[البحر الحزين]

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
كيف حالك استاذي الفاضل عبد الكريم
أريد أن اسالك حول:
1: في حالة وجود عدة ارصدة مكونة للأرشيف هل من الأفضل أن نتبع رقم تسلسلي واحد و متواصل لكل العلب بالنسبة لجميع الأرصدة أم كل رصيد نخصص له رقم تسلسلي

2: في ما يتعلق بالرصيد الواحد: اذا كان مثلا يتكون من 50 علبة كل علبة نخصص لها رقم لكن في بعض الأحيان الملف الواحد يتكون من أكثر من علبة واحدة في رأيك أستاذي الفاضل ما هي الطريقة الأفضل التي يجب أن أتبعها في ترقيم العلب ؟ هل كل علبة يكون لها رقم تسلسلي خاص و لا يهم ان كانت تابعة لعلبة اخرى تحتوي على نفس الملف ام أرقم العلب حسب رقم الملفات
شكرا و بارك الله فيك
سلام الله عليكم

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة البحر الحزين

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
كيف حالك استاذي الفاضل عبد الكريم
أريد أن اسالك حول:
1: في حالة وجود عدة ارصدة مكونة للأرشيف هل من الأفضل أن نتبع رقم تسلسلي واحد و متواصل لكل العلب بالنسبة لجميع الأرصدة أم كل رصيد نخصص له رقم تسلسلي

2: في ما يتعلق بالرصيد الواحد: اذا كان مثلا يتكون من 50 علبة كل علبة نخصص لها رقم لكن في بعض الأحيان الملف الواحد يتكون من أكثر من علبة واحدة في رأيك أستاذي الفاضل ما هي الطريقة الأفضل التي يجب أن أتبعها في ترقيم العلب ؟ هل كل علبة يكون لها رقم تسلسلي خاص و لا يهم ان كانت تابعة لعلبة اخرى تحتوي على نفس الملف ام أرقم العلب حسب رقم الملفات
شكرا و بارك الله فيك
سلام الله عليكم

الجواب عن السؤال الأول:
لا يمكن ترتيب الأرشيف في الشكل التسلسلي المطبق في المكتبات، لأن العلب داخل كل رصيد أرشيف واردة من منتج واحد أي إدارة وحيدة مكلفة بمهمة خاصة لا تعني إدارة أخرى وأرشيفها الخاص. لذا يجب حتماً ترتيب كل رصيد أرشيف بترقيم خاص به. أكثر من هذا؛ إذا صدر عن إدارة واحدة عدة دفعات (تحويلات) الأرشيف، يجب ترقيم كل دفعة أرشيف (تحويلة) بترقيم يبدأ دائماً برقم 1. كيف يمكن الفرق بين رقم 1 من الدفعة الأولى ورقم 1 من الدفعة الثانية؟ يجب ترقيم الدفعات في دفتر استقبال الأرشيف، وإعطاء كل دفعة رقم خاص مع ذكر سنة الدفع. بهذه الطريقة نتجنب أي اختلاط بين الدفعات الواردة من الإدارة نفسها أو إدارة أخرى. مثلاَ:
- الدفعة رقم 1: واردة من إدارة المالية؛ تتشكل من 100 علبة مرقمة من 1/1 إلى 1/100.
- الدفعة رقم 2: واردة من إدارة المالية أو إدارة أخرى؛ تتشكل من 100 علبة مرقمة من 2/1 إلى 2/100.
الرقم الأول يعني رقم الدفعات، والرقم الثاني يعني رقم العلبة داخل الدفعة نفسها.

الجواب عن السؤال الثاني:
يجب ترقيم كل العلب برقم تسلسلي خاص، و لو كانت مجموعة علب تعني القضية نفسها. نأخذ مثال ملف موظف يشغل في الإدارة منذ 30 سنة، وبالتالي له خمس علب تشمل جميع الوثائق لتلك الفترة: سترقم العلب من 1 إلى 5 بغض النظر عن محتواها الذي يعني موظف واحد. ولكن، يجب توضيح المحتوى في الفهرس: العلبة 1= محمد بن محمد (1/5)، العلبة 2 = محمد بن محمد (2/5)...

[عبدالكريم بجاجة]

سؤال:
السلام عليكم ورحمة الله السيد الاستاذ، عبد الكريم بجاجة، اتشرف بمعرفتكم دكتور، انا ....... طالبة بجامعة بوزريعة، قسم علم المكتبات، ماستر، تخصص ارشيف، اتمنى لو تجيبني على سؤالي الذي يكمن في،
انني مثلا عينت على راس مصلحة ارشيف، وانا مطالبة بتقديم تقرير وخطة عمل في اقرب الاجال، فما هي المنهجية التي اتبعها لانجاز هذا العمل ؟
ارجوا منكم الجواب سيدي، لانه سيفيدني كثيرا.
ما هو record continiuum?

جواب:
تحية طيبة وبعد؛
في الواقع من غير المعقول أن يُطرح هذا السؤال من الجانب النظري؛ يجب عليك أولاً مباشرة العمل الأرشيفي في الميدان لكي تتمكني من فهم العملية حقيقة وليس نظرياً.
على العموم إني قدمت نصيحتي في هذا المجال للأرشيفيين الجدد الذين اكتشفوا وضع سيئ للأرشيف في المؤسسات التي عينوا فيها. تجدين الجواب في "منتدى الوثائق والمخطوطات" : سؤال / جواب عن الأرشيف، على الرابط التالي.

http://alyaseer.net/vb/showthread.ph...%ED%DD&page=31

أما فيما يتعلق بسؤلك حول مصطلح جديد نوعاً ما ظهر في العالم الأنجلوسكسوني، تجدون طيه تفسيره باللغة الإنجليزية والفرنسية:

record continuum:
ENGLISH: The records continuum is the whole extent of a record’s existence. Refers to a consistent and coherent regime of management processes from the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through to the preservation and use of records as archives.

FRANÇAIS : Cycle complet de vie d’un document engageant. Cela renvoie à une série régulière et cohérente de processus de gestion depuis la production des documents (et avant même avec la conception des systèmes d’archivage) jusqu’à la conservation et l’utilisation des documents archivés comme archives historiques.

SOURCE : http://www.ica.org/