمثل في التالي :
-ㅋقواعد البيانات Data Bases
-ㅌبنوك المعلومات Data Bankes
-ㅍشبكات المعلومات Information Networks
( ب ) المصادر او الأوعية السمعية و البصرية – وتشمل ما يلي :
-ㅎالمواد البصرية .
-ㄱالخرائط .
-ㄴالصور و الرسوم .
-ㄷشرائح الأفلام .
-ㄹالأفلام الصامتة .
-ㅁالشفافيات .
-ㅂالمجسمات .
-ㅅالاسطوانات والأشرطة .
-ㅇالأفلام الناطقة .
-ㅈالمصغرات الفلمية ( ميكروفيلم ، مايكرفيتش )
ج_ مصادر أخرى غير وثائقية : وتشمل مصادر رسمية وغير رسمية .
1- مصادر رسمية :
-ㅊالأجهزة الحكومية .
-ㅋمراكز البحوث .
-ㅌالجمعيات العلمية والمهنية .
-ㅍالمؤسسات الصناعية .
-ㅎالمكاتب الاستشارية .
-ㄱالجامعات والكليات .
2- مصادر غير رسمية ( شخصية )
-ㄴمحادثات الزملاء والزوار .
-ㄷاللقاءات الجانبية في الندوات والمؤتمرات .



مصادر الاقتناء :
مصادر الاقتناء هي مجموعة أدوات تستخدم للحصول على بيانات وافية عن أوعية المعلومات التي ترغب المكتبة في اقتناها وضمها ضمن مجموعتها .
ومصادر الاقتناء (الاختيار) متعددة ومتنوعة ، فهناك أدوات خاصة باختيار الكتب وأخرى بالدوريات وغيرها بمواد غير الكتب وهذه الأدوات ، قد تكون عامة تغطي كل مجالات المعرفة ، وقد تكون خاصة تغطي موضوعا واحدا ، كما أنها قد تكون عالمية او تكون خاصة ببلد معين .كما أن هذه الأدوات تختلف عن بعضها البعض من حيث الصدور ( فصلية او سنوية ) ومن حيث اللغة التي تصدر بها أيضا .
وهنالك العديد من المصادر نذكر البعض منها فيمايلي :
أولا : مصادر اختيار الكتب(11) :
هنالك مجموعة من المصادر التي تساعد في اختيار الكتب وهي على نوعين ، مباشرة وغير مباشرة .
* المصادر المباشرة وتشمل :
أ- معرض الكتب .
ب- دور بيع الكتب والمكتبات المجاورة .
المصادر غير المباشرة وتتمثل فيما يلي(12) :
1- الببليوغرافيات العامة وتشتمل :
أ- الببليوغرافيات التجارية .
ب- الببليوغرافيات الموضوعية .
ج_ الببليوغرافيات الوطنية .
2- فهارس الناشرين ، وهي القوائم التي تصدرها دور النشر بالمطبوعات الصادرة عنها .
3- نقد ومراجعات – ونقصد بذلك مراجعات الكتب التي تقوم بهابعض المجلات المتخصصة والعامة للتعريف بالإصدارات الجديدة .
4- فهارس المكتبات – حيث تقوم بعض المكتبات بنشر فهارس بمقتنياتها حول موضوع معين او فهارس شاملة .




ثانيا : مصادر اختيار المواد غير الكتب
1- الدوريات : وتعتبر من المصادر العلمية الهامة التي لا يمكن الأستغناء عنها خاصة في المكتبات الأكاديمية والمكتبات الخاصة .
ومن أهم مصادر اختيار الدوريات على النطاق العالمي و المحلي(13) :
أ- دليل أولريخ Ulrich , Internation Periodicals Directory
ب- الدوريات العربية ، وهو دليل عام للصحف والمجلات العربية الجارية والصادرةفي الوطن العربي ، وقد أصدرته المنظمة العربية للتربية والثقافة والعلوم بدأ من عام 1973م .
ج_ دليل الدوريات الصادرة في دول الخليج العربي .
2- الكتيبات : وهي المطبوعات التي لا تقل صفحاتها عن خمس ولا تزيد عن ثمان وأربعين صفحة بالإضافة إلى الغلاف وصفحة العنوان .
ومن المراجع الأجنبية التي تساعد في اختيار الكتيبات Vertical File Index
وهو عبارة عن كشاف يصدر شهريا عن شركة ويلسون بنيويورك (14) .
3- الرسائل الجامعية :
ومن المصادر الهامة في هذا المجال (( مستخلصات الرسائل الجامعية العالمية )) والصادر عن جامعة متشجن الأمريكية .
- دليل الرسائل العلمية – الصادر عن الجامعة الأردنية ، والتي تتولى حصر الرسائل العلمية الصادرة عن الجامعات العربية .
4- المطبوعات الحكومية :
وقد سعت بعض الهيئات والمؤسسات إلى إصدار أدلة خاصة بالمطبوعات الحكومية ومن أمثلة ذلك :
-ㄹفهرس المطبوعات الحكومية الصادر عن عمادة شئون المكتبات بجامعة الرياض، والذي يحتوي مطبوعات حكومية صادرة عن السعودية ، ومطبوعات حكومية في البلدان العربية ، إضافة إلى مطبوعات جامعة الدول العربية(15) .
5- الخرائط و الأطالس : ومن المصادر التي تحصر إنتاج المواد الخرائطية على مستوى عالمي : Current Geographical Publication
وتصدر شهريا عن الجمعية الجغرافية الأمريكية .
6- المصغرات الفلمية :
وتشتمل الأفلام والبطاقات التي أستنسخت عليها المواد من كتب ودوريات ووثائق بصورة مصغرة .
ومن المصادر المساعدة في هذا المجال :
دليل تجهيز المصغرات Guide to Microgrphic Equipment
الصادرة عن الجمعية الوطنية الأمريكية للميكروفيلم .
7- التسجيلات الصوتية :
وتصدر في أشكال مختلفة منها الاسطوانات و الأشرطة المختلفة ومن المصادر الأساسية لاختيار التسجيلات الصوتية : Schwon-1Record and Tape Guide وهو دليل شهري يصدر عن مؤسسة سشوان بمدينة بوسطن الأمريكية. وللمزيد من المعلومات في هذا المجال يمكن مراجعة كتاب الإجراءات الفنية في المكتبات ومراكز المعلومات(16) .
اختيار أوعية المعلومات :
المكتبة هي تلك المؤسسة التي وجدت لتجمع وتحفظ مجموعة معينة من أوعية المعلومات ، كما أنها تعمل على تسهيل وصول تلك الأوعية إلى المستفيدين من مجتمع المكتبة بكافة الطرق والوسائل المناسبة .
وتعتبر عملية توفير أوعية المعلومات من الأعمال والمهام الأساسية التي تقوم بها المكتبة في سبيل تنمية مقتنياتها . ونظرا للحجم الهائل من الإنتاج الفكري فانه لم يعد بإمكان أي مكتبة اقتناء كل ما ينشر او يطبع في شتى حقول المعرفة .
من اجل ذلك يتم إخضاع عملية الاقتناء إلى أسس و معايير تختلف من مكتبة إلى أخرى ومن مرفق إلى آخر ، سعيا لوصول كل مؤسسة إلى تحقيق أهدافها وتلبية رغبات مجتمع المستفيدين منها وفقا للمتوفر من الإمكانات والموارد المالية والبشرية .
المبادئ العامة للاختيار :
توجد مجموعة من المبادئ والأسس العامة التي يجب مراعاتها عند القيام بعملية الاختيار لتنمية مقتنيات المكتبة او المرفق وهي كآلاتي(17) :
1- أهداف المكتبة ووظائفها : يجب أن تتم عملية الاختيار في ضوء أهداف المكتبة وبحيث تكون المادة المنتقاة صالحة لخدمة أهداف وغايات المكتبة .
2- من الضروري توفر سياسة اختيار واضحة ومكتوبة ، تكون بمثابة المرشد لمن له حق الاختيار .
3- اختيار الكتب والمواد المكتبية الأخرى بحيث تمثل جميع وجهات النظر في
المسائل الجدلية ويكون ذلك بصفة خاصة عند تنمية وبناء مقتنيات المكتبة العامة – لطبيعة مجتمع المستفيدين- .
4- أن تتم عملية الاختيار لكافة أفراد المجتمع الحاليين والمحتملين .
5- أن تتم عملية الاختيار لأوعية المعلومات ذات المستوى العالي والجيد من حيث المضمون والتعبير والشكل .
6- العمل على حفظ التوازن بين تنمية مجموعات المكتبة وحاجات القراء وميولهم وأعمارهم .
7- تقويم (تقييم) المجموعات الحالية للمكتبة للتعرف على جوانب القوة وجوانب الضعف في مجموعات المكتبة ، والتصرف على ضوء ذلك.
8- أهمية أحتواء المكتبة على عدد كاف ومناسب من أوعية المعلومات التي تحتاجها كافة فئات مجتمع المكتبة .
وبالإمكان إدخال التعديلات اللازمة على المبادئ السالفة الذكر بما يخدم أهداف المكتبة او المرفق وفقا لحجم ونوع المكتبة .
مسئولية الاختيار :
بالرغم من أن مسئولية الاختيار تقع في المقام الأول على عاتق مدير المكتبة آلا أنه يجب تضافر جهود العاملين بالمكتبة والمستفيدين من خدماتها في هذه العملية ، بغرض انتقاء ما يناسب طبيعة المكتبة ويلبي احتياجات المستفيدين منها .
وذلك بالاعتماد على المصادر المختلفة المباشر منها وغير المباشر .
وأجمالا نود الإشارة إلى أن طرق اختيار المواد ومسئولية الاختيار تختلف من مكتبة إلى أخرى حسب نوع المكتبة وذلك على النحو التالي :
1- المكتبات العامة : تفضل الاختيار عنوان ، عنوان ، ويتولى مسئولية الاختيار مكتبي او
اكثر من بينهم مسئول خدمات المستفيدين .
2- المكتبات المدرسية : أيضا تفضل الاختيار عنوان ، عنوان ، ويتولى مسئولية الاختيار
عادة لجنة مكونة من المكتبين ، والمدرسين أحيانا الإداريين .

3-المكتبات الخاصة : وفي هذا النوع من المكتبات يتم اختيار المواد حسب مجال
الموضوع لغرض بحث معين ، وفي الغالب يكون المستفيد هو صاحب الاختيار .
4-المكتبات الأكاديمية : يتم اختيار أوعية المعلومات بما يتناسب مع المجالات
الموضوعية المختلفة ، وبغرض دعم ومساندة البرامج التعليمية والتربوية وأيضا الأغراض البحثية .
وفي هذا النوع من المكتبات تكون مسئولية الاختيار في أيدي أعضاء هيئة التدريس والمكتبيون وفي بعض الأحيان تشكل لجان خاصة تتكون من مدير المكتبة وممثلي عن فئات المستفيدين .

إجراءات الاقتناء ( التزويد) :

