[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة emtithal

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،

اشكركم جزيل الشكر على هذا الموقع المميز والمفيد...
اود ان استفسر عن برامج جاهزة للأرشفة وتكون بسيطة وذلك لمؤسسة حكومية بحيث يتم ارشفة مايلي:-
ملفات لدائرة المالية (سندات صرف، اشعارات دائنة ومدينة، ايداعات بنكية.....)
ملفات لدائرة اللوازم والمشتريات (استدراجات عروض، عطاءات، ملفات اصول ثابتة....)
ملفات لدائرة شؤؤون الموظفين (ملفات لموظفين قدامى ....)
ملفات لدائرة الهندسة والتخطيط( خرائط.... )
اضافة لوجود العديد من مذكرات داخلية ووارد وصادر لكل دائرة من هذه الدوائر.
ارجو المساعدة حيث انني لااملك خبرة بتاتا في الارشفة وطلب مني البحث عن برنامج للاستخدامه
في عملي
مع الشكر

تحية طيبة وبعد؛
الرجاء تحديد السؤال: هل تتكلم عن الأرشفة الإلكترونية؟
هل الأرشيف الورقي منظم؟

[emtithal]

نعم اتحدث عن ارشفة الكترونية ، والارشيف الورقي لقد قمت بتنظيمه (حيث انه كان مبعثرا)

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة emtithal

نعم اتحدث عن ارشفة الكترونية ، والارشيف الورقي لقد قمت بتنظيمه (حيث انه كان مبعثرا)

تحية طيبة بوعد؛
نقدم إلى حضرتكم فيما يلي بعض التوجيهات التي نقترحها عادة للدوائر الحكومية في نطاق تطوير إدارة الأرشيف الإلكتروني.
للعلم: لا يمكننا أن نوصي بنظام معين على حساب الأنظمة الأخرى التي نجهلها؛ لذا نكتفي بإعطاء بعض النصائح في مجال الأرشفة الإلكترونية طبقًا لمعايير المجلس الدولي للأرشيف في هذا المجال.

1- تطوير الإدارة الإلكترونية:
 يجب تحديد سياسة للأرشيف الإلكتروني ضمن السياسة الشاملة لإدارة الأرشيف المركزي في المؤسسة، وبما أن الأرشيف الإلكتروني هو -أولاً وقبل كل شيء- جزء من الأرشيف العام، ستطبق عليه كل النصوص القانونية والتنظيمية التي تخص الأرشيف بصفة عامة، وتضاف إلى الأرشيف الإلكتروني الترتيبات الخاصة بشكله الرقمي.
 نوصي باستخدام آخر مقياس لتحديد المستلزمات الأرشيفية، أنجزه المجلس الدولي للأرشيف، ووزعه في شكل (DVD)، أثناء المؤتمر العالمي للأرشيف في ماليزيا سنة 2008؛ لتوجيه قسم الأرشيف، وإدارة تقنية المعلومات إلى وضع سياسة للأرشفة الإلكترونية:
http://www.kualalumpur2008.ica.org/e...vironments-1-2
 وتم توجيههم بالاطلاع على دليل الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف أيضاً، والذي قمنا بتعريبه بإشراف د.عبد الله محمد عبد الكريم الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث. و يركز الدليل في التعاون بين الأطراف الثلاثة المعنية بالأرشفة الإلكتروني: الإدارة التي تنتج الأرشيف، وقسم الأرشيف المكلف بحفظ الوثائق في المدى الطويل، وقسم تقنية المعلومات المكلف بتنفيذ التصوير الرقمي حسب المقاييس الأرشيفية.
http://www.ica.org/7196/public-resou...rchivists.html
 كما يجب الإطلاع على دراسة بشأن موضوع "تحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل": http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9546

