منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » أريد مقالة تتناول موضوع الأرشيف والأرشفة الإلكترونية

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Aug-01-2009, 01:14 PM   المشاركة1
المعلومات

غربتي طاااااالت
مكتبي جديد

غربتي طاااااالت غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 57879
تاريخ التسجيل: Nov 2008
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 2
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي أريد مقالة تتناول موضوع الأرشيف والأرشفة الإلكترونية

اريد مقالة تتناول موضوع الارشيف والارشفة الالكترونية

ممكن تشرحونها لي
وانا اطلعها












التوقيع
®»ربما الحياة هي مسرحي
وأنا فنان تمرد على ألوانها
ربما اتخذت العالم غرفتي
وصار جموحي فكرها
لم اعد استطيع مقاومه جنوني
فجنوني عاصفة غاضبه
«®
  رد مع اقتباس
قديم Aug-01-2009, 08:50 PM   المشاركة2
المعلومات

سعاد بن شعيرة
مشرفة منتديات اليسير
أخصائية مكتبات ومعلومات

سعاد بن شعيرة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 57892
تاريخ التسجيل: Nov 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 3,005
بمعدل : 1.45 يومياً


افتراضي

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة غربتي طاااااالت مشاهدة المشاركة
اريد مقالة تتناول موضوع الارشيف والارشفة الالكترونية

ممكن تشرحونها لي
وانا اطلعها
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
يمكنك أخي الاتجاه نحو هذه الروابط:

الأرشيف والأرشفة الإليكترونية
التسيير الالكتروني للوثائق والمعلوماتGED
أرشفة الوثائق الالكترونية تحديات وقضايا
أدليب adlibنظام متكامل لإدارة الأرشيف
دراسة أرشيفية 2: الأرشيف في فجر الألفية الثالثة
ماهية الارشيف الالكتروني
الارشيف الالكترونى
دراسة أرشيفية 3: سياسة الأرشيف الإلكتروني
الوثيقة 8: النسخة العربية لدليل الأرشيف الإلكتروني
التوثيق والأرشفة الآلية والإلكترونية
الوثيقة الأرشيفيـــة : من الصلصال إلى الرق إلى الورقة إلى المغناطيسي إلى الإلكتروني
تثبيت أنظمة التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات / الأرشفة الإلكترونية والوورك فلو

هيكلة نظام الأرشفة من اليدوي إلى الإلكتروني

سؤال / جواب عن الأرشيف.
رقمنة الأرشيف


مع تمنياتي بالإفادة












  رد مع اقتباس
قديم Apr-13-2010, 05:19 PM   المشاركة3
المعلومات

chemsse01
مكتبي جديد

chemsse01 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 62018
تاريخ التسجيل: Jan 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 6
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

- لمحة تاريخية عن الأرشيف :
بداية ظهوره
لقد أشارت الأبحاث التاريخية إلى أن ظهور الأرشيف كان عربيا و بالتحديد في منطقتي سوريا و العراق , ذلك أن مفهوم الأرشيف كمادة وثائقية يحمل في طياته نشاط الإنسان و تاريخه الحضاري , فكانت بدايته من مادة الصلصال إلى الورق البردي إلى الورق المضغوط ثم إلى الورق المطبوع ثم إلى الميكروفيلم فالميكروفيش فالقرص المرن (Disquette) ليصل الآن إلى القرص الضوئي (CD/DVD)
و لقد اكتشفت الأبحاث الاركيولوجية (إضافة الفقرة الموجودة بالجهاز)
2- تعريف الأرشيف :
مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة فيالاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريقإعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف[1].
عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غير المنشورة غالبا ، تحفظلأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائق من نشاطات للقطاع العاموالخاص


"عرف الأرشيف على انه مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه , كل شخص طبيعي أو معنوي , و كل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة , مهما كان تاريخ هذه الوثائق أو شكلها أو وعائها"(1)
و ينقسم الأرشيف إلى ثلاث أنواع :
((الأرشيف ‏الجاري)) current archives
المكان الذي تحفظفيه الوثائق الجارية، أي التي تستعمل يوميا للحاجة ‏إليها في العمل.

