[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
يجب على الأرشيفي- بعد تنصيبه- أن يقوم بأول عمل أرشيفي: إعداد جردًا لكل المجموعات الأرشيفية المحفوظة في قسم الأرشيف. ليتمكن من القيام بهذه المهمة، يفترض عليه أن يرقم كل محيط الأرشيف: القاعات، والرفوف، والطاولات.
ثم يقوم بجرد كل المجموعات الأرشيفية حسب تسلسلها التوبوغرافي: قاعة بعد قاعة، ورف بعد رف، وطاولة بعد طاولة؛ ويسجل حتى الرفوف الشاغرة إذا وجدت ليتمكن من استخدامها فيما بعد.
1- يتطلب هذا الجرد أدنى معلومات على مستوى المجموعة الأرشيفية وليس على مستوى العلبة:
• رقم القاعة/رقم الرف أو الرفوف/رقم الطاولة أو الطاولات/ حسب حجم المجموعة.
• محتوى الأرشيف بصفة عامة.
• مصدره، أي الجهة الدافعة.
• عدد العلب أو الحزمات.
• السنوات الأدنى والأقصى للمجموعة.
• وضع الأرشيف: منظم/غير منظم/مبعثر/متراكم فوق الأرض.
• أدوات البحث إذا وجدت: عادة جدول تحويل الأرشيف من الإدارة الأصلية.

2- ملاحظة الأرشيفي حول الوضع العام في كل قاعة الأرشيف:
• الظروف الأمنية.
• النظافة العامة.
• الحرارة والرطوبة.
• الحماية ضد الحريق أو الفيضانات.
• الحماية ضد الحشرات.
• أهمية الأرشيف.
• الأولوية في الترتيب أو إعادة الترتيب.
• أي ملاحظات أخرى يراها مناسبة.

3- يتطلب هذا العمل وقتًا معتبرًا حسب حجم الأرشيف ووضعه. هذا هو العمل الأول الذي قمت به شخصيًا في مصلحة الأرشيف لولاية قسنطينة سنة 1974 لما بدأت المشوار في المهنة. وقضيت عدة شهور لإنهاء المهمة لأن الأمر يتعلق بجرد مجموعات أرشيفية منتشرة في 30 قاعة أرشيف في الطابق تحت الأرضي لمقر ولاية قسنطينة. سمح لي هذا العمل الجبار التعرف على أرشيف ولاية قسنطينة من سنة 1850 إلى غاية 1974. كما تمكنت من ترتيب عملي في مجال تنظيم الأرشيف وتحديد الأولويات:
• أخذ التدابير الأولى لإنقاذ الأرشيف المكدس فوق الأرض.
• تعزيز الظروف الأمنية.
• تنظيف جميع القاعات والرفوف من الغبار.
• القيام بإعداد أدوات البحث المناسبة لكل مجموعة أرشيفية حسب أهميتها.
• وتحديد الأرشيف الممكن فتحه إلى البحث التاريخي.
• وإعلام الإدارات المعنية بوضع الأرشيف التابع إليها.
• وتزويدها بجداول الأرشيف بعد إعادة تنظيمها.