[سارة ف]

السلام عليكم..
هل يمكنكم أن تزودونا بمعلومات عن "تشريعات قانون الأرشيف في الأردن"

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة سارة ف

السلام عليكم..
هل يمكنكم أن تزودونا بمعلومات عن "تشريعات قانون الأرشيف في الأردن"

تحية طيبة وبعد؛
في الواقع ليس لدي أي معلومات حول وجود أم لا لمؤسسة الأرشيف الوطني في الأردن، ولا علم علي أي تشريع خاص بالموضوع. لقد اقترحت في سنة 1999، لما كنت رئيسًا للفرع العربي للأرشيف، تنظيم دورة تدريبية في عمان حول إدارة الأرشيف الحكومي، بالتعاون مع المكتبة الوطنية الأردنية؛ إلا و لم نتمكن من تنظيم الدورة، و كان هدفنا تشجيع مملكة الأردن في تأسيس الأرشيف الوطني.
للمزيد حول الموضوع، يمكنكم الاتصال بإحدى المؤسسات الأردنية التالية، وشكرًا.

المكتبة الوطنية الأردنية
وزارة الثقافة – عمان
الهاتف : 96264610311 - الفاكس : 96264616832
http://www.nl.gov.jo


مركز التوثيق الملكي الأردني الهاشمي
السيد محمد عيسى العدوان، مدير عام
ص.ب. 961508 – عمان- المملكة الأردنية الهاشمية
الهاتف: 96264659775 – الفاكس: 96264626899
http://www.rhdc.jo


جمعية المكتبات الأردنية
ص.ب.6289 – عمان 11118 –
المملكة الأردنية الهاشمية
تلفاكس : 96264629412

[هنية2290]

السلام عليكم..........
بحكم تجربة العمل التي مريتم بها بالجزائر.......فما رأيكم في عمل الأرشيفيين في الجزائر خصوصا في البلدياااات...وماهي الطرق الواجب إستعمالها تجاه أصحاب القرار (وأقصد هنا رؤساء البلديات الذين وللأسف لازالو متخوفين من من هذا القطااااااع )........مع تمنياتنا لكم بالمزيد من النجاح و التألق وجزااكم الله خيرا....

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة هنية2290

السلام عليكم..........
بحكم تجربة العمل التي مريتم بها بالجزائر.......فما رأيكم في عمل الأرشيفيين في الجزائر خصوصا في البلدياااات...وماهي الطرق الواجب إستعمالها تجاه أصحاب القرار (وأقصد هنا رؤساء البلديات الذين وللأسف لازالو متخوفين من من هذا القطااااااع )........مع تمنياتنا لكم بالمزيد من النجاح و التألق وجزااكم الله خيرا....

تحية طيبة وبعد؛
إن قضية تهميش الأرشيف والأرشيفيين تهم جميع الدول العربية، وليس الجزائر فقط. طُرِحت المسألة في هذا الركن من منتديات اليسير تحت عنوان"إعطاء القيمة الحقيقية للأرشيفيين"؛ وأحسن جواب حسب رأيي قدمه الزميل سفيان بوحرات.
لا أرى ما يمكنني أن أضيف، ماعدا أنني تعرضت لهذه المشكل طوال حياتي المهنية، والسبيل الوحيد لإعادة الاعتبار للأرشيف و الأرشيفيين هو أن يبرهن أصحاب المهنة الخدمات التي يمكنهم أن يقدمونها للإدارة (ليصبح الأرشيف بنك معلومات منظم)، وللباحثين (تنظيم الأرشيف التاريخي)، وللأفراد (الأبحاث الخاصة لثبوت حقوقهم عبر الأرشيف)، وللمجتمع (معارض أرشيفية للتعرف على أهم مراحل تاريخ الأمة عبر الأرشيف التاريخي).
وشكرًا.