الأرشفة archiving
عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجللأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورة[2].
أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث ‏التاريخي،لأنها غير ذات فائدة جارية

الموادأرشيفية archival material :
عبارة عن سجلات وكتب قديمةونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصة[3].

أهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني :
يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات علىغرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسييرالأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجالتخصصها


دور مهنيوالأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :
إنمهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدامالمستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجبتقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاحالأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات كما أشارت د. سناء التكروري[4]علىسبيل المثال لا الحصر :
دورات في مجال التدريب المستمر :
مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونيةوأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصية
إضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعدادالكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات فيالرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .
ونظرا لنقل كثير من المعلومات اليكترونيا مما أوجبعلى مهنيو الأرشفة متابعة الدراسات الحديثة في المجال والعمل على الضبطالببليوغرافي والموضوعي لمقتنياتهم واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات معالأرشيفات الأخرى

خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني:
إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال،بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضلالانترنت. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوىالدولة، يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كلالمعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءاتالقانونية.
أورد الدكتور مساعدالطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي[3]:
1.
توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوامالمعاملات والملفات وغيرذلك
2.
ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدتأماكنها
3.
سهولة وسرعة نقلالرسائلوالوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارجنطاق المؤسسة
4.
سهولة الوصولللوثائقالإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدملهذه الوثائق
5.
مراقبةالوثائقوتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملاتداخل المؤسسة
6.
تعدد نقاطالوصولللوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاعالوثائق
7.
سرعة الوصولللمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدماتلهم
8.
التقليل من الأخطاءومخالفة الأنظمة
9.
التقليلمنالمراجعات للدوائر الحكومية من قبلالمستفيدين
10.
المركزية فيالتعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أوالقرارات.
11.
توحيد المعاييرفيالتعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر منقاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أوخارجها.
12.
الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسساتالقطاع الخاص.
يعد البوابةونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية
ورغم كل المميزاتالتي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجبمعالجتها من هذه السلبيات :
1-
التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكنملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزةلاسترجاعه .
2-
إمكانية تعرضالمواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.
3-
يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعدادملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .
4-
أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثلالأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كلياأو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .

ولعلاج مثل هذه السلبيات كان لابد من تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإليكتروني :
يجب تكوين فريق تفكير وعمل يشمل كل المتعاملينالمعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني: الإدارة المنتجة للأرشيف الإلكتروني، و قسمتكنولوجيا المعلومات (IT)، و قسم الأرشيفالمعني بالحفظ في المدى الطويل. يحدد كل عضو من المتعاملين الثلاثة المقاييس الخاصةبمجاله، ويطرح انشغالاته للأطراف الأخرى:
-
تقوم الإدارة بوضع القائمة الشاملةللأرشيف الإلكتروني المنتج من قبلها، وبتحديد مدة الحفظ للبيانات حسبحاجياتها.
-
يتدخل قسم الأرشيف لتحديدالأرشيف الإلكتروني الذي يجب حفظه في المدى الطويل (بل دائماً) حسب تعليمات الأرشيفالوطني، وطرح المشاكل المتعلقة بطرق الحفظ لضمان حماية البيانات الإلكترونية؛
-
يقترح قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أنواع البرامج والأجهزة والدعامات التي يمكن استخدامها في المعاملة اليومية، ثمللحفظ في المدى الطويل.
-
سوف ينبثق من هذا الفريقالمتكامل سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى المؤسسة المعنية، وتبقى تلكالسياسة قابلة للإثراء حسب التطبيق في الميدان وحسب التطور التكنولوجي، لأنه "منغير الممكن الاستفادة من البلورة السحرية لقراءة المستقبل التكنولوجي!"
لذا يجبتحديد سياسة تعتمد على أفضل الدعامات الموجودة في الوقت الحالي والتي تضمن حفظالأرشيف الإلكتروني لمدة عشر سنوات ، مع العلم بأن بعد هذه المدة يفترض اللجوء إلىحلول تكنولوجية أخرى حسب التطور التكنولوجي.

