[باحث وثائق]

بارك الله فيك استاذنا الكريم عبدالكريم

وإجابتك شافية ووافية

ولكن ماذا عن الباحث والدارس الذي يبحث عن وثائق ذات صلة بموضوعه دون أي معطيات أخرى ، وحتى يتمكن الارشيفي من تلبية رغبة هذا الباحث فهو سيجمع له الوثائق انطلاقا من الموضوع .
وهذا يتطلب أن تخضع الوثائق للتصنيف الموضوعي قبل أن تحفظ ، لاسيما أن التزويد بالوثائق بات يتم الكترونيا ، كما أن لائحة موحدة للاتصالات تعتمد على الوثيقة الالكترونية ستصدر قريبا في بلادنا المملكة العربية السعودية .
ومازلنا بحاجة إلى مكنز وطني للمصطلحات يعتمد في تصنيف الوثائق ليسهل الاهتداء إليها من خلال الموضوع أو المصطلح .

وشكرا

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
أخي العزيز، يجب علينا أن ندرك أن قواعد علم الأرشيف تختلف تمامًا عن قواعد علم المكتبات، و هذا لعدة أسباب و أهمها:
1- تنتج الكتب و غيرها من المطبوعات (دوريات إعلامية، و مجلات علمية، و دراسات) لغاية عرضها للقراءة العامة؛ و من هذا المنطلق، تتعرض المطبوعات إلى مواضيع معينة و مختارة، و ترتب و تصنف حسب المواضيع لتسهيل مهام الباحثين.

2- أما الأرشيف، يُنتج تلقائيًا لغاية ممارسة نشاط ما دون أخذ بعين الاعتبار انشغالات الباحثين في المستقبل. لذا، يرتب الأرشيف و يصنف حسب نظام الإدارة المنتجة و انشغالاتها، و يجب احترام هذا الترتيب و التصنيف الوظيفي لكي تحفظ الوثائق فائدتها، و فهمها كمجموعة متكاملة كما ذكرناه من قبل.

3- عند فهرسة الوثائق لغاية البحث العلمي، يلخص الأرشيفي محتوى الوثائق حسب المعاير الدولية التي ذكرناها. وكل الفهارس الأرشيفية تتيح في آخرها قائمة من المفردات الأساسية، مرتبة أبجديًا، لتسهيل عمل الباحث. كما يمكن للأرشيفي أن يطور عمل الفهرسة بإنجاز دليل موضوعي يجمع فيه المعلومات عن كل الملفات التي تتعلق بموضوع ما، و المحفوظة عبر الأرصدة الأرشيفية. و لكن، لا يقوم الأرشيفي في أي حال من الأحوال بتكسير الأرصدة و تشتيتها حسب "المواضيع".

4- أما الأرشيف الإلكتروني، لا يمكن تقسيمه و توزيعه حسب المواضع أيضًا، و لكن يمكن الاستفادة منه عبر المفردات المختارة من الباحث أو المقترحة من مركز الأرشيف. لما يتحصل الباحث على ملف ما عبر البحث الإلكتروني، يلاحظ أن هذا الملف عرض له ضمن السلسلة الحقيقية التي ينتمي إليها (أي المجموعة الأرشيفية المتكاملة)، و ليس من ضمن سلسلة "موضوعية" مفبركة. و ظهور هذا النوع الجديد من الوثائق، أي "الأرشيف الإلكتروني" سهل عمل الأرشيفيين في تقديم خدمات سريعة و مفيدة للباحثين دون التخلي على المبدأ الأساسي في علم الأرشيف: "احترام مصدر و وحدة المجموعة الأرشيفية".

للمزيد حول الموضوع، أقترح على الجميع الرجوع إلى "دليل الأرشيف الإلكتروني" الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف، و الذي قمت بتعريبه؛ تجدونه في موقع المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org/sites/default/fil...6%20ARAB_2.pdf

و للفهم الجيد لطريقة الحصول عن الأرشيف عبر الانترنيت، دون أن تكسر المجموعات الأرشيفية الأصلية، أوجهك نحو موقع الأرشيف الوطني البريطاني تحت العنوان التالي: http://www.nationalarchives.gov.uk/