لكي تحصل المكتبة على أوعية المعلومات التي تحتاجها بغرض تنمية مقتنياتها ، فان ذلك يتطلب القيام بمجموعة من الإجراءات الفنية والإدارية ، وذلك على النحو التالي(18) :
1- الاختيار :
ويتمثل في العملية التي يقوم بها مسئول الاختيار لتحديد أنواع أوعية المعلومات اللازمة والتي ضمها إلى مجموعات المكتبة او المرفق ، وينتج عن هذه العملية قائمة او عدة قوائم وتسمى قوائم الأوعية المختارة ، و أحيانا أخرى تكتب بيانات الأوعية المختارة على بطاقات تسمى بطاقات التوصية (المقترحات) .
2- التدقيق والبحث الببليوغرافي :
عندما يتسلم القسم المختص قوائم او بطاقات المقترحات ، يقوم بعملية الفحص والتدقيق بغرض استكمال البيانات الببليوغرافية ، وأيضا المقابلة مع فهرس المواد تحت الطلب ، وأيضا الفهارس العامة للمكتبة .
3- أعداد أوامر التوريد :
بعد التأكد من عدم توفر الوعاء المطلوب ضمن مجموعات المكتبة ، يتم أرسال أمر التوريد إلى الوكيل الذي تتعامل معه المكتبة او إلى الناشر مباشرة ، وفي الغالب تستخدم المكتبات نماذج جاهزة تعبأ فيها جميع البيانات الخاصة بالوعاء المطلوب .
4- أرسال أوامر التوريد :
في الغالب يتم أعداد أمر التوريد في ثلاث نسخ يتم توزيعها على النحو التالي :
-ㅁترسل النسخة الأولى إلى الوكيل او الناشر.
-ㅂترتب النسخة الثانية في فهرس المواد تحت الطلب .
-ㅅتحفظ النسخة الثالثة في ملف المتابعة .
5- متابعة أوامر التوريد :
يتولى قسم التزويد الاتصال بالناشرين والوكلاء للاستفسار عن سبب تأخر وصول المواد المطلوبة .
6- استلام المواد :
عند استلام المواد المطلوبة سواء من الناشر المحلي او من الناشر او الوكيل خارج البلاد يجب مراعاة فتح الطرود والتحقق منها وفقا للخطوات التالية :
أ- فحص المواد بالحالة التي وصلت بها .
ب- مقابلة محتويات الطرود بالفاتورة المصاحبة .
ج_ مقارنة المواد المرسلة بما ورد في أوامر الشراء .
د- التأكد من عدد النسخ المطلوبة من العنوان الواحد ومن القيمة .
ه- بعد التأكد من وصول المواد كاملة وفي حالة جيدة تختم بختم المكتبة وتسجل في سجلات التزويد ، ثم تحول إلى القسم الفني لأعدادها .
و- سداد الفاتورة او إرسالها إلى الإدارة المختصة بالسداد مع أرفاق الوثائق اللازمة .
ز- خصم قيمة المواد الواصلة من الميزانية المخصصة لتنمية مقتنيات المكتبة او المرفق .
تقييم المقتنيات :
يعتبر التقييم وقياس الأداء من العمليات الإدارية الأساسية التي يجب القيام بها في جميع المؤسسات بما في ذلك المكتبات ومرافق المعلومات .
وتقييم المقتنيات يعتبر أحد جوانب تنمية المقتنيات ويرتبط بأعمال التخطيط وأساليب انتقاء وتنقية المقتنيات ، وذلك بغرض التأكد من مدى تحقيق المكتبة لأهدافها وأرضاء المستفيدين من خدماتها .
كما أن الاهتمام بتقييم مقتنيات المكتبة يشتمل على مجموعة من الأهداف وهي(19) :
1- تكوين صورة دقيقة عن مدى شمول المقتنيات ومدى عمقها ومدى الإفادة منها .
2- وضع مؤشر او أساس يعتمد عليه في تنمية المقتنيات .
3- المساعدة في وضع سياسة جيدة لتنمية المقتنيات .
4- قياس مدى فعالية سياسة تنمية المقتنيات .
5- التعرف على مدى صلاحيات المقتنيات .
6- التعرف على مواطن الضعف في المقتنيات واقتراح سبل علاجها .
7- توجيهه الموارد البشرية والمالية إلى القطاعات التي تحتاج أليها اكثر من غيرها .
8- دعم مبررات الإدارة في زيادة مقتنيات الاقتناء .
9- إقناع السلطات الإدارية العليا بوجود جهد وعمل مقابل المطالبة بمزيد من المخصصات المالية .
10- التأكيد على الحاجة إلى التنقية وتحديد الأوليات الخاصة بهذه الحاجة .
كما تجدر الإشارة إلى أن عملية تقييم المقتنيات تعتمد على واحد او اكثر من المؤشرات والتغيرات التالية :
-ㅇعدد المجلدات .
-ㅈعدد العناوين .
-ㅊعدد المجلدات وعدد العناوين لكل فرد في مجتمع المستفيدين .
-ㅋعدد العناوين او المجلدات المستعارة من قبل المستفيدين .
-ㅌالعلاقة بين عدد المستفيدين وعدد الكتب .
-ㅍالعلاقة بين رصيد المقتنيات والإضافات والإعارات .
-ㅎمتوسط عدد العناوين او المجلدات المضافة سنويا خلال خمس سنوات .
-ㄱعدد المقتنيات الخاصة بكل مستوى دراسي او بكل فئة من فئات المجتمع .
-ㄴمقدار ما ينفق سنويا على تنمية المقتنيات .
-ㄷنصيب المقتنيات من أجمالي ميزانية المكتبة .
-ㄹمدى الزيادة السنوية في ميزانية الاقتناء .
-ㅁمدى التكرار في المقتنيات ، وعلاقة ذلك بمدى الإفادة او الإقبال من جانب المستفيدين .
-ㅂمدى حداثة نشر المقتنيات .
-ㅅاستطلاع أراء المستفيدين بالمقابلات الشخصية او الاستبيانات .
-ㅇملاحظة مدى إقبال المستفيدين او أعراضهم عن المكتبة .
كل هذه المؤشرات وغيرها احتمالات لمتغيرات يمكن وضعها في الاعتبار عند تقييم المقتنيات(20) .
طرق التقييم :
يستخدم في تقييم المقتنيات عدة طرق يعتمد بعضها على التقييم الكمي
للمجموعات ، ويعتمد البعض الأخر على التقييم الكيفي او النوعي للمجموعات(21) .
أولا : طرق التقييم الكمي :
يعتمد التقييم الكمي على مجموعة من المعايير الموحدة التي أقرتها كثير من الهيئات والجمعيات المكتبية في عدد كبير من الدول ، وقد تم أعداد هذه المعايير لتناسب مختلف أنواع المكتبات ومرافق المعلومات ، كما اهتمت العديد من المؤسسات بمراجعة تلك المعايير بصفة دورية للتأكد من مناسبته واحتوائها على التغييرات والتطورات التي تحدث في مجال المكتبات والمعلومات .
الطرق الكمية : وتعتمد هذه على ما يلي :
-ㅈالحجم الكلي للمجموعات : ويستخدم في هذه الطريقة المعايير العددية التي تصدرها جمعيات المكتبات والجهات المعنية .
-ㅊالحجم الكلي للمجموعات وعلاقته بعدد المستفيدين من طلاب وتدريسيين واداريين وغير ذلك .
-ㅋمعدل النمو الجاري : ويتم فيه حساب عدد المجلدات المضافة سنويا بشكل عام او على مستوى الموضوع الواحد .
-ㅌالاتفاق على تنمية المقتنيات ويشمل ذلك :
- مخصصات الاتفاق لكل مستفيد.
- النسبة المئوية للاتفاق الكلي على المجموعات .
ثانيا : طرق التقييم النوعي :
مما لاشك فيه أن تقييم المقتنيات نوعيا يعد اكثر صعوبة من التقييم الكمي ، وذلك لأن التقييم النوعي يدخل فيه المقارنة بين عدد من المتغيرات التي تتصل بالمقتنيات واستخدامها .
وهنالك العديد من الطرق النوعية ، والتي تشتمل على ما يلي :
-ㅍالتقييم الموضوعي : ويتم بواسطة الفحص المباشر للمقتنيات بواسطة أمناء المكتبات والمتخصصين الموضوعيين وتسجيل انطباعاتهم عن المواد .
-ㅎاستخدام قوائم الفحص ، او القوائم المعيارية ، او قوائم المكتبات الأخرى والمقارنة بينها وبين مجموعات المكتبة .
-ㄱحداثة المجموعات : ويتم التعرف عليها عن طريق فحص المجموعات وتحديد النسبة المئوية للمواد التي يقع تاريخ نشرها خلال مدة معينة ، خمس او عشر سنوات مثلا .
-ㄴصلاحية المواد للتداول : ويتم التعرف عليها عن طريق استطلاع رأي المستفيدين عن صلاحية المواد ومدى تلبيتها لاحتياجاتهم .
-ㄷفعالية استخدام مجموعات المكتبة : ويتم التعرف عليها عن طريق تحليل إحصائيات الإعارة للتعرف على نوعية المواد المعارة والراكدة . وتجدر الإشارة إلى أن هناك من يقسم طرق التقييم إلى خمس طرق وذلك على النحو التالي :
1- تجميع الإحصاءات حول المقتنيات ( الطريقة الإحصائية ) .
2- مراجعة القوائم المعيارية والفهارس والببليوغرافيات (المقارن ) .
3- استطلاع أراء المستفيدين .
4- اختيار المقتنيات بشكل مباشر .
5- تطبيق المواصفات القياسية : باستخدام مختلف الطرق السابقة ورصد قدرة المكتبة على تلبية ما يطلب منها .
تنقية المقتنيات :
ويقصد بذلك العملية التي تقوم بها المكتبة لتحديد الأوعية التي ينبغي استبعادها لكي تفسح المجال للأوعية الجديدة التي تستلزم متطلبات النمو الطبيعي أضافتها إلى مجموعات المكتبة ، وتسمى هذه العملية بتنقية المقتنيات لأن الأوعية التي تفقد مقومات الإفادة منها تتحول إلى شوائب او طفيليات تزاحم الأوعية النشطة .
وتنقية المقتنيات لا تعني الاستبعاد ، نظرا لأن الاستبعاد قد يكون أحد نتائج التنقية فقط .
والتنقية للمقتنيات قد تتم على أي من الصور التالية :
1- الترحيل : ويقصد بذلك نقل الأوعية من الأرفف المفتوحة ، او من المكان القريب من المستفيد ، وخزنها في مستودعات المكتبة او في موقع بعيد عن المكتبة .
2- الاستبعاد : ويعني التخلص من الأوعية وتسجيلاتها الموجودة في فهارس المكتبة .
3- تحويل الأوعية إلى مستودعات جماعية ، مع احتفاظ المكتبة بملكيتها لها .
4- تحويل الملكية : وذلك بان تقوم المكتبة بتحويل تلك الأوعية إلى مكتبة أخرى يمكن أن تستفيد منها . او عرضها على الجمهور وبيعها لهم .
ومن المناسب الإشارة إلى أن هناك ارتباطا وثيقا بين التنقية والاختيار ذلك أن الاختيار ينطوي على تنقية مسبقة ، حيث يتم استبعاد الأوعية غير المناسبة من رصيد الأوعية المتاحة للاقتناء . أما التنقية التي نحن بصددها فالمراد منها مراجعة المقتنيات وفقا لمعايير معينة ومعتمدة ضمن سياسات المكتبة توضح كيف يتم التعامل مع الأوعية التي لم تعد صالحة لمجتمع المكتبة ويلزم استبعادها .
وفي هذا الصدد يرى أحد الخبراء بأن مبررات التنقية تتضمن التالي :
1- تقادم الوعاء او ما يشتمل عليه من معلومات .
2- تمزق الوعاء او تلفه ماديا .
3- توافر طبعات أفضل من نفس الوعاء حتى وان لم يتغير المحتوى .
4- تغير احتياجات مجتمع المستفيدين .
5- تغير أهداف المكتبة تبعا لتغير أهداف المؤسسة التي تتبعها .
6- يمكن لتراكم الأوعية غير المستخدمة أن يؤدي إلى صعوبة الإفادة من المقتنيات .
7- ارتفاع تكاليف الاختزان ، كما أن الزيادة المستمرة في مقتنيات المكتبة تؤدي إلى تفاقم مشكلات الحفظ والاختزان والإفادة .

هوامش ومصادر الفصل الرابع :

1- Evans , G. Edward . Developing library collections . Littleton , Colorado , Libraries Unlimited , 1979,P. 101.
2- Miller , Arthur H. Collection development . in : ALA World encyclopedia of library and information services 2nd ed ..- Chicago , A.L.A. P.P. 207-213 .
3- Gardener , Richard K. Library Collections ; their origin , Selection and development .- New York , McGrow-Hill , 1981,P. 205 .
4- Gorman , G. E. and B. R. Howes . Collection development for libraries .- London , Bowker – Saur , 1991, P. 151 .
5- Boughman , James C. Toward a Structural approach to Collection development . College and Research Libraries , No.38 (May) , 1966 , P.P. 241-248 .
6- Buckland , Michael . Book availability and the library user .- London , Program on Press , 1975 . P. 36 .
7- Rice , Barbara A. The development of Working collections in University libraries . College and Research Libraries , No.38 ( July ) , 1977 , P.P. 309-312 .
8- حشمت قاسم . مصادر المعلومات وتنمية مقتنيات المكتبات . – القاهرة : دار غريب للطباعة ، 1995 . ص51 .
9- حشمت قاسم . مصادر المعلومات ( مصدر سابق ص 53-54 ) .
10- Perkins , David L. ( edt .) . Guidelines for Collection development .- Chicago , ALA. 1981 , P. 73 .
11- حسن صالح عبد الله إسماعيل وإبراهيم آمين الورغي . الإجراءات الفنية في المكتبات ومراكز المعلومات ( التزويد ، الفهرسة ، التصنيف ) .- عمان : مكتبة البشائر ، 1989 . ص39 .
12- نفس المصدر السابق ص 40-49 .
13- عبد الستار الحلوجي . مدخل لدراسة المراجع .-ط2 .- الرياض : دار العلوم ، 1403 هجرية ، ص 127 .
14- Kat2 . William . Collection development : the selection of materials for libraries . – New York , Holt, Rinehant and Winston , 1980 , P. 210 .
15- فهد إبراهيم العسكر . التحول نحو استخدام التقنيات الحديثة : تجربة مركز الوثائق بمعهد الإدارة في : مكتبة الإدارة ، مج9 ، ع3 ، 1402 ص11 .
16- حسن صالح عبد الله إسماعيل وإبراهيم آمين الورغي . الإجراءات الفنية في المكتبات ومراكز المعلومات ( مصدر سابق ص 59-61 .
17- كارتر ، ماري دنكان و ولاس ، جون بونك . في اختيار الكتب للمكتبات ، ترجمة حبيب سلامة .- القاهرة : المؤسسة العربية الحديثة ، 1963 . ص113 .
18- حشمت قاسم . مصادر المعلومات وتنمية المقتنيات ( مصدر سابق ص 273-290 ) .
19- Stueart , Robert D. Weeding of Library materials ; Policies Practices . Collection Management , No. 7(2) P.P. 47-58 .
20- حشمت قاسم . دراسات في علم المعلومات .- القاهرة : مكتبة غريب ، 1984 ص.ص 133-172 .
21- حسن صالح عبد الله إسماعيل وإبراهيم آمين الورغي . الإجراءات الفنية في المكتبات ( مصدر سابق ص 29-32 ) .