إعطاء القيمة الحقيقية للأرشيفيين

http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=13823

سفيان بوحرات
مكتبي نشيط
________________________________________
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
و بعد
زملاء المهنة المحترمين،،،

بالفعل إن مهنة الأرشيفي لا تحظى بالاهتمام اللائق بها في بعض المجتمعات العربية و هذا راجع إلى قلة الوعي بصفة عامة و كما قيل قديما من جهل شيئا عاداه! أليس كذلك ؟

أن الدول المتقدمة تولي الأرشيف و الأرشيفيين أهمية مؤسسة على إدراكها لدورهم الفعال في حفظ ذاكرتها و تنظيم مواردها المعلوماتية الفريدة و الثمينة و تشكيل تراثها،
و لا عجب في ذلك حيث أن تلك الدول لا تنظر إلى المهن و إلى المهنيين من زاوية الاحتقار و التهميش مهما كان المجال و مهما نزل سلم الوظيفة، ذلك لأنهم يقولون بل يعتقدون أنه ليس هناك مهنة دونية، فهل نستغني عن الخباز أو الميكانيكي أو عامل النظافة أو أو...؟ أبدا فإن المؤسسات و المجتمعات لبنات متكاملة لا يستقيم البنيان إلا بها جميعا، فما بالك بلبنة الهوية و الثقافة و التاريخ و الشخصية ؟!!!

ولكن مسؤولينا لا يعلمون !!! فلنعذرهم و لنأخذ على عاتقنا مسؤولية تعليمهم و تبيين قيمة الأرشيف و فائدة بل و فوائد مهنة الأرشيفي في أي مؤسسة كانت.

بالفعل هذا تحدي كبير و هذه مسؤولية عظيمة خاصة في زمننا هذا، زمن تكنولوجيا المعلومات و الأرشفة الإلكترونية، حيث يظن الكثير الكثير الكثير أن الكمبيوتر سيحل محل الأرشيفي و أن أقسام تقنية المعلومات ستحل معضلة الأرشيف و بالتالي لا حاجة لأرشيفيين و لا لأرشيف ورقي، و قد وقع هذا بل و تكرر. كم من مدير ردد فكرة شراء برنامج التصوير الضوئي و تحويل الورق إلى أرشيف إلكتروني؟ و كم من مدير حول قاعات الأرشيف إلى مكاتب ظنا منه أن الأرشيف الإلكتروني سوف لن يحتاج إلا لقاعة مساحتها لا تتجاوز 20 متر مربع؟ ولكن هل وصلوا إلى مطلوبهم؟ لا بالطبع و لن يصلوا حتما، لأن النظام الإلكتروني يحتاج إلى من يصممه و من يزوده و من يديره و من يقوم على صيانته.

إذا الحل بأيدينا نحن الأرشيفيون للقيام بدورنا كما ينبغي و أن نكون في المستوى تجاه التحديات و أن لا ننتكس و نضعف أمام صعوبة الوضع و النظرة السلبية التي أصبحنا نعاني منها.

إليك بعض الإرشادات، على عجل، لعلها تفيد في تغيير الوضعية بعض الشيئ:

أولا: الاقتناع الذاتي تماما بأن الأرشيفي قائم على مجال حيوي تحتاجه الدوائر الحكومية و الخاصة
ثانيا: بذل الجهود الوفيرة في القيام بدوره في إنقاذ الأرصدة الأرشيفية و لو بأدنى الوسائل المتوفرة
ثالثا: العمل على تثمين هذه الجهود بإبراز النتائج للجميع دون تردد إذ أن الفهارس و قواعد البيانات و الملفات المرتبة والمصنفة تعتبر إنجازا على حد سواء كالإيرادات المالية أو تحقيق النجاحات في المشاريع المؤسسية لأن الأرشيف هو الذي يكرس هذه الإنجازات و هو الذي يثبت و يحفظ هذه الإيرادات و هو الذي يمكن من تحقيق الأحسن حيث يصبح هو المرجع الموثوق لما يغادر صاحب الخبرة أو تخون الذاكرة البشرية!!! فلنتنبه!!!!
رابعا: متابعة جميع ما يجري في المؤسسة من مشاريع و نشاطات فلربما يمكننا كأرشيفيين أن نوفر مراجع تساعد في أداء العمل أو إنجاح المشاريع لا يفكر أصحاب الشأن في طلبها لأنهم لا يعلمون بوجودها. و كم من دراسة محفوظة في الأرشيف أعيدت و انجر من ذلك هدر للمال و الجهد و الوقت، و على ذلك فقس!!!
خامسا: العمل على توعية الزملاء و من لهم الآذان الصاغية بأهمية الأرشيف كما هي قناعتك، و سوف يسري الحديث و قد يصل إلى من لم تتمكن من الوصول إليهم من مسؤولين
سادسا: كن المثال الأعلى و القدوة الشامخة في الانضباط و الجد، فإن الأعين المراقبة لا تغفل عن ذلك و تهتم حتما يوما ما بما تقوم به

