[bousi]

قديماً لم تكن المكتبات تعرف ما هي الإدارة ؟ وما هي متطلباتها ولكن كانت المكتبات وخاصة المدرسية ومكتبات الأطفال بوجود أخصائي مسئول بالقاعة ويقوم هذا الأخصائي بالغالبية العظمى من الأعمال سواء المكتبية والإدارية والخدمية ولكن مع ظهور الإدارة العلمية في العشر سنوات الأخيرة اتجهت المكتبات إلى ضرورة وجود نظام إداري متكامل في المكتبات يعمل على خلق نظام عمل منظم يهدف إلى تقديم خدمة متميزة للمستفيدين ومن هنا كان لابد من إلقاء الضوء على الإدارة في المكتبات خلال الفترة الأخيرة.

وتعتمد الإدارة العلمية الحديثة على أهمية المعلومات التي تحتاجها جميع المستويات الإدارية والرؤساء والتي تساعدهم في التخطيط الجيد ومن ثما القرار السليم، ولو أردنا تعريف أدارة المكتبة فسوف نجد أنه لا يوجد تعريف واحد متفق عليه للإدارة ولكن يمكن أن نتفق على :

" إستخدام الموظفين والإمكانات المادية في تحقيق أهداف الهيئة "

وبالتالي فإن الإدارة الفعالة للمكتبات تعتمد على تحديد أهداف المكتبة وإستخدام العدد المناسب والمؤهل للوظائف المكتبية والتوثيقية ، فضلا عن التنسيق بين الوحدات والأقسام المختلفة وتوفير الميزانية الكافية .... وغير ذلك.

ويذهب بعض الباحثين إلى أن العمل المكتبي يتضمن من 70 – 90 % عمليات فنية وإجراءات روتينية وتكرارية ، ومن هنا فإن تنظيم هذا العمل يتطلب الحزم والحكمة والتطبيق المستمر للأسئلة الستة المعيارية في العملية الإدارية الإتصالية وهي :-

" لماذا – ماذا – أين – متى – من – كيف ؟ "
" Why – What – Where – When – Who – How "


بمعنى ان الإدارة الآن تجاوب على مجموعة أسئلة :
1- لماذا يتم عمل معين ؟
2- ماذا هو العمل نفسه؟
3- أين يتم العمل؟
4- متى يتم العمل؟
5- بمن يتم العمل؟
6- كيف يتم العمل ؟

ولو سألنا " ماهي إدارة المكتبات ؟ "

نجد الإجابة " هي تحقيق أهداف المكتبة وإعداد الكوادر البشرية اللازمة لتحقيق هذه الأهداف وذلك لخدمة المجتمع وتنميته وذلك في ضوء الإمكانيات المتاحة.


عناصر الإدارة الناجحة في المكتبات :

1- التخطيط Planning :
وهو يتعلق بوضع الإطار العام للإحتياجات المطلوبة مع بيان الطرق اللازمة لتحقيق الوصول إلى أهداف محددة ، فالتخطيط هو التنبؤ بمسارات المستقبل.

2- التنظيم Organization:
هو تخصيص وتحديد الوظائف الإدارية ، أو تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق أهدااف المنظمة أو مركز المعلومات.

3- إتخاذ القرارات Decision Making:
هي عملية تستلزم مزيد من التفكير والتقرير وتطبيق بالفعل. هذا ومفتاح القرار هو المعلومة.

4- الإنضباط أو الرقابة والمتابعة Controlling :
يجب على المكتبة لكي يكون لديها نوع من الإنضباط أن يتوافر لديها الإحصاءات اللازمة التي تساعد على تفسير ومقارنة البيانات والتعرف على النتائج.

5- الإتصال والتنسيق Communication:
هو مجموعة الإجراءات والطرق والوسائل التي تتيح توصيل البيانات اللازمة توافرها لإتخاذ قرارات سليمة. ويعتبر الاتصال من الوظائف الرئيسية للإدارة وبغياب الاتصال يصبح التنظيم عديم الفائدة.

6- التوظيف أو العاملون Staffing:
التوظيف : هو عملية يتم بواسطتها تحريك الموظفين داخلياً ( عن طريق اختيارهم وتعينهم وتدريبهم وترقيتهم) وخارجيا ً (الإستقالة والتقاعد )

7- التوجيه Directing:
هو عملية جعل الموظفين يؤدوا أعمالهم بكفاءة فاعلية ودقة حتى تتحقق أهداف المكتبة فينبغي إرشادهم دائماً ومن خلال القرارات والأوامر الإدارية والتوجيهية لتيسر خدمات المعلومات الجارية المستقبلية.

8- الميزانية :
على مدير المكتبة أن يدرس بصفة مستمرة إحتياجات المكتبة وأن يحاول تأمين الميزانية والأموال الكافية لهذه الإحتياجات.

9- إعداد التقاريرPreparing the reports :
أي إعداد التقارير التي تساهم في تعريف إدارة المكتبة بتطور العمل وتقدمه والاحتياجات المطلوبة.

إعداد
هبه محمد خليفة
أخصائية مكتبات ومعلومات
قاعة د. شوقي سالم
المكتبة المركزية - جامعة حلوان