المقدمة :
أن الهدف الرئيسي من وجود المواد المكتبية في المكتبات ومراكز المعلومات هو استخدامها لأغراض البحث والدراسة والاطلاع وذلك عن طريق توجيه القارئ إلى المادة التي يريدها بسهولة وسرعة . ولتحقيق هذا الهدف كان لابد من تنظيم المكتبات بشكل ما يساعد على الوصول إلى مجموعاتها بسهولة ويسر .
ويعتبر تصنيف مجموعات المكتبة ومقتنياتها الثقافية أحد الأساليب التي تستعملها المكتبات لتنظيم محتوياتها حسب موضوعاتها او أنواعها ليسهل مهمة المستفيدين في الوصول أليها .
من الناحية النظرية , أن نظام التصنيف الجيد هو ذلك النظام الذي يجمع المواد القرائية التي تتناول موضوعا واحدا في مكان واحد . لكن نجد من الناحية العملية أن هذا الهدف قد لا يمكن تحقيقه أحيانا وذلك لان الكتاب الواحد قد تتناول فصوله عدة موضوعات مختلفة ونحن ملزمون بتصنيفه في موضوع واحد . كما أن المعلومات عن الموضوع الواحد قد نجدها موزعة في أماكن مختلفة كأن تكون فصولا من كتب موضوعه في أماكن أخرى من المكتبة او مقالات منشورة في مجلات او موسوعات وغيرها من مصادر المعلومات .
أن الحاجة إلى التصنيف نشأت منذ العصور الأولى مما أدى إلى اهتمام كثير من العلماء والفلاسفة بإخراج خططهم لتقسيم المعرفة البشرية فبذلوا جهودا مضنية للوصول إلى تقسيمات محددة مقبولة لنتاج العقل البشري سواء كانت تقسيمات نظرية للمعرفة آم تقسيمات عملية للكتب . فمنذ العصور القديمة حاول الفلاسفة تصنيف المعرفة البشرية إلى أقسام مختلفة ومن هؤلاء الفيلسوف اليوناني أفلاطون الذي قام بتحديد المعرفة في نهاية كتابه الموسوم [ جمهورية أفلاطون ] حين قال انه يمكن تقسيم المعرفة إلى قسمين هما (1) :
أ‌. عالم المحسوس ( الصور المحسوسة والظلال ) .
ب‌. عالم المعقول ( المعرفة الرياضية والمثل والمعرفة اليقينية ) .
وجاء من بعد أفلاطون تلميذه ارسطو الذي رفض مبدأ أستاذه في تقسيم المعرفة تقسيما ثنائيا واستعمل مبدأ التقسيم المتعدد وقسم المعرفة إلى ثلاثة أقسام هي :
أ‌. العلوم النظرية وتشمل الهندسة والفلك والموسيقى .
ب‌. العلوم العملية وتشمل الأخلاق والاقتصاد والسياسة .
ج‌. العلوم الخيالية وهي علوم الشعر والبلاغة والجدل .
وفي الحضارة العربية الإسلامية حظي علم تقسيم العلوم وتصنيف الكتب باهتمام الفلاسفة والعلماء العرب , فإذا تصفحنا كتب فلاسفتنا الأوائل وتصانيف علمائنا نجد أن ما فيها يجلب الانتباه إلى آمر مهم ذلك هو ما حوته كتبهم ومؤلفاتهم من نظريات في تقسيم المعارف والعلوم. ويعتبر العالم العربي الكبير [ الكندي 801م-865م ] أول مصنف للعلوم عند العرب حيث قسم العلوم في عصره إلى ثلاثة أقسام هي (2):
العلوم النظرية والعلوم العملية والعلوم المنتجة . وقد كان متأثرا بآراء ارسطو .
آما الفارابي فقد صنف البشرية في كتابه ( إحصاء العلوم ) إلى خمسة أصناف هي:
1- علوم اللسان ( وهي خمسة ) : اللغة , النحو , الصرف , الشعر , القراءة .
2- علوم المنطق ( وهي ثمانية ) : المقولات , القضايا , القياس , البرهان , الجدل , السفسطة ( او الحكمة المموهة ) , الشعر , الخطابة .
3- الرياضيات وقسمها إلى : العدد , الهندسة , المناظر , علم النجوم , علم الموسيقى , علم الأثقال , علم الحيل .
4- العلوم الطبيعية والإلهية وتنقسم إلى : علم الحيوان , النبات , الجماد , الإنسان , والنفس , وعلوم ما بعد الطبيعة وما فوقها .
5- العلم المدني وعلم الفقه والكلام ويضم علم الكلام علم الأخلاق وعلم السياسة .
لقد كان هناك علماء وفلاسفة آخرون – يطول البحث عنهم – كانت لهم آراؤهم في تقسيم المعرفة كان من أبرزهم ابن سينا واخوان الصفا اللذين قسموا المعرفة في كتابهم الموسوم ( رسائل أخوان الصفا وخلان الوفا ) . ثم جاء الخوارزمي فوضع كتابه ( مفاتيح العلوم ) آما ابن النديم فهو من اشهر العلماء الذين اشتغلوا بالتصنيف حيث وضع كتابه المسمى ( الفهرست ) . وهذا الكتاب عبارة عن قائمة ببليوغرافية يضم أسماء الكتب المؤلفة باللغة العربية وتراجم مؤلفيها وقد قسم ابن النديم كتاب الفهرست إلى عشر مجموعات احتوت على أربعة وثلاثين فنا من فنون العلم والمعرفة .
ولعل أول كتاب عربي حاول تصنيف المعرفة بشكل موضوعي وعلمي هو كتاب ( مفتاح السعادة ومصباح السيادة ) لمؤلفه طاش كبري زاده الذي قسم المعرفة إلى سبعة أقسام رئيسية اطلق على كل قسم منها اسم دوحة وهي (3) :
1- الكتابة وتشمل الخط والإملاء ( العلوم الخطية ) .
2- العبارة أي الألفاظ وتركيبها ( اللغة والنحو والتاريخ ) .
3- الأذهان ( المعقولات ) ( الفلسفة والمنطق ) .
4- الأعيان ( الطب وعلم الكلام والزراعة ) .
5- الحكمة العملية ( الأخلاق والعلوم المنزلية ) .
6- العلوم الشرعية ( الدين والفقه ) .
7- علوم الباطن ( العبادات ) .
وقد قسم كل دوحة منها إلى شعب جعلها في أنواع وكل نوع إلى فروع اصغر متدرجا من العام إلى الخاص الذي يعتبره اسهل من العملية العكسية أي التدرج من الخاص إلى العام . ومما يلفت النظر في آراء طاش كبرى زاده انه جعل تصنيف المعرفة علما بمعنى الكلمة سماه تقاسيم العلوم وعرفه بأنه ( علم باحث عن التدرج من اعم الموضوعات إلى أخصها ليحصل بذلك على موضوع المتدرج تحت ذلك الأعم , ويمكن التدرج فيه من الأخص إلى الأعم ) .
لقد وضع طاش كبرى زاده بهذا التعريف قاعدة التدرج من العام إلى الخاص , وهي القاعدة التي بنيت عليها معظم أنظمة التصنيف الحديثة مثل نظام تصنيف دوي العشري .
ومن الجدير بالذكر هنا أن هذه المحاولات العربية في تصنيف المعرفة ليست هي الوحيدة في الحضارة العربية الإسلامية وانما هي نماذج لعشرات المحاولات في هذا المجال التي كان لها آثرها البارز في نظم التصنيف الغربية الحديثة .

2- وظائف التصنيف وأهدافه :
يؤدي التصنيف عدة وظائف في المكتبة أهمها (4) :
1- انه الأساس في تنظيم مقتنيات المكتبة بقصد الاستعمال .
2- يساعد رواد المكتبة في الوصول إلى ما يريدون بسهولة ويسر .
3- التصنيف يضمن ترتيبا يعكس أهم الصلات بين الوثائق حيث يعمل على تجميع كتب الموضوعات الواحدة في مكان واحد ، والموضوعات ذات الصلة في تقارب نسبي .
4- يساعد في عمليات جرد مجموعات المكتبة .
5- يساهم في تيسير الخدمات المكتبية المختلفة ، كفصل مجموعة تحمل رقما معينا لاقامة معرض للكتب مثلا .
6- يساعد على تعرف مواطن القوة والضعف في المجموعات ويحفظ بالتالي التوازن في المجموعات .
7- يقوم التصنيف بواسطة رموزه بما يلي :
أ‌. ترتيب مجموعات المكتبة بشكل منطقي , كما يسهل سحب وإرجاع الوثائق دون أن يؤثر ذلك سلبيا على الترتيب .
ب‌. الربط الوثيق بين الفهارس ورفوف المكتبة .
ج‌. المساهمة في إرشاد القراء إلى مجموعات الموضوع الواحد .
د. بعد استخدام الحاسوب في المكتبات يمكن الرمز من استرجاع المعلومات المخزنة .
و. تساعد الرموز المستخدمة في نظم التصنيف على التذكر كأن يعكس الرمز نفسه فرع النحو في جميع اللغات دون أن يقتصر على لغة واحدة فقط , او كأن يكون الرمز حرفا يمثل الحرف الأول من اسم الموضوع .
8- قد يكون التصنيف أساسا لتنظيم التعاون بين المكتبات في الترتيب الموضوعي المتخصص في ميدان التعاون الدولي , وفي عمليات التزويد التعاونية , ويلعب التصنيف في هذا المجال دور اللغة العالمية .



3- مبادئ التصنيف العامة ومصطلحاته :
لكل علم ولكل موضوع مصطلحاته الخاصة به , والمقصود هنا المصطلحات الفنية ، ويستحيل على الدارس او الباحث أن يعرف موضوعا ما معرفة صحيحة ودقيقة وان يفهم فهما سليما آلا إذا توفرت للموضوع مصطلحاته المناسبة وتحددت معانيها الدالة عليها .
أن مصطلحات الموضوع ليست جامدة ولكنها نامية وتزداد باستمرار لتواكب تطور الموضوع وتقدمه . والموضوع النامي كالتصنيف مثلا يضيف باستمرار مصطلحات جديدة إلى مصطلحاته المألوفة المعروفة . ويستخدم ذوو العلاقة بالتصنيف هذه المصطلحات الفنية باستمرار باعتبارها وسائط التعبير السليم عن المعاني والمدلولات لجوانب التصنيف المتعددة .
آما المصطلحات الخاصة بالتصنيف فهي : (5)
1- الأصل Class : هو أي شئ او مجموعة من الأشياء قابلة للقسمة إلى جزئين او فرعين او اكثر , مثال ذلك :
الأدب ( أصل ) ---- ينقسم الى :
أدب عربي
أدب إنكليزي فروع
… الخ
وينطلق نظام التصنيف عادة من الأصول الرئيسية او الأصول الأساسية .
2- الفروع Species : هي الأقسام التي يتكون منها الأصل او هي الأقسام التي ينقسم أليها الأصل , ويمكن أن يصبح الفرع أصلا فينقسم إلى فروع أخرى فالأدب العربي يكون أصلا عندما نصنفه او نقسمه إلى :
- الشعر العربي.
- المسرحية العربية … الخ .
وكذلك الفرع ( الشعر العربي ) يكون أصلا عند تصنيفه إلى :
- الشعر الجاهلي .
- الشعر الإسلامي .
- الشعر الأموي … الخ .
3-الفرق Difference : هو الخاصية التي تستخدم لتقسيم الأصول إلى فروع , وبمعنى آخر هو الخاصية التي تضاف إلى الأصل فينتج الفرع الذي يكتسب هذه الخاصية والفرع الذي يكتسبها .
والمعادلة آلاتية توضح هذه الحقيقة :
الأصل + الفرق = الفرع او الفروع .
الحيوان + العمود الفقري = حيوانات فقارية + حيوانات لا فقارية .
في هذا المثال كان ( العمود الفقري ) هو الفرق الذي أضيف إلى الأصل (الحيوان) . وكان الناتج فرعا يمتلك هذه الخاصية وهي ( الحيوانات الفقارية ) وفرعا لا يمتلك هذه الخاصية وهي ( الحيوانات اللافقارية ) .
4-عامل القسمة Characteristic of Division : هو المبدأ الذي بموجبه ينقسم الأصل , مثال : يمكن تقسيم الدوريات جغرافيا حسب الأقطار او الأماكن او حسب الأوقات او حسب لغاتها او حسب موضوعاتها .
5-الشمول Extension : هو المجال المعرفي الذي يشمله لفظ ما . ويحوي اللفظ ذو الشمول الواسع كثيرا من الفروع مثل لفظ ( الأدب ) فهو شامل لكل الآداب بجميع اللغات وهكذا هو الحال مع الألفاظ الأخرى مثل ( الحيوان ، اللغة ، الصحافة ، الجغرافيا ، الأديان … الخ ) .
6- الغرض Intention : ويقصد به مجموع الخواص التي يمتلكها لفظ ما ، او الخواص التي تتوافر في الشيء المسمى ، فمثال ذلك لفظ ( الطير ) في حال الغرض فان لهذا اللفظ مجموعة خواص منها :
انه مخلوق حي ، فقاري ، له أجنحة ، يكسو جسمه الريش ، يتكاثر بوضع البيض … الخ .
وكلما ازداد الشمول للفظ قل غرضه وبالعكس فلفظ ( حيوان ) اكبر شمولا من لفظ ( الطير ) غير أن غرض لفظ ( حيوان ) اقل بسبب قلة خواصه بالنسبة إلى لفظ ( الطير ) .
7- الثبات Consistency : هو التقيد بعامل القسمة عند كل مرحلة من مراحل التقسيم وإذا جرى تطبيق اكثر من عامل في المرحلة الواحدة فان تداخلا سوف يحث في نظام التصنيف , مثال ذلك :
- المجلات العراقية ، المجلات الأردنية ، المجلات اليمنية … الخ .
أن عامل القسمة هنا هو القطر ومبدأ الثبات متوافر عند التقسيم .
- المجلات العراقية ، المجلات الفيزيائية ، المجلات الأردنية … الخ .
لقد حدث تداخل في نظام التصنيف فعامل القسمة في هذا المثال هما القطر والموضوع قد جرى تطبيقهما في مرحلة واحدة وبذلك اصبح مبدأ الثبات مفقودا لعدم استعمال عامل واحد للقسمة في المرحلة الواحدة .
8- نظام التصنيف Classification System : هو نظام منطقي لترتيب المعرفة البشرية وتنظيمها . ويتكون عادة من مجموعة من العناصر المادية والموضوعية وهي الجداول التي تتكون منها الأصول والفروع واجزاء الفروع والجداول المساعدة والكشاف . ويستخدم نظام التصنيف في المكتبة لتنظيم مجموعة المكتبة حسب موضوعاتها بحيث يخصص لكل موضوع رمز خاص به .
9- رمز الاستدعاء Call Number : مجموعة من الحروف او الأرقام او رموز أخرى ( مجتمعة او منفردة ) تستعملها مكتبة ما لتحديد مكان كتاب او وثيقة ما على الرفوف ويتألف من رمز فئة او شكل الكتاب فعلى سبيل المثال يعطى الرمز ( م ) إذا كان الكتاب مرجعا , ويعطى الرمز ( ر.ج ) إذا كان الكتاب رسالة جامعية ورقم تصنيفه , ورمز المؤلف ( يؤخذ أول ثلاثة أحرف من اسم المؤلف في حالة المؤلفين العرب او استخدام نظام رموز كتر لاسماء المؤلفين الأجانب ) .
10- رقم الأساس Base Number : هو رقم تضاف أليه أرقام أخرى من نظام التصنيف ويستعمل هذا الرقم كأساس لعملية بناء الأرقام في نظام ديوي العشري , حيث أن هناك تعليمات [ أضف ] في نظام التصنيف التي توجه المصنف نحو إضافة أرقام من أماكن مختلفة من النظام إلى رقم أساسي معين مثال :
" أضف إلى رقم الأساس 9 , 330 الرمز 1-9 من جدول رقم 2 " .
11- الرقم الشامل Comprehensive Number : هو رقم يغطي جميع عناصر او مكونات الموضوع المعالج ضمن مفهوم ما . ويمكن أن تكون المكونات عبارة عن مجموعة متتالية من الأرقام , مثال :
علم الاجتماع 301-307 ( الرقم الشامل 301 ) , او أن تكون موزعة في نظام التصنيف , مثال :
التشخيص الطبي ( 075 , 616 ) , بينما تكون رموز تشخيص حالات معينة موزعة في ( 1 , 616-618 ) .
12- الفاصلة العشرية Decimal Point : هي الفاصلة او النقطة التي تتبع الرقم الثالث في أرقام تصنيف دوي العشري وتستعمل في نظامي الكونجرس والنظام العشري العالمي .