فإن لم تر النتائج فلا تيأس، لأنك :

أولا: قمت بواجبك، ثانيا : بذلت جهدك حين تأخر غيرك، ثالثا: طورت نفسك و أثرت في غيرك ممن هم مثلك أو دونك أو أكبر منك، رابعا:أنقذت وثائق كثيرة و أخليت مسؤوليتك تجاه التراث الثمين

أخيرا إن مهنة الأرشيف تتواجد في قلب العمل الإداري و الفني فلا ينبغي أن يتغاضى عنها حريص على الأداء المؤسسي، فهذه هي النقطة الأساسية في النقاش و عليها فركز.

عذرا،

[amouna]

السلام عليكم
تحيه طيبه وبعد
قبل ان ابدا بطلبي اريد ان اشكر استاذنا الكريم وجميع الذين يساهمون في نشر الثقافه وتقديم المعلومات القيمه
اما عن طلبي فهو اي كتب او معلومات عن الارشيف المفتوح ولكم مني جزيل الشكر والاحترام .

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة amouna

السلام عليكم
تحيه طيبه وبعد
قبل ان ابدا بطلبي اريد ان اشكر استاذنا الكريم وجميع الذين يساهمون في نشر الثقافه وتقديم المعلومات القيمه
اما عن طلبي فهو اي كتب او معلومات عن الارشيف المفتوح ولكم مني جزيل الشكر والاحترام .

تحية طيبة وبعد؛
إذا تقصدين "الأرشيف المفتوح" للإطلاع، لا أضن أنه يجب أي مرجع. سوف يرجع لكل دولة اختيار فتح الأرشيف للإطلاع حسب حساسيته.
مثال عن تواريخ فتح الأرشيف للإطلاع الذي أقترحه شخصيًا:
• بعد مرور 30 عامًا على إغلاق الملفات بالنسبة لأرشيف المؤسسات و الدوائر الحكومية، والفئات الأخرى من الأرشيف الذي لا يحتوي على معلومات حساسة.
• بعد 50 عامًا من الحكم النهائي لأرشيف العدالة و المحاكم.
• بعد 50 سنة من تاريخ الوثائق بالنسبة للأرشيف الخاصة.
• بعد 60 سنة بالنسبة للأرشيف الذي يحتوي على معلومات تتعلق بأمن الدولة.
• بعد 100 سنة من تاريخ ولادة الشخص بالنسبة للملفات الشخصية.
وشكرًا.

[amouna]

السلام عليكم
ياريت مساعدتي باي مراجع عن حفظ الارشيف

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة amouna

السلام عليكم
ياريت مساعدتي باي مراجع عن حفظ الارشيف

تحية طيبة وبعد؛
سوف تجدين كل المعلومات المفيدة في الركن الذي تفضلت الأخت سعاد بن شعيرة بفتحه وهي مشكورة على ذلك؛ وشكرًا.
“مواضيع الأرشيف بمنتديات اليسير“

http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=21817

[الأمين 40]

سلام علبكم
سؤالي هو عندما أنصب في عملي الجديد يجب أن أقوم بتقرير
ما هي الجوانب التي أتطرق اليها ؟وكيف تكون صيغة التقرير؟
مع أسمى تحياتي
شكرا

