منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

- منتدى الوثائق والمخطوطات (http://alyaseer.net/vb/forumdisplay.php?f=19)

- - كيفية إعداد محضر الجرد الشامل (http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=26115)

عفوا يا houda

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة houda wahiba (المشاركة 126281)

شكرا أختي على الموضوع الرائع الذي استتفدنا منه والشكر موصول للأستاذ عبد الكريم بجاجة

السلام عليكم وبعد،
عفوا يا houda ،
بداية أهنئك على المنصب الجديد، و تمنياتي لك بالتوفيق في عملك، وأتمنى أن تساهمي بتجربتك
في هذا الموضوع و مواضيع أخرى لنستفيد جميعا . بالتوفيق دوما.

شكرا أستاذ

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة (المشاركة 126272)

تحية طيبة وبعد؛

فيما يتعلق بجرد المحلات أي القاعات، لقد كتبت حرفيًا: “ يفترض عليه أن يرقم كل محيط الأرشيف: القاعات، والرفوف، والطاولات“، وهذا قبل البدء في جرد المجموعات الأرشيفية.
أما جرد التجهيزات، أفضل أن تتم العملية في قائمة منفصلة لكون التجهيزات موزعة عبر القسم كله: في المكاتب أولاً، ثم في قاعات الأرشيف.
ولك الاختيار فيما هو أفضل.

وشكرًا.

السلام عليكم وبعد،
شكرا جزيلا أستاذ.

عفوا boubakarous

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة boubakarous (المشاركة 126299)

الف شكر الله يجازيك بالخير

السلام عليكم وبعد،
عفوا ، تمنياتي لك بالتوفيق.

السلام عليكم

بارك الله فيكي و جزاكي الله خيرا

أختي فريدة على مبادرتك الطيبة و على موضوعك القيم

بخصوص الخطوات الأولية للقيام بعملية الجرد و هي فعلا مفيدة

و إن شاء الله يستفيد منها الجميع

و نشكر الأستاذ المحترم عبد الكريم بجاجة على تعقيبه من خلال الإضافة التي

قدمها سعيا منه لإفادتنا أكثر

تحياتي لكما و تقديري

السلام عليكم و بعد،
شكرا أختي ، أرجو لك التوفيق ، و أتمني أن تساهمي معنا في الموضوع قصد إثراء الموضوع بالتجارب الميدانية أكثر و نستفيد جميعا .

كيفية إعداد محضر الجرد الشامل (الجزء الثاني )

بعد المعالجة الفكرية والمادية لكل الأرصدة المتراكمة وبداية استقبال الدفعات يتغير مطبوع الجرد المتعلق بوثائق الأرشيف عند تحينه في آخر السنة ، حيث يصبح يتكون من البيانات التالية :

- رقم وحدة الرفوف
- رقم الطاولة
- إسم الرصيد
- رمز الرصيد
- السنوات القصوى
- عدد علب الرصيد
- الملاحظات
ونستطيع تسمية هذا المطبوع ب: مطبوع جرد الأرصدة

لما هذا التغيير؟
من المعروف أنه بعد معالجة الأرصدة المتراكمة، تتكون لدينا وسائل بحث خاصة بها، وكذا بالنسبة للأرصدة المدفوعة والتي تكون مصحوبة بجداول الدفع والتي تعتبر أيضا وسائل بحث داخلية ، وعليه فإن لكلا النوعين من الأرصدة وسائل بحث تعطينا الوصف الكامل لكل علبة منها، وبالتالي فإنه ليس من الضروري إعادة وصف محتوى العلب الموجودة على كل طاولة أثناء الجرد.

نتيجة جمع بيانات مطبوع جرد الأرصدة

جرد ومعرفة شاملة لجميع الأرصدة ؛
معرفة مكان تواجدها بالتفصيل ؛
وضوح نوع الترتيب المتبع في ترتيب الأرصدة ؛
سهولة تغيير أماكن الأرصدة في حالة ما إذا كانت هناك حاجة ملحّة لذلك ؛
التسيير الجيد لمساحات المخازن.

أما فيما يخص مخطط مواقع الرفوف فيصبح كخريطة توضيحية لكل الأرصدة يساعدنا في التعرف على كل الأرصدة، وكذا المساحات المستغلة والمتبقية، وكل ما يتعلق بها بشكل جد سهل.

انا مكتبي اريد المساعدة بافكار جديدة حول الجرد الخاص بالمكتبات بارك الله فيكم