4-مميزات وخصائص نظام التصنيف الجيد :
يجب أن تتوافر في نظام التصنيف الجيد خصائص ومميزات معينة أهمها : (6)
1- الشمول : أي أن يكون نظام التصنيف شاملا لجميع موضوعات المعرفة البشرية .
2- الرموز او الترقيم : وهو وسيلة حفظ التسلسل المقنن للموضوعات .
والترقيم هو مجموعة من الرموز التي تقوم مقام الألفاظ . وقد يكون الرمز رقما او حرفا او خليطا من الأرقام والحروف . أن الرمز الجيد هو الرمز المعبر عن الموضوع بدقة وان يكون قصيرا او مختصرا ليسهل حفظه وتذكره .
3- المرونة : أن يكون النظام مرنا بحيث يمكن استيعاب الموضوعات الجديدة دون إخلال بنظام التصنيف .
4- التقسيم المنطقي : أن يكون النظام مقسما تقسيما منطقيا ، وان تكون تفريعات الأقسام متدرجة من العام إلى الخاص .
5- وضوح رؤوس الموضوعات : حتى لا يحدث التباس او شك بحيث يفهم حدود كل قسم وما يضمه من تفريعات .
6- الكشاف : الكشاف أساسي في نظام التصنيف ، وذلك لان التسلسل المقنن للموضوعات نظام صعب الاستيعاب والفهم في كثير من الأحيان ، وهذا يستوجب أعداد نوع من المفاتيح التي تساعد المصنف والمستفيد على استخراج موضوعه داخل هذا التسلسل بسهولة ، ويمكن هذا من خلال أعداد كشاف هجائي بالموضوعات . والكشاف عبارة عن قائمة هجائية بالموضوعات او الألفاظ المستخدمة في جداول التصنيف . ويذكر مقابل كل لفظ الرمز الخاص به . والكشاف نوعان :
أ‌. الكشاف المجرد Specific Index : وهو عبارة عن كشاف يشتمل على الألفاظ او الموضوعات مرتبة ترتيبا هجائيا ، دون الإشارة إلى وجهات النظر التي عولج الموضوع من ناحيتها ، او بيان علاقة الموضوع بالموضوعات الأخرى .
ب‌. الكشاف التحليلي Relative Index : وهو كشاف يحوي الألفاظ او الموضوعات مرتبة ترتيبا هجائيا مع بيان وجهات النظر التي عولج الموضوع من ناحيتها ، وعلاقة الموضوع بالموضوعات الأخرى وإزاء كل مصطلح رقم التصنيف الخاص به .
7- المراجعة او التحديث : وهذا يعني إمكانية وتقبل النظام للإضافة والحذف والتغيير والتعديل في الموضوعات المشتملة في نظام التصنيف والأرقام المخصصة لها كنتيجة لتطور المعرفة البشرية وحيثما اقتضت الحاجة .

5- الرمز :
لقد وصلنا إلى المرحلة التي يبدو فيها واضحا أن نظام التصنيف العام سيتضمن جداول يحدد فيها التسلسل المرغوب للمواضيع المختلفة بحيث تكون مقسمة أولا إلى أقسام رئيسية بحسب التسلسل المختار لهذا النظام ، وضمن كل قسم رئيسي تجمع المواضيع بحيث تكون المترابطة منها معا . آلا أن هذا التسلسل الناتج لا يمكن أن يؤدي وظيفته في تصنيف المكتبة آلا إذا أضفنا أليه عنصرا آخر آلا وهو المفتاح او الرمز ( Notation ) . وهذا الرمز ذو قيمة عددية معروفة أي انه ذو مكان في التسلسل ، وهذه القيمة هي التي تمكن من ترتيب جداول التصنيف بصورة آلية .

صفات الرمز : (7)
لكي يؤدي الرمز الوظائف المرجوة منه على الوجه الأفضل فلابد أن تتوافر فيه عدة صفات منها :
1- البساطة : وهذا يعني أن يعكس الرمز ترتيب الموضوعات بوضوح وجلاء كما يجب أن يكون الرمز سهل الكتابة واللفظ والتذكر .
2- الاختصار : أن طول الرمز يعتمد على عدد الأصول الرئيسية في نظام التصنيف . ومن الواضح انه كلما كان الأساس طويلا كانت أرقام التصنيف اميل إلى القصر . كما تعتمد خاصية الاختصار على توزيع الرمز بين الموضوعات ، فالتوزيع السيء كثيرا ما يؤدي إلى طول أرقام التصنيف ، ويعتمد ذلك على قدرة الرموز على التعبير او أن يعكس بتوزيعه الرتب وتفرعاتها ، فكلما كان الرمز معبرا كانت أرقامه اميل إلى الطول .
3- المرونة : هي المقدرة على إضافة رمز او رموز إلى الترقيم من اجل المواضيع الجديدة التي تضاف إلى نظام التصنيف دون الإخلال بالترقيم او نظام التصنيف .

أنواع الرمز :
الرمز المستخدم في نظام التصنيف على نوعين هما :
أ. الرمز المجرد Pure Notation : ويتكون من نوع واحد من العلامات او الإشارات كالأعداد او الحروف ، مثال : الرمز في نظام ديوي العشري رمز مجرد حيث انه يستخدم الأرقام فقط .
ب. الرمز المختلط Mixed Notation : يتكون من نوعين او اكثر من العلامات او الإشارات كالأعداد والحروف معا ومن أمثلة هذا النوع الرمز المستخدم في نظام تصنيف مكتبة الكونجرس فهو مختلط لانه يستخدم الحروف والأرقام معا .

- المبادئ العامة للتصنيف العملي :
قبل البدء بالحديث عن أنظمة تصنيف محددة ، لابد من الإشارة إلى المبادئ عن أصول التصنيف العملي التي لا تخص واحد منها دون الآخر .
والتصنيف العملي هو تعيين الأماكن المناسبة للوثيقة في نظام التصنيف .
وهذا يقتضي من المصنف أن يقرر ما يلي : (8)
1- تحديد موضوع الوثيقة : يعتبر هذا البند من البنود المهمة والصعبة إذ أن عدم القدرة على تحديد الموضوع ستسبب في أخطاء كثيرة لذا فان المعرفة العامة السليمة أساسية وضرورية للمصنف , ولكي يحدد المصنف موضوع الوثيقة يستطيع أن يسترشد بالوسائل التالية :
أ‌. عنوان الوثيقة .
ب‌. قائمة المحتويات .
ج‌. اسم المؤلف واختصاصه ومؤهلاته .
د‌. قراءة مقدمة الكتاب .
و‌. الكشاف .
ز. المصادر المستخدمة في التأليف .
ح‌. قراءة نصوص من الكتاب .
ك‌. استشارة ذوي الاختصاص .
2- بعد تحديد الموضوع لابد من البحث عن مكان هذا الموضوع في التسلسل الموضوعي في نظام التصنيف .
3- ترجمة الموضوع إلى الرموز المناسبة ( رقم التصنيف ) .
ويذكر لنا مريل في كتابه الموسوم ب ( Code for Classification ) (9) 365 قاعدة تفيد المصنفين أهمها :
1- صنف الكتاب في المكان الذي يكون فيه ذا فائدة دائمة وليس في المكان الذي يكون فيه ذا فائدة مؤقته .
2- صنف الكتاب حسب موضوعه ( او حسب عناصر أخرى غير الموضوع ، مثل الأدب ) .
3- صنف الكتاب حسب موضوعه بدقة ( أقصى درجة من التفصيل يسمح بها نظام التصنيف مع مراعاة تجنب الفجوات في تسلسل عناصر الموضوع ) .
4- صنف الكتب المترجمة كما لو أردت تصنيف الأصل .
5- صنف الوثيقة أولا حسب الموضوع ثم حسب الشكل الذي عرضت فيه باستثناء قسم المعارف العامة والآداب حيث الشكل اكثر أهمية .
6- صنف الببليوغرافية غير الموضوعية في مكانها المخصص في النظام . آما الببليوغرافية الموضوعية فيمكن أن تصنف في المكان نفسه او مع الموضوع .
7- صنف فلسفة الموضوع ونظرياته تحت الموضوع .
8- صنف الإحصاءات العامة تحت الإحصاء آما إحصاءات الموضوع فتحت الموضوع .
وعندما يختار المصنف رقم التصنيف المناسب فان عليه أن يثبت ذلك في الأماكن المخصصة له وهي :
1- كعب الكتاب .
2- مداخل الفهرس سواء كان الفهرس يدويا او آليا .
3- داخل الكتاب ( على ظهر صفحة العنوان ) .
4- سجل المكتبة .

7- أنظمة التصنيف :
تتوافر في العالم مجموعة من أنظمة التصنيف التي تتبناها المكتبات في تصنيف مجموعاتها حسب ظروف كل مكتبة وما يناسب محتوياتها والخدمات التي تقدمها ولا يمكن اعتبار هذه الأنظمة مثالية لكل أنواع المكتبات فلكل نظام نقاط قوة ونقاط ضعف . ويمكن أن نقسم هذه الأنظمة على أساس الحصر او التحليل والتركيب إلى ثلاث مجموعات هي (10) :
1- الأنظمة الحاصرة : وتضم : نظام تصنيف ديوي العشري , نظام مكتبة الكونجرس , نظام التصنيف التوسيعي الذي يسمى أحيانا بتصنيف كتر نسبة إلى واضعه شارلز كتر , نظام التصنيف الموضوعي الذي وضعه المكتبي البريطاني جيمس دف براون , نظام التصنيف الببليوغرافي ويدعى هذا النظام بتصنيف بليس نسبة إلى واضعه هنري ايفلين بليس .
أن هذه النظم الخمسة هي أنظمة تصنيف حاصرة بمعنى أنها تحاول أن تحصر كل موضوعات المعرفة البشرية في قائمة واحدة وتعطي أرقام تصنيف جاهزة للموضوعات المركبة , وما على المصنف آلا أن يفتح قائمة التصنيف ويحصل على الرقم جاهزا فينقله . واكثر الأنظمة من حيث الحصر هو نظام تصنيف مكتبة الكونجرس الذي يكاد يخلو من أي طريقة للتركيب او بناء الأرقام .
آما النظم الأربعة الباقية فهي تتفاوت في ذلك ولكنها لا تزال أنظمة حاصرة تضم أرقاما جاهزة .
2- الأنظمة شبه الحاصرة : ليس هناك في الحقيقة آلا خطة عامة واحدة من هذا النوع هي التصنيف العشري العالمي فهي تعتمد على أساس نظام تصنيف ديوي فهو نظام حاصر ولكنه ادخل درجة من التحليل والتركيب لتخصيص موضوعات الوثائق ولكنه لم يصل إلى التحليل والتركيب الكاملين .
3- الأنظمة التحليلية التركيبية : وهناك أيضا نظام عام وحيد من هذا النوع هو تصنيف الكولون للعالم الهندي المشهور رانجاناثان حيث يعتمد هذا النظام على التحليل والتركيب عند تحديد رقم التصنيف لموضوع ما إذ يتم تحليل الموضوع إلى وجوهه وجوانبه المختلفة ثم يجري تركيب الأرقام من جداول مختلفة بهدف إعطاء رقم تصنيف يظهر موضوع الكتاب بشكل دقيق .
ويوجه إلى هذا النظام بعض الانتقادات وخاصة فيما يتعلق بصعوبة تطبيقه .
آما الترقيم في هذا النظام فمختلط من الحروف والأرقام ويستخدم الرمز ( : ) الكولون لفصل رموز الأوجه المركبة .

8- نظام تصنيف ديوي العشري Dewey Decimal Classification :
يعتبر نظام تصنيف ديوي العشري اقدم أنظمة التصنيف الحديثة واوسعها انتشارا في الولايات المتحدة الأمريكية , كما أن له اتباعا كثيرين في أنحاء العالم والعالم العربي . ويعود الفضل في وضع هذا النظام إلى ملفل دوي الذي ولد عام 1851 وتخرج من كلية امهرست بعد أن درس الرياضيات عام 1874م . لقد ساهم في تأسيس جمعية المكتبات الأمريكية . كما ساهم في تأسيس أول مدرسة مكتبات في جامعة كولومبيا , عمل أمينا لمكتبة كلية كولومبيا وادار مكتبة ولاية نيويورك . توفي عام 1931 بعد أن اشرف بنفسه على إصدار اثنتي عشرة طبعة من نظامه وتواصل دار النشر Forest press على إصدار الطبعات اللاحقة لهذا النظام التي وصلت حاليا إلى الطبعة العشرين . لقد جرت محاولات متعددة لتعديل النظام لغرض استخدامه في المكتبات العربية وقد اتسمت معظم هذه التعديلات بأنها قامت على جهود فردية وذلك لغياب الجهات الرسمية المنسقة وقد جرت معظم التعديلات على الأصول التالية :
1. المعارف العامة .
2. الفلسفة .
3. الدين .
4. اللغات .
5. الآداب .
6. التاريخ .

الصفات العامة لنظام دوي العشري (11) :
1- نظام عشري : الأصل في التسمية هو استخدام دوي للفاصلة العشرية . آلا أن كثيرا من المكتبيين أطلقوا عليه النظام العشري ( بفتح العين ) وذلك لان دوي قسم المعرفة البشرية إلى تسعة أصول رئيسية ثم أضاف أليها أصلا عاشرا وهو المعارف العامة . والأصول العشرة الرئيسية هي :
000 المعارف العامة .
100 الفلسفة وعلم النفس .
200 الديانات .
300 العلوم الاجتماعية.
400 اللغات .
500 العلوم البحته .
600 التكنولوجيا والعلوم التطبيقية .
700 الفنون .
800 الآداب .
900 التاريخ العام والجغرافية العامة والتراجم .
ثم قسم دوي كل اصل من هذه الأصول العشرة إلى عشرة أقسام فرعية أخرى واطلق عليها اسم الأقسام وهي مائة قسم ، بعد ذلك قسم دوي كل قسم من الأقسام الفرعية المائة إلى عشرة أقسام أخرى اطلق عليها ( الفروع ) .
2- التركيب الهرمي : نظام تصنيف دوي نظام تصنيف هرمي رتبي أي انه يتدرج من العام إلى الخاص ، وان كل خطوة من خطوات التقسيم تتضح في الرمز بإضافة عدد جديد ، مثال ذلك :
600 التكنولوجيا ( العلوم التطبيقية ) .
620 الهندسة والعمليات المتصلة بها .
621 الفيزياء التطبيقية .
621,3 الهندسة الكهربائية والإلكترونية والكهرومغناطيسية وهندسة الاتصالات وهندسة الحاسوب وهندسة الضوء .
621,38 الهندسة الإلكترونية وهندسة الاتصالات .
621,388 هندسة التلفون .
- نتبين من المثال السابق أن الهرمية في دوي تظهر في الأرقام وكذلك في الموضوعات :
أ‌. الهرمية في الأرقام : وتعني أن كل خطوة من خطوات التقسيم تتضح في الرمز بإضافة عدد جديد إلى الرقم الأصلي .
ب‌. الهرمية في الموضوعات : وتعني أن كل موضوع في الترقيم الواحد المتتابع هو جزء من الموضوع الذي قبله ويبدأ من الموضوع العام إلى الموضوع الخاص .