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة الأمين 40

سلام علبكم
سؤالي هو عندما أنصب في عملي الجديد يجب أن أقوم بتقرير
ما هي الجوانب التي أتطرق اليها ؟وكيف تكون صيغة التقرير؟
مع أسمى تحياتي
شكرا

تحية طيبة وبعد؛
يجب عليك القيام بالخطوات التالية لمباشرة عملك الأرشيفي في أحسن وجه:
 أولا: تشخيص الوضع العام للأرشيف حسب المقاييس المحددة في البند "أ"، ثم تحرير التقرير الأولي لتقديم نتائج التشخيص؛ لم يتطلب منك هذا العمل الأولي أكثر من يومين أو ثلاثة.
 ثانيًا: إعداد جرد عام للأرشيف المحفوظ ونقدم لك مثالا في البند "ب"؛ و سوف يُنجز هذا العمل العلمي في عدة أسابيع حسب حجم الأرشيف.

"أ" - قائمة مقاييس التشخيص:
1- النصوص التنظيمية.
2- هيكل تسيير الأرشيف.
3- تطبيق نظام الأرشيف المركزي.
4- قاعات حفظ الأرشيف.
5- التجهيزات.
6- وضع الأرشيف من الجانب الصحي والأمني.
7- الموارد البشرية الخاصة بالأرشيف.
8- حجم الأرشيف المحفوظ.
9- الفترة التاريخية للأرشيف المحفوظ.
10- الترتيب (النظام الجسماني).
11- التصنيف (النظام الفكري).
12- خطورة الإتلاف للأرشيف.
13- التقويم الإجمالي.


"ب" - الجرد العام للأرشيف:
لقد قمت في سنة 1974، عندما باشرت عملي كأرشيفي في مصلحة الأرشيف لولاية قسنطينة، بإعداد جرد عام للأرصدة الأرشيفية المحفوظة في الطابق تحت الأرضي لمقر الولاية، ويصل عدد قاعات الأرشيف إلى ثلاثين قاعة. تابعت الطريقة التالية:
- رقم القاعة.
- الوضع العام: المساحة-الحماية ضد الحريق-النظافة-الكهرباء-تسرب مياه.
- رقم الرف.
- رقم الطاولات.
- محتوى الرصيد.
- عدد العلب.
- التاريخ الأدنى والأقصى للرصيد.
- وجود جدول دفع الأرشيف أم لا- الإدارة الدافعة- تاريخ الجدول.
- الملاحظات: أرشيف مرتب-غير مرتب-فوق الطاولات-فوق الأرض-علب أم حزمات-ملاحظات أخرى.

أنجزت هذا العمل العلمي في ثلاثة أشهرٍ، وكان أول فهرس للأرشيف أعطيته العنوان التالي: " قائمة أرصدة الأرشيف لولاية قسنطينة ، 1974". ومن ثَمَّ تمكنت من معرفة أرشيف الولاية، وتحديد الأعمال الأرشيفية التي تنبثق من هذا الجرد الأولي.
يُعد هذا النوع من الجرد العام وسيلة عمل داخلية لا يمكن إتاحتها للإطلاع من طرف الباحثين. و لكن كان من واجبنا تحديد الأرصدة الأرشيفية التاريخية التي يمكن فتحها للبحث التاريخي بعد إنجاز أدوات البحث المناسبة لها.