2- التوصيات في مجال التصوير الضوئي للأرشيف الورقي:
 تحديد الأرشيف الإستراتيجي- مهما كان شكله- الذي يجب حفظه في المدى الطويل في جميع الأشكال: (الورقي والرقمي والميكروفيلم)، لحمايته من الضياع، وبعدم التسرع في التصوير الضوئي لأي أرشيف غير الإستراتيجي إلى حين تحديد سياسة واضحة في هذا المجال.
 على الجهة التي سوف ستكلف بالتصوير الضوئي للأرشيف الورقي:
• عدم ربط فهرسة الأرشيف الإلكتروني بأماكن وجود الأرشيف الورقي؛ لأن هذا يجعل البيانات الإلكترونية غير قابلة للاستخدام إذا نقل الأرشيف الورقي من مكانه الأصلي أثناء مرحلة التصوير.
• يجب- في كل الحالات- ربط الفهرسة الإلكترونية بالتصنيف الفكري، وليس بالترتيب المادي.
• تحديد مواصفات التصوير الضوئي، و الحفظ الإلكتروني، و إتاحة الإطلاع على الأرشيف الإلكتروني.
• توضيح خصائص النظام الإلكتروني المستخدم لإجراء هذه العمليات ليتم إعطاء ملاحظات المركز الوطني للوثائق و البحوث من الناحية التقنية، ومن خلال آلية إرسال واستقبال الملفات.
• ذكر لائحة بعملائها و ماهية المشاريع المنفذة، كما على الشركة تقديم شهاداتها المتعمدة ومتوافقة مع مقاييس المركز الوطني للوثائق والبحوث.
• تحديد عدد "دي.في.دي- dvd" المرتقب لإنجاز التصوير الضوئي، و طريقة حفظها و استخدامها.
• يجب تكوين تقنيي المعلومات للمؤسسة بإدماجهم في عملية التصوير الضوئي من "ألف" إلى "ي"، و تكليفهم تدريجيًا بتسيير النظام و صيانته في المستقبل دون اللجوء إلى الشركة لأبسط الأسباب.
• يجب تقديم مشروعًا أوليًا صغير الحجم ينجز كلية للتحقق من فعالية النظام المقترح؛ لذا يجب أن تقتصر الفاتورة الأولى إلى هذه المرحلة الأولية دون إلزام المؤسسة بمواصلة التعاون مع الشركة إذا لم تنجح في العملية التجريبية حسب المستلزمات الأرشيفية.
• تبقى الشركة ملزمة بعقد الصيانة بعد انتهاء برنامج التصوير الضوئي.

[mohamedlsb]

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
لديا مشكلة تتعلق بضيق مكان حفظ الارشيف لا كن السقف جد مرتفع هل يمكن استعمال اعمدة الرفوف الطويلة .
و اريد ان اعرف المقاييس المستعملة في مخازن الارشيف كعرض الممرات و الممر الرئيسي و وزن العلب في المتر المربع الواحد.
ولكم كل الشكر و التقدير

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة mohamedlsb

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
لديا مشكلة تتعلق بضيق مكان حفظ الارشيف لا كن السقف جد مرتفع هل يمكن استعمال اعمدة الرفوف الطويلة .
و اريد ان اعرف المقاييس المستعملة في مخازن الارشيف كعرض الممرات و الممر الرئيسي و وزن العلب في المتر المربع الواحد.
ولكم كل الشكر و التقدير

تحية طيبة وبعد؛
تجدون طيه مقاييس مخازن الأرشيف وتجهيزاتها. إذا ارتفعت الرفوف فوق 2.20 م، يجب الأخذ بعين الاعتبار الثقل الإضافي حسب المقاييس المحددة أدناه.

– المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف:
مساحة كل مخزن = 200 م2
علو المخزن = 2.50 متر طولي.
حجم الرفوف = الطول: 2.20 م.ط. / العرض: 1.00 م.ط. / العمق: 0.35 م.ط.
طاقة التخزين بالرفوف الثابتة = 200 م × 80 علبة= 16.000 علبة أرشيف.
حمولة الأرضية بالرفوف الثابتة = 1.100 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
طاقة التخزين بالرفوف المتحركة = 200 م2 × 160 علبة= 32.000 علبة أرشيف.
حمولة الأرضية بالرفوف المتحركة = 1.700 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
الممرات في المخزن = الممر الرئيسي: 1.00 م.ط.، والممرات الفرعية: 0.80 م.ط..
الإنارة = 150 لوكس.
فتحات المخزن = 5% من الجدار الخارجي (كل فتحة= 0.50x 0.50).
حماية الفتحات = زجاج مضاد لأشعة الشمس، وتحصين حديدي.
الحماية من الغبار و الرمال = وضع شبابيك للتصفية (Filter).
الشروط المناخية = الحرارة : 18 درجة ؛ الرطوبة : 50 %
جهاز إنذار مبكر للحريق = من النوع الذي يندلع مع انتشار الدخان (Smoke Detector).
آلات إطفاء الحريق في الأرشيف العادي = قارورات المسحوق (Powder ABC).
جهاز خاص بالأرشيف الإستراتيجي = شبكة الغاز "Inergen Gas".

















ت

[oulddah]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة الأمين 40

تحية طيبة ورمضان كريم
اريد معلومات عن عملية التشفير علما اني موظف بارشيف قطاع العدالة وشكرا

أخي العزيز إن التشفير هو عملية تحويل البيانات من صيغة مفهومة أو مقروءة إلى صيغة غير مقروءة تتم هذه العملية من خلال خوارزميات معروفة وتنقسم هذه الخوارزميات حسب الزمن إلى الخوارزميات التقليدية أو خوارزميات ماقبل الكمبيوتر ومنها كمثال شيفرة القيصر (سيزار) والقسم الثاني هو الخوارزميات الحديثة
أما العملية العكسية للتشفير فهي فك الشيفرة وتتم من قبل المستقبل الشرعي للمعلومات ويقوم بها باستخدامه لما يعرف بمفتاح فك الشيفرة.
وعليه يمكننا تقسيم خوارزميات التشفير إلى قسمين خوارزميات متماثلة أي أن مفتاح التششفير يساوي (أو يمكن استنتاجه من) مفتاح فك الشيفرة والعكس. أما النوع الثاني فهو اللامتماثل أي أن المفتاحين مختلفين تماما ولايمكن استنتاج أحدهما من الآخر.

النوع الأو ل (المتماثل) ومثاله شيفرة DES و النوع الثاني مثاله RSA.
يبقى أن نذكر أن محاولات الوصول للمعلومات المقروءة من قبل شخص (كمبيوتر) غير المستقبل الشرعي يسمى علم كسر الشيفرة ويعود الفضل لرواد هذا العلم في تطوير علم الشيفرة عموما.
أخي إذا كنت ذا اطلاع بعلم الرياضيات يمكنني أن أختصر لك علم الشيفرة في التالي:
إيجاد دالة وسيطية قابلة لدالة عكسية (أي أنها تقابل) من خلال هذه الدالة نقوم بتحويل النص إلى نص غير مفهوم بشريا باستخدام وسيط هذا الوسيط هو مفتاح التشفير و من خلال الدالة العكسية التي هي تقابل ووسيطية نقوم بفك الشيفرة باستخدام وسيط الدالة العكسية الذي هو مفتاح فك الشيفرة.
بالتوفيق

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
أهلاً و سهلاً ومرحبًا بزميلنا الجديد "oulddah" من موريتانيا الشقيقة.
لقد قدمت جوابًا عن سؤال طُرح منذ شهرين في مجال تطبيقي خاصًا بإدارة الأرشيف وليس بتقنية المعلومات أو الرياضيات. و في الوقت نفسه لم تعرفنا بمصدر جوابك حول التشفير، وربما هو من منتديات النقاش لجامعة الملك فيصل- قسم التعليم عن بعد (1).
وهذا الموضوع - الخارج عن ركن سؤال جواب حول التطبيقات الأرشيفية- كان بالإمكان معالجته في الركن المناسب في منتديات اليسير، أي: "منتدى تقنية المعلومات". وأنصحك في المستقبل أن تقدم المراجع التي اعتمدتها في إعداد مشاركتك مهما كان موضوعها.
هذا و إن كنت أرشيفيًا تعمل في الميدان، واستعملت طريقة التشفير في إعداد فهارس الأرشيف، نطلب منك إفادتنا، وإنني متعطش دائمًا للاستفادة من تجارب الغير في مجال الأرشيف.
وأقدم إلى الجميع في الأسفل أهم دراسات حول التشفير، علمًا أنها خارجة عن موضوع إدارة الأرشيف.
وشكرًا.