القوائم السبع المساعدة Tables :
تعتبر القوائم السبع في الطبعة التاسعة عشرة لنظام دوي العشري إحدى الصفات المهمة في هذا النظام . كما أنها إحدى وسائل بناء وتركيب الأرقام التي تساعد المصنف على بناء الأرقام الأكثر تخصيصا .
تستعمل الرموز الموجودة في هذه القوائم فقط مقترنة بأرقام من خطة التصنيف أي أن الرموز في هذه القوائم لا تستعمل منفردة على الإطلاق وانما مضافة إلى الأرقام الأساسية من خطة التصنيف . كما أن الشرطة ( - ) قبل الرمز مثال ( 41 – بريطانيا ) تؤكد الحقيقة بان هذه الرموز يجب أن تضاف إلى رقم آخر كما تحذف في هذه الشرطة عند إضافة أحد الرموز من هذه الأرقام إلى رقم الأساس في الخطة .
والقوائم السبع المساعدة هي (12) :
1- قائمة الأقسام الشكلية Standard Subdivision .
2- قائمة الأماكن والمناطق الجغرافية , الفترات التاريخية . الأشخاص Geographic Areas , Historical , Persons
3- قائمة الآداب الفردية Subdivisions of individual Literatures .
4- قائمة اللغات الفردية Subdivisions of individual Languages .
5- قائمة المجموعات الجنسية والعرقية والقومية Racial Ethnic National Groups .
6- قائمة اللغات Languages .
7- قائمة مجموعات الأشخاص Groups of persons .

الكشاف النسبي لنظام ديوي العشري Relative Index :
يصعب على المصنف في بعض الأحيان وخاصة المبتدئ تحديد رقم تصنيف موضوع ما في جداول التصنيف الرئيسية بسبب ترتيبها المنطقي لذا زود دوي نظامه بكشاف هجائي تحليلي لتسهيل عملية البحث عن الموضوعات والمصطلحات واستخراج أرقام تصنيفها . والكشاف هو عبارة عن ترتيب هجائي كلمة بكلمة للموضوعات والمصطلحات الواردة في الجداول الرئيسية للنظام وأمام كل منها رقم التصنيف الخاص به . وعلى الرغم من أهمية الكشاف في مساعدة المصنف على استخراج أرقام تصنيف الموضوعات بسهولة آلا انه يتوجب عليه كل مرة يستخدم فيها الكشاف الرجوع إلى الجداول الرئيسية والمساعدة للتحقق من رقم التصنيف إذ توجد هناك معلومات كاملة عن الرقم ومحتوياته لذا يعتبر الكشاف مفتاحا للجداول الرئيسية والمساعدة وليس بديلا لها .

هوامش ومصادر الفصل الخامس :

1- محمود أحمد أتيم . التصنيف بين النظرية والتطبيق .- ط2 .- بغداد : مركز التوثيق الإعلامي لدول الخليج العربي ( السلسلة الوثائقية – 8 ) ، 1987 . ص 25 .
2- المصدر السابق نفسه ص 28 .
3- برجس عزام . مدخل الى علم تصنيف المكتبات ؛ مراجعة ماجد علاء الدين ، 1986 . ص 48-50 .
4- عمر أحمد الهمشري وربحي مصطفى عليان . المرجع في علم المكتبات والمعلومات .- عمان : دار الشروق ، 1997 . ص 229 .
5- برجس عزام . مدخل الى علم تصنيف المكتبات .. ( مصدر سابق ص 86-88 ) .
6- عمر أحمد الهمشري وربحي مصطفى عليان . المرجع في علم المكتبات ( مصدر سابق ص 230 – 231 ) .
7- حسن صالح عبد الله إسماعيل و إبراهيم أمين الورغي . الإجراءات الفنية في المكتبات ومراكز المعلومات ؛ التزويد ، الفهرسة ، التصنيف .- عمان : مكتبة البشائر ، 1989 ؛ ص 297 .
8- محمود احمد اتيم . التصنيف بين النظرية والتطبيق .. ( مصدر سابق ص 48-55 ) .
9- Merrill , W.S. Code for classifiers .- 2nd Ed. .- Chicago : ALA, 1939 . P. 158 .
10- برجس عزام . مدخل الى علم تصنيف المكتبات .. ( مصدر سابق ص 116 ) .
11- عمر احمد الهمشري وربحي مصطفى عليان . المرجع في علم المكتبات .. ( مصدر سابق ص 240 ) .
12- لمزيد من التفصيل انظر :محمود احمد اتيم . التصنيف بين النظرية والتطبيق ( مصدر سابق ص 74 – 93 ) .

أولا : مقدمة :
يعتبر موضوع الفهرسة من الموضوعات الرئيسية والمهمة في مجال دراسة علم المكتبات والمعلومات ذلك لأن نتاجها يتمثل في أدوات او وسائل السيطرة على دنيا المعرفة المسجلة و تقديمها موصوفة ومنظمة للدارسين والباحثين . كما تحتل الفهرسة ركنا هاما بين أركان المكتبة والأعمال الفنية فيها ولا يمكن لأية مكتبة صغيرة كانت او كبيرة الاستغناء عنها وخاصة في عصرنا الحاضر وهو ما يطلق عليه عصر الانفجار الفكري وثورة المعلومات وذلك لأن الاهتمام بالبحث العلمي أدى إلى حدوث فيضان هائل في المعلومات ، مما أدى إلى نمو المجموعات في المكتبات ومراكز التوثيق و المعلومات نموا كبيرا واصبح من الصعب الاعتماد على الجهد الفردي في السيطرة على هذه المجموعات ، كما أن أوعية المعلومات ذاتها أخذت أشكال مختلفة وخرجت عن شكلها التقليدي الورقي من كتب ودوريات ونشرات وتقارير ورسائل جامعية إلى أشكال أخرى تضم الأفلام والاسطوانات و الشرائح والرسومات واليوم نعيش عصر الوسائط الإلكترونية والليزرية ؛ كذلك تعددت اللغات التي تنتج بها أوعية المعلومات وتعقدت الموضوعات الممثلة في تلك الأوعية تعقدا كبيرا وأصبحت أكثر تخصيصا من ذي قبل .
لقد واجهت المكتبات ومراكز المعلومات نتيجة هذا الوضع الجديد مشاكل كثيرة خاصة في النواحي الفنية والتنظيمية وأصبحت الحاجة ماسة إلى أيجاد وتطوير نظم وإجراءات علمية وفنية دقيقة والى ابتكار وسائل جديدة يمكن بواسطتها التحكم في المعلومات وتنظيمها وتيسير استعمالها من قبل الباحثين .
كما أصبحت المكتبات ومراكز المعلومات في حاجة ماسة إلى فهارس متكاملة ودقيقة تمكن المستفيدين منها من الوصول إلى ما يريدون بسهولة ويسر .
فالفهرسة أذن عملية أساسية وهامة وبدونها تصبح المكتبات ومراكز المعلومات مجرد مخازن مليئة بالكنوز لا يسهل على روادها الأفادة منها ؛ وبذلك فان نجاح المكتبة او مركز المعلومات في تحقيق واجباتها و وظائفها يتوقف إلى حد كبير على نجاح عملية الفهرسة وأعداد الفهارس بطرق علمية حديثة ومقننة .

ثانيا : الفهرسة الوصفية :

1- أنواع الفهارس :
ينبغي أن يرتب الفهرس وفق خطة محددة . وهناك ثلاثة أنظمة رئيسية للفهارس التي تستخدم في المكتبات ومراكز المعلومات وهذه الأنظمة هي :
أ‌- نظام الفهرس المجزأ .
ب‌- نظام الفهرس القاموسي .
ج_ نظام الفهرس المصنف .
ويعتبر كل نظام من هذه الأنظمة متكاملا في حد ذاته ؛ أي انه يشتمل على مداخل للمؤلفين والعناوين والموضوعات لأوعية المعلومات التي توجد بالمكتبة او مراكز المعلومات . والاختلاف بين نظام وأخر هو طريقة ترتيب المداخل الخاصة بتلك المجموعات .
فالفهرس المجزأ يتكون من فهارس مستقلة لكل من المؤلفين والعناوين والموضوعات او المؤلفين والعناوين معا في فهرس واحد والموضوعات في فهرس آخر . آما الفهرس القاموسي فانه يشتمل على كل المداخل في ترتيب هجائي واحد .
ونذكر أدناه أنواع الفهارس على اختلاف أنظمتها : (1)
1- فهرس المؤلف Author Catalog
وهو الفهرس الذي ترتب فيه البطاقات او المداخل ترتيبا هجائيا وفقا لأسماء المؤلفين . ولا يشتمل هذا الفهرس على مداخل المؤلفين فحسب وانما يشتمل أيضا على مداخل المترجمين والمحررين والمحققين والرسامين …الخ ويعتبر هذا الفهرس من أهم الفهارس في المكتبات ومراكز المعلومات وترجع أهميته إلى الأسباب التالية :
أ‌- أن أسم المؤلف هو اكثر المظاهر تحققا وأسهلها بالنسبة للكتاب فأسم المؤلف شيء واضح ولا جدال فيه .
ب‌- أن فهرس المؤلفين قادر على تجميع كل إنتاج المؤلف الواحد في مكان واحد تحت اسمه ولا يمكن أن يتوافر ذلك في غيره من الفهارس .
ج_ أن تقنيات الفهرسة التي نالت اتفاقا عاما تتعلق جميعها بمدخل المؤلف ولم
يتوافر ذلك فيما يتعلق بالمدخل الموضوعي .
د‌- أن فهرس المؤلف هو اكثر الفهارس استعمالا من جانب رواد المكتبة بل ومن جانب العاملين لأغراض المراجعة والتحقيق والإرشاد .
2- فهرس الأسماء Name Catalog
قد يتسع فهرس المؤلف في مجاله ليضم أسماء الأشخاص كموضوعات لكتب خاصة في حالة السير الذاتية وتراجم الأفراد والمؤلفات النقدية …الخ .
وعندما يتم الجمع بين مداخل الأسماء هذه باعتبارها موضوعات ومداخل المؤلفين حينئذ يسمى الفهرس بفهرس الأسماء .
3- فهرس العنوان Title Catalog:
وهو الفهرس الذي ترتب فيه عناوين الكتب وأوعية المعلومات الأخرى هجائيا . ويفيد هذا النوع من الفهارس القارئ او الباحث الذي لا يعرف عن مادة معينة سوى عنوانها .
4- الفهرس الموضوعي الهجائي Alphabetical Subject Catalog
وهو الفهرس الذي ترتب فيه البطاقات او المداخل ترتيبا هجائيا وفقا لرؤوس الموضوعات آلي تندرج تحتها الكتب .
ورؤوس الموضوعات في هذا الفهرس رؤوسا مخصصة Specific أي أن تتطابق رؤوس الموضوعات تماما في المحتوى الفكري والموضوعي للكتاب فالكتاب الذي يعالج الضوء - مثلا – يكون رأس موضوعه ((الضوء)) وترتب هذه الرؤوس حسب أماكنها في الترتيب الهجائي مع تزويدها بالإحالات اللازمة .
5- الفهرس القاموسي Dictionary Catalog
وهو الفهرس الذي يجمع في ترتيب هجائي واحد بين بطاقات او مداخل المؤلفين والعناوين والموضوعات ؛ ومن مزايا هذا الفهرس انه يقدم جميع الاحتمالات للباحث او القارئ سواء كان مؤلفا او عنوانا او رأس موضوع وعدم تفتيت فهارس المكتبة إلى ثلاث فهارس مما يوفر الوقت والجهد على المكتبة والقارئ ؛
كما انه يشغل حيزا صغيرا نسبيا . وتتضح قيمة هذا النوع من الفهارس بشكل فعال ومفيد في المكتبات الصغيرة وخاصة المكتبات المدرسية والمكتبات العامة .
6- الفهرس المصنف Classified Catalog :
هو الفهرس الذي ترتب فيه المداخل ترتيبا منطقيا او تبعا لرموز او أرقام نظام التصنيف المتبع في المكتبة .
لذا يحتاج الباحث او القارئ لأستخدام هذا الفهرس إلى معرفة جيدة بنظام التصنيف المتبع في المكتبة وتفريعاته الدقيقة ورموزه وأرقامه . وبذلك فان القارئ الذي لا يعرف رمز او رقم تصنيف الكتاب قيد البحث لا يمكنه استخدام هذا الفهرس .
ويتميز الفهرس المصنف بأنه يعكس طريقة ترتيب المواد المكتبية على رفوف المكتبة والتي تكون في غالبية الأحيان مرتبة حسب أرقام تصنيفها . كما يكشف هذا الفهرس بسهولة عن المواد المكتبية المتوافرة في المكتبة في موضوع معين .كما يعرض هذا الفهرس العلاقات بين الموضوعات بطريقة مفيدة للقارئ . كما يكشف نقاط القوة و الضعف في مجموعات المكتبة .
2- أشكال الفهارس :
تنقسم الفهارس حسب شكلها المادي إلى خمسة أقسام هي : (2)
1- فهرس الكتاب او المطبوع Book Catalog :
سمي فهرس الكتاب بهذا الاسم لأنه يصدر بشكل كتاب يحتوي على بيانات ببليوغرافية عن المواد المكتبية التي تحتويها مكتبة معينة . ويعد هذا الفهرس من أقدم الأشكال التي استعملتها المكتبات بصفة عامة .
2- الفهرس البطاقي Card Catalog :
وهو شكل حديث من أشكال الفهارس أنتشر استخدامه في المكتبات بشكل واسع منذ بداية القرن العشرين وخاصة بعدما قامت مكتبة الكونجرس بأصدار بطاقاتها المطبوعة عام 1901م .
يتكون الفهرس البطاقي من بطاقات ذات قياس عالمي موحد بحجم
7,5 × 12,5سم (3 × 5 بوصة ) مصنوعة من ورق سميك نوعا ما (180 – 240 غم ) وتكون البطاقة مثقوبة على ارتفاع نصف سنتيمتر من منتصف الحافة السفلى وتحفظ في أدراج خاصة وتكون مثبتة بواسطة قضيب معدني يمر في ثقوب البطاقة ويمتاز هذا الفهرس بسهولة استعماله ومرونته وأمكانية التغيير والتعديل في البيانات الببليوغرافية في البطاقات وأمكانية إدخال مداخل جديدة واستبعاد مداخل أخرى بسهولة .
3- الفهرس المحزوم Sheaf Catalog :
وهو شكل حديث وابتكار إيطالي بدأ استخدامه في المكتبات نهاية القرن التاسع عشر وهو شكل وسط بين الفهرس البطاقي وفهرس الكتاب ؛ ويتكون الفهرس المحزوم من جذاذات ورقية سميكة إلى حد ما تحمل كل منها البيانات الببليوغرافية الخاصة بإحدى الوثائق . تحزم الجذاذات في مجموعات بعد ترتيبها وتضم كل حزمة حوالي (500-600) جذاذة وتجمع في مجلد يشبه ملف الأوراق السائبة وتوضع في دواليب مصممة خصيصا لها . ومن مميزات هذا الفهرس انه قليل التكاليف إذا ما قورن بالفهرس المطبوع والفهرس البطاقي .
4- الفهرس المصغر ( الميكروفيلم و المايكروفيش ): Microform Catalog :
وهو عبارة عن فهرس تكون المداخل (البطاقات) فيه مصورة على ميكروفيلم او ميكروفيش ، ويحتاج إلى جهاز خاص لقراءته و استخدامه .
ويعتبر فهرس المايكروفيش الأكثر شيوعا من فهرس الميكروفيلم في مجال تخزين بطاقات الفهرس . وقد أهتمت العديد من المكتبات ومراكز المعلومات بهذا الشكل من الفهارس وذلك بسبب انخفاض تكاليف إنتاجه مقارنة بالأشكال الأخرى من الفهارس وتوفيره لمساحة كبيرة كانت تشغلها الفهارس الأخرى .
وفي الوقت الحاضر بدأ استخدام أجهزة الحاسوب في إنتاج هذا النوع من الفهارس وبعدة نسخ ويطلق على الفهارس المصغرة من ميكروفيلم ميكروفيش والمنتجة بواسطة الحاسوب بفهارس
( Computer Output Microforms ) COM
4- الفهرس المحوسب Computerized Catalog :
وهو أحد الأشكال الحديثة للفهرس ، وظهر بعد استخدام الحاسوب في أعمال المكتبات ومراكز المعلومات بشكل عام وأعمال الفهرسة بشكل خاص . ولقد أصبح من السهولة بالإمكان في هذه الأيام حوسبة الفهارس التقليدية في المكتبات ومراكز المعلومات وبالتالي إغلاق فهرس البطاقات واستبداله او جعله يعمل بشكل متوازي مع طرفيات Terminals ) ) تكشف للباحث عن مقتنيات مكتبة رئيسية ومكتبات أخرى تابعة لها .
ويمتاز هذا الشكل عن غيره بأنه كامل المرونة سهل التحديث ولا يعاني من أي تأخير ناتج عن الترتيب او الاستنساخ او التجليد الذي تعاني منه الأشكال الأخرى .