[الأمين 40]

شكرا على الرد أستاذنا الكريم

[عبدالكريم بجاجة]

Feb-01-2010, 11:23 PM
الشيخ بلة اسماعيل
مكتبي جديد
الدولة: الجـزائر

مساء الخير سيدي اريد جوابا لسؤالي هذا من فضلكم سيدي وهو communication des document dans records management
وشكرا جزيلا

الجواب:
تحية طيبة وبعد؛
نذكر مرة أخرى أن التقنين الدولي أيزو 15489 (ISO) يُطبق على الأرشيف الجاري والوسيط فقط، أي الأرشيف الذي لا يزال في حوزة المؤسسات المنتجة، ولم يحول بعد إلى الأرشيف الوطني لتصنيف جزء منه في فئة الوثائق التاريخية، وبعد ذلك سوف يصبح في متناول الباحثين حسب الإجراءات الخاصة في كل بلد في مجال إتاحة الأرشيف التاريخي للبحث العلمي.
إذًا لا يمكن الإطلاع على الأرشيف الجاري والوسيط حسب المعايير المطبقة في الأرشيف الوطني، ولا يتدخل التقنين أيزو في مجال الأرشيف الوطني.
يخضع الإطلاع على الأرشيف الجاري والوسيط من طرف موظفي المؤسسة فقط إلى إجراءات دقيقة تنطلق من تصنيف سرية الوثائق، وتحديد الموظفين المسموح لهم بالإطلاع فقط، و الموظفين الذين لهم الحق في التصرف بالوثائق التي أنتجوها.
تجدون طيه تفاصيل الإجراءات التي حددها تقنين أيزو 15489 (ISO) وهي باللغة الفرنسية، وموجودة أيضًا باللغة الإنجليزية؛ ومعذرة على عدم تعريبها لضيق الوقت. وشكرًا.

Extraits ISO 15489 relatifs à l’accès aux archives


4.2.5 Sécurité, droits d’accès, classification

4.2.5.1 Généralités

Un instrument de travail formel identifiant les droits et les restrictions d’accès aux documents d’archives est un outil indispensable pour organiser et gérer les documents dans les organismes quels que soient leur taille et leur contexte juridique. Plus les organismes, leurs activités et leur environnement réglementaire sont complexes, plus le besoin de normalisation des procédures d’accès et de sécurité est grand.

4.2.5.2 Elaboration de l’instrument de travail

L’élaboration de catégories appropriées pour les droits et restrictions d’accès est basée sur une analyse du cadre réglementaire de l’organisme et de ses activités, et sur une évaluation des risques. Le niveau de sécurité et d’accès à retenir est fonction à la fois de Ia nature et de la taille de l’organisme, aussi bien que du contenu et de Ia valeur de l’information à sécuriser. Le niveau de sécurité à retenir peut être défini comme celui qu’un citoyen lambda estimera nécessaire pour protéger une information contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, effacement, altération et/ou destruction qui ne soit pas autorisé. La solution à retenir pourra être une salle d’archives fermée à clé pour un organisme donné et, pour un autre, une salle fermée à clé, à l’accès réglementé et équipée de cameras vidéo.

L’accès aux documents peut être réduit pour protéger :

a) les informations nominatives et Ia vie privée,

b) La propriété intellectuelle et le secret industriel et commercial,

c) la sécurité des biens (physique et financière),

d) Ia sécurité de l’Etat, et

e) les prérogatives professionnelles, légales et autres.

Tout aussi importants sont les droits d’accès de nature légale inscrits dans les statuts de l’organisme, la législation sur Ia liberté d’information et Ia protection de Ia vie privée, Ia loi sur les archives ou les codes de lois. L’élaboration dune classification pour la sécurité et l’accès aura avantage à prendre en considération cette réglementation en matière d’accès.

Pour l’élaboration d’une telle classification, l’analyse du cadre réglementaire, celle des activités de l’organisme et l’évaluation des risques peuvent servir à :

a) identifier les droits et restrictions d’accès de nature légale pour les documents et l’information au sein de l’entreprise,

b) identifier les zones de risque d’atteinte à la vie privée, et au secret individuel, personnel ou commercial,

c) identifier les problèmes de sécurité au sein de lorganisme,

d) lister les zones de risque en lien avec une évaluation des dommages et les probabilités de survenance des problèmes.

e) cartographier les zones identifiées de risques et les problèmes de sécurité en lien avec les activités de I’organisme,

f) identifier les niveaux appropriés de restriction, depuis les zones où le risque est le plus élevé jusqu’aux zones les moins risquées,

g) attribuer des niveaux de restriction aux séries de documents procédant des différentes activités en fonction des risques, et

h) établir un lien avec les outils que sont le plan de classement des activités ou les thesaurus utilisés pour Ia description des documents. De cette manière, les mises en garde et les restrictions peuvent être déclenchées automatiquement dès l’archivage des documents dans le système d’archivage.