و بصفة عامة، يمكنك البحث في الأرشيف الدولي عبر أي محرك بحث (Google-Yahoo) باستخدام أي مصطلح أو كلمة تهمك، و النتيجة تكون ثرية دون شك، و لكن سوف تلاحظ أن كل الملفات التي تعرض لك، عن طريق محرك البحث، تنتمي إلى مجموعات أرشيفية متكاملة دون تشتيتها.
في الختام، يجب علينا أن نفرق بين ضرورة حفظ الأرشيف حسب نظامه الأصلي دون تشتيته، و ضرورة فهرسته حسب متطلبات البحث العلمي، خاصة بالطريق الإلكترونية.
و شكرًا. عبد الكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

De: "abdou ..." <platouni...@hotmail.com>
ہ: badjadja99@yahoo.fr
Objet: السلام عليكم
Date: Sun, 8 Jun 2008 18:56:57 +0000

السلام عليكم مرة اخرى سيدي عبد الكريم ارجو ان تعدرني سيدي ان لجات اليك مرة اخرى لاستفيد من خبرتكم وجزاكم الله خيرا عني وعن كل من يستفيد من حضرتكم...في الحقيقة هناك سؤال اود ان اطرحه عليكم و هو كالاتي:
في عملية الاطلاع والاعارة الادارية معروف انه لا يوجد لا قيد ولا شرط بالنسبة للادارة الدافعة ان تطلع على وثائقها لكن هل يجوز امصلحة ما ان تطلع على وثائق مصلحة اخرى؟..ام ان الاطلاع يجوز للمصلحة الدافعة فقط؟ ........ممكن ان يكون هدا الاطلاع في اطارسير العمل الاداري...... في هده الحالة هل يجب اعلان المصلحة الدافعة ام لا داعي لدلك؟...كما انه سيدي في بعض الحالات لايكون له علاقة بالعمل بتاتا كان يطلب منك احد الموظفين منحه نسخة من وثيقة لا علاقة لها بالعمل الاداري لمصلحته هل يجب تزويده بما يطلب ؟ فمادا ترون سيدي الكريم...واخيرا السلام عليكم

1- السؤال: " في عملية الاطلاع و الإعارة الإدارية، معروف أنه لا يوجد لا قيد ولا شرط بالنسبة للإدارة الدافعة أن تطلع على وثائقها ".
الجواب : بالعكس، يجب وضع نظام داخلي يُحدد شروط الإطلاع على الأرشيف من طرف الإدارة الدافعة، و من بينها تعيين الموظفين المكلفين رسميًا بالاطلاع على الأرشيف المدفوع، أو إعارته لغاية معاملة إدارية.

2- السؤال: "هل يجوز لمصلحة ما أن تطلع على وثائق مصلحة أخرى؟..أم أن الاطلاع يجوز للمصلحة الدافعة فقط؟"
الجواب: يُمنع منعًا باتًا إتاحة الأرشيف إلى أي إدارة أخرى، ماعدا الإدارة الدافعة حسب الشروط المحددة.

3- السؤال: "ممكن أن يكون هذا الاطلاع في إطار سير العمل الإداري... في هذه الحالة هل يجب إعلان المصلحة الدافعة، أم لا داعي لذلك؟"
الجواب: لقد أكدنا أن الإطلاع على الأرشيف الإداري ممكن للإدارة الدافعة فقط؛ و إذا كانت إدارة أخرى في حاجة إلى هذا الأرشيف لغاية سير عملها، يجب عليها أن تطلبه من الإدارة الدافعة، و هذه الأخيرة تتصرف كما يسمح لها نظام الإطلاع: أي يمكنها أخذ الملف المعني و وضعه تحت تصرف إدارة أخرى تحت مسؤوليتا و ليس تحت مسؤولية قسم الأرشيف. و يجب على قسم الأرشيف في جميع الحالات مراقبة الملفات عند استرجاعها.

4- السؤال: " كما أنه سيدي في بعض الحالات لا يكون له علاقة بالعمل بتاتا، كان يطلب منك أحد الموظفين منحه نسخة من وثيقة لا علاقة لها بالعمل الإداري لمصلحته هل يجب تزويده بما يطلب؟
الجواب: يُمنع منعًا باتًا تزويد أي شخص بصورة من الأرشيف الإداري، و لو كان الموظف ينتمي إلى الإدارة الدافعة و لكن دون تعيين رسمي من إدارته. و يعاقب مثل هذا التصرف حسب الأحكام الجزائية الخاصة بالأرشيف.

و شكرًا على ثقتكم. عبد الكريم بجاجة، خبير فني، مركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.