رابعا : تقنيات الفهرسة :
بما أن أوعية المعلومات او الوثائق متعددة الأنواع ( الكتب ، الدوريات ، ومحتوياتها من المقالات والدراسات ، بحوث المؤتمرات ، الرسائل الجامعية ، المخطوطات ، المواد السمعية والبصرية من الأفلام والمصغرات والاسطوانات والشرائح والرسومات …الخ ) وان كل نوع يقدم هو الآخر تنوعات كثيرة في مفرداته من حيث البيانات الواصفة فلابد من توفر قواعد تضبط العمل قبل بدئه. وهذه القواعد هي ما تشكل تقنين الفهرسة .
وتقنين الفهرسة هو مجموعة القواعد اللازمة لأرشاد المفهرسين عند أعدادهم لبطاقات الفهارس (المداخل وبيانات الوصف) وقد يشتمل في بعض الأحيان على توجيهات لترتيب البطاقات ووصفها في الفهارس .

نموذج رقم (1)
احمد كمال احمد
مقدمة الرعاية الاجتماعية / احمد كمال احمد ؛ محمد حسين إسماعيل ؛ محمد جمال شديد
.-ط2-.-القاهرة : مكتبة النهضة المصرية ، 1977م .
435ص ؛ 24سم .-( سلسلة الخدمة الاجتماعية المعاصرة ؛ الكتاب الأول ).
ببليوغرافية : ص(428)-435 .
1- الرعاية الاجتماعية . أ . محمد حسين إسماعيل . ب محمد جمال شديد .ج العنوان . د. السلسلة.


ب‌- الأبعاد Indentions :
ويقصد بالبعد المسافة او الفراغ Space الذي يترك عند تدوين البيانات ويقاس عادة بعدد ضربات الآلة الكاتبة فكل ضربة من هذه الضربات تمثل مسافة واحدة او فراغ واحد وتوجد ثلاثة أنواع من الأبعاد هي (6) :
1- البعد الأول :ويتكون من (8) مسافات ويستخدم لتدوين البيانات التالية :
- المدخل الرئيسي .
- تكمل عليه البيانات الخاصة ببقية الفقرات المتعلقة بالوصف والمتابعة .
2- البعد الثاني : ويتكون من (12) مسافة ويستخدم لتدوين البيانات التالية :
- المدخل الإضافي في البطاقة .
- بدء تدوين البيانات الخاصة بفقرات الوصف والمتابعة .
3- البعد الثالث : ويتكون من (14) مسافة ويستخدم في حالتين هما :
- تكملة بيانات المدخل الرئيسي إذا كان المدخل طويلا ويتطلب سطرا آخر .
- تكملة بيانات المدخل الإضافي عندما يستدعى أن يكمل على السطر الذي يليه ، وتجدر الإشارة هنا إلى أن بعض المكتبات تجعل البعد يتكون بطريقة الأعداد الفردية وليس بطريقة الأعداد الزوجية وبذلك يكون البعد الأول (9) مسافات والبعد الثاني (11) مسافة والبعد الثالث من (13) مسافة .
- البعد المعلق Hanging Indention : وهو نوع من الأبعاد الذي يبدأ من المدخل الرئيسي للبطاقة أي من البعد الأول ويستمر إلى السطر الذي يليه متخذا من البعد الثاني مركزا له ولا يحيد عنه وكأن البيانات كلها – عدا السطر الأول – معلقة على البعد الثاني ولا يستخدم هذا البعد آلا في حالة واحدة وهي عندما يكون المدخل الرئيسي للعمل بالعنوان وليس بالمؤلف .
ج_ علامات الترقيم :
أن الدقة والتوحيد في استعمال علامات الترقيم والاختصارات يؤديان إلى المحافظة على منطقية ترتيب البيانات والشكل العام للبطاقة . وينبغي على الفهرس أن يدرس بعناية كل ما يتعلق بعلامات الترقيم ونبين أدناه علامات الترقيم وأستعمالاتها وفقا للقواعد ألانجلو-أمريكية للفهرسة في طبعتها الثانية (7) :
1- استخدام الفاصلة ( ، ) في اللغة العربية ( و ) في اللغات الأوربية وتستخدم :
- بين اسم الناشر وتاريخ النشر دار المعارف ، 1967م .
- بين التواريخ المختلفة في حقل النشر والتوزيع 1976،1977م .
- بين الأقسام المختلفة للتعداد في حقل الوصف المادي
أ-ج ، 259 ، 27ص
- بين اسم العائلة او اسم الشهرة للمؤلف وبقية مقاطع الاسم
ابن سينا ، الحسين بن عبد الله .
- بين الكلمات او الجمل القصيرة المكونة للعنوان نفسه او العنوان الأخر:
الفهرسة : فلسفتها ، أسسها ، تطبيقاتها .
- تسبق (تدمد) في حقل السلسلة .
( مطبوعات ، المجلس الأعلى لرعاية الفنون ، تدمد 1108-3065) .
- في بيان الطبعة عند وجود أكثر من صفة للطبعة :
ط جديدة ، مراجعة منقحة .
ط3 ، ط2 (مصححة) .
2- استخدام الفاصلة المنقوطة ( ؛ ) وتستخدم في الحالات التالية :
- للفصل بين النوعيات المختلفة في بيان المسؤولية .
تأليف محمد علي محمد ؛ تحقيق عبد السميع محمد احمد .
- بين المادة التوضيحية والحجم في الوصف المادي .
ايض ؛ 25سم .
- بين عنوان السلسلة ورقمها
( سلسلة دراسات في المحاسبة ؛ 5 ) .
- بين مكانين او اكثر من أماكن النشر في حقل النشر .
لندن ؛ نيويورك .
- بين مكان نشر واسم ناشر أول ومكان نشر واسم ناشر ثان .
القاهرة : دار المعارف ؛ بيروت : دار العلم للملايين .
- قبل تتابع جديد من الترقيم بالنسبة للمسلسلات
مج1،ع1(نوفمبر1943)- مج10،ع12 (يونيه 1953م)؛ رقم(يوليه1974).
3- استخدام النقطة ( . ) : وتستخدم في الحالات التالية :
- بعد الانتهاء من حقل بيانات النشر .
القاهرة : دار النهضة العربية ، 1975م .
- بعد انتهاء كل تبصرة في حقل الملاحظات .
عنوان الغلاف .
يشتمل على كشاف .
- بعد انتهاء كل مدخل في حقل المتابعة .
الاجتماع (علم) . أ- العنوان . ب- السلسلة .
- بعد الاختصارات وفقا للاستخدام الشائع في اللغة .
(د.ن.) للإشارة إلى دون ناشر .
- بين الرؤوس الفرعية لمدخل هيئة .
مصر . وزارة الزراعة .
- بعد انتهاء فقرة المدخل.
محمد حسين هيكل .
- بعد الحجم في حقل الوصف المادي عندما لا يوجد بيان المادة المصاحبة او حقل السلسلة .
250ص ؛ 25سم .
4- استخدام الشارحة ( : ) وتستخدم في الحالات التالية :
- قيل العناوين الأخرى .
المحاسبة : دراسة تطبيقية .
- بين اسم مكان النشر واسم الناشر .
القاهرة : دار الشروق .
- بين عدد الصفحات والمادة التوضيحية في حقل الوصف المادي .
520ص : ايض .
5- استخدام النقطة والشرطة ( . - ) وتستخدم في الحالات التالية :
- قيل حقل الطبعة .
تأليف عبد الحميد عز الدين . - ط2
- قبل مكان النشر .
ط4 . – القاهرة :
- بعد حقل الوصف المادي ( عندما يكون هناك حقل سلسلة ) .
26سم . – ( أقرأ ؛ 10 )
6- استخدام الهلاليتان ( ) :
- للاشتمال على بيانات الطبع
( القاهرة : مطبعة الاعتماد ، 1967م )
- للاشتمال على حقل السلسلة .
( المكتبة الثقافية ؛ 25 )
- للإشارة إلى العدد الكلي للصفحات في عمل متعدد المجلدات متصل الترقيم 3مج ( 1269ص )
7- استخدام الشرطة ( - ) :
- في تبصرة الرسائل الجامعية .
رسالة ماجستير – جامعة القاهرة .
1- الشرطة المائلة ( / ) وتستخدم في الحالات التالية :
_ بعد العنوان وقبل بيان المسؤولية .
مقدمة في علم الاجتماع / محمد عاطف غيث .
2- علامة التساوي ( = ) :
- قبل العنوان الموازي في حقل العنوان .
التصنيف = Classification
3- علامة ( + ) وتستخدم :
- للفصل بين الحجم والمواد المصاحبة .
30سم + أطلس .
4- علامة الاستفهام ( ؟ ) وتستخدم :
- عند الشك في أحد البيانات .
[ 1970 ؟ ] .
5- المعقوفتان او القوسان المربعان [ ] وتستخدم :
- لاحتوائها على البيانات التي أخذت من غير مصدرها المحدد .
[ القاهرة ] .
6- علامة الحذف ( … ) وتستخدم :
- للإشارة إلى حذف جزء غير مهم من عنوان طويل .
الفهارس بمكتبات الجامعات الثلاث بالقاهرة …
- في بيان المسؤولية عندما يكون هناك أكثر من ثلاثة مؤلفين .
السلوك الإجرامي / تأليف احمد محمد خليفة … [الخ] .
د- مصادر المعلومات :
تؤخذ بيانات الوصف الببليوجرافي المطلوب تناولها في بطاقة الفهرسة من مصادر محددة تؤخذ وفق ترتيب تفاضلي وذلك على النحو التالي :
1- صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان : وهي المصدر الرئيسي او الأساسي للمعلومات .
2- بقية أقسام الكتاب او العمل الثقافي وتشمل : المقدمة او التمهيد او الملاحق او الغلاف او الكعب .
3- الصفحات التمهيدية الأخرى ، وصفحة العنوان المجزأ ، الخواتم .
4- من خارج المادة مثل : المراجع والمصادر ، الببليوجرافيات ، قوائم الناشرين ، المصادر المختلفة .
وتؤخذ بيانات كل حقل من المصدر الرئيسي للمعلومات وان أي معلومات يحصل عليها المفهرس من غير المصدر الرئيسي تحصر بين معقوفتين [ ] أما المصدر الأساسي الأول لاستقاء المعلومات الخاصة بكل حقل فهو كما يلي :
- حقل العنوان وبيان المسؤولية : يؤخذ من صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان .
- حقل الطبعة : يؤخذ من صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان .
- حقل النشر : يؤخذ من صفحة العنوان او بديل صفحة العنوان والصفحة التمهيدية وصفحة الخاتمة .
- حقل التوريق : يؤخذ من المطبوع نفسه .
- حقل السلسلة : يؤخذ من أي مكان في المطبوع .
- حقل الرقم المعياري وحقل الملاحظات : يؤخذ من أي مكان في المطبوع .