سوف ترتكز السياسة الخاصة بحفظ الأرشيفالإلكتروني في المدى الطويل على العناصر التالية:
أ‌- استغلال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة (بتعددأشكالها) لضمان الحصول على البيانات الإلكترونية إذا ضاعت في شكل منالأشكال.
ب‌- وفي هذا النطاق،يجب تخزين الأرشيف الإلكتروني في أقراص ( CD.Rالأكثر جودة)،وفي القرص الصلب (HDD)، وفي الجهازالمركزي (SERVER)،مع تحويليومي (Back up) خارج الجهاز (Off Site) في كاسيت (DLT).
ج- وكل هذهالإجراءات لم تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل إذ لم تقوم المؤسسةبعملية هجرة البيانات (periodical migration) مرة كل خمس سنوات.
د- يجب القيام دوريا بتجديد (refreshing) و بهجرةالبيانات من شكل إلى آخر قبل ضياع المعلومات، و تتطلب هذه العملية إدماج قضيةالأجهزة و البرامج في سياسة هجرة البيانات الإلكترونية
ه- من هذا المنطلق، يجب تحديد خطة لاختبار البياناتالإلكترونية و لتجديدها و إعادة شكلها عند تغيير الأجهزة (hardware) و البرامج (software)
و- بدون ما ننسىفي تحديد السياسة لحفظ الأرشيف- إمكانية استعمال تقنية الميكروفيلم الذي يبقىأفضل و أضمن وسيلة لحفظ الأرشيف في المدى الطويل (أكثر من قرن)، شريطة القيام أيضابالإجراءات المرتبطة بصيانة الأفلام؛ و يمكن استخراج البيانات الإلكترونية في شكلالميكروفيلم بفضل تطور التكنولوجية؛
ي- يرجع لكل مؤسسة تحديد السياسة التيتناسبها لضمان حفظ الأرشيف الإلكتروني، و إعطاء عناية خاصة للأرشيف الإستراتيجيالذي يجب تصويره رقميا في كل الأشكال الإلكترونية، و قياسيا (ميكروفيلم)، والاحتفاظ إذا اقتضى الأمر بالأرشيف الأصلي، مثل سجلات الحالة المدنية و الملفاتالتقنية للبنية التحتية بالنسبة لأرشيف الدولة...
في النهاية، انقل رأي الأرشيف الوطني الأمريكي حولأفضل شكل لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل: " الشكل الثابت (persistent format) هو الشكل الذي يرتكز على استراتيجيه للحفظ تهدف إلىالتقليل من أضرار الزوال التكنولوجي، و إلى التخفيض من التبعية اتجاه الأجهزة (hardware) و البرامج (software)، ليمكن في المستقبل استرجاع البيانات الإلكترونيةو نسخها للحصول على وثائق صادقة".

كيف يمكن إنشاء أرشيف اليكتروني ؟

خطوات الإنشاء :
1. استقال البياناتوالمستندات المراد أرشفتها من كافة الإدارات والأقسام في المكاتب المختلفة
2. ترميز الوثائق المرادأرشفتها وفقا لدليل أعد سابقا لتحقيق هذا الغرض
3. إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر أو أي وسيط من وسائط التخزين بواسطة برامجوأنظمة مصمصة بدقة لأرشفة الوثائق وحفظها إضافة إلى الأجهزة اللازمة لإدخال هذهالوثائق إلى جهاز الحاسب وأرشفتها مثل الطابعات وغيرها من وسائل الإدخال
4. حفظ الوثائق المؤرشفةفي ملفات الأرشيف الإليكترونية .
5. إجراء التحديث المستمر للبيانات ، وضبط العمل على تحقيق الأمان المطلوب، وصيانة وإصلاح الأجهزة حتى لا يؤدي توقفها إلى إعاقة سير العمل .
6. إصدار التقارير بصفة دوريةعن العمل والمواد المخزنة في الأرشيف، ويتضمن التقرير المعلومات التالية :