II est recommandé que la présentation des niveaux de restriction reflète les usages de l’organisme. L’élaboration de catégories de restrictions d’accès requiert de consulter le secteur d’activité concerné.

La classification des accès est également applicable aux personnes, aussi bien pour celles qui assurent Ia gestion des documents à accès restreint que pour les autres qui ont des droits d’accès. Après cela, reste à identifier clairement les responsabilités. Les personnes qui ont accès à certaines catégories de documents à accès restreint doivent être identifiées et enregistrées dans le système d’archivage. Les documents à accès restreint ne sont accessibles que par les personnes dûment autorisées. Ce processus peut être étayé par des processus de vérification ou de contrôle qui ne relèvent pas de Ia fonction de « Records management ». Cet aspect de classification des accès des utilisateurs est rattaché à Ia tâche de gestion des habilitations du système d’archivage.
Un système d’archivage doit gérer les habilitations spécifiques du système. Ceci peut se faire en s’appuyant sur le registre du personnel et des habilitations pour tous les systèmes de l’organisme, mais en l’absence d’une procédure générale d’habilitation, il devra élaborer sa propre procédure. Le registre des habilitations distingue les habilitations accordées aux employés pour accéder, modifier ou détruire des documents conservés dans le système d’archivage des habilitations n’autorisant qu’une simple consultation. Le même utilisateur peut être habilité à créer, modifier et détruire des documents dans son secteur de responsabilité et n’avoir qu’une autorisation de consultation pour les documents provenant d’un autre secteur. Pareillement, il peut apparaître inopportun de partager l’accès aux documents de certaines activités en dehors des groupes de travail impliqués et d’accorder des habilitations aux employés extérieurs à ces groupes de travail.

Le contrôle et Ia cartographie des habilitations et des responsabilités fonctionnelles est une tache continue qui s’applique à tous les systèmes d’archivage sans distinction de format De nombreux systèmes d’archivage électronique, particulièrement ceux qui sont accessibles par le biais de systèmes géographiquement distribués, peuvent hériter des protocoles d’identification provenant d’autres applications. Avec les possibilités d’accès en réseau et à distance, l’attribution et le contrôle des habilitations représentera une responsabilité significative, souvent confiée aux systèmes d’information ou aux administrateurs des données.



4.3.5 - Classification pour l’accès et Ia sécurité

L’attribution de droits et de restrictions d’accès implique des étapes similaires au classement des activités, se reporter à Ia classification pour Ia sécurité et l’accès (voir 4.2.5):

a) identifier l’action ou l’activité que le document supporte;

b) identifier l’unité ou le service dont le document relève;

c) vérifier La classification en matière d’accès et de sécurité afin d’établir si l’activité et Ia zone opérationnelle correspondante sont identifiées comme des zones à risque, ou s’il existe des considérations sécuritaires et/ou des restrictions légales;

d) attribuer les niveaux appropriés d’accès ou de restriction d’accès au document et spécifier les mécanismes de contrôle appropriés pour la manutention;

e) enregistrer les conditions d’accès et de sécurité dans le système d’archivage afin de signaler le besoin de mesures supplémentaires de contrôle.

L’accès aux documents n’est restreint que Iorsque les besoins de I’organisme ou la Ioi l’exigent. Les classifications pour l’accès et Ia sécurité peuvent être établies en concertation avec I’unité ou le service dont le document relève. Les restrictions peuvent être établies pour une période donnée, afin de garantir que les vérifications complémentaires et les mécanismes de contrôle qui en découlent ne seront pas poursuivis plus longtemps, que nécessaire.