1) منتديات النقاش لجامعة الملك فيصل - التعليم عن بعد.
كلية الإدارة - إدارة الأعمال : المستوى الثالث
ملخص - المجموعة الخامسة - مادة تقنية المعلومات- 2
طيب / ميزوكي 7- التشفير:
http://kfuforums.kfu.edu.sa

2) التشفير وأنواعه:
السري الرفاء

http://www.muslm.net/vb/showthread.php?t=198868

3) التشفير و مفهومه؟
mohamedtah
http://ambrator-sat.com/vb/showthread.php?t=2807

[kikalili]

من فضلك استادي المحترم هل يمكن توضيح حول 03 تعاريف مهمة هي مركز ارشيف ومركز معلومات و المكتبة و العلالقة بينهم و الفرق بينهم

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة kikalili

من فضلك استادي المحترم هل يمكن توضيح حول 03 تعاريف مهمة هي مركز ارشيف ومركز معلومات و المكتبة و العلالقة بينهم و الفرق بينهم

تحية طيبة وبعد؛
يا أخي، لا تحتاج إلى خبير للجواب على مثل هذه الأسئلة. أجتهد: إنني متأكد أنك سوف تجد الجواب دون اللجوء إلى أحد.

[نعاس بن محمد عماري]

الأستاذ الفاضل /عبد الكريم بجاجة المحترم

خبير الأرشيف الوطني – المستشار بمركز البحوث والوثائق بالإمارات العربية الشقيقة

تحية طيبة وبعد،،،
قيّض الله لي مؤخراً أن اشغل منصب وثائقي أمين محفوظات بإحدى المؤسسات الاستشفائية وقد لاحظت أن أرشيفها يتكون من نمطين هما:
1- الأرشيف الطبـي: الذي ينتج من طرف المصالح الاستشفائية كمصلحة طب العظام ،مصلحة جراحة الرجال ،مصلحة أمراض النساء... وغيرها من المصالح ويتمثل أرشيفها غالبا في ملفات طبية للمرضى ،علما أن الطلب يكثر عليها لاستخراج التقارير الطبية قصد تكوين ملفات للتعويضات عند بعضها ومتابعة الحالة المرضية عند بعضها الآخر.
2- الأرشيف الإداري: الذي ينتج من طرف المصالح الإدارية كمصلحة مكتب الدخول ويغلب عليه ملفات FICHE NAVETTE والتي جُل بياناتها متوافرة في قاعدة البيانات الخاصة بالمؤسسة.
وعليه فلي جملة من الأسئلة في هذا الصدد التي آمل أن أرى لها إجابة مفصلة من سيادتكم خصوصا وان لكم باع طويل في مجالات الأرشيف وميادينه.
- هل هناك مواد قانونية تعنى بأرشيف المستشفيات وتخصه ببعض التفصيل ؟
-كيف يتم التعامل مع هذا النوع من الأرشيف من حيث التصنيف والترتيب والترميز؟
- كم يدوم حفظ الملفات الطبية؟ انطلاقا من أهميته في استخراج وإعداد التقارير الطبية
- كم يدوم حفظ FICHE NAVETTEالتي باتت تحتل مساحات كبيرة من قاعة الأرشيف يتعذر معها العمل خاصة وأنها تنمو بوتيرة متسارعة.
- ماهي الإجراءات والآليات التي يتم بها إقصاء FICHE NAVETTE بعد انتهاء مدد الحفظ اللازمة لها؟