1. أنواع السجلات وتركيب الملفاتالتي تم التخزين عليها .
2. الوسائط المختلفة التي تستخدملتخزين السجلات .
3. الأسس التي يتم وفقا لها ترتيبالسجلات، مثلا أرقام مسلسلة وفقا لدليل معين يمكن استخدامه لإخراج البيانات عندالحاجة إليها .
4. طريقة تحديث البيانات المسجلةفي الملفات المختلفة، وذلك لإضافة بيانات جديدة أو لتعديل بعض البيانات السابقة أوحذف بعضها الآخر .
5. وسائل وطرق التحكم في الأخطاءالتي قد تحدث عند إدخال البيانات وفق لترتيب السجلات الخاصة بها وواضح أن عملياتالتشغيل الكمبيوتري يجب أن تتضمن الطرق التي يمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء . مثلا: بعد تحديث البيانات يمكن إخراج موجز بالمجاميع بعد الإضافات المختلفةوالسحوبات التي حدثت ومقارنة النتائج مع الموجز قبل التحديث للتأكد من التطابق الذييجب أن يتحقق إذا كانت عمليات التشغيل قد تمت بدقة تامة .
6. دراسة طبيعة ، وحجم ،وتكرار، ووقت الاستجابة، وذلك فيما يتعلق بالحصولعلى المعلومات من ذاكرة الكمبيوتر وبتحديث البيانات المخزونة في ملفات هذه الذاكرة . ويعني ذلك ضرورة إجراء الموازنة بين وقت الاستجابة الخاص بنظام كمبيوتري معينوبين التكلفة التي تحتاجها كل من البرمجة الخاصة بهذا النظام وتخزين البيانات وفقالتشغيل هذا النظام ، وتحديث هذه البيانات كلما دعت الحاجة إلى ذلك. وبالرغم من أنإنشاء إدارة للبيانات باستخدام الكمبيوتر والملفات المختلفة الخاصة به يمكن أنيتطلب استثمارا هائلا في رؤوس الأموال والموظفين الذين تحتاجهم مثل هذه الإدارة ،إلا أنها يمكن أن تقدم خدمات جليلة للمؤسسة ، كما يمكن إدخال التعديلات عليها منوقت إلى آخر بسهولة وتكاليف قليلة .

ملاحظات يجب مراعاتها عن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني[1]:
1. إن تصميم ملفاتالأرشيف الإليكتروني هو بالدرجة الأولى فن ، بمعنى أنه عمل يعتمد أساسا على إدراكالمسئول عن التصميم للأعمال المختلفة التي تقوم بها المؤسسة . أي أنه يجب أن يتضحفي أذهان المسئولين عن التصميم صورة شاملة ومتكاملة للمسالك التي تأخذها التدفقاتالمختلفة للبيانات والمعلومات حتى يمكن تحديد التركيب الخاص بالملفات التي تكونهناك حاجة إلى إدخالها في الكمبيوتر ، بالإضافة إلى البيانات التي سوف يتضمنها كلملف .
2. يجب أن يدرك المسئولون عنالتصميم الطرق المختلفة التي يمكن على أساسها تحديث البيانات التي تتضمنها الملفات . ذلك لأن بعض عمليات التحديث يمكن أن تكون بصفة مستمرة ، بينما يكون البعض الآخرمن البيانات ثابتا تقريبا .
3. يجب المقارنةبين التراكيب المختلفة للملفات التي يمكن استخدامها في الأرشيف لتحقيق التوافقبينها وبين أنواع المعلومات ومدى احتياجها إلى التحديث
4. الموازنة بين تكاليف العمل وبين أنواع الملفات التي يمكن الاعتماد عليهاووسائط التخزين التي تستخدم لحفظ البيانات المختلفة . وعند بحث التراكيب المختلفةيجب الموازنة التكاليف والسرعة التي يتطلبها العمل عند استعادة البيانات أو عندتحديثها ، وكذلك حجم البيانات وقابليتها للتغيير من وقت إلى آخر .
5. يقوم نظام الأرشيف على استخدام أرقام دليل يجب أنتعرف بها الملفات والمستندات الموثقة والنسخ المحفوظة في أي وسيط من وسائط التخزينالمختلفة ، بمعنى أن هذه النسخ يجب أن تحمل نفس رقم الدليل الخاص بالوحدة أوبالموضوع أو بالعملية التي يخزن لها ملف خاص بها في ذاكرة الكمبيوتر أو على أيواسطة من وسائط التخزين . لذلك يجب أن يكون لدى مصمم الملفات الخبرة الكافية فيإعداد دليل يتصف بالمرونة التي تساعد في تخفيف أعباء التعديلات التي تضطر الإدارةإلى إجرائها عندما يكون الدليل محددا وقاطعا ، أي عندما لا يكون متمتعا بالمرونةالتي يمكن أن تساير تطور أعمال المكتب التابع له .
6. عند تصميم الدليل الخاص بمكتب ما يحسن تحديد الأساس الذي ينبني عليهتركيب الدليل ، بمعنى هل يكون الدليل مركبا على أساس الوحدات التي يتعامل معهاالمكتب أو على أساس الموضوعات التي تكون أعماله أو على أساس العمليات المختلفة التيتجري فيه . وواضح أن تحديد هذا الأساس للدليل يتوقف على الأهداف التي يرجوها المكتبمن إنشاء الأرشيف الإليكتروني ، وعلى كيفية احتياجه للبيانات من هذا الأرشيف . لذلكيكون لكل مؤسسة ظروفها الخاصة التي تحدد نوع الدليل الذي يتفق وطبيعة أعماله . أوالاسترشاد بالأنظمة المختلفة التي أعدتها وتتبعها بعض المؤسسات في الدول المختلفةمثل نظام (RECODEX)للمحفوظاتفي الدوائر الحكومية الكندية وغيره من أنظمة الأرشيف ذات الأهمية المنتشرة فيالعالم.
7. يجب بعد ذلك تصنيف وتبويبالدليل الترميزي إلى أقسام يكون لكل منها رقمه الخاص تبعا لعدد هذه الأقسام على أنتترك فراغات في النهاية للأقسام التي يمكن أن تستحدث مستقبلا ، ثم تحديد المجموعاتالتابعة لكل قسم ، ثم تحديد عدد الوحدات التابعة لكل مجموعة من المجموعات المختلفةالتي تكون الدليل ... وهكذا إذا أردانا التسلسل في التقسيم .
من المرغوب فيه أن توضحالبيانات المختلفة التي سوف يجري إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر على استمارة تصممخصيصا لذلك .
[1]
ج.مدبك ، عمر مكداشي:استخدام الكمبيوتر في الأرشيف ،ص109