خامسا : فهرسة الأشكال الخاصة من الأوعية :
هناك تعريفات مختلفة لمصطلح (( الأشكال الخاصة من الأوعية )) فقد يشير أحيانا إلى كل المواد المطبوعة وغير المطبوعة فيما عدا الكتب بمعناه الضيق ، وقد يقتصر أحيانا أخرى على المواد غير المطبوعة . بل ويرى البعض أن المواد غير الكتب لا تمثل سوى فئة واحدة من الأعمال التي تشكل مجموعة (( المواد الخاصة)) والتي تشمل أيضا :
المسلسلات والنشرات ، والكتب النادرة ، والمواد الأرشيفية ، والمخطوطات والموسيقى والتسجيلات الصوتية والصور المتحركة والشرائح الفلمية والمواد المقرؤة آليا والخرائط …الخ .
أن هذه المواد عند فهرستها فمن الضروري ، شأنها في ذلك شأن الكتب ، الاعتماد على قواعد مقننة ومتعارف عليها وبشرط أن يتوفر نصها مكتوبا
- بأي شكل من الأشكال – لدى المفهرس وذلك ضمانا لوحدة التطبيق من جانب المفهرس ووحدة الاستيعاب والإدراك من جانب المستفيد من الفهرس .
ويجب الاعتماد على القواعد الانجلو-أمريكية للفهرسة في طبعتها الثانية (1978) عند وصف هذه المواد . إذ تشتمل هذه القواعد على فصول متعددة تتناول وصف الأنواع المتعددة من المواد . فالى جانب الفصل الأول الخاص بالقواعد العامة للوصف والفصل الثاني الخاص بوصف الكتب والنشرات والوراقات المطبوعة فان الفصول الباقية من قسم الوصف ماعدا فصل (13) الخاص بالتحليل تتناول النوعيات التالية من المواد غير الكتب (8) :
1- المواد الخرائطية : تغطي قواعد ( الفصل الثالث من القسم الثاني ) وصف المواد الخرائطية بأنواعها المختلفة مثل الخرائط ، الأطالس للكرات الأرضية ، الرسمات البحرية …الخ .
والمصدر الرئيسي للمعلومات بالنسبة للخرائط وفقا للأولوية :
أ‌- العمل الخرائط نفسه .
ب‌- الغطاء ( الغلاف ، الحافظة ، الظرف ، …الخ ) او الصندوق او قاعدة الكرة الأرضية .
ج_ إذا لم تتوفر المعلومات في المصدر الرئيسي فأنها تؤخذ من أي مادة مطبوعة مصاحبة ( نشرات ، كتيبات ) …الخ .
وتوضع المعلومات المأخوذة من خارج المصادر أعلاه بين معقوفين .
2- المخطوطات : ويتناول ( الفصل الرابع من القسم الثاني ) وصف النصوص المخطوطة من كل الأنواع مثل : الكتب المخطوطة ، الرسائل المخطوطة ، الخطابات ، الأحاديث ، الأوراق القانونية ، …الخ .
أن المخطوطات العربية تتميز بخصائص معينة ولذلك فأن فهرسة المخطوطات بالطريقة المفصلة تعتبر عملية من العمليات الشاقة إذ أن كل مخطوط ينفرد
بخصائص فردية تعتمد على إنتاج الخطاط . ولذلك فان وصف المخطوطات وصفا علميا يتطلب أيراد مميزاته من الناحيتين الخارجية والداخلية .
ويقصد بالمميزات الخارجية كل ما يتعلق بالمادة المستخدمة في الكتابة ، الخط ونوعه ولونه ، التذهيب ، والزخرفة ، المسطرة ، التجليد .
أما المميزات الداخلية فتشمل أسم المؤلف متبوعا بتاريخ الميلاد والوفاة واسم الناسخ وتاريخ النسخ ومكانه وثبت بمحتويات المخطوط وذلك بذكر المستهل والخاتمة … الخ .
والمصدر الأساسي للمعلومات بالنسبة للنص المخطوط هو المخطوط نفسه وتفضل أولا المعلومات الموجودة : على صفحة العنوان ؛ في الاختتام ، في نص المخطوط .
وإذا لم تتوفر المعلومات بالمصدر الأساسي فأنها تؤخذ من المصادر التالية حسب الأولوية .
- نسخة مخطوطة أخرى من العمل .
- طبعة منشورة من العمل .
- المصادر المرجعية .
- المصادر الأخرى .
3- الموسيقى : تغطي قواعد ( الفصل الخامس من القسم الثاني ) وصف الموسيقى المنشورة وتستخدم صفحة العنوان كمصدر أساسي للمعلومات وإذا لم تتوفر المعلومات بالمصدر الأساسي فأنها تؤخذ من المصادر التالية مرتبة وفقا لأولويتها :
- عنوان النص .
- الغلاف .
- الاختتام .
- القوادم الأخرى .
- المصادر الأخرى .
4- التسجيلات الصوتية : وهي العمل الذي يعتمد على تسجيل الصوت على أحد الوسائط مثل الشريط او القرص …الخ .
وتغطي قواعد ( الفصل السادس من القسم الثاني ) وصف التسجيلات الصوتية في كل الأوساط او الأوعية مثل الأقراص او الأشرطة ( أشرطة : البكرات المفتوحة ، الحويفظات ، النوالات ) وملفوفات البيانو . والمصدر الأساسي للمعلومات لهذا النوع من الأوعية المعلوماتية هي كما يلي :
النوع المصدر الأساسي
1- القرص الرقعة
2- الشريط المفتوح من بكرة لبكرة البكرة والرقعة
3- حويفظة الشريط الحويفظة والرقعة
4- نوالة الشريط النوالة والرقعة
5- الملفوفة الرقعة
6- التسجيل الصوتي على الفيلم الغطاء والرقعة
وإذا لم تتوفر المعلومات في المصدر الأساسي فأنها تؤخذ من المصادر التالية مرتبة وفقا لأولوياتها :
- المادة النصية المصاحبة .
- الغطاء (الصندوق … الخ ) .
- المصادر الأخرى .
وتفضل البيانات النصية على البيانات الصوتية ، فأذا كان للقرص الصوتي مثلا رقعة وأيضا معلومات مقدمة في شكل صوتي على القرص فأنه تفضل معلومات الرقعة .
5- الصور المتحركة والتسجيلات المرئية : وهي عبارة عن شريط فلمي مكون من عدة صور ويوجد في هذا الشريط مسار للصوت ( وقد لا يوجد كما في الفيلم الصامت ) وتتابع فيه الصور بحيث تخلق إيهاما بالحركة عند عرضها وتغطي قواعد ( الفصل السابع من القسم الثاني ) وصف الصور المتحركة والتسجيلات المرئية بأنواعها المختلفة . والمصدر الأساسي للمعلومات بالنسبة للصور المتحركة والتسجيليه المرئية هو الفيلم نفسه . ( مثل إطارات العنوان ) وغطائه ( ورقعته ) وإذا لم تتوفر المعلومات في المصدر الأساسي فأنها تؤخذ من المصادر التالية مرتبة حسب أولويتها :
- المادة النصية المصاحبة .
- الغطاء ( إذا لم يكن جزءا من القطعة )
- المصادر الأخرى .
وتوضع المعلومات المأخوذة من خارج المصادر المحدد بين معقوفين .
6- المواد المرسومة : تغطي قواعد ( الفصل الثامن من القسم الثاني ) وصف المواد المرسومة بأنواعها المختلفة مثل : الرسمات ، الصور الفوتوغرافية ، الرسوم الفنية ، الشرائح الفلمية … الخ .
والمصدر الأساسي للمعلومات هو العمل نفسه بما في ذلك أي رقعات ملتصقة دائمة بالعمل والغطاء الذي يعتبر جزءا لا يتجزأ من العمل . وإذا لم تتوفر المعلومات في المصدر الأساسي فأنها تؤخذ من المصادر التالية مرتبة حسب أولوياتها :
- الغطاء ( الصندوق ، الإطار …الخ ) .
- المادة النصية المصاحبة .
- المصادر الأخرى .
وعند وصف مجموعة من المواد المرسومة كوحدة فان المجموعة كلها تعامل على
أنها المصدر الأساسي .
7- ملفات البيانات المقرؤة آليا : عمل يعتمد على الخصائص الإلكترونية لاختزان البيانات وقد يكون وعاء الاختزان أشرطة او أقراص …الخ . ومن الطبيعي أن يستخدم الحاسوب الإلكتروني في عمليات الخزن والاسترجاع في هذه الملفات (9) . ويتناول ( الفصل التاسع من القسم الثاني ) بوصف هذه الملفات .
8- المصغرات : المصغرات هي الأوعية المصغرة التي لا تقرأ بالعين المجردة وهي على أنواع : المصغرات الفلمية ، المصغرات البطاقية ، المصغرات غير الشفافة ، والبطاقات المثقبة …الخ .
وتغطي قواعد ( الفصل الحادي عشر من القسم الثاني ) وصف المصغرات بكافة أنواعها . والمصدر الأساسي للمعلومات بالنسبة للمصغرات الفلمية هو أطار العنوان ( أي الإطار الذي يأتي عادة في أول العمل ويحمل العنوان كاملا وبيانات النشر للعمل ) .
خامسا : القوائم الأستنادية لأسماء المؤلفين من الأشخاص والهيئات :
ويتناول هذا المبحث قواعد اختيار الرؤوس Headings التي يدخل تحتها الوصف الببليوجرافي ( ولمزيد من التفاصيل حول هذا المبحث مراجعة الفصل 21 من القسم الثاني لقواعد الفهرسة الانجلو- أمريكية الطبعة الثانية ) .
القاعدة الأساسية (10) :
أ‌- يدخل العمل الذي أعده شخص واحد او اكثر تحت رأس المؤلف الشخصي ، او المؤلف الشخصي الأساسي . وفي التأليف المشترك يعد المدخل تحت رأس الشخص المذكور اسمه أولا وتعد المداخل الإضافية حسب التعليمات المقررة لذلك .
ب‌- يدخل العمل المنبثق عن هيئة واحدة او اكثر تحت رأس الهيئة الملائمة إذا كان يقع ضمن فئة او اكثر من الفئات التالية :
- تلك الأعمال ذات الطبيعة الإدارية المتعلقة بالهيئة نفسها .
- بعض الأعمال الحكومية والقانونية مثل القرارات والمراسيم والقوانين .
- الأعمال التي تسجل الفكر الجمعي للهيئة مثل تقارير اللجان .
الأعمال التي تقرر النشاط الجمعي لأحد المؤتمرات .

هوامش ومصادر الفصل السادس :

1- عمر احمد الهمشري وربحي مصطفى عليان . المرجع في علم المكتبات والمعلومات .- عمان : دار الشروق ، 1997 . ص 178-187 .
2- محمد فتحي عبد الهادي . المدخل الى علم الفهرسة .- ط2 .- القاهرة : مكتبة غريب ، 1979 ، ص 71 .
3- قواعد الفهرسة الانجلو – أمريكية .- ط2 ( 1978 ) ؛ ترجمة محمود احمد اتيم .- عمان : جمعية المكتبات الأردنية ، 1983 ، ص 946 .
4- محمد السعيد فودة . التطورات الحديثة في الفهرسة الوصفية : التقنين الدولي للوصف الببليوغرافي مع نماذج بطاقات .- الكويت : دار الكتاب الحديث ، 1979 . ص 479 .
5- عبد الكريم الأمين ( واخرون .. ). مبادئ الفهرسة والتصنيف .- بغداد : الجامعة المستنصرية ، 1979 . ج1 . ص 43 .
6- Wynar Bohdan S. Introduction to Cataloging and classification .- 5 ed .- Littleton : Libraries Unlimited , 1976 , P. 19-21 .
7- قواعد الفهرسة الانجلو-أمريكية ( مصدر سابق .. ص 32 ) قاعدة 501 .
8- قواعد الفهرسة الانجلو-أمريكية ( مصدر سابق .. ص155 ) .
9- هنتر ، أيرك ج. تحسيب عمليات الفهرسة في المكتبات ومراكز المعلومات / تعريب جمال الدين محمد الفرماوي .- الرياض : دار المريخ ، 1992 . ص 412 .
10- حسن صالح عبد الله إسماعيل وإبراهيم آمين الورغي . الإجراءات الفنية في المكتبات ومراكز المعلومات . – عمان : مكتبة البشائر ، 1989 . ص 199-241 .

أولا : المقدمة :
الفهرسة الموضوعية هي النوع الثاني من أنواع الفهرسة الذي يهتم بوصف وتحديد المحتوى الفكري او الموضوعي لأوعية المعلومات وتمثيله برؤوس موضوعات او أرقام تصنيف , وبذلك فان الفهرسة الموضوعية تهدف إلى تحقيق الأتي :
أ- بيان ما يوجد بالمكتبة او مركز المعلومات من أوعية معلومات ( كتب , دوريات , تقارير وأبحاث , رسائل جامعية , أفلام … الخ ) تبحث في موضوع واحد .

موضوعات ذات علاقة بالموضوع المستعلم عنه .
ورأس الموضوع هو الكلمة او الكلمات او الجملة التي تعبر عن موضوع الكتاب او الوثيقة والذي يمكن أن تتجمع تحته في الفهرس بطاقات او مداخل كل المواد التي تعالج هذا الموضوع . وترتب رؤوس الموضوعات مع الحالات المكملة لها ترتيبا هجائيا في الفهرس . وتستخدم المكتبات ومراكز المعلومات قوائم مطبوعة لرؤوس الموضوعات كأدوات لاختيار رأس او رؤوس الموضوعات المعبرة عن الموضوعات التي تشتمل عليها أوعية المعلومات .
ومن اشهر قوائم رؤوس الموضوعات الأجنبية والعربية التي سيرد الحديث عنها بشكل مفصل هي : قائمة رؤوس موضوعات مكتبة الكونجرس وقائمة رؤوس موضوعات سيرز آما قوائم رؤوس الموضوعات العربية فمن اشهرها :
-0قائمة رؤوس الموضوعات العربية الكبرى , تأليف شعبان عبد العزيز خليفة ومحمد عوض العايدي .
-ㄱقائمة رؤوس الموضوعات العربية أعداد إبراهيم احمد الخازندار .
-ㄴرؤوس الموضوعات العربية , أعداد قسم الفهرسة والتصنيف بجامعة الرياض بأشراف ناصر محمد سويدان .

ثانيا : الأسس العامة لوضع قوائم رؤوس الموضوعات :
لعله من الضروري أن نشير – قبل بيان الأسس – إلى أن القائمة المنشود أعدادها أن تكون قائمة عامة شاملة تغطي كل موضوعات المعرفة البشرية وتناسب احتياجات المكتبة العربية الكبيرة بالدرجة الأولى ومن الممكن للمكتبات المتوسطة والصغيرة الحجم أن تستخدمها على أساس انتقائي . ومن أهم الأسس اللازمة لوضع القائمة(1) :
1- عدم الاعتماد على الترجمة المباشرة من القوائم الأجنبية :
ليس من المناسب التوجه إلى قائمة معيارية مثل قائمة مكتبة الكونجرس او قائمة سيرز وترجمة كل ما بها من رؤوس موضوعات او إحالات وذلك لان الترجمة لقائمة رؤوس الموضوعات هي ترجمة لكلمات او تعبيرات ومن المعروف أن لكل لغة من اللغات طبيعتها الخاصة من حيث التكوين والبناء ومن ثم فان الترجمة قد تنتج لنا مصطلحات غريبة على اللغة المنقول أليها وذلك بسبب الاختلافات في المصطلحات والمعاني التي تتطلب مداخل أخرى غير تلك المستخدمة في القائمة الأجنبية .
وإذا كان لابد من الاستفادة من القوائم الأجنبية لرؤوس الموضوعات فيمكن للمكتبات العربية الاعتماد على الطرق التي تتبعها هذه القوائم القياسية لرؤوس الموضوعات في احدث طبعاتها خاصة وان قائمة مكتبة الكونجرس وقائمة سيرز لرؤوس الموضوعات مزودتان بمقدمة طويلة تشرح قواعد اختيار وصياغة رؤوس الموضوعات ويضاف لهذه الممارسات او التفسيرات التي ترد في كتب الفهرسة العملية مثل :
-ㄷكتاب هيكن عن رؤوس الموضوعات Haykin,D. Subject Heading .
-ㄹكتاب كوتس عن الفهارس الموضوعية Coates. Subject Catalogues .
-ㅁكتاب فوسكت عن المدخل الموضوعي للمعلومات
Foskett A.C.Subject Approach to Information

2- اعتماد قواعد محدده لاختيار رؤوس الموضوعات :
يجب أن تعتمد المكتبة في اختيار رؤوس الموضوعات وصياغتها على قواعد محددة وواضحة , ومن أهم هذه القواعد هي :
أ- رأس الموضوع المخصص : ينبغي اختيار المصطلح الأكثر تخصيصا ( More Specific ) أي رأس الموضوع الذي يمكن أن يمثل محتوى العمل بدقة وإيجاز وذلك يعني انه يجب آلا يكون الرأس أوسع وأعم من الموضوع المغطى في الوثيقة او اضيق منه وانما يتفق في سعته مع سعة الموضوع في الوثيقة . والكلمة او العبارة المختارة للدلالة على الموضوع يجب آلا تقتصر ملائمتها مع الوثيقة التي تفهرس في البدء ( أي قيد الفهرسة ) وانما يجب أن تنطبق وتتلائم مع مجموعة الوثائق الأخرى التي تبحث في نفس الموضوع وهذا ما نصت عليه القاعدة 161 من قواعد كتر .
ب- رأس الموضوع الموحد : يجب استخدام مصطلح مقنن واحد فقط للتعبير عن الموضوع بصرف النظر عن المصطلحات الكثيرة التي تعبر عن هذا الموضوع والتي يستخدمها المؤلفون او توجد في اللغات المختلفة مع الإحالة من المصطلحات المستخدمة في الفهرس إلى المصطلحات المختارة للدلالة على الموضوع ونشير هنا إلى أن اللغة العربية تزخر بالكثير من المترادفات ومن الضروري في هذه الحالة اختيار أحدها مع الإحالة أليه من المصطلحات الأخرى المرادفة له والتي تعبر عن نفس الموضوع .
ج. رأس الموضوع الشائع الاستخدام : يجب استخدام رأس الموضوع الشائع استخدامه بين الباحثين والدارسين . وتجدر الإشارة إلى أن مفهوم الشيوع في المصطلحات يتعلق في كون تلك المصطلحات ألفاظا عامية او فصيحة او كونها أجنبية دخلت اللغة العربية للدلالة على بعض الموضوعات مثل تلفزيون وتلفون … الخ او كون هذه الألفاظ تتصل بموضوعات تتعدد تسمياتها من دولة لأخرى من الدول العربية , فهنا يجب أن نضع في الاعتبار عند اختيار المصطلح الشائع طبيعة المكتبات واحتياجات المستفيدين منها .

3- اعتماد صياغة مقننة لرؤوس الموضوعات :
أ. الرؤوس البسيطة :
يتكون رأس الموضوع في ابسط صوره من كلمة واحدة وهذا هو النوع المثالي لانه ابسط صيغ رؤوس الموضوعات أسهلها من جهة الإدراك مثل ( الأرشيف , البريد , الدين , الفلسفة … الخ) .
ومن المشكلات التي نواجهها في صياغة رؤوس الموضوعات مسألة الاختيار بين المفرد والمثنى والجمع , والقاعدة العامة هي :
·ㅂاختيار رأس الموضوع في شكل الجمع وليس في شكل المفرد لانه اكثر تغطية وشمولية لجوانب الموضوع وانسجاما مع الممارسات الجارية في قوائم رؤوس الموضوعات المنشورة , وتجدر الإشارة هنا إلى أن صيغة الجمع تدون بالرفع (الواو والنون) إذا كان جمع المذكر السالم والآلف والتاء لجمع المؤنث السالم او بجمع التكسير مثل : المدرسون , مكتبات , قوانين .
·ㅅاختيار رأس الموضوع بصيغة المثنى إذا كان اصل الموضوع من الأسماء الزوجية ولا يمكن إعطاء التغطية بدونه وفي هذه الحالة تعطى الكلمة بالرفع (الآلف والنون) مثل : الرئتان , الآذنان , اليدان … الخ .
·ㅇتستخدم صيغة المفرد بالنسبة للأفكار المجردة والتي تعبر عن : النوع او الجنس مثل الأمانة , الطاقة , المرأة … الخ وتستخدم أيضا للتعبير عن فروع العلم مثل : الفلسفة , الأدب , الكيمياء … الخ .

ب. الرؤوس المركبة :
وهي التي تتكون من اكثر من كلمة واحدة لتخصيص وتحديد مفهوم موضوعي معين , وهي على أنواع :
·ㅈالصفة والموصوف مثل : القانون الإداري , الأشعة الحمراء .
·ㅊاستخدام المضاف والمضاف أليه دون قلب لتحديد وتوضيح المجال مثل : إدارة الأعمال , بلاغة القران .
·ㅋاستخدام أداة العطف لربط أجزاء رأس الموضوع , ويمكن استخدام هذه الصيغة في الحالات التالية :
-ㅌمعالجة موضوعين متناقضين مثل : الخير والشر , الجنة والنار .
-ㅍمعالجة موضوعين مختلفين مثل : الدين والعلم , المرأة والإسلام .
-ㅎمعالجة موضوعات مترابطة مع بعضها لا يمكن فصلها مثل : العادات والتقاليد , الأرباح والفوائد .
وتجدر الإشارة هنا أن المشكلة التي تواجهنا في صياغة هذه الرؤوس هي أي الاسمين يرد أولا حيث لا توجد هناك قاعدة عامة بهذا الخصوص . ولذا يجب استخدام الإحالات اللازمة مثل : ( المرأة والإسلام ) انظر ( الإسلام والمرأة ) .
·ㄱاستخدام حروف الجر في بناء بعض رؤوس الموضوعات للأسباب التالية :
-ㄴلتحيد إطار المعالجة مثل : الضرائب في الإسلام , الرقابة على المطبوعات .
-ㄷلتحديد الإطار الجغرافي مثل : الشعر في الأندلس , العرب في أمريكا.

ج. الرؤوس المعقدة :
إذ توجد بعض الموضوعات التي لابد من التعبير عنها بعبارات مركبة مثل : ( خزن واسترجاع المعلومات ) وهذه الصياغة هي اقل الصيغ قبولا وذلك لأنها مكونة من عدة كلمات كما أنها مطولة عن غيرها ولا تتبادر إلى ذهن من يستعمل الفهرس . ومن الممكن اتباع مبدأ القلب هنا وذلك لان صيغة القلب في رؤوس الموضوعات تحقق الفوائد التالية :
-ㄹتجميع رؤوس الموضوعات المتصلة بموضوع معين تحت ذلك الموضوع مثل: الموظفون , الترقيات . الموظفون , تقاعد .
-ㅁإبراز العنصر الأهم في صيغة رأس الموضوع مثل : البترول , نقل , المواليد والوفيات , تسجيل .
-ㅂتلافيا لاختلاط التخصصات العديدة التي تبدأ أسماؤها بكلمة ( علم ) مثل : الإنسان , علم . الفلك , علم .
ولا تقلب كلمة ( علم ) في علم النفس وعلم الكلام منعا لحدوث لبس عند قلبها تماشيا مع الصيغة المألوفة والشائعة لهما .

4- أسماء الأشخاص والأسماء الجغرافية وغيرها كرؤوس موضوعات:
أ. تستخدم أسماء الأشخاص كرؤوس موضوعات لكتب التراجم والمذكرات والأعمال النقدية وما في حكمها , وتقرر مداخل الأسماء وفقا لقواعد المداخل في الفهرسة الوصفية .
ب. وبالمثل يمكن استخدام الهيئات كرؤوس موضوعات للكتب التي تتناول تاريخها وتطورها وتنظيمها , وهذه تعتمد في تقرير مداخلها على قواعد المداخل في الفهرسة الوصفية أيضا .
ج. الأسماء الجغرافية ( كأسماء المدن والدول والأنهار والبحيرات… الخ ) .
يمكن أن تستخدم كرؤوس موضوعات للكتب التيتتناولها .
د. وهناك أسماء أخرى يمكن استخدامها كرؤوس موضوعات مثل أسماء الحيوانات والنباتات والأمراض وهذه تدخل تحت أسمائها مباشرة على أن تتضمن القائمة نموذجا لكل حالة يقاس عليه . وتجدر الإشارة هنا إلى أن كلمة (أمراض) تستخدم متبوعة بصفة مثل الأمراض الباطنية , الأمراض النفسية . آما الأمراض التي تتعلق بأحد أعضاء الجسم فتندرج تحت اسم العضو متبوعا بكلمة ( أمراض ) مثل : ( القلب – أمراض ).(2)

5- تفريعات مناسبة لرؤوس الموضوعات :
يتوقف استخدام التفريعات على ما إذا كان الموضوع معالجا في فترة زمنية محددة او في نطاق جغرافي معين او في شكل محدد او من وجهة نظر معينة ولهذا فالتفريعات المسموح بها تكون بالشكل او بالزمان او بالمكان او بالوجه .
أ. التفريع الشكلي : ويستخدم هذا التفريع للإشارة إلى الأشكال المختلفة التي عولج الموضوع في إطارها كأن يكون الكتاب عبارة عن دائرة معارف , ببليوجرافيات , تراجم , فهارس , مجموعات , قواميس , موجزات إرشادية , مختصرات حقائق , دوريات , إحصاءات , كتب سنوية . فيكون رأس الموضوع على سبيل المثال :
الاقتصاد – ببليوجرافيات .
الاقتصاد – مقالات .
وعادة ما تضع قوائم رؤوس الموضوعات في بدايتها او في ملاحق لها قائمة بالتعريفات الشكلية العامة لاستخدامها عند الحاجة وذلك يعني أننا لانجدها داخل جسم القائمة لأنها يمكن أن تنطبق – بصفة عامة – على كل رأس موضوع بها .
ب. التفريع الزمني : ويستخدم هذا التفريع بالنسبة للموضوعات التي تعالج في فترة زمنية محددة والتي قد تكون عصرا او قرنا او سنة او سنوات معينة او حدثا تاريخيا معينا ويجب آن يراعى آن البلاد العربية والإسلامية تحتاج الى التفريعات الزمنية الخاصة بها في موضوع التاريخ … ويفضل استعمال الرأس المباشر لاسماء المعارك والحروب … دون محاولة قلب الرأس .
أمثلة : اليمن - تاريخ - 1950 - 1962م .
حملة نابليون على مصر .
ج. التفريع المكاني : توجد بعض الكتب التي تتناول الموضوع في نطاق جغرافي معين قد يكون قارة او دولة او اقليما او منطقة او مدينة … الخ ولاشك آن للكتاب في هذه الحالة قيمة مزدوجة , قيمة موضوعية وأخرى خاصة بالوحدة الجغرافية وبالتالي يمكن آن نفرع الموضوع بالمكان مثل (المساجد -أفريقيا) او نفرع المكان بالموضوع مثل : (أفريقيا - مساجد) وقد اختلفت الآراء في كيفية تحديد معالجة التفريع .
والأفضل آن يتم تفريع الموضوع بالمكان او تفريع المكان بالموضوع وذلك وفقا لطبيعة الموضوعات نفسها :
n تفريع الموضوع بالمكان : والتفريع هنا يحسن آن يتم بالنسبة لموضوعات العلوم البحتة والتكنولوجيا وبعض فروع الاقتصاد والفنون ويشار في القائمة الى آن هذا الموضوع يمكن تفريعه جغرافيا سواء كان ذلك للبلد الواحد او المدينة الواحدة .
n تفريع المكان بالموضوع : ويتبع هذا الأجراء في مجالات التاريخ والجغرافيا والسياسة والعلوم الاجتماعية التي تعالج من وجهة نظر إقليمية .
د. التفريع الوجهي : ويستخدم هذا التفريع بالنسبة للموضوعات التي تعالج من زاوية معينة او من وجهة نظر محددة , ولايمكن التحكم في هذا النوع من التفريعات لأنها ترتبط ارتباطا وثيقا بالموضوعات نفسها ولذلك فهي متنوعة ومتعددة الأشكال مثل :
القران - أسباب النزول .
القران - بلاغه .
القران - قصص .
القران - تفسير .
و. التفريعات في مجالات التراجم واللغات والأدب :
· التراجم : الكتب التي تعالج فن الترجمة - وهي قليلة - تدخل تحت رأس الموضوع تراجم ( كشكل أدبي ) . آما الكتب التي تتناول حياة الأفراد وهي كثيرة جدا فأنها تنقسم الى مجموعتين :
n تراجم الأفراد : وهنا يعتبر اسم المترجم له هو رأس الموضوع على آن يتقرر شكل المدخل وفقا لقواعد المداخل في الفهرسة الوصفية .
n التراجم المجمعة : وهي الكتب التي تضم تراجم لاكثر من ثلاثة أفراد في العادة وتوجد عدة أشكال منها :
1- التراجم العامة : وهي التي لا ينتسب أفرادها الى فئة معينة من الناس او الى نطاق جغرافي ورأس الموضوع بالنسبة لها يكون (التراجم) .
2- تراجم فئات من الناس : وهي التراجم التي تتناول مجموعة من الأشخاص ينتمون الى طبقة معينة او ينتسبون الى مهنة ذاتها , ورأس الموضوع الخاص بها يكون تحت اسم الطبقة الذي يطلق على أفراد هذه الطائفة مع التفريع - تراجم - مثل :
الفلسفة - تراجم .
الهندسة - تراجم .
3- التراجم الإقليمية : وهنا يكون اسم المكان متبوعا بالتفريع - تراجم مثل (3) :
اليمن - تراجم .
أفريقيا - تراجم .
القدس - تراجم .
· اللغة : آن رأس الموضوع هنا سيكون اسم اللغة مباشرة مثل :
اللغة العربية .
اللغة الإنكليزية .
آما إذا كان الكتاب يتناول شكلا معينا من أشكال اللغة او وجهة نظر معينة فان التفريعات لهذه الأشكال او وجهات النظر تكون كتفريع لاسم اللغة , مثل :
اللغة العربية - اشتقاق .
اللغة العربية - معاجم .
اللغة العربية - نحو .
· الادب : يعتبر الشكل الأدبي رأس الموضوع مباشرة , مثل :
- الشعر .
- القصة .
- المسرحية .
آما المؤلفات التي تتناول الأشكال الأدبية الرئيسية للآداب القومية فأنها تدخل تحت اسمها مباشرة , مثل :
- الشعر العربي .
- القصة الإنكليزية .
- المسرحية الفرنسية .
وبالنسبة للأنواع الأدبية فأنها تقسم زمنيا حسب العصور , مثل :
الشعر العربي - العصر الجاهلي .
الشعر العربي - عصر صدر الإسلام .
الشعر العربي - العصر الأموي .
الشعر العربي - العصر الحديث .
الشعر العربي المعاصر .
وهكذا هو الحال بالنسبة لكافة الأشكال الأدبية الأخرى . وتجدر الإشارة هنا انه لا يجوز تفريع الآداب والأشكال الأدبية من اسم الدولة وذلك لان النطاق الذي يغطيه آي من هذه الموضوعات لا يقتصر على دولة واحدة.
آما وجهات النظر التي يعالج الموضوع من خلالها فأنها تعتبر تفريعات للشكل الأدبي , مثل :
الادب الإنكليزي - تاريخ ونقد .