وفي الأخير اشكر لكم مسبقا كرم ردكم وجميل توجيهكم

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
1) المؤسسات الاستشفائية: أفضل مصطلح "المؤسسات الصحية".
2) بصفة عامة: يُعالج "الأرشيف الصحي" بالمنهج نفسه المتبع في معالجة الأنواع الأخرى من الأرشيف مهما كان مصدرها.
3) الأرشيف الطبـي: يُحفظ الأرشيف الطبي في المدى الطويل، ويجب العناية به؛ لأنه مرجعًا أساسيًا لتطوير البحث الطبي بدراسة الحالات الصحية عبر الأجيال والزمن.
4) الأرشيف الإداري: يُطبق عليه النظام نفسه المستخدم في الأرشيف الإداري لكامل الإدارات؛ أي: تحدد مدة الحفظ حسب نوع الأرشيف، علمًا مثلاً أن ملفات الموظفين تُحفظ مدة 80 سنة اعتبارًا من تاريخ ازدياد المعني بالأمر. أما الأرشيف المالي يُحفظ مدة 10 سنوات على الأقل؛ لأنه يخضع للمراقبة المالية من ديوان المحاسبة.
5) البطاقات "Fiche navette" : إذا يتعلق الأمر ببطاقة واحدة تسجل تحركات المريض داخل المؤسسة الطبية، يمكن إدماجها في ملف المريض بعد خروج المعني بالأمر من المستشفى أو العيادة.
6) هل هناك مواد قانونية تعنى بأرشيف المستشفيات وتخصه ببعض التفصيل ؟
الجواب: يُطبق قانون الأرشيف الوطني والنصوص التنظيمية للمجال في جميع الدوائر الحكومية كما أسلفت. ويجب عليك الاتصال بوزارة الصحة للبحث عن نصوص خاصة بالقطاع الصحي إذ وجدت.
7) كيف يتم التعامل مع هذا النوع من الأرشيف من حيث التصنيف والترتيب والترميز؟
الجواب: تُطبق الطرائق نفسها المتبعة في تنظيم الأرشيف؛ أي: يُصنف الأرشيف حسب الهيكل الإداري للمؤسسة، ويُرتب حسب نوعه؛ مثلاً: الترتيب بالحروف الأبجدية للملفات الشخصية سواء كانت ملفات الموظفين أو ملفات المرضى، الترتيب الزمني (سنة بعد سنة) للملفات المالية، الترميز بترقيم العلب-رقم الدفعة أو التحويل، رقم العلبة- لا غير، تحت اسم الإدارة المنتجة لكل نوع من الملفات.
8) كم يدوم حفظ الملفات الطبية؟ انطلاقا من أهميته في استخراج وإعداد التقارير الطبية.
الجواب في النقطة 3.
9) كم يدوم حفظ "Fiche navette" التي باتت تحتل مساحات كبيرة من قاعة الأرشيف.
الجواب في النقطة 5.
10) ما هي الإجراءات والآليات التي يتم بها إقصاء "Fiche navette" بعد انتهاء مدد الحفظ اللازمة لها؟
الجواب: المطلوب من كل مؤسسة- مهما كان مجال عملها- أن تقوم بإعداد القائمة الشاملة للوثائق التي تنتجها أثناء أداء عملها اليومي، وتحدد مدة حفظ الملفات لتلبية حاجاتها الداخلية. بعد انتهاء المدة المحددة لحفظ الأرشيف في المؤسسة، يجب عليها الاتصال بمؤسسة الأرشيف الوطني لتحديد المصير النهائي للأرشيف كل نوع على حدة.
فيما يتعلق بالبطاقات "Fiche navette" يمكن إتلافها بعد خروج المريض من المستشفى بشرط حفظ البديل الإلكتروني. أما الملفات الطبية الأصلية لا يمكن إتلافها. على سبيل المثال: لا يمكن الاطلاع على الأرشيف الطبي في فرنسا إلا بعد مدة 150 سنة، بما يعني أنه يجب حفظ الأرشيف الطبي إلى الأبد في فرنسا.
والله أعلم.

[سالم البحبحي]

السلام عليك أستاذنا الكريم ودمت ذخرا لنا ان شاء الله
عندي سؤال حول جدول الحفظ مراحله وشكله ...............وشكرا استاذ