- الحكومة الإلكترونية أصبحت حقيقة
دخلت الحكومة الإلكترونية حيز التنفيذ قبل الإعلان الرسمي عنها، باستخدام البريد الإلكتروني، وفتح مواقع "الواب"، وإصدار الملفات في الشكل الرقمي بدلاً من الورق، واقتراح خدمات للجمهور بوسائل آلية ... , لذا أرادت الحكومات تحديد سياسة شاملة مستقبلية لتطوير العمل الإلكتروني وتوظيفه لخدمة المواطنين في المعاملات اليومية؛ وفي هذا النطاق بادرت إمارة دبي بإطلاق "مشروع حكومة دبي الإلكترونية في غضون 18 شهراً"(1)، وأصبح المشروع حقيقة بعد أشواط سريعة قادته إلى تخطيط 70% من الخدمات الإدارية بالطريقة الإلكترونية في سنة 2005.(2)
كما يطمح مركز الوثائق والبحوث بديوان رئيس الدولة من جهته إلى تقديم خدماته للباحثين عبر العالم بنشر سبعة ملايين وثيقة تاريخية في Internet بعد التصوير الرقمي، وهذا العمل الجبار يعتبر الأول من نوعه على المستوى العربي بل حتى على المستوى الدولي.(3)
وقامت الحكومة الفرنسية من جهتها بوضع برنامج يشمل 140 إجراءات تهدف إلى تطوير الإدارة الإلكترونية في غضون سنة 2007 (4)، قصد تسهيل كل الخدمات الإدارية المتجهة إلى الجمهور، ليتمكن المواطن من مخاطبة كل الإدارات وتلبية حاجاته الإدارية بدون الخروج من بيته مكتفياً باستخدام الكمبيوتر الشخصي!(5)
كما شرعت الحكومة البريطانية بتحديد سياسة للوصول إلى الحكومة الإلكترونية في نهاية السنة الجارية أي 2004 (6)، وكلفت مؤسسة الأرشيف الوطني البريطاني بمتابعة العملية وبتوفير المقاييس لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى كل مؤسسات الدولة (7). عند زيارتي للأرشيف الوطني البريطاني (PRO) في بداية شهر أغسطس 2003، تجولت عبر أربعة أقسام أنشئت لتنفيذ هذه المهمة:
1. قسم سياسة الأرشيفالإلكتروني؛
2. قسم إدارة الأرشيف الإلكتروني المنتج منذ 30 سنة؛
3. قسم التصوير الرقمي للأرشيف؛
4. قسم إتاحة الأرشيف الإلكتروني عبر شبكة Internet.
وبصفة عامة، أسست المجموعة الأوروبية هيئة لتوحيد الجهود في مجال تطوير الأرشيف الإلكتروني لحماية التراث الثقافي "ERPANET".(8)
أما الولايات المتحدة الأمريكية دخلت رسمياً في عهد الحكومة الإلكترونية بموجب قرار رئاسي صدر بتاريخ 17 ديسمبر 2002، وتهدف السياسة الجديدة إلى تقنين العلاقات الإلكترونية بين الحكومة والمواطنين (Government to citizen)، وداخل الحكومة بين الإدارات المعنية بخدمات الجمهور(Government to government)، وبين الحكومة وقطاع الأعمال (Government to business).(9)
وقامت منظمة اليونسكو(UNESCO) من جهتها بفتح صفحة بموقعها خاصة بالحكومة الإلكترونية نتطرق إليها فيما بعد.
2- تحديات حفظ الأرشيف الإلكتروني وحمايته من الضياع الآلي
أحدث هذا التطور السريع في العالم الإلكتروني تساؤلات جديدة مرتبطة بالشكل الجديد (الرقمي) للأرشيف:
-ما هوالأرشيف الإلكتروني؟
-ما هي الدعامات (الوسائط) المستخدمة؟
-ما هي مدة حياة هذه الدعامات؟
-كيف تحدد مدة حفظ الأرشيف الإلكتروني؟
-ما هي طرق الحفظ؟
-هل يمكن إتلاف الأرشيف الإلكتروني؟
-ما هي شروط الإطلاع عن الأرشيف الإلكتروني؟
-ما هومصير الأرشيف التقليدي على الورق؟
-هل يجب تصويره في الشكل الإلكتروني؟
-ما هي قانونية الإمضاء الإلكتروني؟
-إلىأخره...
في الواقع، تتعلق بعض الأسئلة المطروحة بالأرشيف بصفة عامة مهما كان شكله وليس بالأرشيف الإلكتروني فقط؛ وتطرقنا في دراسة سابقة إلى هذا الموضوع (10).
لذا نكتفي فقط بذكر المراحل الأساسية التي يمر عليها الأرشيف منذ تاريخ إنتاجه إلى غاية تاريخ تحديد مصيره النهائي:
-المرحلة الأولى أوالعمر الأول في حياة الأرشيف، حيث الوثيقة تستعمل يومياً بمكان إنتاجها، وتبقى في نفس المكان لمدة خمس سنوات على الأقل؛
-المرحلة الثانية أوالعمر الثاني، حيث الوثائق تصبح مرجعاً تحفظ خارج مكان إنتاجها، في مركز الحفظ المؤقت (للأرشيف الوسيط) لمدة تتراوح بين 5 و15 سنة؛
-المرحلة الثالثة والأخيرة، حيث يقرر المصير النهائي للأرشيف: الحفظ الدائم في مؤسسة الأرشيف الوطني أوالإتلاف حسب قوانين الدولة وليس حسب قرارات المؤسسات.
يحول الأرشيف بعد المرحلة الأولى من حياته خارج الإدارة المنتجة لسبب اقتصادي: توفير المكان للأرشيف الجديد، ويحفظ لمدة معينة حسب أهميته للإدارة في مركز الأرشيف الوسيط، قبل تحديد مصيره النهائي.
فجرت اليوم هذه النظرة التقليدية مع انتشار الأرشيف الإلكتروني الذي لم يتطلب مساحة كبيرة للتخزين في شكله الجديد (الدعامات الحديثة)، وبالتالي لم تقلق الإدارة من وجوده داخل المؤسسة، ولا ترى ضرورة تحويله في مركز الأرشيف الوسيط خارج مكاتبها. إذا حددت في الماضي ثلاث مراحل في حياة الأرشيف التقليدي (على الورق)، ينحصر عمر الأرشيف الإلكتروني اليوم في مرحلة واحدة حيث يحفظ في مكان إنتاجه لمدة طويلة بدون أي تحويل.
ومن هنا ينبثقالخطر، إذ يصبح الأرشيف الإلكتروني مهدداً بالإتلاف ليس عشوائياً كما وقع هذا بالنسبة للأرشيف التقليدي على الورق (11)، ولكن بسبب هشاشة الدعامات الإلكترونية، أوحتى بسبب نسيانه في أعماق الكمبيوتر!
أوبعبارة أخرى، إذا تمكنت الإنسانية بحفظ ذاكرتها التاريخية لمدة آلاف السنين في الأشكال التقليدية (الصلصال – البازلت – الورق البردي – الرق – الورق المخطوط – الورق المطبوع)، هل بإمكانها اليوم – وهي تمتلك قدرات تكنولوجية جد متطورة – حفظ وحماية ذاكرتها الإلكترونية لنفس المدة؟
إذ لم تؤخذ بعين الاعتبار قضية حفظ الأرشيف الإلكتروني وحمايته في المدى الطويل، فربما تفقد الكثير من المؤسسات ومن ثم الدولة ذاكرتها الإلكترونية لندخل في تناقض لم يطاق: نظهر اليوم ومع التطور التكنولوجي السريع عاجزين على حماية ذاكرتنا من الإتلاف، ونصبح أقل قدرة من أسلافنا – الذين كانوا يفتقروا لأي تكنولوجيا لمواصلة الرسالة التاريخية للأجيال الصاعدة!
إن الأرشيف التقليدي (الورق) يمتاز بوجوده المادي (الجسماني) ولوأنه محفوظ في ظروف سيئة، بينما يظهر الأرشيف الإلكتروني معاق بحكم عدم رؤيته ماديا (جسمانيا)ً وبضرورة وجود وسائط وبرامج وأجهزة لاسترجاعه؛ وهذه الوسائل الآلية تفقد يوم بعد يوم صلاحياتها نتيجة للتطور التكنولوجي المستمر الذي يرمي إلى "الخردة" كل الوسائط (الدعامات) والبرامج والأجهزة المستخدمة بعد مدة قصيرة من الاستعمال (ثلاث سنوات بالنسبة للبرامج وعشر سنوات بالنسبة لأحدث الوسائط!).
إذ يجب علينا أن نرافق التطور التكنولوجي، يفترض علينا أيضاً أخذ كل التدابير لحفظ البيانات الإلكترونية وحمايتها من الإتلاف، ولهذا الغرض يجب تحديد سياسة واضحة لإدارة الأرشيف الإلكتروني لتبقى البيانات الرقمية جاهزة في كل وقت للاستخدام والاسترجاع في العمل اليومي، ومحفوظة في أحسن الظروف لتتحول مع مرور السنين إلى ذاكرة تاريخية نسلمها "كاملة" للأجيال الصاعدة.
ولعله من الأرجح أن تنسق كل الجهود في إطار منظمة اليونسكوالتي فتحت صفحة خاصة للحكومة الإلكترونية ونشرت دراسة حول تطبيق الإدارة الإلكترونية في 15 بلداً عبر العالم موزعين في كل القارات.(12)












  رد مع اقتباس
قديم Apr-17-2010, 12:38 PM   المشاركة4
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز
الوثائق و البحوث - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 635
بمعدل : 0.22 يومياً


افتراضي يجب إحترام حقوق الملكية الفكرية.

تحية طيبة للجميع وبعد؛
تنبيه إلى الأخت"chemsse01": لقد نقلتي فقرات من دراساتي حول الأرشيف والأرشفة الإلكترونية دون ذكر المصدر الأصلي ودون احترام حقوق الملكية الفكرية. يجب عليك كلما تنقلي دراسات غيرك فتح قوسين لكي يتمكن القارىء من تحديد ما ينسب إليك و ما ينسب لغيرك. فإذا تستمرين في هذا المنهج، سوف لن تتقدمين في مجال البحث العلمي.
وشكرًا على تفهمكم.












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف: التجربة الجزائرية عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 11 Jul-14-2014 03:23 PM
دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 126 Jun-03-2014 03:55 PM
دراسة أرشيفية 4: برنامج تكوين الأرشيفيين عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 18 Mar-16-2012 02:16 PM
الإدارة الالكترونية e-management عصفورة الشام منتدى تقنية المعلومات 6 Jan-08-2010 02:46 PM


الساعة الآن 09:43 AM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين